mutualisation de services

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Le schéma de mutualisation
Bureau communautaire du 27/08/15

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Sommaire
1 - Le contexte règlementaire
2 - Le schéma de mutualisation en pratique
3 - Les réflexions menées sur le territoire
4 - Le bilan des mutualisations
5 - Les suites à donner

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1 - Le contexte règlementaire
Le schéma de mutualisation : une obligation légale
(article L 5211-39-1 du Code général des Collectivités territoriales entré en vigueur le 1er mars
2014)
« Afin d’assurer une meilleure organisation des services, dans l’année qui suit le renouvellement
des conseils municipaux, le Président de l’EPCI à fiscalité propre établit un rapport relatif aux
mutualisations de services entre les services de l’EPCI et ceux des communes. »
Ce rapport comprend un projet de schéma de mutualisation des services à mettre en
œuvre pendant la durée du mandat
Le rapport est transmis pour avis à l’ensemble des conseils municipaux des communes
membres pour avis (délai de 3 mois pour se prononcer) + approbation par le conseil
d’agglomération.
Soit une transmission le 1er octobre 2015 aux communes pour une approbation au
plus tard le 31 décembre 2015 par le CA. (date d’approbation confirmée par le Loi NOTRE en juillet
2015)
Tous les ans, au moment du débat d’Orientations budgétaires ou du vote du budget de l’EPCI, le
Président présente l’état d’avancement du schéma.
Lien explicite avec le budget de l’EPCI

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1 - Le contexte règlementaire
Le coefficient de mutualisation des services (article L 5211-4-1CGCT)
= le rapport entre les dépenses de personnels des services
fonctionnels des EPCI à fiscalité propre et ces mêmes dépenses au
niveau communal.
« Il est égal au rapport entre la rémunération, toutes charges comprises, de l’ensemble des personnels affectés au sein des
services ou parties de services fonctionnels employés par l’EPCI, y compris fonctionnaires et agents transférés ou mis à
disposition.
Et la rémunération, toutes charges comprises, de l’ensemble des personnels affectés au sein des services ou parties de services
fonctionnels dans toutes les communes membres et au sein de l’EPCI »
Une définition inappliquée à ce jour car inadaptée notamment car
- la notion de service fonctionnel utilisée manque de précision (pas de définition exacte),
- le mode de calcul qui exclut les services opérationnels (hors des mutualisations efficientes)
(source : rapport sur le mutualisation au sein du bloc communal – Décembre 2014)
Importance de ce coefficient qui servira pour la bonification des dotations
futures.

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2 - Le schéma de mutualisation en pratique
Ses objectifs
- Il permet de retranscrire les pratiques de mutualisation existantes (bilan des actions)
- De favoriser l’instauration d’un climat d’échanges et de concertation sur la mutualisation et d’en
renforcer la dynamique (définition des besoins et du plan d’actions)
Sa forme et son contenu
Pas de trame prédéfinie de son contenu mais des éléments fondamentaux régulièrement évoqués,
par ex : l’état des lieux de la mutualisation, les besoins du territoire en terme de services, les services
et missions à mutualiser, les éléments financiers correspondants, les modalités de pilotage et de suivi/
évaluation de la mutualisation…
Articulation avec le projet de territoire et le pacte financier et fiscal
Intérêt de l’articulation avec la réflexion sur le projet de territoire et celle du pacte financier et
fiscal afin de favoriser une vision d’ensemble.
Un projet non prescriptif et évolutif
Schéma évolutif afin de tenir compte des demandes des communes et d’éventuelles opportunités de
mutualisation. Adaptation et actualisation annuelle avant le DOB (évaluation continue).

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3 - Les réflexions menées sur le territoire
La coopération, une pratique historique sur le territoire
Une démarche de coopération initiée dès 2004 avec la mise en place du SIG qui s’est
étendue au Pays en 2010.
Puis 2 démarches concertées et partenariales ont été menées
1ère réflexion (2010/2011) : Mise en place de groupes de travail dans les domaines
suivants (les « comités de chantier »)
- affaires juridiques et commande publique,
- systèmes d’information,
- ressources humaines,
- logistique et espace public,
- assistance technique et ingénierie,
- énergie et développement durable,
- urbanisme.

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3 - Les réflexions menées sur le territoire
2ème réflexion (2012/2013)
Approfondissement de la démarche dans les 3 domaines que sont :
- l’aménagement et l’urbanisme (foncier, urbanisme prospectif/prévisionnel/
opérationnel et aménagement, équipements publics)
- l’informatique (adaptation et maintenance de l’infrastructure, facilitation du travail
des utilisateurs, assistance à maîtrise d’ouvrage, développement de l’offre de service aux
usagers)
- et le parc de véhicules.
Cette réflexion a abouti, pour le volet urbanisme, à la mise en place du
service commun d’application du droit des sols.

