Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere 01

IL PROJECT MANAGEMENTIL PROJECT MANAGEMENT
DEGLI EVENTI CULTURALI
Vi C liVincenzo Cavaliere
Materiali didattici
LECCE
5-6 dicembre 20145-6 dicembre 2014
Abstract pianificazione e budget
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli

IL PROJECT MANAGEMENT
ASPETTI GENERALI
IL PROJECT MANAGEMENT
PUO’ ESSERE DEFINITO COMEPUO’ ESSERE DEFINITO COME:
gestione sistemica di un’attività complessa ed unica, con un inizio e
una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate,
di t ti di i ifi i t llmediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per
raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli
interdipendenti di costo, tempo e qualità

ASPETTI GENERALI
I PARAMETRI GUIDA
TEMPO COSTO QUALITA’
TERMINI BUDGET SPECIFICHETERMINI BUDGET SPECIFICHE

LA QUALITA’ DEL PROGETTO
ASPETTI GENERALI
LA QUALITA’ DEL PROGETTO
Qualità artistica Qualità
organizzativa
(
Qualità della
comunicazione
(processo e
competenze)
Qualità del progettoQualità culturale

ASPETTI GENERALI
LE FASI DEL PROJECT MANAGEMENT CULTURALE
FASE 1 - IDEAZIONE
FASE 2 – ATTIVAZIONE
FASE 3 - PIANIFICAZIONE
FASE 4 - ATTUAZIONE
FASE 5 - COMPLETAMENTO
FASE 6 - VALUTAZIONE

ATTIVAZIONE
La fase dell’attivazione nei progetti culturali riguarda 4La fase dell attivazione nei progetti culturali riguarda 4
aspetti fondamentali:
1. Definire la fattibilità del progetto
2. Fare l’analisi delle forze in campo
3 D li l li id di ti t t i d tti d3. Delineare le linee guida di tipo strategico, produttivo ed
organizzativo
4. Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilarip p p g
che rendono possibile il progetto così come è stato ideato

ATTIVAZIONE
La fase dell’attivazione nei progetti culturali deveLa fase dell attivazione nei progetti culturali deve
consentire di ipotizzare:
 COSTI, TEMPI E DURATA DEL PROGETTO (ordini di
grandezza approssimativa)
 RISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALIRISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALI
 ELEMENTI CHE CARATTERIZZANO LA QUALITA’
 STRUTTURA DEL PROGETTO (PBS)
 PRIORITA’
 SITUAZIONI A RISCHIO (Crash) e SOLUZIONI ALTERNATIVE

ATTIVAZIONE
Dalla fase dell’attivazione derivano tre differenti output:
1. Il progetto viene avviato di fatto come è stato definito nella
fase ideativafase ideativa
2. Il progetto viene modificato in alcune sue parti e/o
riposizionato in termini di struttura, obiettivi, caratteristiche,
ecc…
3. Il progetto non è realizzabile perché vengono meno requisiti e
condizioni importanti pertanto viene annullatocondizioni importanti pertanto viene annullato

ATTIVAZIONE
1 – La fattibilità del progetto
FATTIBILITA’
ORGANIZZATIVA
Mezzi, Risorse Umane,
E i Skill A
Possediamo al nostro
ORGANIZZATIVA Expertise, Skills, Attrezzature,
Spazi e Location, ecc..
FATTIBILITA’ Possibilità di allestimenti
Possediamo al nostro
interno o possiamo
acquisire dall’esterno?
FATTIBILITA
TECNICO - LOGISTICA
Possibilità di allestimenti,
Requisiti di sicurezza, Aspetti
logistici, Requisiti Tecnici per
l’uso di particolari
Ci sono queste
condizioni?
l uso di particolari
apparecchiature, ecc…
FATTIBILITA’ Struttura ed entità dei costi,
Di i di
ECONOMICO
FINANZIARIA
forme e fonti di ricavo,
paternariati, fund raising e
sponsorship, liquidità, ecc
Disponiamo di queste
risorse o sappiamo
dove e come reperirle?
p p, q ,
FATTIBILITA’ DI
MARKETING
Destinatari effettivi, pubblico,
relazioni, modalità di
i i i
Ci sono queste
condizioni?
comunicazione e promozione,
eccFonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli

