1. 2collectieprocessen
Collectiemanagement :
procesmatig bekeken
Jan Van Hee
jvanhee@maarifa.be
Verder lezen :
http://delicious.com/jvanhee/bundle:Collectiemanagement
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 1
2collectieprocessen
Inhoud
●
Processen en procesmanagement
●
Processen en collectiemanagement
●
Collectieprocessen optimaliseren :
concreet
●
Uitdagingen van het procesmanagement
●
Stroomdiagrammen
●
Evaluatie van diensten en processen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 2

2. 2collectieprocessen
Processen en procesmanagement
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 3
2collectieprocessen
Procesmatig : wat ?
●
≈ routinematig
●
Stapsgewijs
●
Spreiden over de tijd
●
Afspraken
●
Voor gevorderden : uittekenen in
flowchart (stroomdiagram)
september 2007 Collectieprocessen 4

3. 2collectieprocessen
Processen : situering
Beleid :
collectiemanagement
Middel : collectieontwikkelingsplan
Operationaliseren in :
Processen :
Projecten : Terugkerend
éénmalig Middel : kwaliteitshandboek
Uitvoeren :
collectievorming
september 2007 Collectieprocessen 5
2collectieprocessen
Procesbeschrijvingen in de bibliotheek
●
VOB onderscheidt 5 kernfuncties in
openbare bibliotheken:
1. Kennis en informatie.
2. Ontwikkeling en educatie.
3. Kunst en cultuur.
4. Lezen en literatuur (inclusief
leesbevordering).
5. Ontmoeting en debat.
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 6

4. 2collectieprocessen
Bibliotheekprocessen (www.vcob.be)
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 7
2collectieprocessen
Belang van processen
“De kwaliteit van de werking van een
archiefdienst wordt voor een groot deel
bepaald door de kwaliteit van de
onderliggende interne werkprocessen.
Voorbeelden daarvan zijn de snelheid en de
manier waarop archieven worden
geïnventariseerd en waarop stukken uit het
magazijn worden opgehaald.”
Els Michielsen
In : Bibliotheek- en Archiefgids. - Jrg. 83 (2007), nr. 5.
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 8

5. 2collectieprocessen
Collectieprocessen
“Collectievorming is een complex proces
geworden dat een centrale plaats verdient
in de planning van de bibliotheek en
waarbij de bredere term
‘collectiemanagement’ beter past.”
Trix Bakker
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 9
2collectieprocessen
De cyclus van de collectie
1.Opsporen
2.Selecteren (criteria)
3.Verwerven
4.Beschikbaar stellen
5.Evalueren van de collectie (criteria)
6.Wieden 7. Verzorgen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 10

6. 2collectieprocessen
Beleidscyclus collecties : Overijssel
Bron : www.reggebrinkgroep.nl
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 11
2collectieprocessen
Procesmanagement : wat niet
“Voor het beschrijven van processen in organisaties is
altijd wel iemand te vinden: de stagiair van de
hogeschool, een oudere werknemer die het wat rustiger
aan moet doen, een pas beginnende adviseur of
stafmedewerker. Immers niets is eenvoudiger dan even
een stroomschema tekenen: de verschillende activiteiten
in volgorde plaatsen, af en toe een splitsing aanbrengen
en een retourstroom en -sprong om iets opnieuw te doen
en natuurlijk niet vergeten dat elke activiteit informatie
nodig heeft en ook weer oplevert en daarom de
informatiestroom in en uit de activiteit tekenen, zodat ook
dat weer voor elkaar is. Kortom, de organisatie op zondag
is beschreven.”
Bron : http://www.zbc.nu/
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 12

7. 2collectieprocessen
Procesbeschrijving
●
Associaties :
– Checklists
– Kwaliteitshandboeken
●
IKZ of TQM
●
Six sigma of human sigma
– Flowcharts of stroomdiagrammen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 13
2collectieprocessen
Procesbeschrijving : wat
het verloop van of de voortgang in de levering van
goederen of de verlening van diensten aan
personen of andere bedrijven of instellingen.
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 14

8. 2collectieprocessen
Soorten bedrijfsprocessen http://www.2reflect.nl/procesmanage
Bron : Procesmanagement -
ment.htm
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 16

