Training materials for trainers' use. I designed & delivered this course at VNG Corporation for the last 2013. Targeted participants are staff at entry & junior levels. The slides just show you the summarized content, not all the things which have been developed. However, I hope you can learn something from it to build and enhance your planning and organizing skills.

2. charlottele
letrinh2000@yahoo.com
KN Phục vụ khách hàng dành cho HR

3. Đúng giờ
Không điện thoại
Không laptop
Hỏi nhiều
Bình tĩnh

5. Sau khi học xong, bạn có thể:
Xác định tầm quan trọng, thiết lập &
đạt mục tiêu công việc;
Xây dựng kế hoạch cá nhân;
Tổ chức khu vực làm việc và công việc
cá nhân để đạt hiệu suất tối ưu hơn.

6. LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
Thiết lập
Thiết lập
Thay đổi
Mục tiêu
Thời gian biểu
Biết người
Xây dựng
Biết ta
Kế hoạch
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Quản lý
Thời gian
Email & hồ sơ
Quản lý
Quản lý
Bàn làm việc
Khối lượng công việc

7. Câu chuyện giảm cân

8. LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
Thay đổi

9. Sức mạnh của sự thay đổi
Trả lời những câu hỏi sau:
• 3 mục tiêu quan trọng nhất?
• 3 trở ngại lớn nhất?
• 3 việc phải làm để tổ chức tốt
công việc hiện tại?
• Làm gì khi có thêm thời gian?
• KN lập kế hoạch của bạn
được bao nhiêu điểm (thang
1 – 10)?

10. 3 nguyên tắc sử dụng thời gian cơ bản nhất
1
• Làm việc chăm chỉ
2
• Làm việc nhanh chóng
3
• Tổ chức công việc khoa học

11. LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
Thay đổi
Biết người
Biết ta

12. Biết người biết ta
NÃO TRÁI
NÃO PHẢI

13. Biết người biết ta
NÃO TRÁI
NÃO PHẢI
Nhìn mọi sự vật theo kiểu
trắng – đen rõ ràng.
Có thể nhìn thấy nhiều khả
năng trong mọi vấn đề.
Thời gian trôi đi từng giây
phút một.
Thời gian mang nhiều giá
trị khác nhau.
“Chỉ cần đưa chúng tôi dữ
kiện, số liệu, thông tin.”
Với họ, mọi sự vật hiếm khi
trắng – đen rõ ràng.

14. Hoạt động – Phân tích tình huống “MỘT
NGÀY CỦA TẤM”

15. Biết người biết ta
CHIM CÚ
CHIM SÂU

16. LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
Thiết lập
Thay đổi
Mục tiêu
Biết người
Biết ta

17. Trước khi lập kế hoạch, cần trả lời những câu hỏi
1. Chúng ta muốn đạt được điều gì?
2. Chúng ta muốn đạt được điều đó
bằng cách nào?
3. Chúng ta đang có những nguồn lực gì
trong tay (tiền bạc, thời gian, con
người, máy móc, công cụ,…)?

19. Tôi nên đi
đường nào bây
giờ?

20. Thế cô muốn
tới đâu?

21. Tôi cũng
chưa biết
nữa.

22. Vậy cô đi
đường nào
cũng thế thôi.

23. Thiết lập mục tiêu - SMART

24. Thiết lập mục tiêu – 3P

25. Bài tập
• Viết 2 mục tiêu cá
nhân (liên quan đến
công việc và gia đình)
• Kiểm tra xem mục tiêu
của bạn kế bên có
thỏa được tiêu chí
SMART

26. LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
Thiết lập
Thay đổi
Mục tiêu
Biết người
Biết ta
Xây dựng
kế hoạch

27. Nội dung cần có trong bản kế hoạch
Ở đâu
Lúc nào
Làm gì
Ai phụ trách
Làm như thế nào

28. 9 Nguyên tắc lập kế hoạch
1. Dành 1 giờ/ ngày để lên kế hoạch.
2. Phân biệt: việc có thể làm ngay & việc
cần nhiều thời gian.
3. Đưa thời gian vô Lịch bàn/ điện tử sau
khi đã lập xong kế hoạch.
4. Nếu thấy “rối”, danh mục Việc-cần-làmtrong-ngày sẽ giúp ta tập trung.
5. Trao đổi với NV khác để tránh chồng
chéo công việc hoặc thời gian.

29. 9 Nguyên tắc lập kế hoạch
6. Ghi chú nội dung đã thống nhất hoặc sẽ
bàn tới với từng người.
7. Kế hoạch tốt nhất là kế hoạch phù hợp với
nhu cầu & mục tiêu cá nhân.
8. Các chuyên gia đều khuyên nên lập kế
hoạch trước khi làm bất cứ điều gì. Tuy
nhiên, thực tế cần linh hoạt.
9. Nhớ luật Murphy: Nếu có sai sót, chúng
nhất định sẽ xảy ra.

