1. Panduan Membuat
Pertanyaan (Checklist)
Audit Sistem Informasi
Berdasarkan ISO 9000
Stefanus Eko Prasertyo | Inda Putra | Eka Afriandi | Akbar
Aswad | Novi Budi Setiawan | Gunaryanto Ferdinan | Zainal
Arifin

2. Konsep Sebuah Auditing
• Objektif: independen yaitu tidak tergantung
pada jenis atau aktivitas organisasi yang diaudit
• Sistematis: terdiri dari tahap demi tahap proses
pemeriksaan
• Ada bukti yang memadai: mengumpulkan,
mereview, dan mendokumentasikan kejadian-
kejadian
• Adanya kriteria: untuk menghubungkan
pemeriksaan dan evaluasi bukti–bukti

3. ISO 9000
• ISO 9000 adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen
mutu (SMM). ISO 9000 yang dirumuskan oleh TC 176 ISO,
yaitu organisasi internasional di bidang standardisasi. ISO 9000
pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987 oleh International
Organization for Standardization Technical
Committee (ISO/TC)
• Sertifikasi terhadap salah satu ISO 9000 standar tidak
menjamin kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan.
Sertifikasi hanya menyatakan bahwa bisnis proses yang
berkualitas dan konsisten dilaksanakan di perusahaan atau
organisasi tersebut.
• Walaupan standar-standar ini pada mulanya untuk pabrik-
pabrik, saat ini mereka telah diaplikasikan ke berbagai
perusahaan dan organisasi, termasuk perguruan tinggi dan
universitas.

4. Checklist
salah satu alat observasi, yang ditujukan untuk memperoleh
data, berbentuk daftar berisi faktor-faktor berikut subjek yang
ingin diamati oleh auditor, di mana auditor dalam pelaksanaan
audit di lapangan tinggal memberi tanda check (cek, atau
biasanya dicentang) pada list faktor-faktor sesuai perilaku subjek
yang muncul, di lembar audit, sehingga memungkinkan auditor
dapat melakukan tugasnya secara cepat dan objektif, sebab
auditor sudah “membatasi diri” pada ada – tidaknya aspek
perbuatan subjek, sebagaimana telah dicantumkan didalam list.

5. Syarat Checklist
• 1). Tidak terlalu detail.
Apabila terlalu mendetail, dikhawatirkan membuat auditor tidak
dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi
lapangan sehingga bisa menyebabkan auditor mengikuti alur
yang salah dan tidak diperoleh hasil audit yang memuaskan.
• 2). Jangan terlalu tebal.
Check list yang tebal sangat tidak effisien dan dapat membuat
auditor kehilangan semangat untuk mrngikuti proses. Usahakan
membuat satu halaman saja.

6. Syarat Checklist
• 3). Ditulis sendiri oleh auditor yang bersangkutan.
Check list yang dibuat oleh orang lain dapat membuat auditor
binggung atau salah persepsi sehingga dapat mengakibatkan
terhentinya proses audit yang sedang berlangsung.
• 4). Bukan untuk dipublikasikan.
Check list adalah milik auditor, dan bukan untuk dipublikasikan
kepada auditee karena apabila check list dipublikasikan
(diumumkan), dapat menyebabkan kemungkinan auditee
mempersiapkan jawabannya sehingga tujuan audit tidak
tercapai.

7. Syarat Checklist
• 5). Selalu diperbarui setiap akan melakukan audit.
Usahakan untuk selalu memperbarui check list untuk setiap
pelaksanaan audit, karena apabila check list yang digunakan
sama, maka dikhawatirkan ada area yang tidak terselidiki
kesesuaiannya.
• 6). Check list dapat disusun dari berbagai sumber, antara lain : ISO
9001; Dokumen Standar Management Mutu perusahaan; kumpulan
ide auditor lain; pengetahuan tentang displin ilmu bersangkutan
(yang akan diperiksa); masalah klassik yang menjadi rahasia umum
dan check list sebelumnya.
• 7). Pertanyaan yang diajukan dapat dibantu dengan menggunakan
prinsip 5W & 1 H yakni : What, Where, When, Why, Who dan How.

8. Contoh Check List
Misalnya untuk mengaudit sub clause 5.6 Management Review.
• Nomor Check list : 1.
• Bidang audit : Management Review.
• Umum (5.6.1)
• Apa ruang lingkupnya? Mengapa dilaksanakan? Bagaimana
pelaksanaannya? Apa nilai tambah yang dihasilkan? Siapa saja yang
hadir?
• Input (5.6.)
• Kebijakan mutu perusahaan (5.3); Sasaran mutu (5.4.1); Customer
Feedback (8.2.1); Audit result (8.2.1); Continue improvement,
corrective action, dan preventive action (8.5).
• Output (5.6.3)
• Apakah kebijakan mutu dan sasaran mutu masih relevan? Apa ide-ide
baru yang dihasilkan; Apakah system yang diterapkan sudah relevan?
Bagaimana tindak lanjutnya?