9. 2collectieprocessen
Soorten bedrijfsprocessen
●
Managementprocessen
●
Operationele processen
●
Ondersteunende processen
Waar zitten de processen voor
collectieontwikkeling ?
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 17
2collectieprocessen
Processen beschrijven : waarom
●
Kwaliteitszorg :
●
Iedereen op één lijn te krijgen
– Bediening à-la-carte vermijden
– Klantvriendelijkheid
●
Historisch gegroeide routines in vraag stellen
●
Voorbereiding op veranderingen
●
Efficiëntie (maar ook effectiviteit en economy) =>
routines
●
Onzekerheid opheffen
●
Routine
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 18

10. 2collectieprocessen
Procesmanagement
Procesmanagement =
Business Process
Management (BPM) !
enne ... Business
Process Re-
engineering ?
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 19
2collectieprocessen
Procesmanagement
Process Management is the application of
knowledge, skills, tools, techniques and
systems to define, visualize, measure,
control, report and improve processes with
the goal to meet customer requirements
profitably.
Kritiek op deze definitie ?
Bron : www.wikipedia.org
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 20

11. 2collectieprocessen
Procesmanagement
Klantgericht
Procesgericht Doelgericht
(efficientie en economy) (effectiviteit)
Procesmanagement
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 21
2collectieprocessen
Is onze bibliotheek procesgeörienteerd ?
●
Processen en functies
●
Gedocumenteerde processen
●
Meten en managen van processen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 22

12. 2collectieprocessen
Procesbeschrijving
●
Opgelet :
– Het beschrijven van een proces is nog geen
managen van dat proces.
– Vermijd de onvermijdelijke uitzonderingen.
– Beschrijf zoals het daadwerkelijk gebeurt.
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 23
2collectieprocessen
BPM-Life-Cycle
Bron : www.wikipedia.org
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 24

13. 2collectieprocessen
Processen beschrijven : hoe
●
Tekst : beschrijvend
●
To-do-lijst of checklist
●
Taaklijst
●
Stroomdiagram
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 25
2collectieprocessen
Processen beschrijven : hoe
●
Proceseigenaar
●
Reikwijdte
●
Doelstelling en prestatieindicatoren
●
Auteur, versiedatum van de beschrijving
en de status daarvan
●
Binnen elk proces maximaal 10 tot 15
activiteiten + verantwoordelijke
●
Eventueel : doorlooptijd
●
Verwijzingen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 26
Bron : Procesmanagement - http://www.2reflect.nl/procesmanagement.htm

14. 2collectieprocessen
Processen en collectievorming
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 27
2collectieprocessen
Processen in het collectiemanagement
volgens Trix Bakker
We kunnen een aantal onderling
samenhangende activiteiten onderscheiden:
– planning en beleidsvorming;
– collectiebeschrijving en -evaluatie;
– selectie van verschillende materiaalsoorten;
– optimalisering van de collecties;
– financieel beheer;
– de gebruiker centraal;
– afstemming van de collectievorming.
Bron : De toenemende complexiteit van collectiemanagement / Trix Bakker. - In :
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 28
Informatie Professional. - 1997 [1] 7/8.

15. 2collectieprocessen
Processen in het
collectiemanagement
●
Back-office : ●
Klantgericht :
– Aankoop – Klachten
– Verwerking – Aankoopsuggesties
– Wieden en afvoeren – Beschadigingen
– Budgetteren
– Tijdschrift-
administratie
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 29
2collectieprocessen
Belang van collectieprocessen ? (1) (bron :
www.vcob.be)
Verhouding kosten van bibliotheekprocessen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 30

16. 2collectieprocessen
Waar situeert de collectieontwikkeling
zich ?
“Degree of customation”
Gestandaardiseerd Gepersonaliseerd
proces proces
contact”
“Degree of
Front office
(interactie) Uitleen Inlichtingenwerk
Back office
(resultaat) Collectieontwikkeling Aankoopsuggestie
Interpretatie van Maister's framework
bron : True professionalism / Maister, D. - New York : The Free Press, 1997.
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 31
2collectieprocessen
Aankoopcyclus
1. controle van de bibliografische gegevens
2. controle op aanwezigheid
3. budgettaire controle en kredietbewaking
4. lokaliseren van het item
5. bestellen
6. controle van bestellijst, leveringsnota en de factuur
7. eigendomsstempel
8. invoer in het systeem
9. verwerking
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 32

