Office365を活用してどのようなことが実現されているか調べてみた【医療/福祉】

1. Office365を活用して
どのようなことが
実現されているか
調べてみた
【 医療/福祉 】

2. 社会医療法人 敬和会 大分岡病院
Microsoft Office 365 の導入により、グループ全体のコミュニケーションを
活性化し、地域医療、チーム医療、遠隔医療の高度化にも貢献
＜導入の背景とねらい＞
• 院内の情報共有環境は整っていたが、セキュリティ上の問題から院外との情報共有は許可していなかった。この課題に対し、出張が多い常勤医師や上層部のス
タッフから、外出先でも院内の状況がわからないと困るとの要望があがっていた。
• また、敬和会グループとして、サテライト施設とのコミュニケーションを強化するため、院外からのセキュアな情報共有が求められていた。
• こうした理由に加え、当時は医療情報課のスタッフが 1 名しかいなかったためオンプレミス システムの運用管理がたいへんであることや、東日本大震災を契機
に医療関連情報の BCP が求められていたこと、さらに地域の病院や診療所との連携強化も、重要な課題となっていた。
• それに加え、情報漏えいの懸念もあった。「敬和会グループでは、1 年に 1 回、法人全体の内部学会を開催しているのですが、その準備に際し一部の医師や看護
スタッフは、ファイル サーバーでのデータ受渡しが浸透していなく、手軽な USB メモリなどで情報共有を行っていた」
＜導入の経緯＞
• 2012 年初頭にクラウドを導入する方針を固めた。プライバシー保護やセキュリティへの不安からクラウド導入に消極的な医療機関もある中、クラウドを推進し
た理由を訪ねると、「クラウドに関する法律も確立しはじめ、院内にサーバーを立てて我々が管理するより、世界最高水準の技術とスタッフを誇るマイクロソフ
トにデータを預けた方がセキュアであると判断したから」
• 長年使い続け多くのスタッフが慣れ親しんでいる Exchange Server の操作性を変えたくないことや、機能、サービス品質、サポート体制、拡張性などを総合的に
判断し、2012 年末に Office 365 を導入する決断を下した
http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/ooita-oka2.aspx

3. 株式会社エス・エム・エス
リアルタイムなコミュニケーションや情報共有活性化のため、Office 365 を導入。Lync Online で社
内コミュニケーションの活性化と、SharePoint Online による情報蓄積と共有を実現。
＜導入の背景とねらい＞
• 創業から使い続けてきたメール サーバーが老朽化し、新しいメール システムとしてクラウド サービスの利用を検討
• 医療分野と介護分野を中心に多数の事業を展開している中で、社内には多様な情報が存在しているにも関わらず、それらがバラバラの状態で、社内
でうまく共有されていないため、シナジー効果が発揮できていないという問題もあった
＜導入の経緯およびシステム概要＞
• 人材紹介、求人情報、職種別コミュニティ等、介護、医療従事者に対するサービスを主な事業にしているため、個人情報を取り扱うことが非常に多
く、セキュリティをきちんと確保して、コントロールできることが大きな要件。
• Office 365 の Lync Online は特別な設定をすることなく、社内に限定したインスタント メッセージによるリアルタイム コミュニケーションを行うこ
とができ、細かなアクセス権の設定も可能なため、同社が全社的に導入するクラウド サービスとして最初に利用することにした。
• 席が離れている社員同士でもLync Onlineでプレゼンスを確認できるので、結果的に連絡できないという状況や電話での確認、在席状況の問い合わせ
などは確実に減り、コミュニケーションをより頻繁に、かつ効率的に行えるようになってきた
• SharePoint Onlineは、普段は接することのない担当役員からのメッセージの発信や事例の紹介、ブログ、推薦図書など事業部のポータル サイトと
して使われている
http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/bm-sms.aspx

