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Livro Manual do Auxiliar Administrativo - Turma 2011015

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Livro Criado pelos alunos do Curso de Auxiliar Administrativo do SENAI de Barra do Piraí, sob orientação da Instrutora Cátia Ouverney

Publicado en: Educación

Livro Manual do Auxiliar Administrativo - Turma 2011015

  1. 1. MANUAL DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUTORES: Alex Sandro de Medeiros Tainara Malvina Mathias dos Santos Kamila Rodrigues Medeiros Aline dos Santos Vilela Meirielen de Almeida Prado Tayana Medeiros da Silva Suellen do Nascimento Adão Ana Karolina Souza da Silva Flávio Rodrigues Mayara Coelho Medeiros Pinto Eduardo Mattos Farias Taynã Dias Inácio Jailson Matheus dos Santos Marcelle de Fátima da Silva Thaynara de Assis Santos ORIENTADORA: Cátia Regina Anjos Ouverney Martins Losada SENAI-PIR / RJ
  2. 2. Dedicamos este trabalho, primeiramente, a Deus e a todos nossos familiares e amigos, que estão ligados diretamente a nossas vidas, que nos apoiaram e nos aconselharam para o desenvolvimento deste, com paciência, compreensão e carinho, fazendo valer a pena estar ao lado de quem verdadeiramente nos ama.
  3. 3. A instrutora Cátia Ouverney, pela orientação e pelo constante estímulo para a execução este trabalho. Agradecemos os também instrutores, Ronald Anchite, Ricardo Abreu, Gilmara Brandão e Luís Guilherme, por nos agregar conhecimento, não só profissional, mas também pessoal, com suas experiências, que levaremos enquanto vivermos. Ao SENAI por não nos ter faltado com atenção durante a realização deste trabalho.
  4. 4. SUMÁRIO 1 - INTRODUÇÃO..........................................................................................................9 2 - O PROFISSIONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO ........................................11 2.1 - Da Empresa ...........................................................................................................11 2.1.1 - Área de atuação ..................................................................................................12 2.1.2 – Comportamento .................................................................................................13 2.1.3 - Ética Profissional ...............................................................................................15 2.2 - Trabalho em equipe ...............................................................................................15 2.2.1 – Liderança ...........................................................................................................16 2.2.2 – Motivação ..........................................................................................................17 2.3 – Na empresa ...........................................................................................................18 2.3.1 - Atendimento ao cliente ......................................................................................18 2.3.2 - Comunicação Interpessoal .................................................................................20 3 – FORMAÇÃO EMPRESARIAL ............................................................................21 3.1– Estrutura ................................................................................................................21 3.1.1 - Razão Social .......................................................................................................21 3.1.2 - Contrato Social ..................................................................................................22 3.1.3 – Natureza da Empresa ........................................................................................22 3.1.4 – Ramo da Empresa .............................................................................................23 3.1.5 – Classificação das Empresas ..............................................................................23 3.2 – Hierarquia ............................................................................................................24
  5. 5. 3.3 – Missão...................................................................................................................24 3.4 – Visão ....................................................................................................................25 3.5 – Valores .................................................................................................................25 3.6 – Organograma .......................................................................................................26 3.7 – Fluxogramas ........................................................................................................27 3.8 – Layout ..................................................................................................................28 4 - GESTÃO DE PESSOAS ........................................................................................29 4.1- Liderança e Motivação ..........................................................................................29 4.1.1 - A importância da Liderança ..............................................................................29 4.1.1.2 - A importância de estar Motivado ...................................................................29 4.2 - Recrutamento e Seleção de pessoas .....................................................................30 4.2.1 – Recrutamento ....................................................................................................30 4.2.2 – Seleção ..............................................................................................................30 4.3 - Capacitação e Desenvolvimento ...........................................................................31 4.4 - Plano de Cargo e Salário .......................................................................................31 4.5 – Processo de admissão ...........................................................................................31 4.6 - Qualidade Total .....................................................................................................32 4.6.1 - Higiene, Segurança do trabalho e 5s ..................................................................32 4.7 - A Importância do planejamento e de uma reunião eficaz .....................................33 4.7.1 – Planejamento .....................................................................................................33 4.7.2 - Administração de tempo ....................................................................................33 4.8 - Atendimento ao Cliente ........................................................................................34
  6. 6. 4.8.1 - Atendimento pessoal ..........................................................................................34 4.8.2 - Atendimento telefônico .....................................................................................34 5- REDAÇÃO TÉCNICA ............................................................................................36 5.1- Os documentos empresarias mais utilizados .........................................................36 5.1.1 - Carta ...................................................................................................................37 5.1.2 - Comunicado .......................................................................................................38 5.1.3 - Aviso ..................................................................................................................39 5.1.4 – Declaração .........................................................................................................39 5.1.5 - Memorando ........................................................................................................41 5.1.6 - Ata ......................................................................................................................42 5.1.7 - Relatório .............................................................................................................43 5.1.8 – Oficio .................................................................................................................46 5.1.9 – Currículo ............................................................................................................47 6 – EMPREGABILIDADE ..........................................................................................48 6.1 - Contratos de Trabalho ...........................................................................................48 6.1.1 – Tipos de Contrato ..............................................................................................48 6.1.2 – Formas de Contratação ......................................................................................49 6.1.3 – Prazos de Contrato ............................................................................................50 6.1.4 – Estágio ...............................................................................................................50 6.2 – Jornadas de Trabalho ............................................................................................50 6.2.1 - Hora Extra ..........................................................................................................51 6.2.2 – Férias .................................................................................................................51
  7. 7. 6.3 – Benefícios .............................................................................................................51 6.3.1 - Adicional Noturno ..............................................................................................52 6.3.2 - Insalubridade/Periculosidade .............................................................................52 6.4 - Aviso prévio .........................................................................................................53 6.5 - Rescisão de Contrato ............................................................................................53 7 - COMO SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUCESSO? ...................54 7.1 – O mercado e o auxiliar administrativo .................................................................54 7.2 – Qualificação ..........................................................................................................55 7.3 - O Diferencial .........................................................................................................55 8 - CONCLUSÃO .........................................................................................................57 9 - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .....................................................................58
  8. 8. 9 1 - INTRODUÇÃO Olá, amigo. Se você trabalha ou pretende conhecer a profissão de auxiliar administrativo, seja bem-vindo. Este manual será seu livro de cabeceira. A área administrativa é considerada uma das mais importantes dentro das empresas e organizações, e por isso é necessário que você aprenda de forma prática e eficaz as atribuições e características pertinentes a um auxiliar administrativo. Este profissional é indispensável em qualquer área. Afinal, o sucesso de uma empresa, seja ela grande ou pequena, começa com uma boa organização, administração e atendimento. A necessidade de pessoas que tenham uma visão mais ampla dentro do mercado de trabalho e que faça com que a empresa tenha possibilidades de crescimento através de uma organização é essencial com a ajuda de um auxiliar administrativo, e assim esta profissão está sendo ainda mais valorizada. A ocupação deste cargo envolve uma série de atividades e tarefas necessárias ao funcionamento de uma empresa, baseando-se nos objetivos e metas da organização. Essas tarefas, inumeráveis e corriqueiras, requerem profissionais bem preparados e aptos para sua execução. Sendo assim, neste manual, você encontrará as características essenciais ao perfil do profissional da área e informações que lhe atribuirão conhecimentos e que enriquecerão sua formação, dando-lhe condições de exercer sua profissão com competência e discernimento e, sobretudo, garantindo uma capacitação profissional diferenciada que permitirá a sua inserção no mercado de trabalho. Este manual é composto por seis capítulos. No capítulo 2, abordamos o profissional auxiliar administrativo, falando sobre aspectos comportamentais, relacionamento interpessoal e todos os atributos relacionados ao seu cargo. O capítulo 3 traz uma visão geral da empresa, como sua estrutura e seu funcionamento. O capítulo 4 é destinado à área de recursos humanos. No capítulo 5, apontamos os principais documentos redigidos por um auxiliar administrativo.
