Comment nos équipes sont devenues actrices du changement
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Après 10 ans de méthodes projets de plus en plus lourdes, la question du pourquoi nous faisons les choses devenait indispensable. En effet, les processus internes devenaient de plus en plus complexes et lorsqu’il a fallu faire un fichier Excel des fichiers Excel et processus existants, le déclic a eu lieu (enfin).
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Comment nos équipes sont devenues actrices du changement
- 1. Comment nos équipes sont devenues actrices du changement Mael Clodic Thérese Gueguen Gérald Depiets
- 2. Qui sommes nous ?
- 3. Pourquoi mettre de l’agilité dans nos pratiques ?
- 4. Quelle était la situation ?
- 5. 3 semaines…
- 6. Les débuts
- 10. Mise à l’…..
- 11. Nous sommes tombés dedans
- 12. « Be where the world is going » Beth Comstock « Tout ce qui peut être imaginé est réel » Pablo Picasso
- 13. tout est plus simple quand on s’écoute
Notas del editor
- Gérald Bonjour
- 11h25 Thérèse : Présentation Arpège quelques chiffres Tous - Présentation croisée Thérèse Mael Mael Gérald Gérald Thérès
- 11 heure 22 Thérèse: Qui n’utilise pas EXCEL ? Après 10 ans de méthodes projets de plus en plus lourdes, la question du pourquoi nous faisons les choses devenait indispensable. En effet, les processus internes devenaient de plus en plus complexes et lorsqu’il a fallu faire un fichier Excel des fichiers Excel et processus existants, le déclic a eu lieu (enfin). Mael : Anecdote un fichier Excel des fichiers Excel ….?? Thérèse Mission de reporting sur les projets de migration, aucune données chiffrées uniquement les quantités jours avec des prix masqués sur document interne Nous partions d’un fonctionnement « artisanal » que nous avons fait évolué en mode rustine.
- 11 heure 28 Gérald : Notre fonctionnement reposait sur la capacité individuelle sans pour autant donner des moyens techniques ou d’organisation pour cela. Aspect processus interne : SI segmenté qui implique des multiples saisies pour consolider des informations pour des statistiques, de la facturation etc.. La saisie d’un bon de commande est réalisée une première fois par le service commercial puis une seconde fois par le déploiement. Goulot d’étranglement sur le workflow. Il y a des validations par des signatures manuscrites du responsable de nombreux éléments (Bon de commande, facturation etc..) Ordonnancement à outrance => Déresponsabilisation Les acteurs qui interviennent ponctuellement ont des micro taches détaillées Mael : Image surhomme L’aspect mise en place avec les clients : Livrables rédactionnels lourds (compte rendus, spécifications fonctionnelle, etc;) Rappel, Arpège livre des logiciels paramétrables Nous étions arrivés à un point où nous passions plus de temps à rédiger les spécifications, qu’à paramétrer le logiciel Nous étions aussi dans le mode : « nous et eux » en parlant de nos clients (pas très collaboratif). Humain: En interne, cela provoquait une sensation d’être un rouage qui doit assurer sa tache à tout prix sous le poids des procédures.
- 11 heure 30 Mael L’aspect mise en place avec les clients : Livrables rédactionnels lourds (compte rendus, spécifications fonctionnelle, etc;) Rappel, Arpège livre des logiciels paramétrables Nous étions arrivés à un point où nous passions plus de temps à rédiger les spécifications, qu’à paramétrer le logiciel Nous étions aussi dans le mode : « nous et eux » en parlant de nos clients (pas très collaboratif). Humain: En interne, cela provoquait une sensation d’être un rouage qui doit assurer sa tache à tout prix sous le poids des procédures. Un chiffre : 3 semaines : Le chargé de projet doit se débrouiller en mettant de l’énergie à courir après une validation que nous avons maintenant inutile (à part du point de vu procédure interne bien sur). En tout car c’était fait avec implication ! En mettant à plat, bien d’autres exemples ont été trouvé en se demandant mais pourquoi ?
- 11 heure 32 Thérèse – 2012 Tout a commencé par une commande de la direction : faites différemment, mais faites mieux 100 % de dépassement entre vendu et réalisé Pas très motivant mais nous avions un sponsor Ingrédient 1 du temps ensemble : séminaire et réunion mensuelle d’équipe de 2 jours. Ingrédient 2 : création d’une équipe planification et coordination Bon je ne vous cache pas que nous avons réagit en ajoutant une nouvelle rustine avec des actions individuelles d’expert et de responsable. Toujours pas collaboratif !
