Uma proposta de uma metodologia para modelagem de processos com base em BPM.

1. Manual para Modelagem
de Processos
Alice Gonçalves Santos, Fernanda Garcia Santos, Filipe Antonio Teles
Mendes, Gisélia Magalhães Cruz, Jaguaraci Silva, João Vitor Vilas Boas
de Freitas, Menandro Ribeiro Santana e Saulo Oliveira Pastor

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Motivação
• A Residência – idéia inicial
• Modelagem de Processos de Negócio – BPM1
• Importância do uso de metodologia
– Reformulação da idéia inicial
• Generalizando (Metodologia, padronização, plano
de projeto)
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Plano de Projeto
• Padronização
• Escolha de Ferramenta
• Metodologia
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Padronização
• Objetivo: apoiar a equipe de modelagem na
definição de padrões a serem seguidos durante
determinadas etapas definidas na Metodologia base
para o processo de modelagem de processos.
• A padronização visa apoiar os seguintes aspectos:
– Nomenclatura;
– Notação dos elementos a serem usados na modelagem;
– Posicionamento dos elementos ;
– Nível de detalhamento para a modelagem e quantidade
de passos para um processo específico.
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Escolha de Ferramenta
• Objetivo: apoiar a organização na avaliação e
escolha de uma ferramenta de modelagem de
processos que esteja de acordo com o escopo do
projeto definido pela organização.
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Metodologia - Etapas
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7. Emoldurar Processos

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Etapa 1 – Emoldurar Processos
• Objetivo: entender o contexto dos processos através de
uma documentação detalhada da organização,
possibilitando uma visão geral dos seus processos e
atividades.
• Atividades:
1. Documentar a missão, estratégia, metas e objetivos da
organização;
2. Preparação da Modelagem;
3. Descrever as metas dos processos e o ambiente;
3.1. Modelo de Objetivos
4. Construir o Mapa Geral do Processo
4.1. Estrutura Organizacional
4.2. Mapa Geral de Processos

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Modelo de Objetivos
• Objetivo: descrever os objetivos da empresa e
todas as questões associadas para atingi-los.
• Preocupa-se com os seguintes aspectos:
1. Quais os objetivos mais importantes e as
prioridades desses objetivos;
2. Como cada objetivo é relacionado aos outros e
quais problemas dificultam a realização das metas.

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Modelo de Objetivos
O modelo de objetivos está dividido em duas
etapas:
• Diagrama: mostra os objetivos hierarquicamente,
focando nos relacionamentos e prioridades além
de identificar os problemas associados aos
mesmos ;
• Documento: descreve detalhadamente os
objetivos identificando além dos problemas, os
atores e processos associados, finalidade e grau
de criticidade.

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Construir o Mapa Geral do Processo
• Descrição: obter um esboço dos processos da
organização e seus relacionamentos.
• Estrutura Organizacional
Organização da empresa é a ordenação e o
agrupamento de atividades e recursos, visando o
alcance de objetivos e resultados estabelecidos.
(Djalma, 1990).

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Mapa Geral de Processos
• Descrição: mapear as atividades de negócio da
organização.
• Mapear os processos internos é uma atitude que
permite que a empresa se torne mais competitiva,
otimizando o tempo e alcançando melhores
resultados.

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Mapa Geral de Processos
• O mapeamento de processos define claramente
como funciona os macros e sub-processos, seus
relacionamentos, quem realiza cada atividade e
quando.
• Relacionamento: 1:M - M:1, M:M - M:1 ou 1:M -
M:M.