ATTIVAZIONE
3 – Le linee guida di tipo strategico – organizzativo
 Il soggetto attuatore del progetto (se diverso dal committente) o comunque ilgg p g ( ) q
soggetto delegato alla produzione esecutiva
 Le forme di alleanza e paternariato possibili e l’architettura degli accordi
 Il networking collegato al progettoIl networking collegato al progetto
 La definizione delle attività critiche e chiave del progetto
 Le strategie artistiche, produttive, organizzative, economico finanziarie, di
k ti i i t i l i ti h d ttmarketing e comunicazione, tecnico – logistiche da attuare
 I requisiti basic del team di lavoro
 La comunicazione esterna ed interna
In particolare a seguito delle Swot Analysis e dell’analisi delle forze in
campocampo
 La risoluzione delle debolezze, dei vincoli e degli ostacoli rilevanti
L l i i d i ti di f d ll t ità d i t i La valorizzazione dei punti di forza, delle opportunità e dei vantaggi

ATTIVAZIONE
4 – Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari
del progetto
In questa sede tramite contatti, incontri, desk research, sondaggi
esplorativi, acquisizione di informazioni, sopralluoghi, si verifica
SUL CAMPO:SUL CAMPO:
 Disponibilità e requisiti di spazi e luoghi (location)
 Disponibilità delle risorse artistiche Disponibilità delle risorse artistiche
 Disponibilità di costi presunti
 Consistenza dei costi presunti
 Accesso a forme e fonti di finanziamento/introito
 Interesse dell’audience e dei mass media
 Altro Altro
E ci si attiva con pre impegni, richieste formali, accordi dip p g , ,
massima

LA PIANIFICAZIONE
PIANIFICAZIONE
LA PIANIFICAZIONE
UNA ARCHITETTURA DI VARI DOCUMENTI CORRELATI
Brief iniziale, progetto artistico / scientifico (dossier presentazione)
Piano di produzione generale e palinsesto delle attività
Piano di produzione tecnica degli allestimenti on site design e setupPiano di produzione tecnica, degli allestimenti, on site design e setup
Piano delle prove (progetti di spettacolo)
Piano delle burocracies (permessi, autorizzazioni)
Piano della logistica (viaggi trasporti listing room)Piano della logistica (viaggi, trasporti, listing – room)
Piano della comunicazione e della promozione
Piano di sponsorship e fund raising
Matri responsabilit (alloca ione compiti e responsabilità)Matrix responsability (allocazione compiti e responsabilità)
Budget e piano di tesoreria
Checklist di controllo
Piano dei rischi
Piano della contingenza (if)
Schema della valutazione (in itinere, ex post)

L’IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE
PIANIFICAZIONE
L IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE
 Permette l’Analisi delle condizioni restrittive e dei vincoli
(tecnologici, di fornitura, artistici, organizzativi, legati alle risorse
umane, strutturali, climatici, ecc…)
 Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di
valutare le alternative
 Permette di razionalizzare le azioni ed il controllo delle
contraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede dicontraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede di
ideazione ed attivazione
 Consente di calcolare rischi, opportunità e soluzioni, identificare
intasamenti scarti di tempo a disposizione scorciatoieintasamenti, scarti di tempo a disposizione, scorciatoie
 Aiuta a pensare in termini di fatti e sviluppa una approfondita
conoscenza della realizzazione
 S il l ti ità Sviluppa la creatività
 Abitua a lasciare il meno possibile al caso ed a stare all’erta
 Aiuta a gestire gli accadimenti anziché subirlig g