  9. 9. 10 No capítulo 6, são mencionados os fundamentais conceitos relacionados à relação de emprego. Por fim, no último capítulo, mostramos o que é necessário para que você se torne um auxiliar administrativo de sucesso. Lembrando que você, como profissional desta área, não deve executar simplesmente funções que lhe foram determinadas, mas ir além das expectativas, se diferenciando, assim, em meio às outras pessoas. Então, vire a chave, ligue o motor, apoie-se na embreagem e acelerador, e agora, prepare - se para dar a partida, mas não demore muito, pois já foi dada a largada ao sucesso profissional.
  10. 10. 11 2 – O PROFISSIONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO O cargo de auxiliar administrativo é um dos mais comuns atualmente; sempre que olhamos nos classificados, sites de empregos, entre outros, eles aparecem. O auxiliar administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Um profissional não é apenas alguém que executa tarefas que lhe foram determinadas, mas sim alguém que consegue diferenciar-se em meio a outros que muitas vezes realizam as mesmas funções diárias, e as empresas estão à procura deste tipo de profissional para seu quadro pessoal. Devido a isso, a procura por colaboradores que possam desenvolver multifunções, sem que a qualidade possa ser colocada à parte, está cada vez maior. A necessidade de profissionais com uma visão ampla de mercado e com possibilidade de crescimento dentro de uma organização faz com que o auxiliar administrativo seja bem mais valorizado. A carreira de auxiliar administrativo não é tão limitada como parece. Para quem deseja ser auxiliar administrativo é bom saber que a profissão é um grande impulso para a carreira de muitos profissionais que podem ter essa apenas como profissão inicial e posteriormente seguir para diversas áreas. Tornar-se auxiliar administrativo pode ser o início de quem deseja ser líder de um setor, gerente de departamento, supervisor ou até mesmo presidente de uma empresa, como muitos administradores que começaram assim. 2.1 – Da Empresa
  11. 11. 12 2.1.1 - Área de atuação As constantes transformações globais ampliaram o cenário competitivo das empresas. Muitas organizações já trabalham com modelos inovadores de gestão, o que reflete diretamente nos seus ambientes, procedimentos e rotinas de trabalho. Nesse contexto, o principal fator constitutivo do diferencial competitivo de uma empresa são os talentos que nela trabalham. É importante salientar que a evolução dos ambientes e locais dos escritórios só foi possível com o grande avanço dos recursos tecnológicos, fundamentalmente da rede mundial de computadores. Esta evolução não torna obsoletas as rotinas administrativas e de escritórios, mas modifica o perfil do profissional da área, exigindo novos conhecimentos e práticas para a atuação como auxiliar administrativo. Dessa forma, o profissional, para ser bem-sucedido, necessita preparar-se estrategicamente, a fim de atender às expectativas e necessidades da organização e do cliente moderno, seja ele externo ou interno. A profissão de auxiliar administrativo está em alta no mercado, hoje em dia, devido à ampla necessidade do mercado de trabalho para esta área. As possibilidades apontam que a cada dia mais essa profissão seja mais valorizada no mercado de trabalho, assim dando maior assistência e credibilidade para pessoas que exercem a função. A ocupação de um cargo de auxiliar administrativo envolve uma série de comportamentos, atividades e tarefas imprescindíveis ao funcionamento de uma empresa, alicerçando-se nos objetivos e metas da organização. Para isso, o auxiliar administrativo deve agir de forma proativa, adaptando-se aos diversos modelos de gestão e executando as rotinas básicas das diversas áreas, contribuindo com a obtenção de resultados que atendam às demandas corporativas. Muito mais que habilidade técnica, o mercado de trabalho atual exige das pessoas habilidades relacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um. Isso significa que além, do trabalhador saber como desempenhar bem uma profissão, utilizar corretamente os meios e ferramentas de seu trabalho, ele deve possuir algumas habilidades que determinam sua conduta social. O trabalhador deve ter habilidades para trabalhar em
  12. 12. 13 equipe, cooperar e solucionar de problemas, saber resolver conflitos e m seu ambiente de trabalho, motivar sua equipe e ainda, ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer aprender mais e mais sobre seu trabalho e sobre o mundo em geral. Um auxiliar administrativo coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondência e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida das contas a pagar, organiza reuniões, apresentações e outros eventos, atende a chamadas telefônicas, realiza atendimento ao público, efetua cadastros, fornece e recebe informações sobre produtos e serviços, dentre muitas outras atividades. O auxiliar administrativo realiza todas essas tarefas com certa autonomia, porém sempre sob supervisão. O papel do auxiliar administrativo é realmente esse, contribuir para o crescimento da empresa, administrar bem os recursos visando o lucro, é planejar estabelecer o objetivo da empresa, limitando-se um tempo para atingi-lo. É quantificar e qualificar os recursos utilizados e fixar as metas para alcançar o objetivo proposto. É coordenar procurar a harmonia entre as pessoas que trabalham na empresa para que os recursos materiais e financeiros possam ser bem aproveitados. E acima de tudo a organização deve ser a base do desenvolvimento de qualquer profissional desta área. Devemos lembrar que estas atribuições variam muito de empresa para empresa e que, portanto, não se trata de uma regra para todas. 2.1.2 – Comportamento Um auxiliar administrativo deve seguir certas condutas de comportamento, como: • Discrição e seriedade; • Pontualidade e senso de urgência com compromissos; • Capacidade de organização e planejamento; • Espírito de cooperação e trabalho em equipe;
  13. 13. 14 • Disponibilidade e ação prestativa com todos; • Sincera abertura a críticas; • Equilíbrio emocional; • Capacidade de tomar decisões; • Bom senso frente a situações delicadas; • Capacidade de liderança; • Autoconfiança, sem comprometer a humildade; • Cumprimentar a todos com alegria; • Mostrar interesse no trabalho; • Não trazer problemas de casa para a empresa (nem o contrário); • Ser pontual; • Sempre organizar o local de trabalho; • Não perder o controle emocional; • Oferecer sempre atenção e gentileza a todos. A necessidade de todas essas qualidades se deve ao fato de que a vida dentro da empresa está cercada de características semelhantes a vida em comunidade, seja em relação aos demais membros da organização ou em relação aos demais membros da organização ou em relação aos clientes externos.
  14. 14. 15 2.1.3 - Ética Profissional Muitos autores definem a ética profissional como sendo um conjunto de normas de conduta que deverão ser postas em prática no exercício de qualquer profissão. A ética seria a ação “reguladora” agindo no desempenho das profissões, fazendo com que o profissional respeite seu semelhante no exercício da sua profissão. A ética profissional pode ser definida como a responsabilidade que o homem assume de respeitar os seus semelhantes, no desempenho da profissão que exerce. Esse compromisso decorre do amadurecimento que envolve a pessoa humana, processando seu caminho ao encontro de determinada meta. Deve-se fazer presente na predisposição do profissional, para que se exteriorize nas ações do trabalho que empreende, nas suas consequências, na pessoa e na sociedade. A ética interessa a todo campo de relacionamento humano, pois ajuda o indivíduo na autoformação da conduta orientando-o no que é certo ou não fazer. Sendo a ética inerente à vida humana, sua importância é bastante evidenciada na vida profissional, porque cada profissional tem responsabilidades individuais e sociais, pois envolvem pessoas que dela se beneficiam. Todas as profissões têm sua ética específica. Na verdade, toda ação humana de consequência social compreende normas de comportamento apontando o que é lícito e o que não é lícito fazer. 2.2 - Trabalho em equipe O conceito de trabalho em equipe é cada vez mais valorizado no ambiente profissional. Agilidade em desenvolver trabalhos em conjunto é uma das qualidades mais exigidas nos processos de contratação. Uma equipe são pessoas que se dedicam a realizar uma tarefa visando concluir determinado trabalho, cada indivíduo desempenhando uma função específica, porém, todos unidos em prol de um só objetivo, ou seja, trabalhar em equipe é criar um esforço coletivo para solucionar um problema.
