Project Management

1. Bab 6
STID 1103 - Aplikasi Komputer
Dalam Pengurusan
Carta dan Rajah
(Pengurusan Projek
dan Microsoft Project)
Oleh :
Nama : MOHD TARMIZI BIN MUSA

2. Objektif pembelajaran
Setelah selesai bab ini pelajar boleh:-
• Menjelaskan pengurusan projek
• Memperkenal carta Gantt dan Carta PERT
• Menerangkan kegunaan carta di dalam pengurusan.
• Menerangkan Microsoft Project
• Menerangkan cara membina carta GANTT/PERT charts

3. Isi Kandungan
• Pengenalan
• Pengurusan projek
• Carta Gantt
• Carta PERT
• Microsoft Project

4. Pengenalan
1
Perancangan
strategik dalam
pengurusan projek
melibatkan banyak
kekangan dari
aspek kos, masa
dan kualiti.
2
Beberapa alatan
direka bagi
membantu
melicinkan
perjalanan aktiviti
tersebut :
penggunaan carta
dan rajah.
3
Aktiviti yang bakal
dijalankan
dirancang, disusun
atur dalam format
tertentu mengikut
mana-mana pilihan
carta dan rajah
Contoh penggunaan carta dan rajah dalam pengurusan projek:
Carta Gantt & Carta Pert

5. – Projek adalah satu usaha sementara untuk
mencapai sesuatu tujuan dan bersifat unik.
– Projek menghasilkan output seperti
rekabentuk model kereta, bajet tahunan,
sebuah parti besar, atau prosedur yang baru
– Pengurusan Projek adalah aplikasi terhadap
pengetahuan, kemahiran, alatan, dan teknik
untuk aktiviti projek bagi memenuhi keperluan
dan jangkaan pihak yang berkepentingan
Pengenalan Sekumpulan aktiviti yang perlu
dilakukan untuk mencapai satu set
objektif dalam masa yang tertentu
dan dengan sumber yang ada

6. PROJEK
• Dilaksanakan pada pelbagai peringkat, baik
perseorangan atau berkumpulan
• Projek memerlukan masa mungkin 100 jam
atau 10,000,000 jam atau lebih
• Projek melibatkan satu organisasi atau
pelbagai organisasi
• Ianya merupakan komponen penting bagi
menentukan pencapaian sesebuah organisasi
dalam mencapai strategi perniagaan

7. Beza Operasi dan Projek
Operasi ialah perkara-
perkara yang sedang
berjalan dan berulang-
ulang
Projek adalah
perkara-perkara
yang berbentuk
sementara dan unik

8. Bidang-bidang
Pengurusan Projek
Pengurusan
Penyepaduan
Pengurusan
Skop
Pengurusan
Masa
Pengurusan
Kos
Pengurusan
Kualiti
Pengurusan
Sumber
Manusia
Pengurusan
Komunikasi

9. Istilah2 dalam Pengurusan projek
• Laluan Kritikal
• Struktur Pecahan Kerja/Work
Breakdown Structure (WBS)
• Pakej kerja/Terminal element
• Menghubungkan tugasan/
dependency

10. Laluan Kritikal (Critical Path Method (CPM))
• Teknik yang digunapakai dalam penyediaan perancangan,
perlaksanaan dan pengawalan sesuatu projek binaan.
• Dipersembahkan dalam bentuk gambarajah, yang
menunjukkan keseluruhan projek yang meliputi
perhubungan dan pergantungan antara aktiviti dari
permulaannya sehingga siap projek.
• Ianya berasaskan kepada satu rangkaian aktiviti yang
dilakarkan menggunakan simbol-simbol tertentu
• Laluan kritikal untuk projek adalah siri aktiviti yang
menentukan masa terawal projek boleh disiapkan

11. Contoh
 Project: Going to lecture
Getting Up
Coffee
Getting Dressed
Lecture
(15 minutes)
(5 minutes)
( 15 minutes)
(5 minutes)
(5 minutes)
(15 minutes)
Bus

12. Menentukan laluan kritikal
** laluan kritikal menunjukkan masa yang singkat di mana projek boleh
disiapkan (laluan yang paling lama/panjang)

13. Struktur Pecahan Kerja (Work
Breakdown Structure (WBS))
Alat yang digunakan untuk menentukan unsur2 kerja
dengan membantu mengatur dan menentukan jumlah
skop kerja projek
Elemen WBS boleh menjadi
produk, data, perkhidmatan, atau
mana-mana kombinasi.
WBS menyediakan rangka kerja untuk
menganggarkan kos terperinci dan kawalan
bersama-sama dengan memberi panduan kepada
pembangunan jadual dan kawalan

