Más contenido relacionado
La actualidad más candente (20)
Similar a Secretary seminar presentation final (20)
Secretary seminar presentation final
- 2. ้ ื้ ี
ความรูพนฐานของอาชพ "เลขานุการ"
“เลขานุการยุคนี้ ต้ องเป็ นเลิศทั้งบทบาทและผลงาน”
- 3. ความหมายของคาว่า "เลขานุการ"
คาว่ า “เลขานุการ” เป็ นคาสุ ทธิ มาจากคาว่า เลข สนธิกบ อนุการ
ั
ดังนั้น เลข + อนุการ รวมกันเป็ นคา “เลขานุการ”
คาว่ า เลขา แปลว่ า ลาย ตัวอักษร การเขียน งานขีดเขียน
คาว่ า อนุการ แปลว่ า การทาตาม การเอาอย่ าง
“เลขานุการ” หมายถึง ผู้มีหน้ าทีเ่ กียวกับหนังสื อตามทีผู้ใหญ่ สั่ง
่ ่
ดังนั้น ผู้ททางานในตาแหน่ งเลขานุการ ต้ องเป็ นผู้ทได้ รับความ
ี่ ี่
ไว้ วางใจให้ เก็บความลับของหน่ วยงานหรือเจ้ านาย หรือผู้บริหาร
ขององค์ การนั้นๆ
- 4. ความหมายของคาว่า "เลขานุการ"
คาว่ า เลขานุการ ตรงกับคาในภาษาอังกฤษว่ า Secretary
มาจากภาษาลาตินว่ า Secretum แปลว่ า ความลับ (Secret)
ดังนั้น คาว่ า Secretary แปลว่ า “ผู้รู้ ความลับ”
- 5. ความหมายของคาว่า "เลขานุการ"
มาจากรากศัพท์ 9 ตัว ในภาษาอังกฤษ ดังต่ อไปนี้
1. S = Sensitivity คือ ความรู้ สึกไวในแง่ การทางาน รู้ อะไรได้ เร็ว เข้ าใจ
อะไรได้ ง่าย
2. E = Efficiency คือ ความมีประสิ ทธิภาพ ถูกต้ อง ประหยัด ปลอดภัย
3. C = Courage คือ ความกล้ าทางานโดยไม่ กลัวว่ าจะเกิดความผิด
4. R = Responsibility คือ มีความรับผิดชอบในการทางาน
5. E = Energy คือ การมีกาลังใจและสุ ขภาพดีในการทางาน
6. T = Technique คือ มีเทคนิคในการทางาน
7. A = Active คือ ความกระตือรือร้ นในการทางาน
8. R = Reliability คือ ความไว้ วางใจ
9. Y = Youth คือ อยู่ในวัยทีเ่ หมาะแก่ การ
ทางานและมีความคล่ องตัว
- 6. ทาไมถึงต้องมีเลขานุการ
“เลขานุการ” คือ.....
ผู้ช่วยแบ่ งเบาภารกิจของ “ผู้บริหาร”
ผู้ช่วยอานวยความสะดวกผู้ทเี่ ข้ ามาติดต่ อประสานงาน
ผู้ประสานงานต่ างๆ ทีได้ รับมอบหมาย ให้ สาเร็จลุล่วง
่
ไปได้ ด้วยดี และมีประสิ ทธิภาพ
- 7. ทาไมถึงต้องมีเลขานุการ
“เลขานุการ” เปรียบเสมือน.....