  15. 15. 16 O trabalho em equipe pode ser entendido como resultado de um esforço conjunto, sendo as conquistas e fracassos responsabilidades de todos os membros envolvidos. Diversas pessoas que atuam em várias organizações, trabalham em grupo e não em equipe, onde o trabalho é individual e cada um se preocupa em realizar apenas sua tarefa e pronto. No trabalho em equipe, cada membro sabe o que os outros estão fazendo e reconhecem sua importância para o sucesso da tarefa. Os objetivos são comuns e as metas coletivas são desenvolvidas para ir além daquilo que foi predeterminado. O trabalho em equipe possibilita trocar conhecimentos e agilidade no cumprimento de metas e objetivos compartilhados. Na sociedade em que vivemos, o trabalho em equipe é muito importante, pois cada um precisa da ajuda do outro. Na vida temos que enfrentar muitas adversidades, mas quando nos juntamos um ao outro a coragem aumenta, o nosso potencial se duplica e os nossos objetivos se tornam mais passíveis de realização. 2.2.1 – Liderança Mais do que simplesmente chefiar, liderar é fazer com que um grupo de pessoas trabalhe em equipe e gerem os resultados desejados pela empresa. Para isto, um líder deve possuir habilidades como capacidade de motivar e influenciar as pessoas que trabalham com ele e ter qualidades como dedicação, equilíbrio e vocação. O líder é um agente fundamental dentro da organização. Em grande parte, dele dependem os bons resultados e o crescimento do negócio. No caso das micro e pequenas empresas, geralmente este papel é desenvolvido pelo próprio empreendedor. Se este é o seu caso, é hora de arregaçar as mangas e descobrir formas de aprimorar o relacionamento com os seus colaboradores.
  16. 16. 17 • Inspirar A estratégia deve ser inspiradora, e a liderança cumpre um papel essencial neste sentido. Ela deve alcançar o comprometimento das pessoas, e este só será possível se elas de fato acreditarem na estratégia. É por isso que muitas metodologias de definição de estratégias iniciam com afirmações de missão e visão, que visam lançar propósitos inspiradores. • Liderar pelo exemplo O líder deve ser um exemplo vivo da estratégia. • Trazer visão abrangente/ holística Em meados de 2001, um presidente de uma empresa que revende grupos geradores a óleo, analisando curvas de oferta e demanda de energia elétrica, tomou uma decisão: realizar uma grande importação de grupos geradores para vender no mercado interno. Seis meses depois os geradores chegaram ao país, exatamente quando eclodiu o “apagão” de energia. Vendeu geradores como nunca e seus concorrentes, fizeram encomendas nesta época. • Articular Um papel essencial à liderança é mobilizar e canalizar um grupo para objetivos comuns. Líderes são catalizadores, fazendo convergir esforços para um fim compartilhado. 2.2.2 – Motivação O mercado de trabalho está cada vez mais dinâmico e fatores como desafios e o desenvolvimento na carreira impulsionam muito mais os indivíduos a alcançar resultados.
  17. 17. 18 A empresa tem responsabilidade direta neste processo motivacional quando falamos de visão de futuro da organização e objetivos dentro de uma trajetória profissional. A motivação está muito ligada aos anseios, desejos, sonhos e objetivos do profissional. Por isso cada perfil profissional demanda um reconhecimento ou recompensa diferenciada. Alguns se motivam em superar desafios, romper alguns limites impostos pela organização ou pelas atividades do dia a dia. Neste contexto, é importante que a companhia ofereça condições para tal, como aprendizado e aprimoramento contínuos por meio de cursos e novas empreitadas. A possibilidade de fazer carreira dentro de uma corporação ainda é um dos fatores que motivam bastante. Algumas pessoas precisam ter a informação clara de quando e como elas podem se tornar um líder, por exemplo. O processo de promoções na empresa deve ser claro, apresentando um plano de carreira concreto. Do contrário, profissionais com este objetivo não perduram muito tempo nas companhias. A remuneração não é mais o fator primordial para motivar um profissional, porém é algo que acompanha, inevitavelmente, a ascensão na carreira. Quando falamos de promoção, o cargo é alterado, mas a parte financeira também é corrigida. 2.3 - Na empresa 2.3.1 – Atendimento ao Cliente O Atendimento ao Cliente só ocorre através da comunicação, que por sua vez só encontra possibilidades de existência se o locutor conseguir enviar uma mensagem que seja entendida pelo interlocutor. O Atendimento ao Cliente é a parte mais importante no processo de vendas, pois através dele é criada a relação de confiança, cliente – empresa. Esse processo se estende desde a oferta dos produtos até o pós venda, tornando-se assim o instrumento mais importante para a fidelização dos clientes. É comprovado que um bom atendimento é substancial para o aumento e otimização das vendas em uma empresa. Quando se tem em vista estabelecer a comunicação com um cliente é necessário que se priorize:
  18. 18. 19 • Quem, tendo em vista o público-alvo; • Que, atentado para a mensagem a ser passada; • Quando, em relação ao tempo de entrega da mensagem ao cliente; • Por que, enfatizando os resultados; • Como, visando o meio de comunicação, veículo; • Por quem, priorizando a pessoa que ira entregar as mensagens. O processo de comunicação é separado prioritariamente de duas formas: • Verbal : Comunicação direta com o cliente (pessoal ou telefônico); • Não Verbal : pertencentes ao marketing (outdoor, mídias impressas e digitais) Dentro da Comunicação Verbal, a que ocorre diretamente com o cliente, temos: • Pessoal: É aquela que ocorre “frente a frente” com o cliente. Para que essa modalidade de comunicação seja exercida com êxito o locutor e o interlocutor devem dominar o mesmo nível e tipo de linguagem, por exemplo, falarem o mesmo idioma, o locutor deve saber expressar-se com clareza e objetividade. No caso de comunicação escrita, deve evitar-se frases ambíguas, extensas e subjetivas. • Telefônico: Ocorre utilizando-se do telefone como canal, além das principais características da comunicação pessoal, deve-se principalmente evitar ruídos que atrapalhem a comunicação.
  19. 19. 20 2.3.2 - Comunicação Interpessoal Em uma empresa é tão importante a comunicação com o cliente quanto a comunicação entre seus colaboradores, sejam eles dos mais diversos níveis hierárquicos ou setores. Tendo-se isso a empresa cria um ambiente agradável ao trabalho e consequentemente aumenta sua produtividade. • Comunicação entre Setores: muito importante porque une todos os setores de uma empresa fazendo com que estes passem a ter um mesmo objetivo, além de proporcionar o compartilhamento de novas ideias e otimização da imagem da empresa entre os funcionários, como no marketing interno. • Comunicação entre Níveis Hierárquicos: ao se dirigir a níveis hierárquicos superiores, compartilhe suas ideias, seja objetivo em suas sugestões ou solicitações, não seja maledicente com seus amigos, não concorde sempre e, sobretudo, sempre que descordar apresente soluções que expliquem seu ponto de vista. Ao dirigir-se a níveis hierárquicos inferiores, ouça sempre as suas ideias, elogie e faça comentários positivos, sobretudo dizendo sua importância no ambiente empresarial, deixe suas expectativas claras e não tire conclusões apressadas. Funcionário com autoestima elevada e equivalente a empresa em alta.
