1.
1

2.
Gestion de stock
à l’officine
FORMATION COLLABORATEURS
(Module 3 bis)
- Nom du Formateur –
2

3.
Programme 10H00 – 16H30
 10h00
Introduction
Session 1 : Fondementaux et état des lieux.
Session 2 : La logisitique des médicaments
 12h30
Déjeuner
 14h00
Session 3 : Gérer les périmés
Session 4 : Optimiser la gestion des stocks
Pause
Session 5 : Négocier avec les représentants
 16h15
Conclusion
3

4.
Objectifs
 Maîtriser les règles pour gérer le stock de votre officine
sans stock pléthorique , sans rupture ou « disposer du
bon produit au bon moment »
 Connaître les outils pour gérer et optimiser le stock de
médicaments au sein de votre officine
 Comprendre l’importance de la gestion du stock au cours des
différentes phases du cheminement des produits dans l’officine
 Mesurer l’impact financier d’une saine gestion de stock liée à une
politique d’achat rigoureuse et une approche de vente performante
 D’agir concrètement dans votre officine sur la base des
fondamentaux de la gestion de stock acquis lors des ateliers ;
 De mettre en place des outils pertinents : inventaire et tableau de
bord ;
 De transmettre à vos collègues votre nouveau savoir-faire.
4

5.
Session 1
5

6.
Définitions
Le stock, c’est :
•
•
•
•
Un ensemble d’articles
en attente
destinés à satisfaire les demandes des clients
de manière immédiate
La Gestion de stock
•
•
•
•
Assure une utilisation optimale des ressources en vue de
garantir la disponibilité des articles
S’appuie sur des bases de calcul statistiques
Est avant tout une affaire de bon sens et de vigilance
Assure la sécurité et le bien être des patients
6

7.
Entrées et sorties de produits
ENTREES
SORTIES
• Réceptions
• Ventes produits
• Retours clients
• Produits avancés
• Rétrocessions
• Rétrocessions
• Périmés
• Invendus
7

8.
Notion de stock moyen
Le stock moyen se compose de 2 éléments :
Stock de protection
Appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques dus au
caractère aléatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation.
Stock tournant
Appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour de la
livraison et un minimum correspondant au stock de protection
8

9.
3 niveaux de stock
Produits
Achats
50
STOCK
TOURNANT
Stock
moyen
10
0
STOCK DE PROTECTION
8 jours
8 jours
8 jours
30 jours
9

10.
Calcul du stock moyen
Stock 1
Stock tournant
S1+S2
2
Stock 2
Stock de protection
Début de période
STOCK MOYEN =
S1+S2
Fin de période
2
10

11.
Ratio de rotation du stock
Le ratio de rotation des stocks ou délai de stockage
Stock de marchandises
-----------------------------------------------X 360 jours
Coût des achats de marchandises utilisées
Achats de
marchandises
+ stock initial
– stock final
(Stock N1 + Stock N2) / 2
-----------------------------------------------X 360 jours
Coût des achats de marchandises utilisées
11

12.
Activité
Remplissez le questionnaire
1 = Oui
2 = Je crois
3 = Non
4 = Je ne sais pas
1
2
3
4
Les responsabilités de la gestion du stock sont-elles clairement définies ?
Est-il effectué un calcul du coût de stockage ?
Existe-t-il une analyse du coût de rupture de stock ?
Le stock moyen est-il calculé ?
Existe-t-il des classes produits ?
Y a-t-il une règle de rangement et positionnement des produits dans l’officine ?
Les limites de stock minimum et de stock maximum sont-elles définies ?
La chasse aux périmés fait-elle l’objet d’une attention toute particulière ?
Un inventaire est-il organisé et connu de tous ?
Les accès aux modifications de stock sont limités et hiérarchisés ?
12

13.
Le Gestionnaire de Stock
Rôle et responsabilité
Responsabilité
Il est lié à de très
importantes
sommes d’argent
Évaluation
Il est en contact avec les
fournisseurs et les évalue
Proximité
Gestionnaire
du stock
Il est très prés du
stock
Décision
Il reçoit des informations
et participe aux
décisions
13

14.
Le Gestionnaire de Stock
Responsabilités
Établissement des statistiques de vente
Calculer le coût de détention du stock
Planification des approvisionnements
Évaluation des fournisseurs
Compétences clés
Savoir :
•
•
•
•
•
Analyser les ventes
Négocier
Déterminer des seuils
d’alerte
Analyser les risques de
rupture
Analyser les tableaux de
bord
14