เลขาเหมือนมืออีกคู่หนึ่ง เหมือนเท้ าอีกคู่ เหมือนหู เหมือนตา
อีกคู่ของนาย
เลขากับนายเหมือนร่ างกายเดียวกัน นายคือส่ วนศีรษะที่คด ิ
วางแผนจะทาอะไร เลขาคือตัวที่รับไปทาให้ เสร็จ ถ้ ามีแต่
ศีรษะ ไม่ มีตัวงาน งานก็จะไม่ เดิน กองอยู่ตรงนั้น
เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟื องทีช่วยให้ เครื่องจักรหมุนไป
่
ได้ อย่ างมีประสิ ทธิภาพ
- 8. ล ักษณะของโลกธุรกิจในปัจจุบ ันและ
อนาคตเปนอย่างไร
็
ยุคของข้ อมูลข่ าวสารและการเชื่อมต่ อทางเครือข่ ายข้ อมูล
การติดต่ อค้ าขายกว้ างไกลไปทั่วโลก
การใช้ เทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการเพิมประสิ ทธิภาพในการ
่
ทางานและลดค่ าใช้ จ่าย
โครงสร้ างขององค์กรทีแบนราบและยืดหยุ่นมากยิงขึน
่ ่ ้
การทาธุรกิจการค้ าร่ วมกันระหว่ างองค์ กรในประเทศและ
ต่ างประเทศจะมีมากขึน ้
- 9. ล ักษณะของโลกธุรกิจทีเปลียนแปลงไปมีผลกระทบ
่ ่
ต่อบทบาทหน้าทีของเลขานุการอย่างไร
่
บทบาทของเลขานุการที่เปลี่ยนไป
บทบาทเก่า บทบาทใหม่
ทางานตามนายสั่ ง ใช้ วจารณญาณของตน
ิ
มองภาพแคบ มองภาพกว้ าง
ข้ อมูลในการทางานมาจากนายส่ วนใหญ่ เป็ นผู้จัดการข้ อมูล (Information Manager)
ส่ วนใหญ่ ทางานกับนายโดยตรงไม่ ย้ายที่ มีโอกาสหมุนเวียนและเข้ าร่ วมทีมต่ าง ๆ
ปริมาณงานขึนกับนาย
้ ปริมาณงานขึนกับเป้ าหมายของงาน ทีมงาน และ
้
อาศัยตาแหน่ งนายสั่ งผู้อนได้
ื่ องค์ กร
การประเมินผลงานขึนกับนายโดยตรง
้ ต้ องใช้ มนุษย์ สัมพันธ์ และความสามารถของ
ตนเอง
การประเมินผลงานขึนกับทีมงานที่เกียวข้ อง
้ ่
- 10. คุณสมบ ัติของเลขานุการทีเหมาะสมก ับ
่
โลกปัจจุบ ันและอนาคตเปนอย่างไร
็
มีบุคลิกดี แสดงความเป็ นมืออาชีพ
เชื่อถือได้ และมีความรับผิดชอบสู ง
มีวจารณญาณที่ดี คาดการณ์ ไกล แก้ ปัญหาเฉพาะ
ิ
หน้ าต่ างๆได้
เป็ นนักสื่ อสารที่ดี
แสดงออกซึ่งพฤติกรรมที่เหมาะสม
- 11. ี
เลขานุการมืออาชพ หมายความว่าอย่างไร
มีความรู้ ความชานาญเกียวกับการดาเนินงานของ
่
สานักงาน
สามารถรับผิดชอบโดยไม่ ต้องมีการควบคุมอย่ างใกล้ ชิด
เป็ นผู้มีความคิดริเริ่ม รู้ จกใช้ ดุลยพินิจ พิจารณาและ
ั
ตัดสิ นใจภายในขอบเขตอานาจของตน
เป็ นศูนย์ กลางของการติดต่ อสื่ อสารในองค์ กร
- 12. คุณสมบ ัติของเลขานุการทีนายต้องการ
่
บริหารเวลาได้ อย่ างมีประสิ ทธิภาพ
หัวใจของการบริหารเวลา คือ...
การวางแผน (Planning)
การจัดลาดับความสาคัญ (Prioritizing)
มีความรอบรู้ ท้งในงานเลขานุการและงานทีเ่ กียวข้ อง
ั ่
และยินดีทจะพัฒนาอยู่ตลอดเวลา
ี่
- 13. คุณสมบ ัติของเลขานุการทีนายต้องการ
่
มีทกษะด้ าน การฟัง การพูด การอ่ าน การเขียน
ั
มีวธีการเพือจับประเด็น ย่ อ และสรุปความ (5W, 1H)
ิ ่
ใคร (Who)
ทาอะไร (What)
ที่ไหน (Where)
เมื่อไร (When)
ทาไม (Why)
อย่ างไร (How)
- 15. หล ักจรรยาบรรณของเลขานุการ
มีความรับผิดชอบต่ องาน
ปฏิบัตตามกฎขององค์ การทีตนทางานอยู่โดยเคร่ งครัด
ิ ่
รักษาความลับของงานในหน้ าที่
ปรับปรุ งและเรียนรู้ ความก้ าวหน้ าทางวิทยาการทุกสาขา
