Hoe bepaal je als onderwijsorganisatie je online strategie voor intranet of digital workplace? Ik geeft handvatten voor een praktische aanpak, tips voor het formuleren van een strategie, en een praktijkvoorbeeld van een van de grootste universiteiten van Nederland.

1. Online strategie
Intranet en digital workplace
Onderwijsorganisatie

2. Mens
MediumOrganisatie

3. How
What
Why

4. Gedrag
Doel, taak
Motivatie

5. Communicatie
Collaboratie
Community

6. Doel, strategie

7. Interviews
Enquête
Documenten
Concurrentieanalyse
Marktverkenning
Mens
Persona
Empathy map
Customer journey map
Medium
User stories
Interactieontwerp
Contentontwerp
Platformselectie
Organisatie
Service blueprint
Governance
Beheerorganisatie
Strategie
Strategie
Interviews
Enquête
Analytics
Observatie
Tests
Gesprekken met leveranciers
Workshop
Interviews
Wandelgangen
1
2
3
4
Observatie

8. De 4 hoekstenen van intranet of digital workplace

9. Hoeksteen 1: goed, breed gedragen doel, strategie en roadmap
Hoeksteen 2: passend technisch model voor inrichting van digitale werkomgeving
Hoeksteen 3: duidelijke afspraken over governance, eigenaarschap en beheer
Hoeksteen 4: scherp zicht op succesfactoren, die meten en erop sturen
De 4 hoekstenen

10. Hoeksteen 1:
goed, breed gedragen doel, strategie en roadmap

11. • “Het intranet moet de communicatie verbeteren.”
• “Het intranet moet kennisdeling mogelijk maken.”
• “Het intranet moet centraal nieuws aanbieden.”
Hoe moet het niet?

12. • Specifiek en meetbaar
• Inspirerend
• Ambitieus, gericht zijn op toekomst én korte termijn
• Gekoppeld aan bedrijfsdoelstellingen én dagelijks werk van medewerkers
Hoe moet het wel?

13. Intranet is dé ingang naar relevante content, communicatie,
samenwerking en applicaties die de efficiëntie en productiviteit van
medewerkers verhogen door de bestede tijd aan taken te verlagen,
die medewerkertevredenheid vergroot, en die het gevoel van ‘horen
bij’ de organisatie als geheel versterkt.
Internationale onderneming in (metaal)recycling

14. Onze digital workspace maakt de ‘gemakkelijke’ dingen makkelijker,
is de single point of entry naar gepersonaliseerde informatie,
ondersteunt een gemeenschappelijke manier van communiceren
en samenwerken over landen, parken en afdelingen heen, en
functioneert als dashboard voor het dagelijks werk van onze
medewerkers.
Nederlands bedrijf in vakantieparken

15. Verschillende doelgroepen

16. 1. Baliemedewerker
2. Beveiligings-, catering- en (andere) facilitaire medewerkers
3. Bureaumedewerkers
4. Buitendienstmedewerkers
5. Beleidsadviseurs en projectmanagers
6. Bazen
7. Bestuurders en directie

17. Hoeksteen 2:
passend technisch model voor inrichting van digitale
werkomgeving

18. 1. Het universeel model
2. Het landschapsmodel
3. Het hybride model
3 ‘modellen’ voor technische inrichting

19. 1. Microsoft-suite
2. Standaardsoftware (Iris, Embrace, Plek; Valo, Beezy, Wizdom)
3. Maatwerkoplossing (Drupal, WordPress, Kentico, Sitecore)
3 technische ‘smaken’

20. Hoeksteen 3:
duidelijke afspraken over governance, eigenaarschap
en beheer

21. Hoeksteen 4:
scherp zicht op succesfactoren, die meten en erop
sturen

22. • Collega vinden die je kan helpen met een vraag of onderwerp
• Vrije dagen, verlof boeken
• Vergadering plannen met lunch en scherm of beamer
• Declaratie indienen
• Factuur goedkeuren
• Storingen aan printer of andere apparatuur melden
Interne dienstverlening