- 11 heure 35 Mael – avant tout, les personnes en charge des déploiement sont souvent seules en clientèle et travail beaucoup à distance et par des moyens dématérialisés. Il donc fallu que nous apprenions de travailler ensemble sur un même projet et la base de départ choisie a été l’aspect humain. Pour l’anecdote, nous allions découvre les joies du team building et l’activé de loisir choisie a été le Poker,,,,, La nature ayant horreur du vide, le besoin était visiblement d’être ensemble et une marche de nuit s’est imposée en fin de soirée (tous voulait voir la plage qui ne fus finalement pas trouvée mais c’est une autre histoire), Gérald : Belle métaphore Suite à ces débuts, nous avons ensuite appris à vivre et communiquer ensemble grâce à du temps dégagé de la production « client » chaque mois. Des actions inter service avec des passerelles puis des ponts sont passées de l’exception à la norme.
- 11 heure 37 Mael – Shishi odoshi, à force d’aller dans le sens de la libération des idées, il y a eu une prise de conscience Repère de temps 2013 Il a été décidé, d’introduire un fonctionnement en groupes de travail et en ateliers – attention, méfiance de rigueur / effet d’annonce d’un complot de la direction ? A la surprise générale, ce n’était pas des réunions sans lendemain il y a eu du temps et des actions concrètes pour réaliser ce que nous avions décidé en petits groupes : le pouvoir aux collaborateurs, les prés carrés volent en éclat. Les idées sont venues naturellement
- 11 heure 40 Gérald Donc oui Depuis ce déclencheur, 2014 puis 2015 furent riches et il y a eu des prises de conscience importantes Le groupe est meilleur qu’une personne unique experte dans son domaine Rien n’est gravé dans le marbre Quelques exemple de sujets de fond (méthode projet – audits – formations…) et créativité (affiches – teasing - seynette) Lors des réunions mensuelles ateliers et sensibilisation des autres équipes : nous avons fait jouer nos directeurs à la balle (supersonique) . Thérèse : la balle (supersonique) . Lancement de projets pilotes et collaboration avec la planification
- 11 heures 45 Gérald – Le sponsoring se poursuit. Nous sommes mi-2015 La méthode de travaille change avec par exemple du management intermédiaire en charge de l’animation d’équipe. Création de GT au niveau entreprise sur des sujets interservices. Fin des milieux autorisés et de la pensée unique Ouverture vers les clients, implication dans certaines démarches (enquêtes, recueil de nouveaux besoin veille, démarche prospective) Organisations de démonstrations de nos produits en interne pour que tous comprennent ce qu’arpège fait concrètement. Codir élargie Thérèse – Toutes ces étapes ont permis Les salariés font réellement partie prenante de l’amélioration. Les propositions viennent de chacun. Il n’y a plus de frein à se poser la question de pourquoi on fait une action. C’est plus motivant en effet de passer du comment on fait les choses au pourquoi on les fait. C’est plus impactant aussi pour la réussite de l’entreprise sur 2015 Délai réduction de 2 mois des délai de déploiement passé de 8 mois à 6 mois Moins de projet à perte Résultat 2015 une croissance et résultat d’exploitation à deux chiffre
- 11 heures 50 Mael Nous avons parcouru notre chemin à notre rythme. C’est lors de ce cheminement que nous avons constaté que nous étions finalement dans des techniques d’animations et dans un cadre de techniques « agiles » Pour vous faire gagner du temps, il faut savoir que nous nous sommes loupés par moment, si vous cheminé sur ces routes, vous le ferez surement. Cela dit, se tromper n’est pas vraiment grave, il faut juste apprendre. Quelques GT sont moribonds, nous savons maintenant qu’il faut clore un sujet. Un an étant un maximum dans notre activité Notre système d’information et d’ordonnancement reste complexe mais nous avons réduit notre rythme de création de procédure. En enlevant des procédures, il faut trouver des solutions pérennes pas toujours évidentes Nous faisons encore la chasse aux documents/travaux inutiles La promotion de ce travail a été mise en avant sans vraiment comprendre de quoi il s’agissait. le mot « agilité » a impliqué un dogme et crispation dans les rangs. Thérèse crispation dans les rangs. Nous avons pris ce qui nous paraissait le plus pertinent sans être des experts Une rétrospective interne aurait du être faite régulièrement. Le fonctionnement avec rétrospective est indispensable, nous l’avons constaté un peu plus tard que souhaité mais il n’est jamais trop tard.
- 11 heures 52 Conclusion: Nos changements se font par à coups, les étapes sont de plus en plus rapprochées. Nos sommes en train de passer d’une boite manuelle à une boite automatique La culture n’est pas encore imprégnée partout à Arpège mais le budget achat des fournitures de papeterie a augmenté Nous avons débuté un atelier pour nous mettre d’accord sur une citation de clôture mais bon, … nous ne somme par parfait du coup il y en a trois
- 11 heures 55 Mael Citation « arpègienne » On vous écoute