MailScout sorgt für die nachhaltige Etablierung von Richtlinien zum effizienten Umgang mit E-Mails im Unternehmen und steigert das Bewusstsein der Anwender für effiziente E-Mail-Kommunikation. Ergebnis: Dauerhafte Verbesserung der E-Mail-Kommunikation in Ihrem Unternehmen! Weitere Informationen finden Sie unter www.mailscout-app.com. Kontakt: contact@mailscout-app.com

1. Effiziente E-Mail-Nutzung
in Unternehmen

2. 4Dimensionen effizienter E-Mail-Nutzung
in Unternehmen

3. 1 Organisation
Definition organisatorischer Maßnahmen
zur effizienten Kommunikation auf
Grundlage von Rahmenbedingungen
entsprechend Geschäftszweck, Branche,
Mitarbeiterrolle etc.
 Management Commitment und
Vorbildfunktion
 Kommunikationsanforderungen der
Mitarbeiter
 Festlegung erforderlicher
Reaktionszeiten
 Redaktionsplan für regelmäßige
Top-Down-Kommunikation
 E-Mail-freier Tag
 …

4. 1 Organisation
Definition organisatorischer Maßnahmen
zur effizienten Kommunikation auf
Grundlage von Rahmenbedingungen
entsprechend Geschäftszweck, Branche,
Mitarbeiterrolle etc.
 Management Commitment und
Vorbildfunktion
 Kommunikationsanforderungen der
Mitarbeiter
 Festlegung erforderlicher
Reaktionszeiten
 Redaktionsplan für regelmäßige
Top-Down-Kommunikation
 E-Mail-freier Tag
 …
2 Infrastruktur
Bereitstellung geeigneter Medien
und Infrastruktur für erforderliche
Kommunikationsszenarios.
 Telefon
 E-Mail
 Social Collaboration Tools
 Mobile Devices
 Messenger
 SPAM-Filter
 …

5. 1 Organisation
Definition organisatorischer Maßnahmen
zur effizienten Kommunikation auf
Grundlage von Rahmenbedingungen
entsprechend Geschäftszweck, Branche,
Mitarbeiterrolle etc.
 Management Commitment und
Vorbildfunktion
 Kommunikationsanforderungen der
Mitarbeiter
 Festlegung erforderlicher
Reaktionszeiten
 Redaktionsplan für regelmäßige
Top-Down-Kommunikation
 E-Mail-freier Tag
 …
3 Richtlinien
Beschreibung der Unternehmens-
richtlinien zur effizienten Nutzung
von Kommunikationsmedien (E-Mail
Knigge).
 Welches Kommunikations-
medium für welchen Zweck
 Der richtige Adressat
(CC, Forward, Reply All etc.)
 Betreff/Aufbau/Schreibstil
 Umgang mit Anhängen
 Reaktionszeiten pro Medium
 …
2 Infrastruktur
Bereitstellung geeigneter Medien
und Infrastruktur für erforderliche
Kommunikationsszenarios.
 Telefon
 E-Mail
 Social Collaboration Tools
 Mobile Devices
 Messenger
 SPAM-Filter
 …

6. 4 Mitarbeiter
Enabling und Sensibilisierung der
Mitarbeiter für effiziente
Kommunikation. Etablierung der
Richtlinien im Unternehmen.
 Zeitmanagement für effiziente
Eingangsbearbeitung
 Informationen/Schulungen zu
Unternehmensrichtlinien
 Etablierung durch Wiederholung
 …
1 Organisation
Definition organisatorischer Maßnahmen
zur effizienten Kommunikation auf
Grundlage von Rahmenbedingungen
entsprechend Geschäftszweck, Branche,
Mitarbeiterrolle etc.
 Management Commitment und
Vorbildfunktion
 Kommunikationsanforderungen der
Mitarbeiter
 Festlegung erforderlicher
Reaktionszeiten
 Redaktionsplan für regelmäßige
Top-Down-Kommunikation
 E-Mail-freier Tag
 …
3 Richtlinien
Beschreibung der Unternehmens-
richtlinien zur effizienten Nutzung
von Kommunikationsmedien (E-Mail
Knigge).
 Welches Kommunikations-
medium für welchen Zweck
 Der richtige Adressat
(CC, Forward, Reply All etc.)
 Betreff/Aufbau/Schreibstil
 Umgang mit Anhängen
 Reaktionszeiten pro Medium
 …
2 Infrastruktur
Bereitstellung geeigneter Medien
und Infrastruktur für erforderliche
Kommunikationsszenarios.
 Telefon
 E-Mail
 Social Collaboration Tools
 Mobile Devices
 Messenger
 SPAM-Filter
 …

