Våren 2009

1. Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A
Seminaroppgave ARKIV2020 kandidat 5037
Gjør rede for og diskuter hovedproblemstillinger og oppfatninger i to av de følgende
pensumartiklene:
Bing, Jon: ”Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer…”
Cox, Richard J.: “Managing Records as Evidence…”
McKemmish, Sue, Glenda Acland, og Nigel Ward: “Describing Records in Context in the
Continuum …”
Jeg har valgt ut følgende artikler:
Bing, Jon. Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: Særlig om dokumentbegrepet. Oslo:
Institutt for rettsinformatikk, 2003.
Cox, Richard J. «Ch. 4: The Policy's Aim. Reaching the Public.» I Managing Records as Evidence
and Information, 131-187. Santa Barbara: Greenwood Publishing Group, 2000.
Egen kommentar før publisering på internett:
Bedømmelsen av dette faget opererer etter et system hvor denne lille oppgaven kun blir lest om
sensor er i tvil om karaktersettingen av den store oppgaven. Denne oppgaven ble ikke lest av
sensor.
1

2. Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A
Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: Særlig om dokumentbegrepet.
Jon Bings artikkel ble utgitt i 2003 og omhandler følgelig den gamle Offentlighetsloven (1970), og
ikke den nye Offentleglova (2006). Som jeg vil komme tilbake til, medfører den nye loven
endringer som dels samsvarer med Bings argumentasjon. Av hensyn til oppgavelengden og emnets
fokus har jeg valgt å ikke omtale kapittel 3 i Bings tekst, vedrørende publicatio legis.
Bing innleder artikkelen med å framheve hvordan den nye teknologiens løsrivelse fra
fysiske mediebærere skaper et potensial for økt tilgjengelighet og følgelig større bruk av
innsynsretten. Dagens ordning hvor innsynsbegjæringer må rettes til det enkelte forvaltningsorgan
kan i denne sammenhengen oppleves som en hindring. Han skisserer en situasjon hvor alle
offentlige dokumenter gjøres søkbare og tilgjengelige for allmennheten, og hvordan dette kunne
føre til en endring av den enkeltes innsynsrett. (Bing 2003, 1-2) I likhet med Bing ser jeg praktiske
problemer med en slik løsning. I tillegg kan sammenstilling av åpne kilder med høy detaljrikdom
og stort tidsspenn kunne skape skjermingsverdig informasjon (Hansen 2007), noe som gjenspeiles
i søkesperren på personnavn som er innarbeidet i Offentlegforskriftas § 6. Om terskelen for å
tilegne seg informasjon settes alt for lavt kan dette følgelig være problematisk, og
offentlighetslovgivningen må da revideres til å gjenspeile dette. Likevel publiserer enkelte organer
i dag et utvalg (jfr. Offentlegforskriftas § 7) av offentlige dokumenter tilknyttet sin offentlige
journal på internett. Det må i denne sammenhengen bemerkes at nye Offl. §10 muliggjør en
forskrift som pålegger organer å publisere offentlig journal på internett, noe som vil antas å være
en vesentlig faktor for økt tilgjengelighet.
Bing problematiserer dokumentbegrepet knyttet til elektroniske systemer. Et interessant
poeng er at sammenfatninger av innholdet av ulike dokumenter i en søkefil, ikke nødvendigvis er
dekket av innsynsretten, og i enkelte tilfeller også kan tolkes som et dokument i seg selv (Bing
2003, 3-4). Innsynsretten er knyttet til bestemte saker, og den tradisjonelle journalen kan i mange
tilfeller være utilstrekkelig som framfinningsmiddel. Likevel er verken den gamle eller nye offl.
ekskluderende i sine hovedregler om at ”Saksdokument, journalar og liknande register for organet
er opne for innsyn”, og et fritekstsøk som omfatter selve saksdokumentene kan derfor etter min
mening kunne dekkes av denne definisjonen. En viktig avgrensing ligger imidlertid i ordene ”for
organet” – et organ har følgelig ikke plikt til å utarbeide spesielle søk for å oppfylle kravene i Offl,
men kan f.eks. gi tilgang til eksisterende funksjonalitet i organets sak/arkiv-system
(”gjestekonto”), forutsatt at søketjenesten ikke omfatter opplysninger som er omfattet av
unntaksreglene i Offentlegforskrifta § 7.