30. Công cụ xây dựng kế hoạch

31. Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn

32. Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn

33. Công cụ xây dựng kế hoạch – Outlook

34. Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch

35. Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch
 Nêu rõ trong kế hoạch
việc cần làm, thời gian,
người phụ trách
 Đưa kế hoạch lên lịch
cá nhân trên Outlook

36. LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
Thiết lập
Thay đổi
Mục tiêu
Biết người
Biết ta
Thiết lập
TGB
Xây dựng
kế hoạch

37. Hoạt động – Phân tích tình huống của Tấm
• Các nhóm thảo luận để:
Trả lời câu hỏi: “Thời gian biểu giúp ích gì cho Tấm?”
Lập thời gian biểu theo mẫu sau đây cho Tấm để
đảm bảo ngày làm việc của cô ấy hiệu quả hơn
• Thảo luận: 10 phút
• Trình bày: 3 phút

38. Lập lại thời gian biểu trong ngày cho Tấm
Giờ
Việc/ Nhiệm vụ
Liên hệ

39. Thiết lập thời gian biểu
TGB giúp chúng ta tập trung vào những việc
thật sự quan trọng.
TGB cần bao gồm cả thời gian cho gia đình,
cho việc ăn, uống, nghỉ ngơi, chơi thể thao và
giao tế ngoài xã hội.
Lập thời gian biểu chính là lên kế hoạch sử
dụng thời gian hiệu quả cho tất cả công việc
đời thường hàng ngày.

40. LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
• Làm việc chăm chỉ
1
2
3
• Làm việc nhanh chóng
• Tổ chức công việc khoa học
Thay đổi
Thiết lập
Thời gian
biểu
Biết người
Biết ta
Xây dựng
Thiết lập
Kế hoạch
Mục tiêu

41. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Thời gian

42. Quản lý thời gian – Nguyên tắc STING
Select one thing to do.
Time yourself. Check the clock, give yourself
an hour, and go for it.
Ignore everything else while the clock is
ticking.
No breaks until your hour is up.
Give yourself a reward when the hour is up.

43. Hoạt động – Thử trí nhớ

44. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Thời gian
Quản lý
bàn làm việc

45. Quản lý bàn làm việc – Nguyên tắc 3S

46. Quản lý bàn làm việc – Hướng dẫn xử lý giấy tờ
trên bàn làm việc
Hồ sơ này có cần tham
khảo nữa không?
Có file mềm chưa?
Thuộc việc của mình hay
người khác?
Liên quan đến pháp lý
không?

47. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Quản lý
hồ sơ điện tử
Thời gian
Quản lý
bàn làm việc

48. GAN - Nguyên tắc quản lý file mềm
1. Nhóm các file cùng loại với nhau: File đang làm
việc, file tham khảo, file nén, file đề phòng sự cố
2. Sắp đặt/ Lưu chúng ở đúng nơi
3. Đặt tên để dễ tìm/ dễ lấy

49. Quản lý hồ sơ điện tử - Nguyên tắc quản lý email
1.
2.
3.
4.
5.
Kiểm tra mail 2 lần/ ngày
Lọc spam mail
Tổ chức sắp xếp địa chỉ mail
Lưu trữ các file đính kèm/ thông tin mail
Viết mail đơn giản - ngắn gọn

50. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Quản lý
Thời gian
hồ sơ điện tử
Quản lý
bàn làm việc
Quản lý khối
lượng công việc

51. Hoạt động – Phân tích tình huống “HOÀNG
TUYỆT VỜI”
Theo nhóm bạn, Hoàng nên làm gì?

52. Bản phân tích khối lượng công việc của Hoàng
CÔNG VIỆC
Tháng 6
1-5
8 - 12
Phát triển nội dung khóa “Hội nhập NV mới”
0
10
25
5
Triển khai qui trình đăng ký khóa học mới
10
0
15
25
Cập nhật tài liệu đào tạo khóa “KN thuyết trình”
20
10
5
30
Làm biểu mẫu cho qui trình học online
0
10
5
X
Điều chỉnh chính sách học ngoại ngữ
10
10
10
10
Thực hiện các công việc hàng ngày khác
10
10
10
10
50
50
70
80
Tổng cộng: (giờ)
15 - 19 22 - 26

53. Quản lý khối lượng công việc – Phân tích khối lượng CV
1. Việc bạn phải làm hàng ngày là gì, bạn dành
bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?
2. Việc bạn phải làm hàng tuần là gì, bạn dành
bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?
3. Việc bạn phải làm hàng tháng là gì, bạn
dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?
4. Việc bạn phải làm hàng quí hoặc hàng năm
là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi
việc đó?

54. Quản lý khối lượng công việc – Công cụ “Kế hoạch cho
168 giờ sắp tới”
Dành 10 phút điền
thông tin vào biểu
mẫu “168 giờ vừa
qua của bạn”.

55. Bài tập cá nhân
15 phút