15.
La gestion de stock
Le rayonniste : rôle et fonction dans l’officine
Responsabilité partielle ou totale de la gestion
du stock
Gestion des commandes, réception, vérification,
rangement
Étiquetage des produits non vignetés
Connaissance des circuits commerciaux
officinaux
Utilisation et mise à jour de l’outil informatique
Connaissance des conditions de stockage
15

16.
Session 2
16

17.
Les classes produits
1 199 DCI REMBOURSABLES
Classes
A
Articles
20 %
40 %
40 %
Nbre de DCI
240
480
480
Tranxene
Lipanor
Primpreran
Fumafer
Xatral
Exemples
Aspegic
Maxilase
Myolastan
B
C
17

18.
Les classes produits
 Ne pas se contenter de regarder les chiffres annuels de
vente: « garder une certaine réactivité »
Un médicament peut être en classe C pendant l'été et
devenir en classe A pendant l'hiver.
En cas d'épidémie d'une maladie, la consommation d'un
médicament de la classe B peut d'un coup devenir
anormale.
Un médecin peut changer ses habitudes de prescription et
orienter le client vers tel médicament ce qui fera
augmenter sa commande dans la pharmacie voisine.
18

19.
Les classes produits
Donc si les statistiques des dernières années vont permettre dans
un premier temps de classer les médicaments dans une des trois
classes, il faut réellement tenir compte :
de l'évolution des produits dans le temps
et effectuer des mises à jour fréquentes.
Il est important de tenir compte des effets de saisonnalité et de
différencier le classement par classe en été et en hiver.
19

20.
Les méthodes de réapprovisionnement
Méthode de gestion à Point de commande :
C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe.
C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui
déclenche la commande de réapprovisionnement.
Méthode de complètement :
A date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de
stock défini est commandée.
Méthode de réapprovisionnement à la commande :
A date variable une quantité variable est commandée.
20

21.
Inventaires et erreurs de stock
Les situations qui génèrent des erreurs de stock :

Non vérification des quantités livrées ou on enregistrement
d’un produit entrant dans la pharmacie ;

Non enregistrement d’un produit sortant de la pharmacie ;

Rectification précipitée des quantités en stock suite au constat
d’une incohérence ;

Vol à l’étalage, vol de complaisance, prélèvements non
enregistrés…

Non annulation d’une vente non conclue.
21

22.
Tableau inventaire tournant
Date :
Produit
Nom :
Secteur inventorié :
Quantité
Écart
Date :
Produit
Nom :
Secteur inventorié :
Quantité
Écart
22

23.
Classeur d’inventaire du stock – Type 1
23

24.
Classeur d’inventaire du stock – Type 2
24

25.
Fiche étagère - Modèle
25

26.
Procédures d’inventaire
Procédure de réception des marchandises ;
 De la signature du bon de réception à la mise en rayon
ou en réserve.
Procédure de délivrance ;
 De ce qui se passe sur l’étagère à la remise dans les
mains du patient.
Procédure d’inventaire :
 Procédure de l’inventaire tournant ;
 Procédure de contrôle par l’inventaire « picoré »
 Procédure de l’inventaire général (qui devient une
formalité rapide si les autres procédures sont
appliquées)
26

27.
Session 3
27

28.
Périmés : l’objectif
Zéro article périmé en stock
Zéro article périmé en réserve
Sécurité médicale
Gain de place
Gain de trésorerie
28

29.
Périmés : marche a suivre
Faciliter la gestion des périmés
Éviter les commandes non réalistes
Optimiser la sécurité de la dispensation
Éviter le retour d’un patient avec un produit périmé
Réduire le coût financier lié à la perte de ces produits
Éviter l’accumulation des périmés
29

30.
Périmés : comment ?
Progresser
Réfléchir sur des moyens simples
et pratiques, utilisables à l’officine
?
Discuter avec des confrères, questionner :
« comment font les autres ? »
Adopter une homogénéité dans la
méthode de travail à l’officine
30

31.
Périmés : exemples de solution
1
2
Vérifier l’ensemble du
stock tous les 6 mois
Retrait des rayons des produits se
périmant dans les 2 mois à venir
4
Noter sur un carnet les périmés
de l’année suivante.
Une page par mois
3
Élastiques autour des produits qui
seront périmés dans l’année
31

