kintone DIY

1. 採用管理DIY
〜つくる編〜
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2. 準備しよう！
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3. 募集採用目標の設定 面接期間 オファー 内定 振り返り
現状の業務イメージ
~自社の現状フローを洗い出してみましょう~
何人、どこの部署に必要か等
をヒアリングしながら、
その年の採用に関する長期的な
計画を立てていく。
採用のイベントへの出展や、
会社説明会の企画実行。応募
母数を増やすために活動！
応募者の書類選考、面接の調整、合否連
絡、面接官の調整等、ミスが許されない
調整業務が大量に発生。
同時にイベントや説明会もあるため超多
忙！
内定通知とともに、内定
承諾のための様々なアプ
ローチを行う
本年度の採用活動の
振り返りを行い、次
年度の戦略を練る
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4. 現状の業務イメージ
~自社の現状フローを洗い出してみましょう~
現場の課題
マネージャーの課題
募集採用目標の設定 面接期間 オファー 内定 振り返り
前年度の振り返り資料
どこに置いたっけ…？
紙で送られる履歴書や応募書類、保管
する場所も足りないし、スキャンや
ファイリング大変！
更新が週に1回だと、どれくらいの応
募が来ているのか把握するのが遅く
なって困る。
面接官や会議室の調整、合否連
絡をミスなく行うので手一杯！
適格な部署の面接官を
アサインできているのか？
説明会と面接で忙しくて、なか
なかオファーに手が回らない…
内定承諾率がなかなか上がらず
採用コストが…。
データの集計に時間が
かかりすぎていないか？
集計のためにデータ
を整理をしないと…
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5. 作ってみよう！
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6. 作成するアプリの完成イメージ
データ転記
アクション
就職ナビサイト
募
集
面
接
オ
フ
ァ
ー
データ転記
アクション
データ転記
CSV
応募者管理 面接ステータス管理
内定者管理
ルックアップ：データ参照機能
アクション：自動転記機能
CSV：CSV 形式での書き出し/読み込みkintone DIY 6