17. 2collectieprocessen
Collectieprocessen optimaliseren : concreet ?
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 33
2collectieprocessen
Case
●
Analyseer volgend probleem :
Bibliotheek X is een onderdeel van een groter cultureel- en
administratief geheel. De werkruimte van het personeel en het
magazijn van een bibliotheek ligt op de tweede verdieping,
maar daar is geen computer om nieuwe boeken in te voeren,
dat kan wel gebeuren op het gelijkvloers in de bibliotheek zelf.
Wat zijn de problemen ?
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 34

18. 2collectieprocessen
Collectieprocessen optimaliseren :
concreet ?
– Wieden
●
Tijd en ruimte
●
Zie handleiding VCOB
– Samenwerken
●
Collectieafspraken
●
Kennisdelen
– Uitbesteden
●
Centraal collectioneren (deel ?)
– Automatiseren
●
RFID
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 35
2collectieprocessen
Wieden
●
Zelfevaluatie :
– Timen hoeveel tijd dat het personeel verliest
bij het wegzetten van materialen (Economy)
– Timen hoe snel de gebruiker een specifiek
boek terugvindt in het (over)aanbod
(Efficiëntie)
– Tellen hoeveel gebruikers afhaken door het
overaanbod (Effecitviteit)
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 36

19. Wieden en afvoer -
Netwerkmagazijn
Doelstellingen – Principes –
Wieden : procesmatige aanpak
Aanpak
Plan van aanpak
Gestructureerd
Onderdeel van het
collectiebeleid
Inhoudelijke en formele
kenmerken van
Gegevens uit het
de boeken uitleensysteem
Continue aanpak
Projectmatige aanpak :
Continue aanpak Projectmatige aanpak :
adh
Projectmatige aanpak adh van lijsten
september screening van de
2007 Wieden in vertrouwen 37
rekken
Wieden en afvoer -
Netwerkmagazijn
Doelstellingen – Principes –
Wieden : procesmatige aanpak (2)
Aanpak
Onderscheid tussen
bibliotheken inzake
bewaartermijn
De netwerkbibliotheek:
dit zijn de bibliotheken
die een taak willen De lokale bibliotheek
opnemen in het (= iedere bibliotheek)
netwerkmagazijn.
september 2007 Wieden in vertrouwen 38

20. Wieden en afvoer -
Netwerkmagazijn
Doelstellingen – Principes –
Aanpak
Inhoudelijke en formele
kenmerken van
de boeken
Kenmerken : vuil, versleten,
Esthetiek onherstelbaar,
Onnauwkeurighe Kenmerken :
betrouwbaarheid
den
Vervanging Kenmerken : recentere
uitgave
Overbodig Kenmerken : niet meer
aangepast aan de doelstelling
september 2007 Wieden in vertrouwen van de bib, dubbels, ... 39
Wieden en afvoer -
Netwerkmagazijn
Doelstellingen – Principes –
Algemeen :
Aanpak
Nuluitleen en laatste
leendatum Gegevens uit het
Uitleenfrequentie uitleensysteem
Uitgavedatum en
copyrightdatum
Uitzonderingen
Jeugd :
nuluitleen : 2 jaar of ouder dan 5 Klassiekers, basiswerken en
jaar leeslijsten
Klassiekers
Volwassen fictie :
nuluitleen : 2 jaar
Volwassen Non-fictie : Zie handleiding !
ouder dan 5 (lokale bibliotheek) of
10 jaar (netwerkbibliotheek)
september 2007 Wieden in vertrouwen 40

22. 2collectieprocessen
Wieden : vragen ?
●
Fixeren we ons niet te veel op de
uitzonderingen ipv het grote geheel ?
– “Dit boek gaan ze ooit nog vragen”
●
Welke boeken doorschuiven naar het
magazijn ?
●
Netwerkmagazijn ?
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 43
2collectieprocessen
Samenwerken
●
Voordeel : schaalgrootte !
●
Waarom :
– Kennis delen
– Collectieafspraken
●
“Long tail”
– Onderhandelingspositie
●
Consortiavorming
●
Niveau :
– Interlokaal, samenwerkingsverbanden,
provincie, Vlaanderen,Jan Van Hee
13 oktober 2008 Collectieprocessen -
Nederland 44