4. 社会医療法人 愛仁会 高槻病院
クラウド メールに移行することで、コミュニケーションにおける ICT の活
用促進と院外からのメール閲覧とアドレス帳管理を実現
＜導入の背景とねらい＞
• 院内端末から利用できる病院向けグループウェアで通達と会議室、スケジュール管理を行っていた。
• 一方で院外向けには、業者や病院とのやり取りに使うため、医師全員と課長以上の事務職のメンバー合計 150 名ほどにメール ボックスを提供、
OCN の POP メール サービスを利用していた。
• 医師による院内情報共有基盤の利用率があまりあがっておらず、院外のメールについて、携帯電話やブラウザーからも利用したいといったニーズが
あがっており、それにこたえる必要があった
＜導入の効果＞
• Exchange Online に移行した結果、医師はブラウザーを使って自宅の自分の PC からもメールを読むことができるようになった。また、それ以外に
も医師同士のメールによるコミュニケーションが円滑になった。「医師同士はいままでのシステムでは、お互いのメール アドレスを知る方法がな
かったので、メールを送るときにわざわざ電話がかかってきたりした。新しいシステムになってからは、自分でアドレス帳からほかの医師のアドレ
スを見つけることができるので、そのようなこともなくなった。」
• メール ボックス容量も、通常のユーザーは前までは 5 MB だけだったが、Exchange Online では 25 GB に一気に増え、メール ボックス容量も特に
気にせず使えている
http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/takatsuki.aspx

5. 有限会社さくら
＜導入の経緯＞
• ノウハウの体系化や情報化を進めてきた同社だが、以前はオフィス間での情報共有に課題があった
• 例えば、情報共有ミーティングを開こうにも、参加者全員に電話で空き時間を聞いて調整する必要があった。調整が付かなけ
れば意思決定のタイミングに遅れが出て、お客さまへの応答も遅れる。サービスの質という面でも大きな課題だった。
• 初めて Office 365 のデモを見てからわずか 4 か月後には利用をスタートしており、まず Exchange Online サービスと Outlook
を使った拠点横断でのスケジュールや案件進捗の共有を進めている。
＜導入の効果＞
• 外出が多い営業スタッフから引き受けた事務業務の進捗や、比較的期日の遠い案件のリマインドなども、逐一、事務業務担当
スタッフが Outlook の予定表やタスク リストに登録してくれるようになり、互いに電話や口頭での確認が不要になった。離れ
た拠点のスタッフの行動が可視化できたことから、電話の使い方にも変化があった。
• スケジュールや案件進捗が共有できるようになった結果、社長の元に掛かってくる電話は、『本当に今すぐ話をしなければな
らない』という要件のみに限定できるようになった
• Lync Online も在席確認に活用している。重要な案件以外の連絡は、スケジュールや在席状況を把握しながらの調整が可能に
なった。スタッフ間の情報連携が効果的であったのはもちろんだが、社長自身の活動にも変化があった。
• スタッフに、『君は今日、何をやっていたの?』というあまり生産的でない言葉をかける必要がなくなった。見えにくい仕事も
可視化できたので、より具体的かつ効果的な問い掛けが可能になった。
http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/sakura.aspx
個々の顧客向けの「カルテ」を共有したことによ
り、誰がどのタイミングで顧客応対しても一定の
品質でサービスを提供することが可能に