14. Compreender Processo AS IS

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Etapas do Processo AS-IS
• Preparação da modelagem;
• Descrição da equipe envolvida no processo;
• Construção de diagramas;
• Avaliação do modelo obtido.
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Preparação da Modelagem
• Objetivo: obter os subsídios necessários ao
processo de modelagem.
• Atividades:
– Coletar documentos;
– Definir sala dos consultores da modelagem;
– Definir equipe de entrevistadores;
– Definir número de entrevistadores;
– Definir número de entrevistados por entrevista;
– Definir local e duração das entrevistas.
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Preparação da Modelagem
• Documentos Gerados
– Documento de Preparação
• Utiliza o Template 07
– Documento de Recursos
• Utiliza o Template 11
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Descrição da Equipe Envolvida no
Processo
• Objetivo: Escolher os participantes dos processos da
empresa que serão colaboradores da equipe de
modelagem.
• Atividades:
– Coletar informações referentes a cada um dos
participantes dos processos;
– Analisar as informações coletadas;
– Designar funções aos escolhidos.
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Descrição da Equipe Envolvida no
Processo
• Documentos Gerados
– Documento de descrição da equipe
• Utiliza o Template 06.
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Construção de Diagramas
• Objetivo: Construir diagramas que representem o
processo da empresa de forma detalhada.
• Diagramas Gerados
– Handoff;
– Fluxo;
– Atividades.
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Diagrama Handoff
• Objetivo: Possibilitar uma visão geral dos
processos envolvidos em uma determinada tarefa,
dando ênfase aos envolvidos (atores) no
procedimento.
• Componentes:
– Evento Inicial;
– Evento Final;
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Diagrama Handoff
• Componentes(continuação):
– Representação em raias dos participantes do
processo;
– Operadores Lógicos:
• Fluxos alternativos;
• Fluxos concorrentes;
– Decisões de processo;
– Loops significantes;
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Diagrama Handoff
• Construção do Diagrama de Handoff
– 1ª Abordagem
• Identificar os atores do processo;
• Identificar evento inicial;
• Identificar a seqüência de interação dos atores com o
processo;
• Validar o diagrama a partir da criação de cenários.
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Diagrama Handoff
• Construção do Diagrama de Handoff
– 2ª Abordagem
• Identificar Processos (brainstorming);
• Identificar e criar diagrama com a seqüência de
execução dos processos;
• Agrupar, no diagrama, os passos executados
seqüencialmente por um mesmo ator em um único
passo;
• Validar o diagrama a partir da criação de cenários.
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Diagrama de Fluxo
• Objetivo: Detalhar a execução das principais
partes do processo, tendo como base o diagrama
Handoff.
• Componentes:
– Componentes do diagrama de Handoff;
– Mecanismos de Handoff;
– Fluxo de Dados;
– Mídia Usada.
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Diagrama de Fluxo
• Questionamentos
– O que faz esse passo prosseguir?
– Quem mais está envolvido nesse passo?
– O nome desse passo reflete o seu resultado?
– Todas as saídas são representadas?
– No caso de um Handoff, como o trabalho é passado
adiante?
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Diagrama de Atividades
• Objetivo: Descrever partes do processo que são
confusas e/ou problemáticas.
• Componentes:
– Recursos;
– Custos;
– Sistemas;
– Etc.
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28. 20:25 18:21
Avaliação do Modelo Obtido
• Objetivo: Garantir a consistência dos modelos
gerados para trabalhar com modelos mais
próximos do real. Essa avaliação é feita a partir da
interação com os envolvidos nos processos
modelados.
• Etapas
– Validação dos Diagramas/Documentos;
– Homologação dos Diagramas/Documentos;
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29. 20:25 18:21
Avaliação do Modelo Obtido
• Documentos Gerados
– Termo de validação de diagrama;
– Termo de validação de documento;
– Diagramas Retificados;
– Termo de homologação de documento;
– Termo de homologação de diagrama;
– Termo de homologação de processo.
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30. Projetar o Processo Desejado (TO BE )

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Projetar o Processo Desejado
• Objetivo:
Definir a decisão a ser tomada em relação aos
processos identificados em consonância com os
objetivos e estratégias da organização;
• Possíveis decisões:
Manter o processo como ele está;
Melhorar o processo;
Abandonar e criar novo processo.

32. 18:21
Projetar o Processo Desejado
• Melhorar o processo: prever alterações
estruturais nos processos identificados.
• Alguns aspectos importantes:
Melhoria é realizada de forma contínua;
Mudança cultural na organização;
Ampla participação para que as mudanças se
tornem efetivas;
Um processo por vez deve ter sua melhoria pensada
e executada.

33. 18:21
Projetar o Processo Desejado
• Abandonar e criar um novo processo: visa
alteração radical ao criar processos novos.
• Alguns aspectos importantes:
Mudança geral nos processos da organização;
Mudanças culturais e estruturais dentro da
organização;
Processos criados do “Zero”;
Mudanças implementadas em períodos distintos,
com base na necessidade e urgência da
organização.

34. 18:21
Decidir quanto a uma abordagem
• Objetivo:
Orientar a organização na decisão a respeito da melhor
abordagem a ser seguida a partir dos processos
identificados.
• Características:
Baseia-se na identificação de passos ou aspectos chave que
afetam o modelo (gargalos, redundância entre processos,
ociosidade de execução, qualidade e objetividade do fluxo
de atividades).

35. 18:21
Decidir quanto a uma abordagem
• Documentos gerados:
Utiliza o Template 08 (Reunião);
Utiliza o Template 10 (Avaliação do Processo Atual);

36. 18:21
Definir características do processo desejado
• Objetivo:
Analisar a criação de novos processos, tendo
como base a identificação das características
ligadas aos vários habilitadores relacionados com
os processos específicos.
• Habilitadores:
Tecnologia da Informação;
Medidas de Qualidade;
Pessoas Envolvidas;
Recursos Necessários.

37. 18:21
Definir características do processo desejado
• Características:
Geração e documentação de idéias;
Escolha da idéia;
Criação dos Diagramas de Handoff.

38. 18:21
Definir características do processo desejado
• Documentos gerados:
Utiliza o Template 02 (Entrevista);
Utiliza o Template 08 (Reunião);
Utiliza o Template 10 (Avaliação do Processo Atual);
Utiliza o Template 11 (Recursos).

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Viabilidade do Processo Desejado
• Objetivo:
Verificar a viabilidade da implantação do processo.
• Características:
Utilização de simulações e reuniões de verificação
com os envolvidos diretos na mudança do
processo.

40. Conclusão

41. 20:25 18:21
Aprendizado
• Consolidando os conceitos de modelagem de
processos de negócio
• Base forte para aplicação de modelagem de
processos de negócio
• Gerência de Projeto
• Lidar com pessoas, trabalhar em equipe
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42. 20:25 18:21
Dificuldades
• Lidar com pessoas, trabalhar em equipe
• Gerenciar as versões
• Falta de material
• Falta de experiência
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43. 20:25 18:21
Trabalhos futuros
• Aplicar a metodologia para os estudos de caso
DCC/CPD.
• Extender a metodologia para Sistemas de
Software.
• Revisar a metodologia agregando outros
materiais, qualidade, padrões e erros encontrados.
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