32.
Classeur des péremptions – Modèle 1
32

33.
Classeur des péremptions – Modèle 2
Mois de Mars 2009
Produit
DCI
Acide Acetyl
salicylique
Paracetamol
Bisoprolol
DOSE Cond MARQUE
1000 mg
Dates
LOT
Nombre Entrée
Informations
PéremptionFinStock Fournisseur Observations
10 mg
Insaponifiables Avocat
Soja
AV 0212
45 15/01/2008 15/03/2009
GA
12xx
JK 0125
50 15/11/2007 21/03/2009
BL
28Wyeth
ML 1022
10 15/12/2008 22/03/2009
GA
28Pharmascience XZ 4015
500 mg
24MedGen
20 07/11/2008 24/12/2009
GA
Amoxicilline
500 mg
24MedGen
BS 2401
50 12/04/2008 02/03/2009
BL
Progestérone
200 mg
28Besins
CD 1532
10 24/12/2007 15/03/2009
BL
Minocycline
100 mg
12IndGen
OP 1435
25 30/12/2006 31/03/2009
BL
33

34.
Session 4
34

35.
Sous stockage et sur stockage
Manque
à gagner
financier
Sous stockage
Coût !
Risques
potentiels
pour
le client
Sur stockage
35

36.
Composantes du coût du stockage
 Frais de commande
Coût

Frais de livraison

Frais de réception

Achats, acquisition
Prix d’achat
Frais de mise en place
 Charges fixes
Zone de stockage
Coût

Loyer

Nettoyage

Pertes d’opportunité
Coût de stockage

 Risques patients
Ruptures, manque
Coût
 Temps perdu
 Marge perdue
36

37.
Coût de la surface de stockage
Calcul de la perte
d’opportunité :
Un emplacement
coûte 10 DZD par
mois
Hypothèse :
Le même emplacement par un
produit qui rapporte une marge
de 1DZD par jour sur 30 jours
Perte de 30 DZD
par mois
37

38.
Coût financier
Un stock trop important coûte
cher et induit une réduction
progressive de la marge
38

39.
Coût financier
Exemple :
 L’officine a un stock moyen de 3 millions de DZD
 10% du stock ne tourne pas (produits invendables)

Taux du placement bancaire = 4 % l’an
Coût financier annuel du stock moyen : 3 millions DZD x 5% = 120 000 DZD
Dont coût financier du stock surnuméraire : 120 000 x 10% = 12 000 DZD
39

40.
Coût de démarque
Ensemble des pertes de produits enregistrées.
Charge exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires.
La démarque connue :
• La casse déclarée et les produits détruits (ouverts).
• Les produits périmés et mis au rebut.
• Le vol reconnu.
• La réduction de prix pour favoriser l’écoulement d’un produit
• La démarque financière : erreurs de caisse, chèques impayés.
La démarque inconnue :
« La différence entre le stock réel existant à la clôture de l'exercice et
le stock théorique comptable »
• Vol clients ou employés (vol à l'étalage, coulage, ...)
• Réceptions mal vérifiées
• Erreurs dans la préparation des commandes
• Confusion dans les références
40

41.
Coût de démarque
Calcul de la démarque totale :
Démarque totale = Stock théorique – Stock physique
Démarque totale = CA théorique – CA réalisé
Le taux de démarque est estimé entre 3 et 5 % du Chiffre d’affaires
Moyens pour lutter contre la démarque connue :
• Rotation scrupuleuse des produits
• Stock limité en réserve
Moyens pour lutter contre la démarque inconnue
• Mise en place d’antivol – Vidéosurveillance – Service de
sécurité
• Informatisation des points de vente - Étiquetage à la source
• Formation du personnel
41

42.
Gestion du coût de stockage
Durée de stockage
Marge = 20%
6 mois
3 mois
1 mois
Rapport coût de stockage / marge
42

43.
Quand commander ?
Stock
Je commande 1 boîte tous les jours ?
1 boîte
0
1
3j
1
6j
300 j
Stock
Je commande 10 boîtes tous les 30 jours ?
10 boîtes
0
9
8
7
6
5
4
3
2
3j
6j
9j
12 j
15 j
18 j
21 j
24 j
Stock
1
27 j
10 boîtes
30 j
300 j
Je commande 100 boîtes 3 fois par an ?
100 boîtes 99
98
97
96
95
94
93
92
91
90
0
6j
9j
12 j
15 j
18 j
21 j
24 j
27 j
30 j
3j
300 j
43

44.
Coût du stock et de sa gestion
Un stock réduit n'est donc pas
forcément le reflet d'une saine gestion
Le stock doit être ajusté produit par :
• Classe de rotation (A, B, C)
• Saisonnalité,
• Classe thérapeutique ( les indispensables )
• Risques RÉELS de rupture fournisseur.
44

