Wie können Workshops in Zeiten von COVID-19 stattfinden? Diese Frage ist mir die letzten Tage häufiger begegnet. Ich habe ein paar meiner Gendanken aufgeschrieben. Freue mich über weitere Anregungen.

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Joachim Pfeffer
Menschen. Entwickeln. Produkte.
Workshops remote durchführen
17.03.2020
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• Kommunikation
• Kommunikation zwischen Menschen besteht aus Inhalt, Stimme und Gestik / Mimik.
• In Präsenz-Workshops erfolgt die Kommunikation über alle drei Kanäle und hat somit den höchsten Wirkungsgrad.
•  In Online-Workshops ist daher anzustreben auch alle drei Kanäle zu nutzen, also den Workshop als Video-
Konferenz durchzuführen.
• Kollaboration
• Wesentliches Element in Workshops ist gemeinsames physisches Arbeiten an bestimmten Dokumenten /
Gegenständen / Visualisierungen.
• In Präsenz-Workshops kann die physische Arbeit mit Papier, Lego usw. ohne weitere technische Hilfsmittel erfolgen.
• In Präsenz-Workshops kann in einer Gruppenarbeit leicht miteinander kommuniziert werden, auch mehrere
parallelen Diskussionen in einem Raum sind in der Regel möglich.
•  Physische Kollaboration muss für Online-Workshops durch digitale Werkzeuge ersetzt werden.
Aspekte in Workshops

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• Sicherstellen der Kommunikation
• Einsatz von stabilen Videokonferenz-Systemen mit Gallerie-Ansicht, damit alle immer sichtbar sind.
• Bereitstellung von parallelen Video-Sessions für Gruppenarbeit.
• Vereinbaren von Spielregeln, z.B. für Rückfragen und Wortmeldungen, beim Einsatz von Videokonferenzen.
• Wichtig: Das Aktivieren von Videokameras am Arbeitsplatz unterliegt ggf. Bestimmungen des Arbeitgebers, bitte
vorab die Rahmenbedingungen klären.
• Ersatz für physische Arbeitsmittel
• Einsatz von digitalen, kollaborationsfähigen Whiteboards oder Pinnwänden für die Zusammenarbeit (idealerweise
Systeme, welche außer für den Moderator kein Login erfordern -> Linkfreigaben)
• Alternative Übungen und Trainingsszenarien, als Ersatz für Aspekte die nicht digitalisiert werden können, wie z.B.
Lego
• Wichtig: Einsatz von cloudbasierten Arbeitsmitteln vorher mit dem Arbeitgeber abstimmen. Im Idealfall keine
detaillierten businessrelevanten Informationen verwenden, sondern Stichworte, Codenamen oder Platzhalter.
Herausforderungen bei Online-Workshops

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• Audio
• Das im Computer eingebaute Audio-Equipment ist nicht immer optimal.
• Idealerweise eine Freisprecheinrichtung oder ein Headset verwenden (viele Bluetooth Audio-Boxen bieten auch
eine Freisprechfunktion).
• Headset / Freisprecheinrichtung vor Öffnen der Videoanwendung verbinden, dann übernimmt diese in der Regel
automatisch das entsprechende Gerät.
• Nach Möglichkeit das eigene Mikrofon stummschalten solange andere reden, insbesondere bei
Hintergrundgeräuschen.
• Video
• Nah an der Kamera sitzen, damit die Mimik erkennbar ist.
• Asymmetrisch vor die Kamera sitzen, damit Platz für Gestik bleibt.
• Einfache Darstellungen auf Karteikarten / Haftnotizen anbieten.
• Bildschirm nur in Ausnahmefällen teilen, die Videokamera erhält
die persönliche Atmosphäre.
Umgang mit Video-Konferenzen

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• Beginn des Workshops
• Begrüßung durch Moderator
• Hinweise zur Bedienung der Video-Software
• Vorstellen der Spielregeln
• Im Workshop
• Paralleles Arbeiten (Email usw.) ist nicht erwünscht. Man ist drin oder draußen.
• Wer „raus“ muss um zu telefonieren, zu mailen oder dem Paketdienst zu öffnen, schaltet seine Kamera aus, damit
das „Auschecken“ für alle sichtbar ist.
• Anderen nicht ins Wort fallen. Wer etwas sagen möchte, hält die Hand vor die Kamera und wartet auf Aufforderung.
• Am Ende des Workshops
• Feedback abholen zur Methode und zur Technik
Beispiel: Spielregeln für Online Workshops

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• Videokonferenzen
• ZOOM: Mein bevorzugtes Tool. Schnell, stabil, bis 100 Teilnehmer geeignet, schneller Wechsel zwischen Sessions
per Link. Mehrere parallele Sessions erfordern jedoch mehrere Teilnehmer mit kostenpflichtiger ZOOM-Lizenz.
• Microsoft Teams: im Kundenkontext manchmal genutzt, wirkt sehr stabil, ich habe jedoch noch keine umfangreiche
Erfahrung damit.
• Arbeiten an Texten
• Google Docs: Schreibrechte per Linkfreigabe, sehr umfangreiche Funktionen.
• Etherpad: Einfacher OpenSource Editor, Schreibrechte per Linkfreigabe, kann selbst gehostet werden oder z.B. bei
https://pad.aquilenet.fr kostenlos genutzt werden.
• Arbeiten mit Kalkulationen
• Google Tabellen: Schreibrechte per Linkfreigabe, sehr umfangreiche Funktionen.
Werkzeuge mit denen ich arbeite 1/2

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• Visualisierung
• pinup.com: Digitale Pinnwand, kostenlos. Account nur für Ersteller notwendig, Schreibrechte per Linkfreigabe.
• Trello: Digitales Kanban Board, kostenlos, jeder Benutzer benötigt einen Account.
• AWW: Einfaches Digitales Whiteboard, funktioniert ohne Account, Schreibrechte per Linkfreigabe.
• MIRO: Digitales Whiteboard mit vielen Templates. Kostenlose Einstiegsversion verfügbar, Schreibrechte per
Linkfreigabe.
• DEON: Digitales Whiteboard mit vielen Möglichkeiten wie z.B. eingebettete Video-Konferenzen. Kostenlose
Einstiegsversion verfügbar.
• Aktuell mein Favorit: ConceptBoard, wie „Miro“, aber von einem deutschen Unternehmen mit Servern in
Deutschland. Kostenlose Einstiegsversion verfügbar.
Werkzeuge mit denen ich arbeite (2/2)