6. 市立豊中病院
＜導入の背景とねらい＞
• 当時はオンプレミス型のメール システムを利用していたが、メール ボックス容量が 500 MB しかなく、6 か月もすると受信の古いメールから消さざるを得な
かった。しかし、古いメールを消すと、送信元の電子メール アドレスも消えてしまうため、昔の連絡先に再び連絡を取ることができなくなっていた。
• 加えて、管理面ではシステムが二系統（院内/院外）あることや電子カルテのメンテナンスに時間がかかることもあり、スパム対策やサーバーへの更新プログラム
適用の時間が割けず、管理に手を焼いていた。たとえば、メールが届かないのでスパム検疫メール ボックスを見てほしい、と朝に言われてもなかなかすぐに対応
できず、対応が夕方になってしまうこともあった。
• Office 365 採用理由
• ①メール ボックス容量が十分大きい、②通信が暗号化されている、③職員がアクセスをする共有端末上にデータが残らない、④将来的にメール以外の情報共有システムにも拡張できる、⑤
費用、＋幅広い年齢層に広く利用されている 、ISO27001 を取得している、標準で持っている 30 日間の複数メール ボックス検索機能
＜システム概要と導入効果＞
• 現在 300 人の医師や職員のユーザーが院内から利用している。通常時の利用は院内からのアクセスに制限。ユーザーは院外システム用の共有端末からアクセスし、
Outlook Web App を使った電子メールやマニュアル、質問を共有するポータルを活用。今後は、緊急時にはアクセス制限をはずして外部からもアクセスして災害
時の情報共有基盤として利用できる仕組みも考えていく。
• 通常、個人購入する Windows パソコンには、はじめから Outlook がインストールされていることが多いので、職員は Outlook の操作画面に慣れている。使い勝
手についても特にユーザーから問い合わせを受けるようなことは少なかった。
• さらに、メール ボックス容量が 25GB という大容量になったことで過去のメールを残せるようになり、ユーザーの利便性が向上
• 管理面においては、従来のメール システムとメール サーバー機器の管理がなくなり、大幅な業務負担の軽減になった
• サーバーの運用管理についても、更新プログラムの適用作業などがなくなることで、すべてあわせて考えるとシステム更改前と比べて院外システムにかける管理
工数を 2 割以下にすることができるようになった
大阪のベットタウンを支える地域医療拠点病院が
災害時の事業継続性を確保するため情報共有基盤
にクラウド ベースの Microsoft Office 365 を採用
http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/toyonaka.aspx

7. 伊藤病院
＜導入背景とねらい＞
• 今回の Microsoft Online Services 導入では、メール システムのコスト削減が最も大きなテーマ
• 最初に導入したメール システムは、メール ボックスの容量がわずか 10MB しかなく、長く使用しているうちにドクターたちから苦情が出るようになった。学会用のプレゼン
テーション資料など、大きなサイズのファイルをメール添付で受け取るには、とても容量が足りない
• 2007年6月に導入したGoogle Apps では 25GB のメール ボックスの容量が使い放題で、そこに十分メリットがあると考えていた。しかし、ほとんどのユーザーはそんなに多くの
容量を使用していないことが判明した。数名のヘビー ユーザーでさえ全容量の 10% 未満。そこで Google に “1 人あたり 500MB の容量でいいので、もっと安くしてもらえない
か” と問い合わせたが、そういうメニューは提供していないと言われた
＜導入の経緯＞
• Google Apps が年額 1 アカウント 6,000 円に対して Exchange Online Deskless Worker は月額 209 円。年間コストで比較すると、当院全体では約 60% のコストダウンになる計
算。500MB では足りない数名は、Desklessではなく Standard のプランを選べば 25GB まで利用できるので問題ない。
• Microsoft Online Services は、Active Directory の認証機能との連携が予定されている。このため将来、院内にさまざまなシステムが増えていっても、シングル サインオンによる
効率的なアクセスを担保したまま拡張していくことが可能
＜システムの概要と導入効果＞
• 今回の Microsoft Online Services 導入は、同病院内のメール環境に目ざましい改善をもたらした。その 1 つが、「クラウドとリッチ クライアントの融合」、すなわち Microsoft
Online Services と Office Outlook の親和性がもたらした利便性
• Outlook Web Access (以下、OWA) を使うと、Exchange Online に院外から直接アクセスして、Office Outlook 上でメールを読めるようになる。この最も大きな利点は、メール
ボックスが一元管理されているので、OWA とクライアント側の Office Outlook の間で未読、既読をリアルタイムで同期できること
• またかねてからスマートフォン ユーザーの常勤医からは、“院外からグループウェアのカレンダーを見たい” という声が挙がっていたが、これも Exchange Online 導入後は可能に
なった
Google Apps から Microsoft Online Services へ刷新し、
年間コストの大幅削減とシームレスなアクセス環境、ロ
グの一元管理を確立
http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/ito_hospital2.aspx