LA PIANIFICAZIONE
PIANIFICAZIONE
RUN TROUGHT
RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI
STRUTTURARE IL DOSSIER GENERALE/ARCHIVIO DI PROGETTO
PROGRAMMAZIONE DELL’EVENTO
DEFINIRE IL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
DEFINIRE LA/E DATA/E ED IL PERIODO
DEFINIRE L’EVENTUALE AMBITO IN CUI SI INSERISCE
DEFINIRE LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI
ovvero: dove, quando, in che ambito, con chi

PIANIFICAZIONE
PIANO OPERATIVO
1 DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE1. DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE
2. DEFINIRE I TEMPI E LA SCHEDULAZIONE DELLE ATTIVITA’
3 DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE3. DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE
ovvero: ciò che si deve fare, quando, come e con cosa deve
essere fatto, chi fa che cosa
PIANO ECONOMICO FINANZIARIOPIANO ECONOMICO – FINANZIARIO
1. DEFINIRE IL BUDGET
2. DEFINIRE IL P IANO DI TESORERIA
ovvero: quanto costa, chi paga, come e quando

LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
PIANIFICAZIONE
LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
Criteri di valutazione e scelta
 Funzionalità
 Economicità
 Opportunità
 Capienza
 I i Immagine
 Disponibilità
 Compatibilità Compatibilità

PROGRAMMAZIONE DEL PERIODO
PIANIFICAZIONE
Di d dDipende da:
• Permanenza dell’evento nello spaziop
• Tempi di preparazione ed esecuzione del progetto
• Disponibilità effettiva dei principali realizzatori coinvolti
• Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali• Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali,
artistiche e sportive di pari o superiore importanza
• Programmazione televisiva di avvenimenti artistici o sportivi di
ilirilievo
• Presenza di possibili avvenimenti di grande rilievo legati alla vita
sociale, civile, politica della città
• Impegni ed altra programmazione dello spazio scelto
• Condizioni atmosferiche rispetto al periodo (evento all’aperto)
• Situazione dello spazio rispetto a possibili vincoliSituazione dello spazio rispetto a possibili vincoli

PIANIFICAZIONE
L’AMBITO IN CUI IL PROGETTO SI INSERISCE
L’ambito può riguardare programmi o progetti più ampi, politiche
dell’istituzione pubblica o del committente nelle quali il progettodell istituzione pubblica o del committente nelle quali il progetto
va inserito
LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI
Alcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e laAlcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e la
realizzazione del progetto in termini di cooperazione,
coproduzione, supporto.
E i i i i i bbli h i i iEssi possono essere istituzioni pubbliche, soggetti privati,
sponsor, organi di informazione

IL PIANO OPERATIVO
PIANIFICAZIONE
O O O
LE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVE
E’ l’elenco di ciò che risponde alle seguenti domande:
Che cosa deve essere fatto?
Perché deve essere fatto?
vanno definiti
gli obiettivi, ovvero ciò che si intende ottenere;
le specifiche, cioè come dovrà essere quella determinata attività o
iazione

LE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVE
PIANIFICAZIONE
LE ATTIVITA E LE AZIONI OPERATIVE
Il i “ k” di l ( h i f i)Il progetto va scomposto in “task” di lavoro (pacchetti o fasi).
Le attività riguardano le macro aree di lavoro (produzione, aspetti
economico – finanziari, comunicazione, allestimento, ecc…), , , )
Le azioni sono la suddivisione in dettaglio “del lavoro” che per ogni
P j t B kd St t h W B S W k B kdProject Breakdown Structure o anche W.B.S. Work Breakdown
Structure
Essa può essere fatta in forma grafica o come elenco “lista della
spesa”

Prove di lettura
PIANIFICAZIONE
Esempio di
PBS / WBS
Prove Prove costumi
Prove generali
PRODUZIONE
Scnotecnica
Prove generali
Allestimento
Noleggi
Conf. Costumi
Musiche
Registrazioni
Affitto partiture
ASPETTI
ECONOMICI
Finanziamenti
pubblici
Regione
ECONOMICI pubblici
EPT