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4 - Le bilan des mutualisations
Le bilan actuel de ces démarches diverses peut s’organiser de la façon
suivante :
1 / Des actions ponctuelles
2 / Des démarches plus intégrées, la création de services communs ou plateforme de
services
3 / L’adoption de la charte de mutualisation précisant les valeurs, principes et mode de
gouvernance
4 / Les attentes des partenaires sociaux

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4.1 - Le bilan des mutualisations
1 / La mise en place d’actions communes
Contrat de prestation de service pour une assistance juridique (SVP) conclut par
SBA en attendant une étude sur un service commun juridique pour les communes
intéressées : Contrat de 2011 à 2014 avec 50 accès –183 000€ TTC.
Création de 3 groupements de commandes : les équipements de protections
individuelles, les panneaux de signalisation, les produits bio dans la restauration scolaire.
Validation de la charte de formations mutualisées en partenariat avec le
CNFPT : définition des objectifs et des conditions d’une coopération régulière pour les
actions de formations au bénéfice des agents. Depuis avril 2013.
Actions en commun au titre du Développement Durable (printemps du DD,…)
menées dans le cadre de l’A21 labellisé au niveau national.

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4.1 - Le bilan des mutualisations
1 / La mise en place d’actions communes (suite)
Recrutement d’une assistante sociale du personnel par SBA et mis à disposition
des communes à 50% de son temps de travail depuis septembre 2013. Travail avec 4
communes.
L’observatoire fiscal avec la mise à disposition d’un logiciel partagé avec les 14
communes depuis juin 2014 et d’un groupe de travail commun.
Le projet intranet/ extranet avec un espace collaboratif ouvert aux communes et
aux partenaires extérieurs sur les projets : en cours.

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4.2 - Le bilan des mutualisations
2 / Des démarches plus intégrées, la création de services communs
ou plateforme de services
Le SIG à dimension Pays : initié en 2004 étendu aux 64 communes depuis 2010.
Le poste de DGA mutualisé SBA (70%) – Ville de Saint-Brieuc (30%) depuis 2010.
Un pôle aménagement urbain partagé entre la ville de Saint Brieuc et
l’Agglomération sur les projets structurants : projets PEM et TEO. Préalable au service
commun et mutualisé d’aménagement créé par délibération en 2012 (mise en place
partielle).
Une assistance à la maîtrise d’ouvrage et à l’ingénierie urbaine :
recrutement d’un chargé d’opérations d’aménagement expert auprès des communes
depuis octobre 2012. 150 jours de travail par an en moyenne pour 10 communes, SBA
et le SGPU.
Le service commun des risques majeurs dédié à la production d’un plan
intercommunal de sauvegarde et de la réalisation des Plans communaux de sauvegarde
des communes, mis en place depuis le 1er janvier 2013. Représentant 2 ETP.

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4.2 - Le bilan des mutualisations
2 / Des démarches plus intégrées, la création de services communs
ou plateforme de services (suite)
Le Centre d’Exploitation Est : suite à la dissolution du SIVOM de la Baie (SDCI) -
Activités intégrées à celles de Saint-Brieuc Agglomération depuis le 1er janvier 2013.
Montant des prestations pour 2014 : 764 000€ (représentant 14 000 heures). 12 agents
au sein du CEE.
Acquisition de logiciels et matériels professionnels pour la gestion des médiathèques et
développement du portail numérique favorisant la mise en réseau médiathèques de
la Baie : représentant 2 ETP.
Dans le domaine de la cohésion sociale : mise en place de Baie d’Armor
Groupement Social depuis juillet 2013 avec les 14 CCAS et SBA
Le service commun d’application du droit des sols dont bénéficieront 19
communes (11 communes de l’agglo et 8 extérieures) – Mis en place au 1er juillet 2015
avec 4.8 ETP.

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4.3 - La charte de mutualisation
Validée en 2012, elle a vocation à constituer le document de référence
des démarches actuelles et futures de mutualisation,
La charte énonce les objectifs, les valeurs et les principes de toute
réflexion de mutualisation
La charte définit la méthodologie et l’organisation projet
En fonction de l’actualisation des objectifs, ce document de référence
sera susceptible d’être ajusté.

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4.4 – Les attentes des partenaires sociaux
Dans le cadre de la réflexion sur le droit des sols menée en 2015, les
partenaires sociaux rencontrés ont exprimé leurs attentes en termes :
d’harmonisation du temps de travail,
d’harmonisation de l’aménagement du travail,
d’harmonisation du régime indemnitaire.

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5 - Les suites de la démarche
A ce stade, il est nécessaire de :
Définir une méthodologie pour l’élaboration du schéma de mutualisation :
modalités de pilotage et calendrier prévisionnel.
Prioriser les secteurs à mutualiser sur la base du bilan et des
attentes/besoins entre les communes et la communauté. En lien avec les
démarches d’actualisation du projet de territoire et du pacte financier et fiscal.

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5 - Les suites de la démarche
Il est proposé que :
d’élaborer une proposition de méthodologie qui sera présentée début
octobre en conférence des Maires.
la réflexion soit menée par le nouveau conseiller délégué à la
mutualisation M. ECOBICHON avec le DGS de SBA et en lien avec les
DG/SG des 14 communes.

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5 - Les suites de la démarche
Il est proposé de poursuivre la réflexion sur les secteurs suivants :
L’aménagement
L’urbanisme
L’informatique
Le parc de véhicules voire à élargir aux services techniques
Au regard de la démarche menée en 2010, il serait également possible de
travailler sur les thèmes suivants :
Affaires juridiques et commande publique
Ressources humaines
Énergie et développement durable
… etc