7. Zeit
Enabling
Rollout Auffrischung
Klassisches Enabling
Klassischer Rollout von Empfehlungen und
Richtlinien zum effizienten Umgang mit E-Mails per
Rundmail, E-Learning, Schulung etc.
Um das Erlernte nachhaltig in der Organisation zu
etablieren, ist eine laufende Auffrischung der Inhalte
erforderlich. Die Umsetzung ist durch verschiedene
Restriktionen (Budget, Zeit, Priorisierung etc.)
oftmals nicht gegeben.
Problem: Nachhaltiges Enabling der Mitarbeiter
für effiziente E-Mail-Kommunikation

8. Zeit
Enabling
Rollout Auffrischung
Zeit
Enabling
Rollout + Einsatz MailScout
Fallweise Wiederholung der Rollout-Inhalte
Klassisches Enabling
Klassischer Rollout von Empfehlungen und
Richtlinien zum effizienten Umgang mit E-Mails per
Rundmail, E-Learning, Schulung etc.
Um das Erlernte nachhaltig in der Organisation zu
etablieren, ist eine laufende Auffrischung der Inhalte
erforderlich. Die Umsetzung ist durch verschiedene
Restriktionen (Budget, Zeit, Priorisierung etc.)
oftmals nicht gegeben.
Einsatz von MailScout
MailScout sorgt für die regelmäßige Wiederholung
der Empfehlungen und Richtlinien zum effizienten
Umgang mit E-Mails.
Auf diese Weise bleibt das Erlernte dauerhaft in
der Organisation verankert.
Lösung: Nachhaltiges Enabling der Mitarbeiter für
effiziente E-Mail-Kommunikation durch MailScout

9. Ohne MailScout
…
Mit MailScout
…
Reduzierung ineffizienter E-Mail
Mo Di Mi Do Fr Mo Di Mi Do Fr
Ineffiziente E-Mails:
Reply All, CC, Kein Betreff etc.

10. 88%
12%
88%
"Durch MailScout habe ich beim Schreiben von E-Mails
Potentiale zur Optimierung des E-Mail-Inhaltes oder
des Empfängerkreises identifiziert."
80%
20%
80%
"Das Einblenden von E-Mail-Richtlinien
beim Schreiben von E-Mails hat mir geholfen,
mich an diese zu erinnern und diese anzuwenden.
80%
20%
80%
"Ich habe die Empfehlungen
zur Optimierung berücksichtigt."
Wirksamkeit des MailScout-Einsatzes
Aussagen von Anwendern
* Quelle: Studie 2013 zur Wirksamkeit des MailScout-Einsatzes.
Weitere Informationen unter contact@mailscout-app.com

11. MailScout E-Mail Efficiency
Integrieren Sie Ihren E-Mail Knigge in MS Outlook®.
 MailScout sorgt für die nachhaltige Etablierung der Unternehmensrichtlinien zum
effizienten Umgang mit E-Mails im Unternehmen.
 E-Mail-Richtlinien werden dauerhaft in Ihrer Organisation verankert und das
Bewusstsein der Anwender erhöht.
 Durch die nahtlose Integration von MailScout in Microsoft Outlook® bleibt die
gewohnte Arbeitsumgebung erhalten.
Testversion zum kostenlosen Download
http://www.mailscout-app.com
Kontakt: contact@mailscout-app.com

12. Testversion zum Download unter
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