คานึงถึงความต้ องการ และปัญหาของผู้ใต้ บังคับบัญชา
และผู้บังคับบัญชา
ไม่ มีพฤติกรรมทีจะทาให้ เสี ยภาพพจน์ ทาลายศักดิ์ศรี
่
มีทศนคติทดต่อสถานภาพของ
ั ี่ ี
อาชีพอืน ๆ
่
- 16. จะก้าวหน้าต้องพ ัฒนา (อะไรบ้าง)
บุคลิกภาพ (ทั้งบุคลิกภายใน และ บุคลิกภายนอก)
รูปร่ างหน้ าตา (Body)
ความสามารถ (Ability)
ความคล่องแคล่งว่ องไว (Mobility)
สติปัญญา (Intelligence)
การแสดงตน (Self Expression)
- 17. จะก้าวหน้าต้องพ ัฒนา (อะไรบ้าง)
มนุษยสั มพันธ์
วิธีทาให้ ผู้อนชื่นชอบ
ื่
วิธีทาให้ ผู้บงคับบัญชาชื่นชอบ
ั
วิธีทาให้ เพือนร่ วมงานชื่นชอบ
่
ทักษะต่ างๆ ที่จาเป็ น
ทักษะด้ านความคิด ความจา
ทักษะทางด้ านเทคนิค
- 18. ี
บุคลิกทีเหมาะสมก ับเลขาฯ มืออาชพ
่
ในการสร้างความประท ับใจ
สี หน้ ายิมแย้ มแจ่ มใส
้
มีศิลปะในการพูด
มารยาทดี มีความสุ ภาพ มีความตั้งใจดี และ มีความ
แนบเนียน
แต่ งกายสะอาด ทั้งร่ างกาย เล็บ มือ ผม ผิวพรรณ
กระฉับกระเฉง ว่ องไว มีปฏิภาณไหวพริบ คล่องตัว
- 19. บทบาทของเลขานุการด้านการน ัดหมาย
ทักทายแขกทุกคนด้ วยมารยาทดีงาม ทั้งท่ าทางและการพูด
แสดงความสนใจ และ แสดงความเป็ นมิตร
พยายามเข้ าใจและเห็นใจแขกทีไม่ ได้ นัดหมายไว้
่
จัดลาดับการเข้ าพบ (ก่อน-หลัง)
จดจาชื่อแขกได้ อย่ างแม่ นยา
ยุตการสนทนาอย่ างสวยงาม
ิ
- 20. ้ ั
บทบาทของเลขานุการในการใชโทรศพท์
รับโทรศัพท์ ทนทีที่ได้ ยนสัญญาณ
ั ิ
รู้ข้อมูลข่ าวสารเรื่องทีจะพูดเป็ นอย่ างดี
่
นาเสี ยงทีใช้ พด ควรเป็ นนาเสี ยงปกติ และสุ ภาพให้ เกียรติผู้ฟัง
้ ่ ู ้
จดบันทึกเป็ น
ฟังเป็ น ฟังอย่างตั้งใจ
มีความแม่ นยาในการจา
มีปฏิภาณไหวพริบ
พูดจาชัดเจน
ให้ ผู้ติดต่ อมาเป็ นฝ่ ายยุตการสนทนา
ิ
- 21. การร ับมือต่อยุคสม ัยใหม่
ทีมการเปลียนแปลงตลอดเวลา
่ ี ่
ทุกวันนี้ โลกเปลียนแปลงไปอย่ างรวดเร็ว ดังนั้นเลขาฯทีดี ควรมีการ
่ ่
เรียนรู้และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอดังต่ อไปนี้
ฝึ กฝนทักษะการฟัง พูด อ่ าน เขียน โดยเฉพาะทักษะทางด้ าน
ภาษาอังกฤษ และภาษาอืนๆ ่
เรียนรู้ ทางด้ าน IT เพือให้ ทนยุค ทันเหตุการณ์
่ ั
คุณธรรม และ จริยธรรม
ความซื่อสั ตย์ สุ จริต
การตรงต่ อเวลา
ความรับผิดชอบต่ องานทีได้ รับมอบหมาย
่
ฯลฯ
- 23. ี
บทสรุป ของการเปนเลขาฯ มืออาชพ
็
เลขานุการทีดี จาเป็ นต้ องมีความรู้ ความสามารถในงาน
่
อาชีพ ความสามารถเฉพาะตัวอย่ างหลากหลาย เป็ นผู้มี
บุคลิกภาพดี สง่ างาม และรักษาความลับได้ ดี และมีการ
พัฒนาตัวเองอยู่เสมอ
- 24. ี
เคล็ดล ับ 9 วิธ ี ของการเปนเลขาฯ มืออาชพ
็
ดังนั้น เลขาฯ ทีดและประสบความสาเร็จ ควรปฏิบัตดงต่ อไปนี้
่ ี ิ ั
มีความรับผิดชอบต่ อตัวเอง
มีความคิดริเริ่มสร้ างสรรค์ และ รู้ จกถามเมื่อไม่ เข้ าใจ
ั
มีความรอบคอบ และ ละเอียดอ่ อนในการทางาน
มีความคล่ องตัวสู ง และ แก้ ไขปัญหาเฉพาะหน้ าได้
มีความมั่นใจ กล้ าเผชิญหน้ ากับความจริง
ขยัน อดทน และรับผิดชอบต่ อหน้ าที่สูง
มีความตรงต่ อเวลา
มีความประนีประนอมทางาน
ร่ วมกับผู้อนได้
ื่
ต้ องเป็ นหู เป็ นตา แทนเจ้ านาย