7. アプリ作成の手順
アプリ作成
アプリ作成
アプリ作成
データ投入
関連レコードを設定
関連レコードを設定
応募者個人にコード（数字などの一意のID)を付けると
関連レコードを設定する時に楽です
CSVファイル、もしくはデータ連携ツールで
一括データ投入が可能です。
コードをキーにして関連した応募者
のデータを表示できます
完成！
アクション機能を使って
データの自動転記を設定できます
応募者管理
面接ステータス管理
内定者管理
ルックアップ機能を使って
紐づくデータ情報を取得できます
コードをキーにして関連して内定者
の面接記録を表示できます
アクションを設定
面接ステータス管理アプリから転記して
内定者レコードを起票できます
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8. CSV で作成した表を用意
応募者管理アプリを作成しよう
～CSV ファイル取り込みによるアプリの作成～
• 就職ナビサイトから応募者データを書き出すことができたので、フォーマットを揃え
てそのまま kintone 化できました
• kintone で応募者管理アプリを先に作成。ファイルの書き出しを行った後のものに
データを当て込めると、エラーなくインポートができます！（Tips-12）
フィールドのタイプを
事前に設定
kintone へ一気に読み込んで
応募者データベース作成は完了！
設定画面
アプリ一覧画面
CSV ファイル
応募者管理
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9. • CSV でアプリを作成したままだと、フィールドが縦一列になってしまいます
• 使いやすくなる＆見やすくなるように、フィールドを移動させました！
応募者管理アプリを作成しよう
～業務に合わせてフィールドを配置～
ドラッグ＆ドロップでフィールドを配置！
資料を残したい場合は
添付ファイルフィールド
を使いましょう！
応募者管理
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10. 面接ステータス管理を作成しよう
～自社で必要な管理項目を洗い出して、フォームに配置する～
応募者情報
面接ステータス 連絡担当者
書類選考合否
面接担当者
面接コメント
面接日時
顧客データを呼び出せる
ルックアップを配置
書類選考は複数人で行うことが多いので、
プラスボタンで入力枠を増やせるテーブ
ル化を設定
面接管担当者にはユーザー選択フィール
ドの設定がオススメ
内容が決まっている項目（ス
テータスなど）はラジオボタン
やドロップダウンがオススメ
面接ステータス管理アプリ作成画面
面接ステータス管理
書類選考担当者
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11. • 内定承諾をしっかり得て、入社日まで内定者をフォローするのも人事の役割！
• 最終面接合格者へのオファー活動もkintoneで管理しましょう。
• 面接ステータス管理アプリからアクション機能を使ってデータ転記もできるように設定。
内定者管理アプリを作成しよう
～自社で必要な管理項目を洗い出して、フォームに配置する～
内定者管理
オファー活動記録を時系列で残せるように、
プラスボタンで入力枠を増やせるテーブル化
を設定しましょう！
面接ステータス管理アプリ側で
アクション機能を設定！
ワンクリックで起票
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12. DIYで工夫したところ・難しかったところ
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13. 応募者情報を面接ステータスアプリからも見たい！
～ルックアップと関連レコードの活用～
• 面接ステータス管理を見たときに、その応募者に関する情報を手軽に見たかったので、
関連レコードを設定して別アプリのデータを表示させました
コードが一致した
応募者のデータを表示
面接ステータス管理レコード画面
面接ステータス管理フォーム編集画面
関連レコード設定画面ルックアップ設定画面
ルックアップを設定する際、応募者
IDを数値フィールド（★応募者ID)に
コピーするようにしたので、関連レ
コードがスムーズに設定できました！
応募者IDをキーに
関連レコードを設定
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14. 個人情報を閲覧できる人を制限したい！
～アクセス権の活用～
• 面接ステータス管理アプリは、人事部と面接担当者にのみ閲覧／編集権限を与えたかったの
で「レコードのアクセス権」を使って対応しました。
最初はeveryoneにすべての権限が与えられ
ているので注意してください！
右上の「フォームのフィールドを追加」か
ら閲覧編集を許可したいユーザー選択
フィールドを選びました。
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15. 就職イベントの管理もしたい！
～カレンダービューと通知の活用～
• 採用イベントや会社説明会の開催日時、担当者、タスクを管理したかったので、カレンダー
アプリをすこしカスタマイズしてイベント管理アプリを作成しました。
イベント管理アプリカレンダービュー画面
イベントの1週間前にイベント担当者にリマイン
ド通知を送るようにしたので、イベント前日に
大慌てで準備することがなくなりました！
イベント管理アプリリストビュー画面
リマインダー通知設定画面
スマートフォンで撮影した
イベントや会社説明会の写
真も一緒に管理！
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16. 面接状況を目標値に照らし合わせて確認したい！
～クロス集計機能の活用～
• 各部署からの希望採用人数に対し、現在の面接状況をかんたんに確認できるようにクロス集
計機能を使いました。
• 各部署からの希望採用人数は、CSVを使って「目標値」として一括入力しました。
面接ステータス管理アプリグラフ画面 目標値はCSVで一括登録
クロス集計グラフの設定画面
初期値で１が入
るように設定
初期値で実績値が選
択されるように設定
フィールドのアクセス権で人事部だ
けが編集閲覧できるように設定
面接ステータス管理アプリ設定画面
組織選択パーツを利用
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17. 17
採用状況を色々な角度で可視化したい！
～面接ステータス管理アプリでグラフ集計の活用～
• 部署別の採用人数や、面接のステータス状況を目標値と照らし合わせて確認できるようグラフを作成しました
• 採用状況を一目で確認できるので、上長にも見やすいと評判◎
• どのイベント、どのエージェントからの流入が多いかもわかるので、次年度の活動に活かせました！
イベント別接触人数の
縦棒グラフ
エージェント別の
採用人数円グラフ
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配属部署×面説ステータスの
クロス集計

18. kintone DIY
採用チームで情報共有するスペースが欲しい！
～ポータル/スレッド機能の活用～
• 作成したグラフ一目で確認できるようにしたり、お知らせ用・報告用・相談用のスレッドを作ったり…
導線をまとめたりして、必要な情報にすぐにたどり着けるようにしました！
案件のステータス別に担当者の名前で抽出したクロス集計のグラフを作成
各アプリで作成したグラフをポータルに表示
コミュニケーションを行えるスレッドの作成
スレッド
アプリ
スレッドを用いて
コミュニケーションを行う
業務で使うアプリは
この部分に集約 18
プロジェクトの進捗をグラフにして
ポータル画面に表示
お知らせ

19. kintone DIY
SNS のようなコミュニケーションがしたい！
~スペース内の機能であるスレッドの活用~
・アプリのコメント機能だと案件レコードごとのコメントしかできないので
急ぎのメッセージや資料の共有、オンラインでディスカッションをするために
スレッドを活用しました。
・テーマ別に掲示板を立てられますし、スマホからも投稿できるので便利！
・ホウレンソウ(報告 連絡 相談)を全てカバーでき、社内の動きも可視化できます
社内ディスカッションや
コミュニケーションを
行って頂ける機能です
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