Công tác văn thư lưu trữ là hết sức cần thiết và là bắt buộc, nhưng lại là nỗi thống khổ của các tổ chức và doanh nghiệp. http://v-archive.vn/ Phương pháp truyền thống là lập mục lục cho các văn bản, giấy tờ, sau đó giữ trong kho lưu trữ và tìm kiếm khi cần. Công việc này tốn rất nhiều thời gian và chóng làm hư hỏng tài liệu gốc. Việc scan và lưu trữ điện tử cũng bắt đầu được tiến hành ở nhiều nơi, nhưng công việc này còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc. Thấu hiểu vấn đề này, Công ty Cổ phần Phần mềm VIAMI đã cho ra đời sản phẩm số hóa và lưu trữ điện tử mang tên V-Scan và V-Archive, nhằm giúp các doanh nghiệp thực hiện hàng ngày dễ như lật trang giấy. V-Scan sử dụng các thiết bị photo-scanner chụp tài liệu trong vòng 1 giây/trang và xử lý tức thì các hình ảnh thu được nhằm mang đến cho người dùng những tài liệu số hóa chỉnh chu và có chất lượng tốt nhất. V-Archive là giải pháp phần mềm quản lý lưu trữ số lượng lớn các tài liệu số hóa với mục đích tìm kiếm và khai thác nhanh, đồng thời có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của doanh nghiệp.

2. Photocopy
●
Thói quen
●
Bắt buộc
●
Pháp lý

3. Lưu trữ bắt buộc
●
Doanh nghiệp
– Lưu trữ 10 năm
– Lưu trữ nội bộ
●
Nhà nước
– Lưu trữ nội bộ
– Lưu trữ lịch sử
Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp?

4. Vấn đề chi phí
●
1 bản photocopy = 1 trang giấy
– Mỗi người ít nhất 1 bản photo CMND/năm → 50
triệu trang/năm x 200 = 10 tỷ VNĐ tiền giấy = 50 t
VNĐ tiền photocopy
– Thời gian: 5-30 phút → tiền của + sức lực
– Lặp đi lặp lại nhiều lần tại 1 nơi →Lãng phí
●
Lưu trữ: nhân lực, kho tàng, bảo quản, khai
thác... →chi phí ngày càng tăng

5. Vấn đề rủi ro
●
Mất mát
●
Bảo mật
●
Cháy nổ
●
Thảm họa
Không thể khôi phục

6. Giải pháp ngày nay
●
Số hóa
●
Lưu trữ điện tử
●
Phần mềm quản trị
●
An ninh thông tin

7. Số hóa V-SCAN
Photo-scanner
●
Chụp tài liệu, sách, vật thể
●
Gọn nhẹ, cơ động
●
Đa năng
●
“Xanh”
Phần mềm V-Scan
●
Tự động xử lý hình ảnh:
xén, xoay, xoắn, nét...
●
Tự động xử lý đầu ra
●
OCR tiếng Việt

8. Photo-scanner

9. So sánh phương pháp
Truyền thống
●
Từng trang/ tự động
●
30-200 giây/ảnh
●
Cần thêm PM phụ trợ
V-Scan
●
Đặt giấy và bấm nút
●
1-2 giây/ảnh
●
Tự động đặt tên và
đóng gói

10. So sánh 2 phương pháp photocopy
Vấn đề Truyền thống Điện tử
Tính pháp lý Đều không phải là bản chính (tham khảo)
Tính toàn vẹn Thấp Cao → rất cao
Tính sẵn sàng Thấp Cao → rất cao
Tính bảo mật Trung bình Cao → rất cao
Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao
Thời gian tìm kiếm Rất cao Thấp, ngay lập tức
Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình
Khả năng dùng lại Thấp Rất cao
Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao
Phòng chống thảm họa Bất khả kháng Khả thi

11. Quản trị V-Archive
●
Cơ chế quản trị tập trung
– Quy trình xuyên suốt: văn
thư, scan-chụp, xử lý ảnh,
đóng gói, chữ ký số...
– Cây phân cấp, phân quyền
– Người dùng tự định dạng
metadata
– Tìm kiếm và truy cập nhanh
– Tự động bảo mật
●
Cơ chế lưu trữ phân tán:
chịu tải dữ liệu lớn

12. Quản trị các giá trị và chức năng
của tài liệu
Tài liệu
Tư liệu
Lịch sử/quý hiếm
● Cực hiếm
● Hiếm
● Thường
● Kém
Bảo mật
● Tối mật
● Mật
● Nhạy cảm
● Giải mật nhạy cảm
● Giải mật
Giá trị kinh tế
● Cực quý (X VNĐ)
● Quý (Y VNĐ)
● Thường (Z VNĐ)
● Miễn phí (0 VNĐ)
Cấp bậc sử dụng
● Trung ương
● Bộ
● Sở
● … huyện, xã
● Công chúng
Quyền sử dụng
● Đọc
● Thêm
● Sửa
● Xóa
● Duyệt/công bố
Quyền tiếp cận
● Chỉ đọc
● Chỉ đọc 1 phần
● Được tải về
● Được chia sẻ
Kiểm soát
● Admin
● Cây kiểm soát
● Hàng ngang
Xét duyệt
● Admin
● Cây xét duyệt
● Hàng ngang

13. Khả năng mở rộng
●
Khai thác độc lập
●
Phát triển rời rạc
●
Kết nối mắt xích
●
Hòa nhập mạng lớn

14. So sánh 2 phương pháp lưu trữ
Vấn đề Truyền thống Điện tử
Tính pháp lý Mặc định NĐ 01/2013/NĐ-CP
Tính toàn vẹn Rất cao Cao
Tính sẵn sàng Cao Cao → rất cao
Tính bảo mật Cao Cao → rất cao
Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao
Thời gian tìm kiếm Rất cao Ngay lập tức
Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình
Khả năng khôi phục Rất thấp Rất cao
Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao
Phòng chống thảm họa Bất khả kháng Rất cao

15. Lợi ích nổi bật

16. Bản quyền
●
“Cục Bản quyền tác
giả” cấp chứng nhận
số 4551/2013/QTG.

17. Thị trường
●
Doanh nghiệp: tất cả các cỡ doanh nghiệp
– Đặc biệt: nếu có lưu lượng lưu trữ giấy tờ lớn
●
Nhà nước: tất cả các cơ quan Nhà nước
– Đặc biệt: khối văn phòng và văn thư lưu trữ
– Các cơ quan lưu trữ...
●
Giáo dục: tất cả các trường các cấp
– Dụng cụ giảng dạy, trình chiếu
– Số hóa tài liệu giảng dạy...

18. Giá cả
●
Photo-scanner: 2-7
triệu VNĐ/chiếc
●
Book-scanner: >10
triệu VNĐ/chiếc
●
Đặc biệt: bản đồ, bản
vẽ, bản thiết kế...
●
V-Scan: 2-4 triệu
VNĐ/bản
●
V-Archive: dự án

19. Chính sách kinh doanh
●
Hợp tác với khách
hàng
●
Tìm kiếm đối tác,
hợp tác kinh doanh
●
Dịch vụ gia công số
hóa
●
Dịch vụ lưu trữ điện
tử

20. Lớn lên cùng thành công của
khách hàng!
Grow with the customer's success!
Trân trọng cám ơn!