23. • Hoe ziet je werkdag eruit? Wat gaat goed en wat is lastig?
• Werk je in een team? Wat is je rol daarin?
• Hoe en waar vind je de informatie die je nodig hebt voor je werk?
• Welke (andere) tools en applicaties gebruik je? Hoe verhouden die zich tot elkaar?
• Welke rol speelt het huidige intranet in je dagelijks werk? Is het noodzakelijk voor je
werk?
• Hoe deel je informatie en kennis met collega’s?
Kwalitatief onderzoek: interviews (empathy)

24. • Data-analyse huidig intranet
• Gebruikstests huidig intranet
• Enquête onder medewerkers
• (Top)taakidentificatie
• Cardsorting, treetesting
• Taakprestatietest
Kwantitatief onderzoek en tests (evidence)

25. 0,0%
1,0%
2,0%
3,0%
4,0%
5,0%
6,0%
7,0%
8,0%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73
Taken
25% 25% 25% 25%

26. Voorbeeld

27. 1. Bruisende academische community
2. Ondersteuning van dagelijks werk (digitale dienstverlening)
3. Binding met organisatie, trots op de universiteit
4. Samenwerken, ook buiten eigen organisatieonderdeel, buiten universiteit
5. Toegangspoort tot digitale universiteit, startpunt van dagelijks werk
6. Stap voor stap ontwikkelen; fasering
7. Randvoorwaarden: gebruiksgemak, toegankelijkheid, veiligheid
Visie van de organisatie

28. Belangrijkste behoeften (alle medewerkers)
# Taak
1 Collega vinden, adresboek (contactgegevens, aanwezigheid; op naam, afdeling, expertise, ervaring)
2 Verlof, vakantie, vrije dagen (aanvragen, inzien; zorgverlof, bijzonder verlof; feestdagen)
3 Vindbaarheid en bereikbaarheid van collega (wie zit waar, wie is online)
4 Declaraties: indienen, overzicht declaraties, voorschot
5 HR-beleid, -regelingen; cao, arbeidsvoorwaarden; Arbo
6 Rooster onderwijs, werkrooster (tijd, locatie)
7 Universiteitsbibliotheek: boeken, publicaties en tijdschriften (online) opzoeken
8 Salaris (mijn salarisstrook; schalen, betaaldata)

29. 1. Woningaanbod (sociale huur, vrije sector/dure huur)
2. Persoonlijke gegevens inzien, aanpassen
3. Belangrijke telefoonnummers (calamiteiten, servicedienst, lift, cv-ketel)
4. Contactgegevens Wooninc. (telefoon, e-mail, social media)
5. Status van reparatieverzoek, aanvraag, afspraak, enzovoort
6. Mijn correspondentie met Wooninc. inzien
7. Reparatieverzoek indienen
8. Chatten met medewerker van Wooninc.
9. Huurbetalingen inzien
10.Huur opzeggen
Belangrijkste behoeften (studenten)
# Taak
1 Cijfers, studievoortgang, overzicht van mijn resultaten/voortgang
2 Rooster (tijd, locatie)
3 Course guide, studiegids
4 Universiteitsbibliotheek: boeken, publicaties en tijdschriften (online) opzoeken
5 Inschrijven voor vak, college, practicum, werkgroep
6 Notificaties voor college, projectdeadline, enzovoort

30. Intranet draagt bij aan:
1. Ondersteuning van werk/studie (digitale dienstverlening)
2. Toegangspoort tot digitale universiteit, startpunt van dagelijks werk/studie
3. Naslagwerk/kennisbank voor algemene informatie
4. Delen van verhalen, nieuws, human-interest
5. Samenwerken, ook buiten eigen organisatieonderdeel
Strategie

31. Hoe bepaal je nu een goede strategie?

32. 1. Visie formuleren, doelgroepen ‘wegen’
2. Doelgroep vragen naar behoeften (kwalitatief en kwantitatief)
3. Strategie bepalen o.b.v. bevindingen
4. Fasering/route uitstippelen
4 belangrijkste stappen

33. www.brayton.house
christiaan@brayton.house