Bing tar utgangspunkt i Avleveringspliktloven i en diskusjon om hva som skal tolkes som
et medium. Et medium blir et dokument når det ”preges med en med en representasjon av
kunnskap, av informasjon” (Bing 2003, 5). Videre diskuteres hvordan dokumentbegrepet i 2000
2

3. Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A
ble definert som ”en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere
lesing, lytting, framføring eller overføring”. Denne definisjonen harmonerer med et digitalt
dokumentbegrep, der en informasjonsmengde ikke bare kan være en utskrift på papir eller et PDF-
dokument, men også en rad i et regneark, eller en sammenstilling av ulike opplysninger i en
database. Ulik informasjon tilhørende forskjellige organer kan inngå i et mange til mange-forhold
(M:M) i en relasjonsdatabase, og dataene kan tolkes og prosesseres på et tilnærmet ubegrenset
antall måter. Uttrykket logisk avgrenset bør derfor etter Bings mening skrives om til ”logisk
avgrenset etter det aktuelle systems egne kriterier”, i den betydningen at et organ ikke skal ha noen
plikt til å framstille disse dataene på en ny (unik) og antatt ressurskrevende måte for å tilfredsstille
allmenhetens rett til innsyn (Bing 2003, 10-14). Den nye Offentleglovas § 9 harmonerer i stor grad
med Bings definisjon: ”Alle kan krevje innsyn i ei samanstilling av opplysningar som er
elektronisk lagra i databasane til organet dersom samanstillinga kan gjerast med enkle
framgangsmåtar”. Dette må forstås som en sammenstilling som bruker systemets normale
funksjonalitet eller andre framgangsmåter som kan kategoriseres som enkle. Selv om disse kan
anta form av konstruerte dokumenter (Bing 2003, 16) med det utgangspunktet at en slik
sammenstilling nødvendigvis må ta utgangspunkt i databasens struktur og dermed også relasjoner
mellom ulike felt som sammenstilles, tillegger klausulen om enkle fremgangsmåter ikke organet
ansvar for å foreta kompliserte og tidkrevende simuleringer, eller i stor grad skreddersy
opplysningene etter kundens ønsker.
Et aktuelt spørsmål knyttet til digital informasjon, er hvilket forvaltningsorgan som skal gi
innsyn i en sak. En forholdsvis ny problemstilling er knyttet til delte opplysninger. Forskjellige
organer vil av ulike årsaker ha tilgang til materiale skapt av andre organer, og det kan derfor være
hensiktsmessig at det skal kunne søkes innsyn i en sak hos et hvilket som helst organ. Imidlertid
vil behandling av innsyn kunne kreve en skjønnsutøvelse, og om saksområdet ikke faller inn under
organets kompetanse, vil det vanskelig kunne utvise skjønn. Bing konkluderer derfor med at
innsyn i slike tilfeller må gis av et organ hvor dokumentet regnes som et saksdokument jfr. gml
Offl. § 3. Forespørselen kan imidlertid videresendes til det rette organet, om dette anses som
hensiktsmessig (Bing 2003, 27-29). I tilfeller med delte registre, mener Bing innsyn skal kunne gis
av et hvilket som helst organ hvor registeret inngår i et organs saksbehandling. I tilfeller hvor
offentlig informasjon også finnes kommersielt tilgjengelig, mener Bing innsyn etter offl. likevel
bør gis gratis, med mindre annet blir fastsatt.
I det foregående har jeg forsøkt å belyse problemstillinger knyttet til digital informasjon og
offentlighetslovgivningen. Den nye offentlighetsloven ser ut til å ha medført endringer som i stor
grad favner om problemstillingene som Jon Bing påviser. Foruten de jeg allerede har nevnt, gir
3

4. Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A
nye Offl. §30 allmenheten rett til å kreve papirkopi eller elektronisk kopi av et dokument, som i
stor grad harmonerer med moderne kommunikasjonsmetoder.
“The Policy’s Aim: Reaching the Public” I Managing Records as Evidence and Information.
