El documento describe cómo funciona el control de versiones en SharePoint. Se crean versiones cuando se cargan archivos o elementos de lista por primera vez, cuando se editan y guardan, o cuando otros usuarios editan documentos compartidos. Las versiones se numeran secuencialmente como enteros o decimales para indicar versiones principales o secundarias. Los administradores pueden configurar límites en la cantidad de versiones guardadas.

1. VERSIONAMIENTO CON SHAREPOINT
Cuándo se crean las versiones
Cuando el control de versiones está habilitado, se crean versiones en los siguientes casos:
 Cuando un archivo o elemento de la lista se crea por primera vez o cuando se carga un
archivo. NOTA Si se requiere la desprotección del archivo, asegúrese de protegerlo para
crear la primera versión.
 Cuando se carga un archivo con el mismo nombre que un archivo existente y la casilla
Agregar como versión nueva a los archivos existentes está activada.
 Cuando han cambiado las propiedades de un archivo o elemento de lista.
 Cuando se abre, edita y guarda un archivo. Se crea una versión cuando hace clic por
primera vez en Guardar. Se mantiene el nuevo número de versión mientras dure la sesión
de edición actual, aunque puede guardar el archivo varias veces. Cuando lo cierra y lo
vuelve a abrir para otra sesión de edición, se crea otra versión.
 Cuando, durante la co-autoría de un documento, otro usuario comienza a trabajar en el
documento o cuando un usuario hace clic en Guardar para cargar los cambios en la
biblioteca. El período de tiempo predeterminado para crear nuevas versiones durante la
co-autoría es de 30 minutos, pero un administrador puede cambiar esta configuración.
Puede haber hasta tres versiones actuales de un archivo en cualquier momento en particular: la
versión desprotegida, la última versión secundaria o borrador y la última versión publicada o
principal. Todas las demás versiones se consideran versiones históricas. Algunas versiones actuales
solo pueden verlas los usuarios que tienen permisos para hacerlo.
Versiones principales y secundarias
Algunas organizaciones hacen el seguimiento de las versiones principales y secundarias de los
archivos de sus bibliotecas. Otras solo hacen el seguimiento de las versiones principales. Las
versiones principales se identifican con números enteros, como 5.0; las versiones secundarias, con
números decimales, como 5.1.
La mayoría de las organizaciones usan las versiones secundarias cuando se están desarrollando los
archivos y las versiones principales, cuando se alcanzan determinados hitos o cuando los archivos
están listos para ser revisados por una gran audiencia. En muchas organizaciones, la seguridad de
borrador está establecida para permitir que solo el propietario de un archivo y las personas que
tienen permiso aprueben el archivo. Eso significa que ninguna otra persona podrá ver las versiones
secundarias hasta que se publique una versión principal.
Las versiones principales están disponibles para las listas, pero las versiones secundarias no lo
están. Cada versión de un elemento de lista tiene un número entero. Si su organización requiere la
aprobación de elementos de una lista, los elementos permanecen en estado Pendiente hasta que
los apruebe una persona que tenga los permisos para hacerlo. Mientras están en el estado
Pendiente, estos elementos tienen un número decimal y se denominan.

2. Numeración de versiones
Los números de versión se agregan automáticamente cada vez que se crea una nueva versión. En
una lista o biblioteca con el control de versiones principales habilitado, las versiones usan números
enteros, por ejemplo 1.0, 2.0, 3.0, etc. En las bibliotecas, el administrador puede habilitar el
control de versiones tanto para versiones principales como secundarias. Cuando se hace el
seguimiento de versiones secundarias, estas usan decimales, por ejemplo 1.1, 1.2, 1.3, etc. Cuando
se publica alguna de esas versiones como una versión principal, su número se transforma en 2.0.
Las versiones secundarias siguientes se numeran 2.1, 2.2, 2.3, etc.
Cuando descarta una desprotección, el número de versión no cambia. Si la versión más reciente
era la versión 3.0, permanece como 3.0 después de descartar la desprotección.
Cuando elimina una versión, esta va a la Papelera de reciclaje y su número se va con ella. El
historial de versiones mostrará los números de versión restantes. Los otros números de versión no
cambian. Por ejemplo, si tiene un documento con las versiones secundarias 2.1 y 2.2 y decide
eliminar la versión 2.1, el historial de versiones resultante mostrará solamente las versiones 2.0 y
2.2. En la imagen siguiente se muestra esto.
¿Hay algún límite en la cantidad de versiones disponibles?
Algunas organizaciones permiten una cantidad ilimitada de versiones, mientras que otras aplican
limitaciones. Es posible que descubra que, tras proteger la última versión de un archivo, falta una
versión anterior. Si la versión más reciente es la 26.0 y observa que ya no hay ninguna versión 1.0,
esto quiere decir que el administrador ha configurado la biblioteca para permitir solo 25 versiones
principales de un archivo. Al agregar la 26a versión, la primera versión se eliminará. Solo se
conservarán las versiones que van de la 2.0 hasta la 26.0. Del mismo modo, si se agrega una 27a
versión, solo se conservarán las versiones comprendidas entre la 3.0 y la 27.0.
Además, el administrador puede decidir limitar la cantidad de versiones secundarias para
conservar únicamente las de una cantidad definida de versiones más recientes. Por ejemplo, si se
permiten 25 versiones principales, es posible que el administrador decida conservar solamente
borradores secundarios de las cinco versiones principales más recientes. El número
predeterminado de versiones secundarias entre versiones principales es de 512. Si intenta guardar
otra versión secundaria, verá un mensaje de error que le indica que primero tiene que publicar el
documento. El administrador del sitio puede cambiar el valor predeterminado para permitir
menos versiones secundarias.
Por lo general, es aconsejable limitar la cantidad de versiones. Permite conservar espacio y lograr
una mayor claridad para los usuarios. Sin embargo, si su organización tiene la obligación de
guardar todas las versiones por motivos legales o de otro tipo, no aplique ningún límite.
Habilitar, configurar y usar el control de versiones en listas y bibliotecas
Al crear una lista o biblioteca, el control de versiones no se activa automáticamente, pero
cualquier usuario con permisos para administrar listas puede activarlo. En muchos sitios, este
usuario es el mismo que administra el sitio, ya que las listas y bibliotecas heredan los permisos del
sitio. Además de habilitar el control de versiones, el propietario del sitio (u otro usuario que

3. administre la lista o biblioteca) decide si la aprobación de contenido es obligatoria o no lo es,
quién puede ver los elementos de borrador y si la desprotección es obligatoria o no lo es. Cada
una de estas decisiones influye en el funcionamiento del control de versiones. Por ejemplo, si el
usuario que administra la biblioteca decide que la desprotección sea obligatoria, solo se crearán
números de versión cuando se proteja un archivo. Si la aprobación de contenido es obligatoria, los
números de versión principal no se aplicarán hasta que un usuario con los permisos adecuados
apruebe los archivos.
IMPORTANTE Si las personas que trabajan en su biblioteca planean ser co-autores de
documentos, no configure la biblioteca para requerir la desprotección. Las personas no pueden
trabajar como co-autores cuando los documentos que necesitan están desprotegidos.