14. Struktur Pecahan Kerja (Work
Breakdown Structure (WBS))
1
Membantu
menyatakan setiap
aktiviti penting yang
terlibat untuk
mencapai matlamat
dan objektif sesuatu
projek
2
Alatan yang bersifat
anjal (flexible)
untuk menganalisa
aktiviti-aktiviti yang
terlibat dalam
sesuatu projek
3
Tiada format
tertentu,
bergantung kepada
kehendak pengurus

15. Struktur Pecahan Kerja (Work
Breakdown Structure (WBS))
WBS dibangunkan dengan memulakan dengan matlamat akhir dan
membahagikan komponen dari segi saiz, tempoh, dan tanggungjawab
(contohnya, sistem, subsistem, komponen, tugas, tugasan kecil, dan pakej
kerja) termasuk semua langkah yang perlu untuk mencapai objektif.
Kerja
Projek
Kontrak

16. Contoh: Basikal

17. Example: Bicycle

18. WBS (example)
At WBS Level 1 it shows
100 units of work as
the total scope of a
project to design and
build a custom bicycle.
At WBS Level 2, the 100
units are divided into
seven elements. The
number of units allocated
to each element of work
can be based on effort or
cost.
The three largest elements
of WBS Level 2 are further
subdivided at Level 3.

19. Membina WBS : Hasil

20. Terminal element (work package)
• Terminal element adalah elemen paling rendah
(aktiviti atau deliverable) dalam WBS, ia tidak
dapat dipecahkan lagi.
• tugasan/aktiviti yang dianggarkan dari segi
keperluan sumber, bajet dan tempoh masa

21. Menghubungkan Tugasan (Dependency)
Contohnya : Satu tugas tidak
dapat dilaksanakan sehinggalah
satu tugas yang lain telah siap
Sesetengah tugas mempunyai
perkaitan diantara satu tugas
dengan tugas yang lain
Seumpama: “Kerja mengelap
pinggan tidak dapat dilakukan
selagi pinggan belum dibasuh”

22. Dependency
• Hubungan antara projek terminal element.
• Task dependency: Hubungan antara dua tugas
berkaitan; dikaitkan dengan tarikh mula dan tarikh
selesai.
• Terdapat empat jenis hubungan berkaitan dengan
terminal elemen:
– Finish to start (FS)
– Finish to finish (FF)
– Start to start (SS)
– Start to finish (SF)
22

23. Dependency (cont…)
2/19/2019
23
STID 1103 ~ Chapter 6

24. Menghubungkan Tugasan
(Contoh : Wedding Cake)
Finish – To – Start
Finish – To – Finish
Start – To – Start
Start – To – Finish
Kita tidak boleh menghias kek sebelum kek selesa dibakari
Kita tidak boleh
mula membuat
aising sebelum
buat kek
Kami tidak
dapat
memberikan
kek sehingga
selesai
menghias kek
Kami tidak dapat
memberikan kek
sehingga bilkan
pelanggan

25. • Finish to start (FS)
– A FS B = B can’t start before A is finished
– Example: (Lecture week) FS (Final exam)
• Finish to finish (FF)
– A FF B = B can't finish before A is finished
– Example: (Last chapter written) FF (Entire book written)
• Start to start (SS)
– A SS B = B can't start before A starts
– Example: (Lecture week) FF (Teaching)
• Start to finish (SF)
– A SF B = B can't finish before A starts
– Example: (New shift started) SF (Previous shift finished)
Menghubungkan Tugasan (samb.)

26. Microsoft Project
Microsoft project adalah
sejenis perisian
pengurusan projek
Perisian ini diperolehi secara
berasingan dari perisian
Microsoft Office
Membolehkan pengguna
menghasilkan carta-carta yang
digunakan untuk pengurusan
projek

27. Microsoft Project
• Perisian pengurusan projek / program direka untuk
membantu pengurus projek dalam membangunkan
pelan, memberikan sumber untuk tugas-tugas,
menjejaki kemajuan, menguruskan kewangan dan
menganalisis beban kerja.
• Aplikasi membuat jadual laluan kritikal, dan
rantaian kritikal (Critical Path Method).
• Jadual dan rantaian ini boleh digambarkan dengan
Carta Gantt (Gantt chart) dan Carta Pert (PERT
chart).
27