  20. 20. 21 3 – FORMAÇÃO EMPRESARIAL 3.1– Estrutura A estrutura de uma empresa compreende conceitos que abrangem algo mais do que a sua estrutura física, uma estrutura empresarial organizacional é muito mais importante que o próprio espaço físico. Estrutura organizacional é o desenvolvimento dividido e eficaz das atividades empresariais. É importante citar que uma estrutura organizacional nunca é perfeita ou acabada, o mais próximo da perfeição que ele pode atingir é sempre manter-se mutável, possibilitando que as funções sejam executadas com perfeição em quaisquer situações. Juridicamente uma empresa tem em sua estrutura: Razão Social, Contrato Social, Natureza da Empresa, Ramo da Empresa e Classificação Empresarial. 3.1.1 - Razão Social Razão Social é o nome jurídico da empresa, o nome em que a empresa está registrada, é único a cada empresa. Fora do âmbito jurídico é praticamente desconhecido por seus clientes Nome Fantasia é o nome usado informalmente, o nome que é vendido pela empresa, o nome pelo qual ela quer ser reconhecida. Ex: Nome Fantasia → Coca-Cola Razão Social → Coca-Cola Indústrias Ltda.
  21. 21. 22 3.1.2 - Contrato Social Contrato Social é como um estatuto interno em uma empresa, é através dele que é efetivada a abertura oficial de uma empresa. Nele deve existir basicamente o investimento de cada sócio, as responsabilidades de cada um e as regras a serem respeitadas por cada parte. 3.1.3 – Natureza da Empresa Natureza Jurídica da Empresa ou Tipo Jurídico designa o tipo de regime jurídico que cada empresa, ou empresário se enquadra, são elas: • Empreendedor individual: pessoa que trabalha por conta própria e legaliza sua atividade. • Empresário: constituída por um único responsável, chamado de titular. • Sociedade Civil Limitada ou S/C Ltda.: constituída por duas ou mais pessoas, tem como objetivo único explorar a prestação de serviços. • Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada ou Ltda.: mínimo de dois sócios, podendo exercer funções comerciais, industriais e prestação de serviços. • Sociedade Anônima ou S/A: formada por duas ou mais pessoas, conhecida como companhia, podem ter sua ações negociadas na bolsa de valores. • Sociedade Cooperativa: assemelha-se a SA, porém são regidas por uma legislação especial. • Sociedade em nome coletivo: constituída somente por pessoas físicas, onde cada sócio tem sua responsabilidade limitada.
  22. 22. 23 • Sociedade em Comandita Simples: composta por comanditados, responsáveis pela obrigação social, e comanditária, compradores das quotas. • Sociedade por Comandita por Ações: capital dividido em ações, rege-se pelas mesmas normas da SA, onde somente o acionista tem responsabilidade em todas as obrigações. 3.1.4 – Ramo da Empresa Ramo da empresa define a área de atuação das empresas na economia, existem: • Empresa de Prestação de Serviços; • Empresa Comercial; • Empresa Industrial; • Empresa Mista. 3.1.5 – Classificação das Empresas As Empresas são classificadas quanto ao número de funcionários, sendo: • Microempresas: de 0 a 9 empregados; • Pequena: 10 a 99 empregados; • Média: 100 a 500 empregados; • Grande: acima de 500 empregados.
  23. 23. 24 3.2 – Hierarquia A hierarquia estabelece como a divisão do trabalho é feita, distribuindo tarefas de acordo com as qualidades de cada colaborador dentro da organização. Estas qualidades poderão ser definidas pelo nível de escolaridade ou de experiência em uma determinada área de conhecimentos. A hierarquia por si só, não funciona, é necessário que exista uma troca de informação, ou seja, comunicação entre os funcionários para que sejam conhecidos os objetivos e metas que a empresa já alcançou e que ainda deseja alcançar, de modo que todos colaborem para o crescimento da organização. Com a divisão do trabalho, passa a existir uma delegação de poder. Uma organização só se torna realmente produtiva quando todos os seus membros têm e exercem o poder. O poder de ouvir, falar, sugerir, discordar, ajudar, fazer, decidir. Para que seja possível exercer esse poder, “o primeiro passo seria todos deixarem de lado a vaidade, o egoísmo e a arrogância”. Porém, nem todos os modelos existentes nas organizações atuais, adotam um sistema de hierarquia. O trabalho em equipe pode produzir grandes resultados. De resto, o verdadeiro poder não precisa de hierarquia, porque ele resulta da autoridade conquistada pela competência, pela humildade, pelo respeito ao próximo e pela capacidade de compartilhar conhecimentos, habilidades e experiências. 3.3 - Missão Podemos dizer que a empresa é definida por sua missão, não pelo seu nome, ou estatuto ou produto que ela faz. Com uma definição clara da missão, a organização poderá tornar claros e realistas seus objetivos. A missão de uma empresa expressa o motivo pelo qual ela foi criada e a razão da sua existência. A missão reflete uma relação direta entre o mercado de atuação e a empresa. Os mercados estão sempre em mudança, portanto, a missão deve ser dotada de flexibilidade para que ela possa se adequar as mudanças do mercado.
  24. 24. 25 3.4 - Visão A visão de uma empresa é um conjunto de intenções e aspirações que ela tem para o futuro ou determinado espaço de tempo, sem designar o modo de alcança-las. Ao contrário da missão, a visão mostra como a empresa deve ser vista, o que deseja realizar ou aonde quer chegar. Se a Missão é permanente e não muda com o tempo, a visão pode ser alterada assim que os seus objetivos são alcançados. Assim, a visão procura servir de modelo para todos os integrantes e participantes na vida da empresa com o objetivo de atingir os objetivos, incentivando e melhorando as capacidades individuais. 3.5 – Valores Valores são princípios que servem de guia para os comportamentos, atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas ao exercerem suas atividades. Os valores também podem ser vistos como um conjunto de crenças, ou princípios, que definem e facilitam a participação das pessoas no desenvolvimento da Missão, Visão e dos próprios Valores, facilitam a colaboração entre os colaboradores e facilitam o comprometimento dos empregados com o mercado. Os valores definem as regras básicas que norteiam os comportamentos e atitudes de todos funcionários. As regras são essenciais para que, executando a Missão, alcancemos a Visão. Os valores são inegociáveis, e os mais duradouros de uma empresa.
