SISTEM KEARSIPAN

Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah
Dosen Pembimbing: Putriaji Hendikawati,S.Si.,M.Pd.,M.Sc.

Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis
menggunakan Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query Browser.

Disusun Oleh:
Luky Triohandoko (4112311002)


Latar belakang
• Semakin pesatnya perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi pada saat ini.
• Sistem Persuratan yang masih menggunakan
metode manual di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah
• Pentingnya peran surat/arsip dinas


Tempat & Tujuan
Dinas Pendidikan Provinsi
Jawa Tengah
JL. Pemuda no. 132
Semarang – Jawa tengah

25 Juli – 6 September 2013


Tempat & Tujuan
Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah :
• Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali berbagai
masalah yang timbul di lapangan serta membandingkannya dengan teori
yang diperoleh di bangku kuliah.
• Meningkatkan ketrampilan dan wawasan dalam dunia kerja pada suatu
perusahaan.


Gambaran PKL di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah.


Gambaran PKL di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah.
Subbag Umum dan Kepegawaian
• Subbagian Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab
atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji
dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang
ada di dinas pendidikan mulai dari proses surat masuk
maupun proses surat keluar.


Teori Penunjang.
1.Program
Untuk mendukung berbagai aplikasi basis data diperlukan
perangkat lunak berupa program komputer.
Dalam hal ini program aplikasi dibuat menggunakan bahasa
pemrograman baku yaitu VB 6.0


Teori Penunjang.
2. Data
Data untuk aplikasi basis data adalah basis data itu sendiri. Basis data
berisi: data sumber, meta data, kamus data, dan overhead data.
a). Data sumber adalah fakta yang disimpan didalam basis
data, misalnya: nama, jenis kelamin, tanggal lahir, dan alamat.
b). Kamus data memperjelas struktur dari basis data.
c). Meta data adalah data tentang struktur basis data Aplikasi Basis
Data 14 yang disimpan di dalam kamus data.
d). Overhead data digunakan untuk list, index, dan struktur data yang
lain yang menyajikan relationship dari record.


Teori Penunjang.
3. Sistem Manajemen Database (SMBD)
SMBD merupakan suatu perangkat lunak yang terdiri
atas sekumpulan program untuk mengelola dan
memelihara data di dalam suatu struktur yang digunakan
oleh banyak aplikasi, bebas (independence) terhadap
media penyimpanan dan metoda akses.
Sistem tersebut menyusun elemen data di dalam struktur
yang telah didefinisikan sebelumnya dan menyimpan
relasi diantara elemen data yang berbeda di dalam basis
data.


Teori Penunjang.
4. Structural Query Languange (SQL)
Menurut I. Pohan (2002: 6) Structural Query Languange
(SQL) adalah sebagai bahasa query yang tidak hanya
terbatas digunakan untuk query ke dalam basis
data, tetapi dapat digunakan untuk mendefinisikan
struktur data, memodifikasi data, dan menspesifikasikan
security constraint.
Atau dengan kata lain bahwa SQL, memiliki kemampuan
untuk Data Manipulation Language (DML) dan Data
Definition Language (DDL).


Teori Penunjang.
5. Kearsipan
Dalam buku Manajemen Kearsipan menurut Zulkifli
(1990: 23) Sistem penataan arsip atau archieve filling
disebut juga dengan filling system. Filling adalah proses
pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah
dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali
diperlukan.


Teori Penunjang.
Jenis-jenis arsip secara umum :
Arsip dibagi menjadi dua bagian :
a). Arsip dinamis, yaitu semua arsip yang masih berada di
berbagai kantor baik pemerintah maupun swasta.
b). Arsip statis, yaitu arsip yang disimpan di arsip nasional
yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.


Teori Penunjang.
Fungsi arsip
Fungsi arsip dibagi menjadi tiga, diantaranya :
a). Sebagai surat yang dijadikan sebagai dokumen.
b). Mempermudah suatu lembaga atau badan pemerintah
dalam melaksanakan suatu kegiatan.
c). Sebagai syarat yang diperlukan jika suatu waktu kita
mengkaji kembali hal-hal yang lalu.


Teori Penunjang.
6. Fungsi Surat
Menurut Soedjito (2004: 34) Surat memiliki kelebihan dibandingkan
dengan komunikasi lisan yang cepat, surat memiliki bukti otentik
berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh komunikasi
lisan.
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai :
a. Alat bukti tertulis.
b. Alat pengikat.
c. Bukti historis.
d. Wakil organisasi.
e. Pedoman.


Teori Penunjang.
7. Proses Surat Masuk di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah
Surat masuk yang diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda
untuk diberi nomor surat, tujuan surat, perihal, kemudian surat diberi
lembaran disposisi.
Lembaran disposisi ini digunakan sebagai tempat ketua memberikan
tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi
lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah untuk diketahui
isi, dan dilakukan pengecekan surat.
Selanjutnya Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu
dibalas atau tidak.


Teori Penunjang.
8. Proses Surat Keluar di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah
Surat keluar atau surat balasan merupakan jawaban dari surat masuk
ataupun informasi yang perlu disampaikan kepada pihak lain, baik berupa
laporan-laporan maupun informasi lainnya. Cara penanganan surat keluar
tidak berbeda dengan surat masuk, surat keluar tidak diberi lembaran
disposisi.
Sebelum surat keluar/surat balasan dikirim ke alamat yang dituju terlebih
dahulu dicatat dalam buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan


Teori Penunjang.
Software yang digunakan
Dalam pembuatan sistem informasi kearsipan dinamis Dinas
Pendidikan Provinsi jawa Tengah membutuhkan software
berikut:
1. Microsoft Visual Basic 6.0
2. MySQL Query Browser
3. VB MySQL Direct


Manfaat Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Dinas
Pendidikan provinsi Jawa Tengah.
Dengan diaplikasikannya Sistem Kerarsipan Surat Dinamis
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan
Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL diharapkan
diperoleh manfaat sebagai berikut:
1. Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat
dibandingkan dengan sistem manual
2. Penyimpanan data-datanya akan lebih hemat dan aman
serta dapat digunakan berkali-kali dan dapat
diperbaharui isinya.


Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi
Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan
MySQL
1. Menu Log In


MySQL
2. Menu Input Surat Masuk


MySQL
3. Menu Input Surat Keluar


MySQL
4. Menu Rekapan Surat


MySQL
Lihat Program
“Klik”


sekia
n

SISTEM KEARSIPAN

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (6)

Similar a SISTEM KEARSIPAN

Similar a SISTEM KEARSIPAN (20)

Último

Último (20)

SISTEM KEARSIPAN