28. Carta Gantt
Carta
Gantt
A
D
C
E
B
Sejenis carta bar yg
menggambarkan jadual
projek iaitu tarikh mula
dan akhir terminal elemen
dan rumusan elemen
sesuatu projek (work
breakdown structure).
Juga dikenali sebagai
“Time Line Chart”
Paparan bergrafik bagi
aktiviti-aktiviti kerja yang
ditunjukkan oleh carta bar
berskala masa
Tekankan tempoh masa
pelaksanaan sesuatu aktiviti &
tunjukkan pertindihan aktiviti
Sesuai untuk wakili projek
mudah atau sub-projek bagi
projek yang lebih besar

29. Carta Gantt
• Perwakilan grafik (jenis carta bar) yang menggambarkan jadual
projek utk tempoh sesuatu tugas dan perkembangan masa.
• Ia mengandungi beberapa bar melintang yang menunjukkan
masa yang diperlukan dan jangkamasa tamat sesuatu aktiviti.
• Bar ini mewakili masa dalam unit seperti bulan, minggu, hari,
jam atau minit.
• Setiap bar mewakili satu aktiviti dalam pembangunan sistem.
• Carta Gantt dengan jelas dapat menggambarkan status satu
projek, sama ada ia mengikut masa yang diberikan atau tidak.
29

30. Carta Gantt (contoh)

31. Membina Carta Gantt
Pilih Blank
Project dan
klik Create

32. Toolbar
TabTitle bar
Gantt chart viewStatus bar
Entry table
view
Timeline

33. Bar tugasan
Senarai
tugas
Garis masa
Sub Tugas
Milestone

34. Microsoft Project : Carta Gantt
Carta Gantt
Senarai Tugas
•Menunjukkan nama tugas
yang perlu dilakukan
sepanjang projek berjalan
•Ditunjukkan mengikut turutan
masa dan dalam bentuk hirarki
•Terdapat sub tugas
disenaraikan di dalam setiap
satu tugas utama
Garis Masa
•Menunjukkan tempoh masa,
contohnya:
•Hari,
•Minggu
•Bulan

35. Microsoft Project : Carta Gantt (samb.)
Bar Tugasan
•Menunjukkan tempoh masa
sesuatu tugas bermula dan
tamat.
•Bar yang lebih panjang
menunjukkan tugas yang lebih
lama
Milestone/Batu tanda
•Titik rujukan penting yang
menunjukkan satu tugasan
lengkap (MULA/TAMAT)
dalam sesuatu projek
•Tiada tugas terdapat pada
milestone
Carta Gantt

36. Milestone
Critical Task
Summary Task
Task
Dependency

37. Microsoft Project-Gantt Charts
Simbol:
 A black diamond (♦) : milestones
• Titik rujukan penting yang menunjukkan satu tugasan lengkap
(MULA/TAMAT) dalam sesuatu projek. Tiada tugas terdapat pada
milestone
Thick black bars: summary tasks
blue horizontal bars: no critical tasks
red horizontal bars: critical tasks
Anak panah: kebergantungan antara tugas-tugas

38. Milestone
Biasanya
mengambarkan
sesuatu peristiwa
Tempoh masa biasanya
mempunyai 0 atau 1 hari
sahaja. Contoh: Mula
Projek, Tamat Projek
Sejenis tugas khas
Klik dua kali (2) pada sel yang dikehendaki.
Pilih Tab Advance dan tandakan petak
Mark Task As Milestone

39. Menghubungkan Tugasan (samb.)
Start-to-Start
Finish-to-Start

40. Carta PERT
Carta PERT akan
diperolehi apabila Carta
Gantt telah dihasilkan
1. Klik pada View
2. Pilih Network Diagram
> Network Diagram
Program Evaluation and
Review Technique (PERT)
Disediakan secara automatik apabila
pengurus menyediakan Carta Gantt
dalam MS Project

41. Carta PERT
Carta
PERT
Dapat menentukan masa
minimum penyiapan satu
projek, fasa atau tugas
Carta rangkaian yang
menunjukkan urutan
aktiviti-aktiviti yang
terdapat dalam projek
Laluan kritikal – jumlah
masa yang diambil oleh
aktiviti-aktiviti yang
memakan masa paling lama
Menjadual, menganggar
dan mengawal satu
rangkaian aktiviti-aktiviti
bersandaran

42. Carta PERT (samb.)

43. Komponen PERT
• Carta PERT mengandungi
dua komponen utama:
1. Anak panah
2. Nod
• Anak panah
menunjukkan aliran
aktiviti
• Setiap anak panah boleh
mempunyai laluan
kritikal
Nod
Anak Panah

45. Bab 6 Tamat
Bab 6
STID 1103 - Aplikasi Komputer
Dalam Pengurusan
Carta dan Rajah
(Pengurusan Projek)