23. 2collectieprocessen
Kennis delen : voorbeeld
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 45
2collectieprocessen
Collectieafspraken
●
Voorbeeld : ZOVLA
– “collectie: afspraken worden gelegd rond
bepaalde aspecten van de collectie: bv.
wisselcollectie strips voor volwassenen”
●
Voorbeeld : Limburg
– “Tijdens de eerste vijf jaar SBB werd prioritair
geïnvesteerd in PBS. Nu pas komt er langzaam
tijd en ruimte vrij om na te gaan welke vorm
van collectieafspraken of gemeenschappelijke
collectievorming zinvol zijn.”
●
Netwerkmagazijn
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 46

24. 2collectieprocessen
Onderhandelingspositie
●
Voorbeeld : Elektron (Vlaamse
wetenschappelijke bibliotheken)
– Consortium bij de onderhandeling bij de
aanschaf van databanken
●
Zie ook : Mediargus en VCOB
●
Op lokale(re) schaal :
– Aanbestedingen
– Abonnementen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 47
2collectieprocessen
Uitbesteden
●
Make or buy
●
Collectieverzorging
●
Wetenschappelijke bibliotheken :
– Via approval plans
●
Openbare bibliotheken :
– Via Biblion
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 48

25. 2collectieprocessen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 49
2collectieprocessen
Automatiseren
●
Routines :
– Uitleen
●
Toespitsen op dienstverlening op maat
●
Hoe : RFID !
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 50

26. 2collectieprocessen
Vraag :
●
Welke voordelen zie je bij RFID voor het
collectiemanagement ?
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 51
2collectieprocessen
Uitdagingen van het procesmanagement
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 52

27. 2collectieprocessen
2collectieprocessen
Bron : Management van complexe projecten Bron : Management van complexe projecten
en processen / M. van Twist, M. Schulz, N. en processen / M. van Twist, M. Schulz, N.
53
54
Kastelein en L. Canté. - In : Bestuurskunde. Kastelein en L. Canté. - In : Bestuurskunde.
- Jrg. 12 (september 2003), nr. 6. - pp. 241- - Jrg. 12 (september 2003), nr. 6. - pp. 241-
Wat maakt processen tot een succes
250 250
Wat maakt processen complex
Collectieprocessen - Jan Van Hee
Collectieprocessen - Jan Van Hee
13 oktober 2008
13 oktober 2008

28. 2collectieprocessen
Soorten procesmanagers
Oriëntatie op :
Groep Inhoud
Reflexen Schaapshond
Handelend Rattenvanger
vanuit : Reflecties van Hamelen
Bron : Vitaliserend procesmanagement / C. Termeer en M. Königs. - In :
Bestuurskunde. - Jrg. 12 (september 2003), nr. 6. - pp. 274-282
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 55
2collectieprocessen
Stroomdiagrammen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 56

29. 2collectieprocessen
Het maken van stroomdiagrammen
Bron :
www.wikipedia.org
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 57
2collectieprocessen
Flowchart of stroomdiagram :
●
een flowchart is een grafische
representatie van alle activiteiten in een
proces.
– met symbolen met een gestandaardiseerde
betekenis
+ Makkelijk te interpreteren
+ Helder
- Starheid
- Ontbreken van dimensies
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 58

30. 2collectieprocessen
Procesmapping : meest gebruikte
symbolen
Start of stop
Zie ook :
Processtap
MS-Powerpoint
OO-Impress
Maar ook :
Beslissing gespecialiseerde
software
(MS-Visio)
Vertraging
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 59

31. 2collectieprocessen
BPM-software
• Igrafx (vroerger Micrografx) - Corel
• PaceStar
• RFFlow
• Visual Thought
• SmartDraw
• TeamFlow
• Tension Software
• MS-Visio
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 61
2collectieprocessen
BPM-software
●
Igrafx : Corel
http://www.igrafx.com/products/flowcharter/index.html
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 62

32. 2collectieprocessen
BPM-software
●
Microsoft Visio (onderdeel MS-Office)
– Gratis testversie
Open source alternatieven :
http://www.osalt.com/visio
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 63
2collectieprocessen
Complexere stroomschema's : aanpak
1. Zorgen voor toelichting
2. Actoren in kaart brengen
3. Verschillende communicatiestromen
(bijv. beslissingen, ter info, vragen, ...)
4. Begrippenkader
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 64

