in projects the damage is at the end from errors in the start

1. Newsletter Oktober 2017
English Dutch
Lean Basic Controls 7, Attack Project Cost of Non Quality
The operational excellence program works hard, improving efficiency
and reducing costs. Suddenly a problem strikes, costing millions and
making all improvement in vain. Actually, this happens each time; it be-
came part of the management culture.
This does not have to persist. Imagine each task of a project starting
in time, and thus can finish in time? Or think of the 10% budget for
unforeseen, remaining by completion?

2. Lean in projects, a good start brings you
halfway
Coaching Operational Excellence Programs is
my work but also my passion.
Today, I will talk with you about the initial start,
because we make already choices in that
phase. Sometimes the bottleneck is left out of
scope because it is too sensitive. The jar with
gold gets out of the picture. Let us examine
how we can act differently.
Each project has a delay between cause and
impact. It is an advantage, problems and un-
certainties can be pushed forward and dealt
with in due course. The disadvantage is that
errors, once made, are more difficult to trace
when the project proceeds. But the conse-
quence may be high costs by the end of the
project (Cost of non-quality) .
Sometimes it is a few major issues that get
attention, and sometimes it is a number of
small issues that surface unexpectedly. Or a
combination. It can cumulate from 10 to 20%
of the project value. Typically there is a budget
unforeseen so that we actually accept this
waste in advance. Imagine it can be reduced?
(or that the competitor can before you?)
A natural response is organizing stage-gates
or milestones; and risk sessions. Do you recall
the boring meetings with FMEA- or RCA-excel
sheets on the beamer and a full audience? But
are we removing the cause or repairing the
error? It is an inspection rather than a control.
And all we do is finding risks early, so that the
costs are reduced. The costs identified this
way are covered with the unforeseen budget?
Or hidden in the normal project costs so that
these costs remain invisible?
When talking to engineers, they know what I
talk about. Time pressure is felt such that the
last verification on Friday afternoon may not
be performed full heartedly. Or the experi-
enced engineer is trusted without any check at
all, and maybe this engineer has an uncom-
fortable weekend with gnawing uncertainty?
Sometimes he will verify all calculations next
Monday morning. But a number of bomb’s will
be buried under the project surface, invisible.
When time is allowed, it can be dismantled; or
a lucky design change can extinguish the
burning wick. Eventually, for this project ample
small and larger bombs are re-
maining, causing setbacks in the
end as always was the case. At
the expense of sometimes safety,
always money, and maybe repu-
tation.
All of this is commonly known,
strange that nobody seems to act;
how come?
1) Time pressure is part of the reality be-
cause clients always need results faster
than possible; resignation.
2) Engineers never finish a job, it can be
improved forever; excuses.
3) And Costs of Non Quality are typical for
the industry; and the same for all com-
petitors.
My approach is simple, but not easy. Lean
Basic Controls can help you to achieve:
1) Engineers finishing their tasks in time,
with less corrections.
2) Milestone meetings and risk sessions
generating less actions, and allowing
time for complex issues.
3) Near delivery, less setbacks occur and
the unforeseen budget is not spent.
This approach gives results faster than you
would expect. It works by saving time rather
than saving money. It is not easy because pro-
jectleaders will be required to change their
style.
Vitalizing struggling Lean Six Sigma
programs is what I do. Or starting from
scratch!
My challenge is simplifying methods to
the minimum, thus only keeping the
essential. Balancing control and im-
provement is often ignored and a neces-
sary condition for a sustainable pro-
gram.
Leo@DutchSixSigma.nl
www.dutchsixsigma.nl

3. Nieuwsbrief oktober 2017
English Dutch
Lean Basic Controls 7, Aanval op Project onkosten
Het operational excellence programma werkt keihard aan het verbeteren van
efficiency en het verlagen van de kosten. Totaal onverwacht ontstaat een pro-
bleem dat miljoenen kost en in één klap alle verbetering teniet doet.
Eigenlijk gaat het steeds zo; het is deel van de cultuur geworden.
Het kan anders. Stel je eens voor dat iedere taak in het project op
tijd begint, en dus binnen de tijd klaar is. Of stel je voor dat aan het
eind van het project ineens de begrootte 10% onvoorzien overblijft?