  25. 25. 26 3.6 - Organograma O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais, cargos e a comunicação entre eles. Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode portanto, mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se reportar. Veja um exemplo de organograma: Fonte:www.juliobattisti.com.br
  26. 26. 27 3.7 - Fluxogramas Um fluxograma é um diagrama que tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações. Geralmente confundido com o organograma, o fluxograma possui a diferença de representar algo essencialmente dinâmico, já o organograma é uma representação da estrutura funcional da organização. O fluxograma sempre possui um início, um sentido de leitura, ou fluxo, e um fim. O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique o mais claro possível, ou seja, que fique fácil identificar as ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do processo. Veja um exemplo de fluxograma: Fonte:max.uma.pt
  27. 27. 28 3.8 - Layout O Layout ou arranjo físico de uma empresa abrange a localização física dos recursos e ferramentas a se utilizar, determinando sua forma e aparência. Estabelece a distribuição dos móveis, equipamentos e pessoas. O espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa, ao invés do simples aspecto de visualmente adequado. Basicamente, definir o layout é decidir onde colocar todas as instalações, máquinas e equipamentos e posicionamento de todo o pessoal da empresa, determinar a maneira com a qual os recursos são transformados, tais como materiais informações e clientes, que fluem através da operação. Qualquer mudança, até mesmo as pequenas, pode afetar o fluxo de materiais e pessoas no sistema. Muitas variações e combinações de layout podem ser feitas, de acordo com as necessidades. Alguns dos benefícios que um layout bem planejado proporciona são: obter um fluxo de informações e de trabalho eficiente, utilizar melhor a área disponível, facilitar a supervisão e a coordenação, reduzir a fadiga do empregado, isolar elementos ruídos, vapores, iluminação, tornar o clima favorável para o trabalho, impressionar de forma positiva clientes e visitantes. Veja um exemplo de Layout: Fonte:www.arqbrasil.com.br
  28. 28. 29 4 - GESTÃO DE PESSOAS A gestão de pessoas é a área da administração responsável por intermediar e gerenciar as relações humanas dentro de uma empresa. É a relação de habilidades e métodos, políticas, técnicas e práticas definidas com objetivo de administrar os comportamentos internos. 4.1- Liderança e Motivação 4.1.1 - A importância da Liderança Liderança é um termo que invoca a ideia de comando ou controle de um indivíduo sobre os seus subordinados. Existem nítidas diferenças entre chefiar e liderar, chefiar é fazer com que as pessoas façam com o que você quer e Liderar é fazer com o que as pessoas queiram fazer o que você considera necessário. A importância de liderar está ligada á obtenção dos melhores resultados. Um líder deve conduzir as atividades com facilidade, dominar situações complexas, para que não atrapalhem os objetivos da empresa. Portanto, toda empresa ou instituição depende de seus lideres. 4.1.1.2 - A importância de estar Motivado Motivação é o que faz com que os indivíduos deem o melhor de si, façam o possível para conquistar seus objetivos. É um sentimento que faz com que as pessoas ajam para atingir o que almejam.
  29. 29. 30 A motivação é sem dúvida a peça fundamental para a evolução do sucesso da empresa. Um indivíduo motivado se adapta a alterações, tem entusiasmo, empenho etc. Assim se forma peça chave para abrir o caminho ao sucesso das empresas. 4.2 - Recrutamento e Seleção de pessoas Ações como recrutar e selecionar os funcionários que ocuparão os cargos disponíveis são determinantes ao sucesso de uma equipe de trabalho; e encontrar o funcionário mais preparado, que se encaixe às exigências da empresa e colabore com a missão, de acordo com a visão da mesma, é de suma importância. 4.2.1 - Recrutamento É o conjunto de técnicas e procedimentos que visam atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. É basicamente um sistema de informação por meio do qual a organização divulga e oferece ao mercado de RH as oportunidades de emprego que pretende preencher. 4.2.2 - Seleção O objetivo da seleção é justamente selecionar o candidato certo para a vaga certa, de acordo com o perfil o mais exato possível que foi solicitado pela seção ou setor da empresa no qual ele vai desempenhar as suas funções. A Seleção implica desde uma entrevista formal, dinâmicas de grupo (dependendo do cargo), entrevista técnica, entrevista com psicólogo e a entrevista final com o presidente da empresa.
  30. 30. 31 4.3 - Capacitação e Desenvolvimento Uma empresa prepara seus funcionários, através de treinamentos e capacitações, com a finalidade de reforçar e aperfeiçoar os conhecimentos e habilidade que possuem ou necessitam aprender, com foco na melhoria do desempenho profissional e pessoal. 4.4 - Plano de Cargo e Salário Está ligada a produtividade e eficiência dos colaboradores, constituído de regras para melhor o desempenho da empresa. A estipulação de salários na organização é de acordo com cargo e função que um funcionário exerce. Um plano de cargos e salários bem definido, estimula e motiva os funcionários a se especializarem e crescerem, já que através deste, acontecem as promoções e mudanças de cargos ou funções. 4.5 – Processo de admissão É o processo que inicia o contrato de trabalho, para a admissão de um novo colaborador para a empresa. Após o preenchimento dos documentos e das obrigações legais, o empregado deve atender às normas exigidas pela empresa.
  31. 31. 32 4.6 - Qualidade Total São formas que as organizações buscam para melhor desempenho do produto e dos seus serviços. Para conduzir efeitos para medir sua qualidade total. 4.6.1 - Higiene, Segurança do trabalho e 5s Uma das atividades da higiene do trabalho é a análise ergonômica do ambiente de trabalho, não apenas para identificar fatores que possam prejudicada a saúde do trabalhador e no pagamento de adicional de insalubridade/periculosidade, mas para eliminação ou controlar esses riscos, e para a redução do absenteísmo. A segurança do trabalho pode ser entendida como o conjunto de medidas adotadas visando minimizar os acidentes de trabalho, as doenças ocupacionais, bem como para proteger a integridade e a capacidade de trabalho do servidor. O 5s É uma ferramenta que permite desenvolvimento, o planejamento de classificação sistemático da ordem, limpeza com o aumento de produtividade, segurança de clima, organizacional motivação dos funcionários com a melhoria na competitividade organizacional; conhecido como funcionamento gestão de qualidade. A sigla 5S surgiu de cinco palavras japonesas, são elas: • Seiri: Senso de utilização; • Seiton: Senso de ordenação; • Seisou: Senso de limpeza; • Seiketsu: Senso de saúde; • Shitsuke: Senso de autodisciplina
  32. 32. 33 4.7 - A Importância do planejamento e de uma reunião eficaz O Planejamento é uma peça fundamental que começa com a formulação dos objetivos organizacionais, e estes está ligada a visão de organizar, aos seus propósitos futuros. Reuniões excelentes não acontecem por acaso. Elas são resultados de um planejamento antecipado. Planejar e organizar uma reunião são a tarefa que, quando bem feita , garante melhore chances de que a mensagem para a reunião seja transmitida e o resultado pretendido seja alcançado, com a participação de todos os interessados e o entendimento de todos os envolvidos. Mas as reuniões requerem um tema, motivo, data, horário e o local em que vão se realizar. 4.7.1 - Planejamento Uma das principais funções administrativas é o planejamento (Planejar, organizar, dirigir e controlar). É desta função que parte todas as ações previstas da organização é dela também que temos a oportunidade de fazer uma análise mais profunda da empresa e da própria organização. 4.7.2 - Administração de tempo Aprender a administrar seu tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida pessoal.
  33. 33. 34 A importância do planejamento de tempo é definir o que se deve fazer e organizar as ações para realização da maior quantidade de atividades no menor tempo possível, para se atingir seus objetivos. 4.8 - Atendimento ao Cliente Um processo de atendimento começa com a identificação das necessidades e desejos dos clientes e passam por questões importantes como a comunicação da empresa, a definição dos produtos oferecidos, a estrutura da loja, as formas de pagamento e a capacitação da equipe de vendas. Além disso, é preciso pensar no pós-venda e nas políticas para a fidelização dos clientes. Cada empresa tem suas características específicas e, com certeza, seus processos de atendimento irão refletir essas diferenças. No entanto, as questões listadas acima são essenciais em qualquer empresa e devem ser compreendidas e colocadas em prática da forma mais adequada ao seu negócio. 4.8.1 - Atendimento pessoal O atendimento pessoal é aquele feito em contato direto com o cliente. Ele se contrapõe ao atendimento telefônico, o via e-mail, via web, o automático. 4.8.2 - Atendimento telefônico Deve saber ouvir o assunto abordado pelo interlocutor para se obter qualidade. Portanto, o atendente tem que assumir atitudes indispensáveis como: agir de forma receptiva, ouvir com atenção, valer-se da empatia, evitar que o interlocutor espere por
  34. 34. 35 resposta, evitar fazer ruídos durante a ligação, concentrar-se no que o interlocutor diz e evitar promessas que não serão compridas.