33. 2collectieprocessen
2. Actoren : wat
●
De kern of essentie van een
procesbeschrijving of van
procesmanagement is de verzameling
actoren die het uitoefenen van het bedrijf
mogelijk maken.
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 65
2collectieprocessen
2. Actoren
●
In industrie :
– Machines en installaties
– Vaste verbindingen via leidingen
●
In diensten
– Vooral mensen
– Variabele en steeds vernieuwende
verbindingen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 66

34. 2collectieprocessen
2. Actoren : in de bibliotheek
●
Medewerkers
– Elke dag opnieuw “afspraken vernieuwen”
– Bijdrage van iedereen moet gekend zijn
●
Proces afstemmen op de gebruiker
●
Keten van vraag en aanbod in overleg
– Vraag : kan een proces opgelegd worden ?
– Vraag : hoe gaan we om met het gebrek aan
acceptatie ?
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 67
2collectieprocessen
3. Communicatiestromen
Vastleggen van communicatiestromen
(kritische succesfactor voor de kwaliteit van de
processen) :
●
1-richting ●
2-richting
– Verzoeken – Afspraken
– Beloven – Overleg
– Verklaren – Onderhandeling
– Aanvaarden
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 68

35. 2collectieprocessen
Communcitatiestromen
Bron : Procesmanagement: hoe processen
beschrijven?. - http://www.zbc.nu
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 69
2collectieprocessen
Communcitatiestromen :
oefening
Maak een soortgelijke diagram voor de
collectievorming.
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 70

36. 2collectieprocessen
Evaluatie van diensten en processen
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 71
2collectieprocessen
Processen : microniveau
Vraag
Vraag Vraag
Actor 1 Actor 2 Actor X Klant
Acceptatie Acceptatie
Acceptatie
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 72

37. 2collectieprocessen
Evaluatie van diensten en processen
Bijsturing
Klanten-
Klachten
tevredenheid Systeem-
analyse
Klachten-
analyse
Enquete
Mysterie shopping crititcal
Servqual
TQM incidence
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 74
Six Sigma

38. 2collectieprocessen
Afstemmen van processen op gebruikers
Wat bieden we
Uitgangspunten Procedures Personeel
Ruimte
Budget
Regels
Aankoop
Afvoer
Suggesties
Kennis
Vaaridigheden
Attitudes
W at verwacht de
klant
Rel. belang
Secundair
Primair
☺ ☺ ☺
“een goed
Actualiteit
Diversiteit
boek”
Localiteit
Interpretatie van : Service Quality Deployment : quality service by design / Ravi
S.13 oktober 2008 Richard B. Chase. - In : Perspectives in operations management. -
Behara and Collectieprocessen - Jan Van Hee 75
Norwell, Mass. : Kluwer, 1993.
2collectieprocessen
Oorzaakanalyse : visgraatdiagram
●
Eenvoudige methode om problemen in
processen te analyseren (als basis van een
brainstorming).
●
Ontwikkeld door Kaoru Ishikawa
http://www.adburdias.nl/7tools.htm
Adburdias. -
Bron : 7 Simpele gereedschappen. -
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 76

39. 2collectieprocessen
Visgraatdiagram (2)
●
Volgens Ishikawa kunnen alle oorzaken
van problemen in drie categorieën
gegroepeerd worden: de 6 M’s, de 8 P’s
en de 4 S’en.
●
The 6 M’s: Machine, Method, Materials,
Measurement, Man and Mother Nature
(Environment)
●
The 8 P’s: Price, Promotion, People, Processes, Place,
Policies, Procedures and Product
●
The 4 S’s: Surroundings, Suppliers, Systems, Skills
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 77
Bron : Denis De Bruyne

40. 2collectieprocessen
Tips !
●
Uitzonderingen en een te grote
verscheidenheid in de processen
vermijden.
– Bijv. : de tariefstelsels
●
Een zo groot mogelijke consequentie.
– Bijv. : bij het wieden
●
Trek de kaart van de automatisatie
– Dashboard
– RFID
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 80

41. 2collectieprocessen
Tot slot
●
Collectievorming is een proces en
processen kunnen geoptimaliseerd
worden.
●
Nog vragen ?
jvanhee@maarifa.be
13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 81