I artikkelen diskuterer Cox to hovedtema, arkivers synlighet i samfunnet generelt, og hvordan
personvern og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale tilsynelatende framstår som motpoler i enkelte
tilfeller. Cox synspunkter sammenfaller i så stor grad med mine egne, at jeg har opplevd det som
vanskelig å tydeliggjøre skillet mellom Cox’ og min mening i en kortoppgave. Jeg har derfor valgt
å dele besvarelsen i to deler, hvor jeg først vil oppsummere Cox, før jeg kommenterer hans
synspunkter med min egen erfaring fra norske forhold.
Arkiver framstår i følge Cox som lite synlige i både den offentlige debatten og i trykt
litteratur. I media trekkes samtidens arkivdokumenter ofte fram når de mangler, forsvinner eller
innsyn blir nektet, mens de sjelden omtales i andre sammenhenger. Veiledninger og håndbøker til
ulike tema som historie og slektsforskning, hvor arkiver naturlig burde inngå som en
referansekilde, har i liten grad omtale av arkiver, og i den grad disse omtales, er det ofte en mangel
på nyansering mellom offentlig arkivmateriale og andre typer dokumentasjon som aviser og
muntlige fortellinger. Ikke engang i samlinger av publiserte primærkilder framstår arkivene og
arkivarens rolle tydelig. (Cox 2000, 131,134, 141-148). Viktigheten av arkivenes rolle som
kollektiv hukommelse for samfunnet og enkeltstående organisasjoner er ikke selvinnlysende for
verken samfunnets innbyggere eller organisasjoners ledere. Til tross for arkivenes viktige rolle
som kollektiv hukommelse, bevis og verktøy for etterrettelighet, blir arkivdokumenter stadig
framhevet i media som godbiter for historisk interesserte og akademikere (Cox 2000, 131-132).
Manglende synlighet for arkivene i media og litteratur, hvor både biblioteker og museer er
godt representert, er ikke bare et publisitetsproblem for arkivene, men også signaler om dype
samfunnsmessige problemer som arkivaren må oppdage og utfordre. Selv om arkivarer i over 30 år
har vært utfordret av den digitale tidsalders nye krav, har tekstene og oppdagelsene som dette har
kastet av seg i hovedsak blitt formidlet internt til andre arkivarer, og ikke til samfunnet generelt.
Arkiver som institusjon og yrke blir ofte oppdaget ved rene tilfeldigheter i voksen alder, og dette
har en sammenheng med mangelen på omtale av arkiver i barnelitteraturen, media og samfunnet
ellers. (Cox 2000, 143).
For å hanskes med utfordringene arkivarene står ovenfor, må disse, i følge Cox, oppfriske
de tradisjonelle argumentene for hvorfor arkiver skal dannes og bevares. Nye allianser, strategier,
målsetninger, ferdigheter og kunnskaper kan være nødvendig for å møte dette behovet. Offentlig
omtale og debatter om bevaring og bruk av informasjon gir arkivaren muligheter for å komme ut i
media om de har det rette budskapet, og en organisering som gjør de i stand til dette (Cox 2000,
131). På samme måte som arkivarer har et ansvar for å ta vare på sine egne arkiver, har de også et
4

5. Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A
ansvar for å sørge for at den nødvendige dokumentasjonen blir skapt og vedlikeholdt, og at
kunnskapen om arkivenes sentrale rolle i samfunnet blir formidlet og gjort tilgjengelig for
allmennheten. Dette arbeidet må være en kontinuerlig prosess, hvor arkivarene må framstå som
pålitelige aktører i fora hvor politikken skapes. (Cox 2000, 148,153,155).