45.
Causes du sous stockage
Vraies
ruptures
Fausses
ruptures
45

46.
Les volumes de commande
NE STOCKER QUE LES PRODUITS ET LES
QUANTITES QUE L’ON PEUT VENDRE
Coût de stockage
Fréquences
de rotation
QUANTITES
A
COMMANDER
Remises
fournisseurs
46

47.
Volumes de commande et remise fournisseur
Sachant que :
Une boite en stock perd chaque mois 3% de sa valeur
La remise fournisseur doit au moins
compenser les 3 % de pertes mensuelles
Exemple :
Pour un produit vendu à 10 boîtes par mois :
Il faut au moins 3% de remise pour en acheter 10
Au moins 6 % de remise pour en acheter 20
Et ainsi de suite …
Sinon, il faut les acheter au fil de l’eau …
47

48.
Exercice
No comments !
Normal
Proposition
PGHT PPHT
210
252
178,5
252
Volume
100
100
Coût total du stockage
Marge réelle
Gain ou perte par rapport à commande mensuelle
Marge % Remise % Marge DZD
20
0
42
20
15
73,5
100
92
84
76
68
60
52
44
36
28
20
12
4
CA
25200
25200
17500
16100
14700
13300
11900
10500
9100
7700
6300
4900
3500
2100
700
Cout
21000
17850
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
Marge Brute
4200
7350
525
483
441
399
357
315
273
231
189
147
105
63
21
3549
3801
- 399
48

49.
Volumes de commande et remise fournisseur
Processus du calcul :
1
Observer les fréquences de rotation
2
Calculer son % de dévalorisation de stock
3
Connaître et négocier les remises
4
Déterminer les quantités à commander
49

50.
Volumes et paramétrage de stock
L’observation, l’étude analytique et l’expérience du
pharmacien, d'une manière plus arbitraire,
Déterminent
Le seuil de réassort
équivalent au stock
de protection
Les multiples
de
commande
50

51.
Analyse de la rotation des stocks
Collecte de
données
• Outil
informatique
Classification
• Forte rotation
• Rotation
moyenne
• Rotation faible
Évolution des
stocks
ANALYSE
DE LA
ROTATION
DU STOCK
•
•
•
•
Saisonnalité
Épidémies
% de génériques
Habitudes médecins
Commandes
grossistes
• Négociation
• Remises…
51

52.
Analyse de la rotation des stocks
Exemple du MAXILASE
Collecte de
données
• Ventes sur
prescription et
conseil
Classification
• Produit en classe A en hiver
• Puis classe B ou C en été
Évolution des
stocks
STOCK
MAXILASE
• Forte saisonnalité :
Pathologies Hivernales
Commandes
grossistes
• Conseillée pour préparer le
stock d’hiver
• Déconseillée en été
52

53.
Les indicateurs
La maîtrise d'un stock nécessite un modèle, un objectif à
atteindre et une norme professionnelle
Les indicateurs doivent posséder certaines caractéristiques de
validité et de fiabilité pour que l'appréciation soit la plus
objective possible.
Un tableau de bord est constitué d'indicateurs pour quantifier les
écarts entre les résultats obtenus et le modèle et en tirer une
analyse et une action à mener.
53

54.
Les indicateurs
Fréquence des ruptures de stock
Valeur du stock moyen par familles / produits
Stock moyen exprimé en jours
Nombre annuel de commandes
Quantité par commande
54

55.
Session 5
55

56.
Concilier les intérêts de 2 personnes
 Le vendeur veut :
 Faire une vente qui lui
rapporte ;
 Atteindre ses objectifs ;
 Occuper le terrain dans le
temps (si vous avez x boites
de sa société, vous n’allez
pas stocker les produits d’un
autre : pression du stock).
 Vous faire vendre de la
marchandise qui se vent
« mal » (toujours la pression
du stock).
 Diminuer ses coûts de
stockage.
Remise en pourcentage
 Le Pharmacien veut :
 Augmenter son bénéfice ;
 Faire tourner les stock ;
 Diminuer ses coûts de
stockage ;
• Pas de poussière sur
les boites
• Pas de péremption
• Pas de démarque
 Ne pas rater de vente par
sous stockage ou sur
stockage envahissant
Bénéfice en valeur
56

57.
4 étapes pour négocier
 Calculer les rotations :
 Ventes mensuelles, stock d’alerte, stock de sécurité, multiples de
commande.
 Calculer les ratios de marge
 Marge brute
 Taux de marque
 Établir une stratégie de prix de vente
 En fonction de la clientèle
 Produits sensibles, à prix publics élevés, à forte rotation
 Produits de prestige, de conseil
 Jouer le rapport prix/volume
 Négocier les conditions commerciales d’achat à partir de la stratégie de
prix de vente
 Remise globale sur prix HT
• Remise sur facture HT
• Unités gratuites
57