LA SCHEDULAZIONE
PIANIFICAZIONE
LA SCHEDULAZIONE
Si intende la calendarizzazione dei tempi necessari per svolgere
le singole attività ed azioni operative e risponde alle seguenti
domande:
Quando deve essere fatto?
Quando dovrebbe essere finito?Quando dovrebbe essere finito?
Qual è il tempo più opportuno?
Quando occorre?Q
vanno definiti partendo dalla data e dal periodo in cui è previsto
l’ t it di tt t l d il’evento, a ritroso, direttamente su calendario:
1. Quando deve essere svolta ogni azione (data inizio e fine)
2 Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)2. Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)
3. Quali sono le azioni “critiche” che determinano il “cammino
critico” del progetto e qual è la sequenza delle stesse e le diverse
i t i iinterconnessioni

ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA
PIANIFICAZIONE
ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA
 Considerare tempi tecnici delle forniture e del rilascio di concessioni
 Considerare per le lavorazioni tutti i possibili impedimenti (festività,
“ponti”, possibili scioperi, giorni di riposo contrattuali, ritardi consegna
materiali, ecc…)
 Considerare quei tempi che vanno concordati con soggetti terzi e
l’elemento “preavviso” per alcune lavorazioni
 Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del
team nell’esecuzione dei loro compiti (tempismo, celerità, affidabilità,
ecc…)
 Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per
l’attivazione di altre azioni operative
 Considerare la “scadenza” naturale di certe azioni o la loro “urgenza”
 C id li i i l i i d ll l d lt Considerare quali azioni possono svolgersi in modo parallelo ad altre
 Prevedere su quelle azioni i cui tempi non sono disciplinati da accordi o
su cui c’è incertezza dei “paracadute” di giorni in più

DIAGRAMMA DI GANTT
PIANIFICAZIONE
DIAGRAMMA DI GANTT
Giorni / SettimaneTempi
Giorno 1 Giorno 2 Giorno
3
Giorno 4 Giorno 5 Giorno 6 Giorno
7
Attività
Azione 1
CamminAzione 2
o
Critico
Azione 3
AttivitàAzione 4
parallele
Azione 5

LE RISORSE
PIANIFICAZIONE
LE RISORSE
Per risorse si intende ciò che serve per completare ogni
azione nei tempi prefissati e corrisponde alle seguenti
domande:domande:
Chi lo deve fare? Con che cosa va fatto?
Come dovrebbe essere fatto? Come lo si può fare meglio?
Come lo si può fare in altro modo? Che cosa è disponibile?
Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?
Chi altri riguarda e chi deve approvarlo?
Quali sono le norme e le direttive che riguardano il caso?
vanno definite
1. Le risorse umane (artistiche, tecniche, organizzative,
amministrative, di servizio)
2 Le risorse materiali (mezzi strumenti attrezzature)2. Le risorse materiali (mezzi strumenti, attrezzature)

RISORSE UMANE
PIANIFICAZIONE
RISORSE UMANE
 Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni
 Come e dove reperirle
 Come formalizzare il loro impiego (contratto) e tipologia del
trapporto
 Quali sono IN HOUSE e quali OUTSOURCING
 Quali limiti, livelli di responsabilità ed autonomia hanno nel loro, p
mandato
specifichespecifiche
capacità, professionalità ed affidabilità
determinata esperienza in specifici settori
caratteristiche specifiche riferibili al tipo di evento (ad esempio
per gli attori requisiti genotipici)
disponibilità nei tempi previsti dalla schedulazionep p p

IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIO
PIANIFICAZIONE
IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIO
BUDGET PIANO DI
TESORERIATESORERIA
COSTI FLUSSI IN USCITACOSTI
FLUSSI DI CASSARICAVI
FLUSSI IN USCITA

PROCESSO DI BUDGETING
PIANIFICAZIONE
COSTI RICAVICOSTI RICAVI
Planning delle risorse Stima dei ricaviPlanning delle risorse Stima dei ricavi
Stima dei costi Mix fund raising
Budget dei costi Budget dei ricavi
Controllo dei costi Controllo dei ricavi