Den digitale tidsalderen medfører et teknokratisk perspektiv på informasjon. Verdien av
informasjon blir i større grad knyttet til økonomiske faktorer som kopirett, patenter, varemerker og
forretningshemmeligheter. Lovregulering, myndigheter og samfunnsstrukturer har, i følge Cox,
ikke fulgt opp den teknologiske utviklingen, men gjenspeiler en papirbasert verden. Arkivaren må
se at personvern er et begrep i kontinuerlig forandring, avhengig av teknologiske,
samfunnsmessige og økonomiske normer (Cox 2000, 157-160). Arkivaren må styrke sin
yrkesetikk, og igjennom å framheve personvernspørsmål i sitt organs daglige virke, signalisere den
sosiale siden av arkivdanning. Igjennom sitt virke må arkivaren søke å jobbe fram praktiske og
dekkende løsninger for personvern og tilgang, både i det daglige, igjennom forskning, og ved hjelp
av målrettet arbeid for å endre eksisterende lovverk. Personvern og mangel på innsynsmuligheter
er i følge Cox ikke motpoler – jo mer lukket forvaltningen er, jo mindre mulighet finnes for at
personvernproblematikk kan løses. (Cox 2000, 168-171)
Med unntak av offentlige saksbehandlere og historieinteresserte, finnes det etter min
mening liten arkivfaglig kunnskap i Norge, selv i sektorer hvor dette burde være godt kjent1. Cox’
observasjon om at arkivyrket er noe som oppdages tilfeldig er ikke bare tilfelle for meg selv, men
også for majoriteten av de jeg har jobbet sammen med i arkivdanningsøyemed. Mye av dette kan
tenkes å ligge i arkivenes funksjon og egenart. Mens sammenlignbare institusjoner som bibliotek
og museer som oftest er et tilbud folk benytter fordi de vil, er arkiver noe som benyttes fordi de
må. Denne kunnskapsmangelen er ikke bare negativt for rekruttering til arkivyrket og
privatarkivarbeidet, det er også en trussel mot demokratiet og enkeltpersoners evne til å
dokumentere og forsvare sine rettigheter. Retten til innsyn og kontroll av forvaltningen står
sentralt i norsk personvernteori, som et verktøy for godt personvern. (Schartum 2004, 49-53,59)
Digitaliseringen av samfunnet krever nye tilnærminger, ny kompetanse og ny kunnskap om
arkiver. Arkivsektoren må derfor, som Cox sier, søke ny kompetanse og nye argumenter. Digital
informasjons flyktige form aktualiserer samtidig behovet for tidlig kunnskap om arkiver,
framtidens privatarkiver vil ikke ligge i skrivebordsskuffer, men som digitale filer. Om ikke
kunnskapen om arkivenes funksjon og rolle framstår som synlig i en tidlig alder, vil denne
informasjonen kunne gå tapt. En viktig suksessfaktor i denne sammenhengen vil etter min mening
være en styrket formidling. Ikke bare hvor mye som formidles, men også det som formidles. For å
1
Et konkret eksempel på dette er professor Ragnar Audunsons kronikk i Aftenposten 4 mai 2009, hvor han uttaler at
en bibliotekarutdanning med 15 studiepoeng i arkivistikk er ”landets beste arkivutdannelse” (Audunsson 2009)
5

6. Seminaroppgave ARKIV2020 V09 – Kandidat 5037 (Magne Haagen Grøtting) – Resultat: A
nå de rette målgruppene må man også formidle det rette materialet, og mye av arkivformidlingen
bør derfor etter min mening også få tilført en betydelig populærvitenskapelig og dagsaktuell fokus,
i tillegg til den tradisjonelle formidlingen med stor historisk tyngde.
Siterte verk
Audunsson, Ragnar. «Bibliotekløft koster.» kronikk i Aftenposten. 04 05 2009.
http://www.aftenposten.no/meninger/debatt/article3058828.ece (funnet 05 20, 2009).
Bing, Jon. Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: Særlig om dokumentbegrepet. Oslo:
Institutt for rettsinformatikk, 2003.
Cox, Richard J. «Ch. 4: The Policy's Aim. Reaching the Public.» I Managing Records as Evidence
and Information, 131-187. Santa Barbara: Greenwood Publishing Group, 2000.
Hansen, Kjell Storås. «Hva skal vi beskytte?» Norgers forsvar - 1/2007. 01 2007.
http://www.forsvarsforening.no/norges-forsvar/2007/1-jan/hansen.html (funnet 05 17, 2009).
Schartum, Dag Wiese og Bygrave, Lee A. Personvern i informasjonssamfunnet - en innføring i
vern av personopplysninger. Oslo: Fagbokforlaget, 2004.
6