  35. 35. 36 5- REDAÇÃO TÉCNICA A Redação técnica ou redação empresarial é uma redação que segue o português padrão; prima pela objetividade; e, através da escrita, se comunica, solicita, informa, etc. Deve ser constituída por linguagem direta e clara, e seguir uma formatação específica para que haja entendimento entre o emissor e o receptor. Uma redação técnica correta é aquela em que o emissor consegue obter a resposta esperada do receptor. Aqui, a comunicação entre as partes deve respeitar hierarquia, vocabulário adequado, e respeitar os diferentes receptores, adequando a linguagem a cada situação, pois só assim, obteremos uma comunicação empresarial eficaz. Portanto, tenha sempre muita atenção aos detalhes e ao contexto. 5.1 - Os documentos empresarias mais utilizados são: • Carta • Comunicado • Aviso • Declaração • Memorando • Ata • Relatório • Ofício • Currículo
  36. 36. 37 5.1.1 - Carta É uma forma de se comunicar por escrito com alguém. A carta empresarial deve ser redigida com a formalidade necessária de acordo com o destinatário. Deve conter cabeçalho, texto, fecho da carta e assinatura. Fonte:www.hiperativo.com/modelo-de-carta-de-pedido-de-demissao.
  37. 37. 38 5.1.2 - Comunicado É um documento que serve para transmitir uma informação/mensagem de interesse a diversas pessoas de uma determinada classe. Portanto é geralmente afixada em um ambiente na empresa, que seja visível a todos, a fim de alcançar todos os funcionários de uma só vez. Em comunicados é usada uma linguagem simples e muito clara. Fonte:http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAWA0AB/modelos-atas-aviso- recibo-atestado-declaracao-oficio-procuracao-requerimento
  38. 38. 39 5.1.3 - Aviso É um documento de comunicação emitido pelo empregador ao empregado. É por meio deste, no qual as empresas e instituições transmitem informações, ordens, notificações aos empregados e departamentos. Exemplos: aviso prévio de férias, para a dispensa de um empregador, etc. Fonte:http://generotextualaviso.blogspot.com.br/2010/03/existem-atualmente- varias-correntes-de.html 5.1.4 - Declaração É um documento de manifestação administrativa, declaratória, da existência ou não de um direito ou de um fato.
  39. 39. 40 Fonte:http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:manuais:sigrh:a dministracao_de_pessoal:consultas_relatorios:declaracoes:declaracoes:declaracao_de_liber acao_de_saque_no_pasep:consultar
  40. 40. 41 5.1.5 - Memorando É um discurso por uma linguagem breve, precisa e direta, visto que faz parte de uma comunicação veiculada no meio comercial. Deve conter timbre, logotipo da instituição, código e numeração do documento, data e local. Fonte: http://www.uff.br/ichf/labinfo/livroanimado/indexmemo.php
  41. 41. 42 5.1.6 - Ata É um documento que se objetiva por registrar o que aconteceu e o assunto abordado em determinadas circunstâncias, mais frequentemente em reuniões. Ela é redigida dentro da empresa. A Ata deve ter clareza para que o leitor não tenha dúvida sobre o assunto tratado. Nela deve estar a data e hora do início, nome da empresa, o objetivo do evento, resumo dos assuntos abordados, encerramento, assinatura dos integrantes e a data e hora do encerramento.
  42. 42. 43 Fonte: http://www.midiaindependente.org/pt/blue/2006/03/347990.shtml 5.1.7 - Relatório É um conjunto de informações utilizadas para reportar resultados parciais ou totais de uma determinada atividade, experimento, projeto, ação, pesquisa, ou outro evento
  43. 43. 44 que esteja finalizado ou em andamento. Deve conter uma apresentação com lugar, data, assunto, etc. No texto deve ter com clareza a exposição dos fatos. RELATÓRIO Brasília, 12 de julho de 2009. Assunto: Capacitação de Servidores com Recursos do Fundo X. 1. Trata-se de Projeto Básico e Plano de Trabalho apresentado pela Secretaria X, para captação de recursos do Fundo Nacional X, cabendo a esta Coordenação-Geral analisar a pertinência da proposta na Política de Segurança Pública adotada pelo Governo Federal. 2. Segundo se verifica, o projeto busca a cooperação da Secretaria X, visando desenvolver cursos na Escola de Gestão da Justiça e da Segurança Pública da Secretaria Estadual, voltados para a qualificação dos servidores ligados à área de segurança pública, com ênfase no aperfeiçoamento e especialização dos gestores e dos órgãos vinculados a esta Secretaria, alcançando também gestores de outras instituições com atuação no campo da segurança pública. 3. O convênio propõe quatro metas: 1ª Meta: Curso de Gestão do Ensino em Segurança Pública serão realizadas quatro turmas, com 30 alunos cada, com 40h/aula, cada turma. Esse curso tem como objetivo capacitar gestores das instituições ligadas à segurança pública a realizar projetos de ensino integrados com a obtenção de eficiência e resultado, otimizando práticas e técnicas adotadas nas instituições e adequando-as às necessidades das comunidades atendidas. Para isso, prevê a natureza de despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa física. 2ª Meta: Curso de Gestão do Combate ao Crime organizado. Ênfase: Lavagem de dinheiro. Serão realizadas duas turmas, com trinta alunos cada, com 40h/aula, cada turma. Este curso tem como objetivo capacitar os gestores dos órgãos de segurança pública a perceber as estruturas de crime organizado e a atuarem ativamente em redes articuladas de cooperação
  44. 44. 45 para o combate a delitos financeiros e lavagem de dinheiro. Para isso, prevê a natureza de despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa física. 3ª Meta: Curso de Gestão do Combate ao Crime Organizado. Ênfase: Narcotráfico. Serão realizadas duas turmas, com trinta alunos cada, com 40h/aula, cada turma. Esse curso tem como objetivo qualificar os profissionais da área de segurança pública para a gestão dos órgãos responsáveis pela repressão e investigação do crime de narcotráfico. Para tanto, prevê a natureza de despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa física. 4ª Meta: Curso de Especialização em Direitos Humanos. Será realizada uma turma, com trinta alunos, com 380h/aula. Esse curso tem como objetivo proporcionar aos gestores a possibilidade de aprofundar e fundamentar a prática da promoção e tutela dos Direitos Humanos, desenvolvendo estudos e pesquisas que contribuam para o fortalecimento das Instituições e que promovam o intercâmbio técnico-científico entre gestores. Para tanto, prevê a natureza de despesa serviços de terceiros – contratação de pessoa jurídica, Instituição de Ensino Superior para a execução do curso. 4. O projeto prevê a captação de R$ 78.835,20 (setenta e oito mil, oitocentos e trinta e cinco reais e vinte centavos), do Fundo xxxxx, e de R$ 19.708,80 (dezenove mil, setecentos e oito reais e oitenta centavos), referente ao valor da contrapartida, perfazendo um total de R$ 98.544,00 (noventa e oito mil quinhentos e quarenta e quatro reais). 5. Tendo em vista que os recursos pleiteados poderão contribuir para a capacitação dos policiais civis, policiais militares e bombeiros da Brigada Militar e peritos do Instituto- Geral de Perícias do Estado do Rio Grande do Sul, esta área técnica entende que o Projeto está em consonância com a política adotada pela Secretaria xxxxx, assim como se encontra para a celebração do Convênio. FULANO DE TAL Assistente-Técnico Fonte: http://seplan.am.gov.br/arquivos/download/arqeditor/pareceres.pdf
  45. 45. 46 5.1.8 - Oficio É um documento que tem por objetivo servir como meio de comunicação entre os órgãos públicos. Ele deve ser timbrado, é muito importante conter a numeração e identificação do documento, deve conter a assinatura ou o nome da pessoa que é responsável oficial pela informação. Deve se utilizar uma linguagem formal. Um ofício deve ser claro e objetivo. Fonte: http://assuel.zip.net/arch2007-07-01_2007-07-07.html
  46. 46. 47 5.1.9 - Currículo É um documento de autoapresentação na candidatura para um emprego. Nele colocam-se os dados pessoais de forma bem objetiva e clara. Deve conter também sua formação escolar e experiência profissional, competências desenvolvidas, pretensões e objetivos futuros. Fonte: http://semradar.com.br/2012/05/30/modelos-de-curriculum-gratis-para-download- curriculo-primeiro-emprego/
  47. 47. 48 6 - EMPREGABILIDADE É a relação existente entre empregador e empregado, na qual ambos possuem direitos e deveres recíprocos. De maneira simplificada, o empregador é aquele que contrata, assalaria e direciona o trabalho de seu funcionário. O empregado, por sua vez, é aquele que presta serviços ao empregador mediante salário, estando por tanto, subordinado a ele. 6.1 - Contratos de Trabalho Ocorre quando o empregado presta serviços ao empregador por meio de um acordo verbal ou não verbal e mediante salário. 6.1.1 – Tipos de Contrato Prazo Indeterminado: É o tipo de contrato que tem data para começar, mas, não tem prazo certo para terminar. Prazo Determinado: Ao contrário do prazo indeterminado, esse tem prazo certo para o começo e o término. Só pode ser prorrogado uma vez e deve durar apenas 2 (dois) anos. Contrato de Experiência: Possui as mesmas características do contrato por prazo determinado, só que seu tempo total não pode ultrapassar 90 (noventa) dias. Pode ser dividido em dois e ser firmado em períodos inferiores.