4. Lean in projecten, goede start is het halve
werk
Het coachen van excellence programma’s is
mijn werk maar ook mijn passie.
Vandaag wil ik met je praten over het prille be-
gin, omdat we dan al een keuze maken. Soms
blijft de bottleneck buiten schot omdat het te
gevoelig ligt. De pot met goud is dan buiten
beeld. Laten we eens onderzoeken hoe dat
anders kan.
Een project heeft een tijdsverloop tussen oor-
zaak en gevolg. Dat heeft een voordeel; je
kunt een probleem of een onzekerheid voor je
uitschuiven. Het heeft ook een nadeel; een-
maal gemaakte fouten worden steeds moeilij-
ker te achterhalen naarmate het project vor-
dert. Maar het gevolg zijn hoge kosten (Cost
of Non Quality) aan het einde van het project.
Soms zijn het enkele grote zaken die al aan-
dachtspunt waren, en soms zijn het een groot
aantal kleine dingen die als donderslag bij hel-
dere hemel opduiken. Of een combinatie van
beide. Het kan gaan om 10 à 20 % van de
projectwaarde. En het is vaak al opgenomen
in het budget waardoor we het in feite accep-
teren. Stel je voor dat we dit kunnen reduce-
ren? (Of stel je voor dat de concurrent het eer-
der kan beheersen).
Een natuurlijke reactie is het houden van mijl-
paal bijeenkomsten en risico sessies. Ken je
de saaie vergaderingen met alle betrokkenen
en een FMEA- of RCA-Excel sheet op de bea-
mer? Maar zijn we dan de oorzaak aan het
wegnemen? Eigenlijk is het een inspectie. En
signaleren we de risico’s alleen eerder, zodat
ook de kosten binnen de perken blijven. Zijn
deze kosten hoog? Of zijn ze verborgen in het
normale projectwerk en weet je het niet?
Wanneer ik met engineers praat, begrijpen ze
precies wat ik bedoel. Er is tijdsdruk; wordt de
laatste check op vrijdagmiddag wel echt uitge-
voerd? Of wordt de ervaren engineer ver-
trouwd zonder controle, maar heeft deze toch
een ongemakkelijk weekend met een knagend
gevoel? Soms zal hij maandagochtend met-
een alles nog eens nalopen. Maar een aantal
bommetjes kruipt zó het project in, onzicht-
baar. Wanneer er even tijd is kan zo’n bom-
metje later worden ontmanteld. Of de bran-
dende lont wordt geblust door een toevallige
wijziging. Tenslotte zijn er aan het
eind van het project genoeg kleine
en grote bommen over om ook
weer voor dit project tegenslagen
te krijgen. Ten koste van soms
veiligheid, altijd geld, en mis-
schien reputatie.
Het vreemde is, dat de organisatie
dit allemaal wel weet; waarom
komt niemand in actie?
1) De tijdsdruk hoort erbij want de klant wil
alles sneller dan mogelijk is, berusting.
2) Engineers zijn nooit klaar, het moet altijd
mooier, excuses.
3) En de “cost of non-quality” hoort bij de
branche, het is bij de concurrenten het-
zelfde.
Mijn aanpak is eenvoudig, maar niet gemakke-
lijk; Lean Basic Controls kan U op weg helpen
om te bereiken:
1) Dat engineers hun taken op tijd af heb-
ben, met minder correcties.
2) Dat de mijlpaal-bijeenkomsten en de risi-
co-sessies leiden tot minder acties, zodat
er tijd is voor de complexe knelpunten.
3) Dat er bij oplevering minder tegenvallers
zijn; de reservering onvoorzien wordt niet
uitgegeven.
Deze aanpak levert sneller resultaten dan je
denkt. Het werkt doordat je begint met tijd spa-
ren in plaats van geld sparen. Het is niet ge-
makkelijk want met name projectleiders zullen
moeten omschakelen van stijl.
Voor het op gang brengen van stroeve Lean Six Sigma
programma’s moet u bij mij zijn. Of
voor het starten vanuit niets. Mijn
uitdaging is methoden tot het bot te
vereenvoudigen, zodat alleen de
essentie overblijft. Voor veel pro-
jecten moet de crux worden gevon-
den om succes te krijgen.
Leo@DutchSixSigma.nl
www.dutchsixsigma.nl