58.
Calculer les ratios de marge - Formules
Marge brute
 Prix de vente HT - Coût d’achat HT*
* Coût d’achat = Prix d’achat (remise et UG déduites) +
frais d’achat.
Marge nette
 Marge brute – frais de gestion.
Taux de Marge
 Marge brute x 100) / Coût d’achat HT
Taux de Marque
 (Marge brute x 100) / Prix de vente HT
58

59.
Calculer les objectifs de marge - Formules
Prix encadrés : ne gagner que vers l’arrière
Prix libre = prix conseillé : gagner surtout vers
l’arrière, le volume fera la marge.
 PPHT = PPTTC / (1+(TVA/100))
 PGHT = PPHT / (1+(TMq/100))
59

60.
Négocier le prix d’achat - principes
 Ne faire de commande « directe » que sur rendez vous
 Connaître les produits que l’on veut acheter
 Établir un projet d’achat
 Connaître par produit :
•
•
•
•
Les objectifs de vente / consommation sur 1, 2, 3 mois ;
La stratégie de PP TTC sur la même période
L’objectif de marge sur le volume et par unité
Intégrer le coût de stockage (3% / Mois) en cas de volume
supérieur à 1 mois
• Le prix auquel vous devez acheter le volume / l’unité (les UG
doivent être dans le volume et pas en plus du volume !)
 Connaître votre objectif de dépense globale pour la commande avec les
options 1, 2, 3 mois
 S’en tenir à son projet d’achat pour les produits référencés
 Négocier à part pour les produits non référencés en vous assurant qu’ils ne
viendront pas concurrencer les produits référencés.
60

61.
Éviter les pièges des promotions 1
 Promotions sur stockage :
 Si vous prenez telle quantité la
remise sera de tant !
• Il doit s’agir d’un produit à forte
rotation pas menacé de
génériques ou de baisse de prix.
• Ce doit être une remise
additionnelle à la remise que vous
auriez eu normalement pour une
consommation identique.
• Cette remise additionnelle doit
couvrir les coûts de stockage
supplémentaires (3% / mois)
 Promotions avec cadeau
 Si vous prenez telle quantité, je
vous offre une croisière !
• Le cadeau vient après la
négociation qui doit suivre votre
plan !
• Si votre acheteur n’a pas suivi le
plan et que vous n’avez pas eu de
cadeau, c’est que c’est lui qui l’a
eu (ça peut être une stratégie de
management)
• Votre interlocuteur fait sa marge
sur le cadeau qu’il vous vend ;
donc, si vous acceptez le cadeau
à la place de votre objectif d’achat
il gagne plus d’argent que vous !
• Si vous suivez cette méthode
vous pourrez vous offrir le même
cadeau avec le surcroît de
bénéfices.
61

62.
Éviter les pièges des promotions 2
Promotions sur nouveau produit :
 Si vous prenez le nouveau produit je vous fait une offre
spéciale !
• Pas de problème, si le nouveau produit marche si bien, vous le
laissez en dépôt vente !
• Quelle est la campagne de publicité prévue (c’est à eux de
vendre leur nouveau produit, pas à vous)
• Quelles aides seront proposées sur le point de vente.
62

63.
Conclusion
De + en + de références à
gérer
Des volumes en
augmentations
Calculer :
• Stock de protection
• Stock tournant
• Stock moyen
Périmés
Gérer
Sur Stockage
C’est la
responsabilité du
gestionnaire de
stock et de toute
l’équipe officinale !
Sous Stockage
Ventes perdues
Disposer du bon produit au bon moment = gains de marge
63

64.
Les 7 règles d’or de la gestion de stock
1
Faire preuve de bon sens et de vigilance
2
Définir clairement les responsabilités
3
Estimer les fréquences de rotation et classes des produits
4
Tendre vers zéro périmés en stock = Zéro périmés en réserve
5
Sur stocker entraîne une réduction de la marge
6
Ne stocker que ce que l’on va vendre
7
Se fixer des objectifs et suivre son tableau de bord
64
64

65.
Plan de Développement
 Préparez un plan d'action
en reprenant vos réponses au
questionnaire du début de session . Selon la gestion actuelle du stock
de votre officine, quelles sont selon vous les 2 priorités ? Proposez
deux actions principales à réaliser à court terme.
 Priorité 1
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
 Priorité 2
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
________________________________________________
65