  48. 48. 49 6.1.2 – Formas de Contratação As formas mais comuns de contratação são: • Autônomo: é aquele que não é regido pela CLT, mais sim pelo Código Civil Brasileiro. Tem por principal característica a autonomia. • Estagiário: é o aluno que está cursando o ensino superior ou outra instituição de ensino e exerce em alguma empresa atividades relacionadas à sua área de estudo. Só pode acontecer se o estagiário estiver estudando e se tiver a participação de uma empresa. • Aprendiz: tem prazo determinado de dois anos. Só é válido para pessoas com mais de 14 e menos de 24 anos de idade. Tem por finalidade o empregador assegurar o aprendiz, desde que esteja inscrito em programa de aprendizagem e formação técnico-profissional. • Temporário: está sendo muito utilizado nos dias de hoje. O trabalho temporário é aquele que o empregado presta serviço a uma empresa estando vinculado a outra ou não, por tempo determinado. • Doméstico: o empregado doméstico presta serviços em tais condições: natureza não econômica, à pessoa ou à família e no âmbito residencial. É segurado da Previdência Social. • Rural: é o empregado que presta serviços de natureza não eventual, por exemplo: O empregador rural sob dependência deste e mediante salário e que também explore a atividade agro econômica.
  49. 49. 50 Além das formas de contratação acima citadas, temos também: Avulso; Terceirizado e Cooperado. 6.1.3 – Prazos de Contrato • Prazo Indeterminado: não tem prazo para término; • Prazo Determinado: não pode ultrapassar 2 (dois) anos; • Contrato de Experiência: pode ser dividido em dois, mas, não pode ultrapassar 90 (noventa) dias no seu tempo total 6.1.4 - Estágio É prestado normalmente por estudantes, em empresas ou em Relações Públicas, visando melhorar profissionalmente sua área de estudo. 6.2 – Jornadas de Trabalho É o período em que o empregado fica subordinado à empresa, sendo que este período não pode ultrapassar 8 horas diárias e 44 horas semanais. Dentro dessas 8 horas também estão incluídos 15minutos do lanche e 1 hora de almoço.
  50. 50. 51 6.2.1 - Hora Extra É quando a empresa utiliza o serviço do funcionário por um determinado tempo que ultrapassa o período de 8 horas diárias e que deve ser remunerado ou compensado. 6.2.2 - Férias É um direito que o funcionário possui após firmar um ano de contrato com a empresa. As férias podem se apresentar da seguinte forma: por período aquisitivo, período concessivo e promocional. 6.3– Benefícios É uma forma direta de remuneração oferecida aos funcionários com o intuito de satisfazer pessoalmente suas necessidades e, com isso, incentivar a produtividade da empresa. Os benefícios se apresentam da seguinte maneira: • Oferecidos no exercício do cargo: como seguro de vida, gratificações, prêmios de produtividade, etc; • Oferecidos dentro da empresa- como refeitório, lazer, instrução, etc;
  51. 51. 52 • Oferecidos fora da empresa- como clube, assistência médica e odontológica, incluindo familiares; Os benefícios são classificados em duas formas distintas, são elas: • Benefícios Legais: 13° salário, férias, adicionais, horas extras etc. São os exigidos por lei. • Benefícios Espontâneos: são concedidos por livre e espontânea vontade da empresa como médico, refeição, auxílio transporte, seguro de vida, viagens, premiações, etc. 6.3.1 - Adicional Noturno Considera-se adicional noturno, o trabalho entre às 22 horas de um dia até às 5 horas do dia seguinte. O trabalhador noturno é mais remunerado do que o trabalhador diurno. O trabalho à noite tem um acréscimo de 20% com relação à hora diurna. A hora do trabalho noturna é computada como 52 minutos e 30 segundos. 6.3.2 - Insalubridade/Periculosidade Insalubridade: são atividades insalubres aquelas que têm por natureza expor os funcionários a agentes químicos, físicos e biológicos nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância. São divididos em 3 graus e baseado nisso, o funcionário recebe acréscimos no salário, como podem ser vistos abaixo: • Grau mínimo: 10% do salário mínimo; • Grau médio: 20% do salário; • Grau máximo: 40% do salário.
  52. 52. 53 Periculosidade: são atividades perigosas aquelas que têm por natureza ou métodos de trabalho, o contato permanente com explosivos ou produtos inflamáveis. O trabalho em condições de perigo assegura ao funcionário um adicional de 30% sobre o salário nominal do empregado. 6.4 - Aviso prévio É a comunicação que se dá quando uma das partes, o empregado ou o empregador, deseja rescindir o contrato sem justa causa, ou seja, com antecedência. Tem por finalidade evitar a surpresa da rescisão contratual. O aviso prévio pode chegar até 90 (noventa) dias. 6.5 - Rescisão de Contrato É o processo que se dá quando o funcionário se desliga da empresa, com acerto de todos os direitos de ambas as partes.