9. Contoh model checklist (Apa yang harus dicek,
bagaimana untuk mengecek, jawaban yang
diharapkanjikadiketahui)
Mr. Gerbet adalah Manager bagian pembelian.
Melalui interview dengan Mr Gerbet konfirmasi hal yang berikut
(Confirm the basics):
• Peranan Mr Gerbet dan tanggung jawab tanggung jawab nya
(sebagai manager pembelian seperti yang tercantum prosedur yang
terdokumentasi dan uraian pekerjaan).
• Hubungan pelaporannya (seperti yang ditentukan dalam bagan
organisasi dari manual mutu).
• Struktur keorganisasian dalam wilayah pembelian (seperti yang
ditentukan dalam bagan organisasi pembelian).
• Status dari staff yaitu konfirmasikan siapa yang diminta untuk
pemeriksaan dan apakah telah ada perubahan staff (staff baru,
lowongan yang ada, staff sementara……).
• Sasaran pembelian sekarang (seperti yang ditentukan dokumen
sasaran pembelian lokal).

10. Cont.
• Bagaimana prosesnya dimonitor (hal ini perlu ditetapkan, tapi
mungkin termasuk : supplier terkait keluhan, memonitor
ketepatan dari penyerahan, kwantitas dari barang yang
diserahkan, kecelakaan stock keluar, pengembangan
kompetensi staff, biaya).
• Tetapkan bagaimana informasi itu dikumpuli dan dilaporkan
(cek bukti yang actual belakangan).
• Pelanggan dari proses pembelian (tanggapannya harus
konsisten dengan peta proses pada manual mutu. Perincian ini
akan membantu verifikasi proses keeffektivitas).
• Dokumentasi yang digunakan dalam wilayahnya dan status
control dokumennya, juga cek dokument lain yang disiapkan
pada waktu dari audit).

11. Panduan Pertanyaan PDCA
PLAN
• Jelaskan Tentang Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu ?
• Pertanyaan ini sangat sering muncul karena berkaitan dengan
perencanaan Perusahaan Secara global, untuk memastikan
bahwa semua orang dalamorganisasi mengetahui apa yang
diinginkan organisasi berkaitan dengan Sistem Manajemen
Mutunya. Perencanaan Departemen/Bagian/Seksi, guna
mengetahui apa target Departemen/BagianTersebut.
Memastikan sampai dimana pencapaian departemen/ bagian/
seksi tersebut dan memastikantindakan pencegahan sudah di
identifikasi untuk menghindari melesetnya pencapaian target.
Memastikan kesadaran karyawan mengenai sistem
manajemen mutu pada organisasitersebut

12. Panduan Pertanyaan PDCA
DO
• Apakah anda mempunyai acuan dalam menjalankan tugas &
Bagaimana andamelakukan tugas ? (Acuan bisa termasuk UU,
Peraturan, Manual, Prosesdur, IK, Persyaratanlain)
• Pertanyaan ini diajukan untuk melihat apakah auditee
memiliki standard-standard/ Petunjuk/ Pedoman dalam
melaksanakan tugas-tugasnya. Ini adalah pertanyaan pembuka
bagi auditoruntuk masuk ke dalam proses kegiatan yang
dilakukan oleh auditeee, melihat apakah prosestersebut
sesuai dengan acuan tersebut, dan melihat potensi
improvement proses yang sudahdijalankan selama ini.
Termasuk di dalamya waktu penyelesaian proses, hasil yang
diperolehdan bahan / alat/ Sumber daya yang diperlukan
selama proses. dan melihat ketrampilan/ kemampuan auditee
dalam melakukan proses tersebut.

13. Panduan Pertanyaan PDCA
CHECK
• Bagaimana anda memastikan bahwa dengan proses yang
sekarang, Sesuai denganRencana ?
• Pertanyaan ini untuk memastikan proses monitoring
berjalan, sampai dimana, mau kemana,berapa lama lagi Target
akan menjadi aktual. Dan apa apa yang diperlukan untuk
mencapainya.Sekaligus melakukan cek apakah hasil dari
proses sesuai dengan permintaan customer
• Bagaimana jika proses/ produk/ jasa tidak sesuai dengan
persyaratan ?
• Pertanyan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran
apakah Ketidaksesuain telahteridentifikasi dan bagaimana
menanggulanginya/ bagaiamana perlakuaan terhadap produk
yang tidak sesuai

14. Panduan Pertanyaan PDCA
ACT & IMPROVEMENT
• Apa ada yang bisa di tingkatkan?
• Pertanyaan ini untuk melihat potensi peningkatkan kinerja
proses dan potensi penghematansumber daya yang
digunakan, dibandingkan dengan apa yang telah dilakukan
sekarang.

15. • Terima Kasih