BUGET
PIANIFICAZIONE
Il budget va redatto secondo alcuni principi:
 Principio della chiarezza Principio della chiarezza
 Principio dell’oculatezza
 Principio della prudenza Principio della prudenza
 Principio dell’operatività
 Principio del collegamento finanziario
 Principio della responsabilità

IL BUDGET
PIANIFICAZIONE
IL BUDGET
Alcuni criteri di computo Alcuni criteri di stima
 Costo unitario della risorsa
moltiplicato per la quantità di utilizzo
(su base temporale ora /giorno /
 Costi storici
 Dimensione dei risultati
 Proiezioni e simulazioni( p g
mese oppure sulla sola quantità
numero pezzi)
 Oppure costo forfettario della
 Proiezioni e simulazioni
 Benchmarking
 Date inizio / fine e durataOppure costo forfettario della
risorsa (concordato a monte)
 Costo della risorsa umana
maggiorato degli oneri sociali a
 Riserve di contingenza
maggiorato degli oneri sociali a
seconda della tipologia contrattuale
conteggiati in %
 Forniture con o senza prestazioniForniture con o senza prestazioni
accessorie (cosa è incluso/escluso)
 Paracadute

BUDGET E PROJECT FINANCING
PIANIFICAZIONE
COSTI (valore assoluto e percentuali)
 Costi diretti di progetto (artistici, allestitivi, tecnici, logistici,
organizzativi)organizzativi)
 Costi di comunicazione e marketing
 Costi di funzionamento e spese generali
RICAVI (provenienza, valore assoluto e percentuali)
 Finanziamenti pubblici (comunitario locale regionale Finanziamenti pubblici (comunitario, locale, regionale,
nazionale)
 Finanziamenti privati (sponsorizzazioni, donazioni, servizi,
erogazioni liberali)erogazioni liberali)
 Autofinanziamento ed entrate proprie (mezzi propri, attività
commerciale, coproduzioni)
 Fi i ti i li Finanziamenti sovranazionali

NATURA DI COSTI E RICAVI
PIANIFICAZIONE
NATURA DI COSTI E RICAVI
COSTI Di tti I di ttiCOSTI Diretti Indiretti
Fissi Fitto cinema Uffici (fitti, utenze, ecc…)
Noleggio films
( , , )
Variabili Proiezioni straordinarie
D t t li it f
Oneri finanziari su
scoperti c/cDecentramento zone limitrofe scoperti c/c
RICAVI Diretti Indiretti
Fissi Sovvenzioni finalizzate,
Sponsorizzazioni dirette
Sovvenzioni generali
all’attività
fVariabili Vendita biglietti Interessi finanziari attivi

LA VALUTAZIONE DEI RISCHI
PIANIFICAZIONE
Tutti i progetti implicano rischio ed incertezza, ma questi
aspetti possono essere limitati:
1. Identificano il tipo, il livello e le fonti dei rischi del progetto o di
talune sue aree
2. Valutando l’impatto, la probabilità e l’entità dei rischi stessi
3. Intraprendendo le necessarie azioni (se possibile) per ridurre
o eliminare tali rischi elaborando un eventuale piano dellao eliminare tali rischi, elaborando un eventuale piano della
contingenza
4. Decidendo se accettare o meno tali rischi

PIANIFICAZIONE
Le soluzioni
1. Elusione – si cambia il modo di procedere scegliendo una
azione o dei tempi più sicuri
2 P i i di id l h2. Prevenzione – si cerca di ridurre le cause che possono
generare il rischio e si pianificano le vie alternative
3. Assicurazione – ci si cautela trasferendo ad una compagniap g
assicurativa il rischio intero o parziale, subendone il costo
4. Trasferimento – il rischio viene affidato a terzi (fornitori,
appalti ecc ) con un possibile aumento dei costiappalti, ecc.), con un possibile aumento dei costi.

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