  53. 53. 54 7 - COMO SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE SUCESSO? O mercado de trabalho é vasto para o auxiliar administrativo. Entretanto, isto por si só, não lhe garante uma vaga em uma empresa. Para conquistá-la e permanecer nela, o profissional desta área necessita investir em cursos de qualificação e aperfeiçoamento, com o propósito de manter-se sempre atualizado. Porém, ainda não basta! Para ter sucesso, o auxiliar administrativo precisa ter um diferencial. E é isto que vamos abordar neste capítulo. 7.1 – O mercado e o auxiliar administrativo O mercado para o auxiliar administrativo é bem amplo, com muitas possibilidades de atuação, pois trata-se de um profissional com conhecimentos, em diversas áreas de uma empresa. Todas as empresas necessitam contratar um auxiliar administrativo, desde escritórios de contabilidade, advocacia e RH, empresas de logística e também as indústrias como metalúrgicas, siderúrgicas e transnacionais que dão suporte na área administrativa. Portanto, quem trabalha nesta área tem grandes oportunidades de emprego e crescimento. Com cursos rápidos de qualificação há grandes possibilidades para atuação do auxiliar administrativo. E o conhecimento em outro idioma como o inglês ajudar, pois essa carreira é muito promissora. Se o auxiliar administrativo tiver o interesse de trabalhar em escritório de contabilidade, por exemplo, é necessário o conhecimento de informática e há cursos
  54. 54. 55 específicos nessa área, pois eles vão facilitar o trabalho e isso o ajudará no encontro do emprego; e existem cursos específicos, nesta área, para ampliar o conhecimento. 7.2 – Qualificação É indispensável cursos de qualificação e atualização. Os mesmos fazem parte do processo para se tornar um Assistente Administrativo de sucesso. Essa formação ajuda o assistente administrativo a executar tarefa nas áreas de RH, finanças e marketing em qualquer empresa. Existem cursos graduação e pós-graduação para quem deseja continuar exercendo tarefas na área administrativa e ter ascensão nela. 7.3 - O Diferencial Mediante tudo o que aprendemos durante o nosso manual, percebemos que, para se obter sucesso como Assistente Administrativo precisamos focar em alguns pontos: • Estar motivado: É necessário se sentir motivado com o trabalho. Isso ajuda a combater os estresses do dia a dia e no nosso relacionamento interpessoal dentro da empresa; • Ser um bom líder: Ser um líder democrático. Ter autoridade, mas, ao mesmo tempo saber ouvir, colaborando com a sua equipe. Acima de tudo, ter empatia, colocar-se no lugar dos outros, é muito importante para um bom relacionamento interpessoal; • Comunicação: A comunicação é um dos pontos essenciais para fazer diferença. Ser uma pessoa comunicativa facilita o relacionamento entre você e seus colegas de trabalho;
  55. 55. 56 • Trabalho em equipe: Saber interagir com sua equipe é ajudar no desenvolvimento do seu trabalho; • Saber ouvir: Ouvir é algo muito importante; podemos crescer, aprendendo a lidar, no trabalho, com as críticas e com os elogios; • Informação: Procurar manter-se bem informado é a chave para o sucesso; • Atualização profissional: procurar estar se atualizando para crescer. Cursar um técnico em administração e futuramente uma faculdade que ampliará seu leque de opções, para seu campo de atuação; • Informática: o conhecimento na área de informática e muito importante, pois um auxiliar administrativo tem necessidade de ter conhecimento nesta área. • Conhecimento em outro idioma: Conhecer, saber falar outros idiomas é muito importante para o auxiliar administrativo, ainda mais quando a empresa tem contato com empresas de outro país. Seguindo todas estas dicas e tudo o que está neste manual, você, que atua na área administrativa, tem terá todas as chances de ser um profissional de sucesso. Boa sorte!
  56. 56. 57 CONCLUSÃO Chegamos ao fim de nosso manual. Como você pode constatar, ele possui todas as informações básicas, no entanto, indispensáveis ao seu sucesso como auxiliar administrativo. Por isso, você pode e deve consultá-lo, quantas vezes forem necessárias. Através dele, vimos que não basta adentrar uma empresa portando um certificado equivalente ao seu cargo; conhecimento, atitude e comportamento também são essenciais. Vá sempre além do esperado, pois este é o segredo para o sucesso. Não esteja motivado, seja. Ninguém vai lhe dar uma injeção de ânimo; ele tem de vir de dentro. Não espere seu chefe cobrar atitudes de você, surpreenda! Se formos desmembrar a palavra motivação, encontraremos duas outras palavras: motivo e ação. Então, qual terá sido seu motivo ao escolher este manual como guia? Ser um profissional de sucesso? Se é isso, então, a ação que você deverá tomar é segui-lo à risca. Lembre-se: você é quem liga os diversos segmentos da empresa em que trabalha. Perceba sua importância no meio corporativo. Logo, honre a posição em que está e ponha o conhecimento agregado com a leitura em prática! Entretanto, respeite as pessoas ao seu redor, aja com ética, empatia, e humildade, pois “o talento vence jogos, mas só o trabalho em equipe ganha campeonatos” - (Michael Jordan). Concluindo esta etapa tão relevante e gratificante para nós, que foi a elaboração deste manual, esperamos que este tenha sido de grande valia para você, e que o usufrua o quanto precisar. Desejamos-lhe muito sucesso e felicidades nesta caminhada que é a vida profissional. Aproveite bem cada momento, bom ou ruim, cada êxito ou obstáculo. Não espere que algo tão almejado aconteça para ser feliz. Seja-o agora! Pois “a felicidade é uma viagem e não um destino”- (Alfred Henfil).
  57. 57. 58 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CASTIGLIONE, José Antonio de Mattos. Assistente Administrativo. São Paulo: Érica, 2011. SANTIS, Carlos.E.A de. Assistente Administrativo. São Paulo: Viena, 2010. http://assuel.zip.net/arch2007-07-01_2007-07-07.httml http://curso-auxiliar- administrativo.institutouniversal.com.br/EAD/curso_a_distancia.php?curso- CursodeAuxiliarAdministrativo-10-3124 http://dicasgratisnanet.blogspot.com.br/2011/10/o-que-faz-um-auxiliar-administrativo.html http://explicatudo.com/o-que-faz-um-assistente-administrativo#ixzz1yMoY4jJ2 http://freitasneto-cursopreparatorio.blogspot.com.br/2010/12/blog-post_4455.html http://generotextualaviso.blogspot.com.br/2010/03/existem-atualmente-varias-correntes- de.httm http://guia.via6.com/guia-da-profissao-assistente-administrativo/ http://pt.scribd.com/doc/55832880/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO http://pt.scribd.com/doc/5623830/apostila-auxiliar-administrativo http://pt.scribd.com/doc/60910680/A-profissao-de-assistente-administrativo http://pt.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_de_reda%C3%A7%C3%A3o.httm http://pt.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:P%C3%A1gina_principal.httm http://semradar.com.br/2012/05/30/modelos-de-curriculum-gratis-para-download- curriculo-primeiro-emprego/.httm http://seplan.am.gov.br/arquivos/download/arqeditor/pareceres.pdf.httm http://situado.net/com-funciona-a-funcao-do-auxiliar-administrativo/
  58. 58. 59 http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/voce-sabe-o-que-faz-um-assistente- administrativo/47388/ http://www.brasilescola.com/redacao/redacao-tecnica.httm http://www.brasilprofissoes.com.br/profissoes/auxiliar-ou-assistente-administrativo http://www.caminhosdoemprego.com/2010/08/auxiliar-administrativo.html http://www.caminhosdoemprego.com/2011/04/assistente-administrativo.html http://www.dicasprofissionais.com/2012/05/habilidades-necessarias-para-um.html http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAWA0AB/modelos-atas-aviso-recibo-atestado- declaracao-oficio-procuracao-requerimento.httm http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:manuais:sigrh:administracao_d e_pessoal:consultas_relatorios:declaracoes:declaracoes:declaracao_de_liberacao_de_saque _no_pasep:consultar.httm http://WWW.infoescola.com.br http://www.infoescola.com/redacao/redacao-tecnica/.httm http://www.midiaindependente.org/pt/blue/2006/03/347990.shtml http://www.mundodastribos.com/curso-de-auxiliar-administrativo-gratis-online.html http://www.sinsesp.com.br/secretariasos/70/80-cbo http://www.slideshare.net/charleslima/aula-1-profisso-auxiliar-adminsitrativo http://www.sp.senac.br/jsp/default.jsp?newsID=DYNAMIC,oracle.br.dataservers.CourseD ataServer,selectCourse&course=15000&template=395.dwt&unit=NONE&testeira=473 http://www.uff.br/ichf/labinfo/livroanimado/indexmemo.php.httm http://www.via6.com/topico/528900/guia-da-profissao-assistente-administrativo http://www3.catho.com.br/guia/view.php?id=1114 www.hiperativo.com/modelo-de-carta-de-pedido-de-demissao. .httm

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