1. Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale

2. Sommaire Les principes et les enjeux de la dématérialisation fiscale Aspects légaux Les enjeux Les deux modes de dématérialisation

3. La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance Schéma interopéré Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de confiance différent Sommaire

4. Sommaire La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème de la démat fiscale Les solutions existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté en XFT Facture dématérialisée : le code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration d’un flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques

5. Aspect Légaux Solution EDI Le papier reste la seule preuve légale

6. Aspects Legaux Solution Dématérialisée Suppression totale du papier Double original électronique Facture Émetteur = Facture Receveur (au sens informatique le plus strict) Emetteur Receveur

7. Aspects légaux Solution Dématérialisée Principes D’inviolabilité des informations De non répudiation La solution doit garantir qu’une pièce émise a bien été reçue par le partenaire De non modification possible des documents Archivage légal 10 ans pour les factures et les avoirs

8. Les enjeux Objectifs Réduction des coûts Suppression de la gestion physique (réception, traitement, archivage) Suppression de la saisie Archivage sur coffre fort électronique centralisé Gestion des litiges améliorée

9. Objectifs Améliorations Mise en conformité des factures Suppression des erreurs de saisie Diminution du temps de traitement global Les enjeux

10. Les deux modes possibles Suivant l’article 289V du CGI Fichiers structurés ou non Possibilité d’utiliser des images Utilisation de la signature électronique

11. Les deux modes possibles Suivant l’article 289bis du CGI Fichiers structurés uniquement Utilisation d’un langage clair pour l’Administration Fiscale Gestion d’une Liste Récapitulative Chaque partenaire conserve la trace de tous les échanges Maintien d’un Carnet Partenaire Le carnet partenaire permet de gérer à date la relation entre le fournisseur et son client Signature d’un Contrat d’interchange Le contrat d’interchange décrit les règles d’élaboration du fichier d’échange (format et contenu)

12. La dématérialisation chez Carrefour Voyages Le choix d’un tiers Cinématique d’un échange Schéma collaboratif Le fournisseur et le distributeur ont le même tiers de confiance Schéma interopéré Le fournisseur et le distributeur ont un tiers de confiance différent Rappel du sommaire

13. Choix d’un tiers de confiance Mode de dématérialisation Orienté vers la dématérialisation au sens 289bis de la DGI Choix de faire intervenir un partenaire externe de dématérialisation b-Process

14. Choix d’un tiers de confiance Choix de b-Process Solution déjà éprouvée chez Carrefour Solution capable de communiquer avec d’autres outils de Dématérialisation Fiscale (interopérabilité) Solution évolutive simultanément chez CARREFOUR et le fournisseur Assistance lors des contrôles inopinés de la DGI

15. Accusé de Réception Accusé de Réception Facture Données de facturation Outil de rapprochement Outil de Facturation Partenaire de Dématérialisation Ctrl Ctrl Partie Fournisseur Partie Client Liste Récap. Liste Récap. Carnet Partenaire Comptabilité Archivage CDC-Arkhinéo Archivage CDC-Arkhinéo Comptabilité DEMAT Client Fournisseur Facture Facture Facture Facture Facture Facture Cinématique d’un échange 15

16. Liste Récap. Liste Récap. Carnet Partenaire Archivage Archivage Schéma collaboratif Accusé de Réceptin Gestion Co Données de Facturation XFT Traduction XFT Partenaire de Dématérialisation b-Process Facture FOURNISSEUR Facture Ctrl Ctrl Partie Fournisseur Partie Client Image TIFF Gestion des Litiges DEMAT Comptabilité Facture Facture Facture Facture Facture Facture

17. Liste Récap. Liste Récap. Carnet Partenaire Carnet Partenaire Archivage Archivage Schéma Interopéré Accusé de Réception FOURNISSEUR Gestion Co Ctrl Partenaire de Dématérialisation B-Process Traduction XFT Facture Données de facturation Facture Facture Facture Ctrl Facture Ctrl Autre Partenaire de Dématérialisation Image TIFF Gestion des Litiges DEMAT Comptabilité Facture Facture Facture GOLD Facture Facture Facture

18. La dématérialisation fiscale : Comment y parvenir ? Le problème Les solution existantes Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT Facture dématérialisée: code XFT Principe général de la facture dématérialisée Intégration flux de factures dématérialisées Pilotage des rapprochements « à valider » Pilotage des erreurs techniques Rappel du sommaire

19. Le problème Pour un réseau d’agences ce sont plusieurs dizaines de milliers de pièces qu’il faut traiter annuellement. Qui saisit les pièces ? Qui rapproche les achats et les ventes ? Le comptable ? L’agent à l’origine de la vente

20. Les solutions existantes Gestion manuelle Saisie de la pièce à partir de la vente ou sur recherche d’élément de vente Vérification des données sur le document papier Traitement des erreurs Imaginons le temps passé pour traiter 30000 pièces ? Minimum 1000 heures annuelles passées à saisir et à pointe

21. Intégration de fichiers transmis par les fournisseurs Chaque fournisseur a son format Souvent ces fichiers sont des synthèses des factures déjà transmises (donc les données sont avant tout des données globales liées aux factures) Mais assistance non négligeable pour l’automatisation Permet d’effectuer des contrôles et de garantir que toutes les pièces sont bien intégrées Les solutions existantes

22. Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT Bâtir un flux dématérialisé qui soit un gain pour tous Financier Limitation des coûts d’édition et d’expédition (il reste des frais demandés par les tiers de confiance) Organisation Automatisation des flux sortants vers les clients et mise à disposition des documents dématérialisés

23. Bâtir un flux dématérialisé utilisable par tous Ne pas se limiter à la fourniture d’un document avec signature électronique ou transfert des données minimales légales Présenter les éléments impliqués de manière normalisée Utiliser un vocabulaire de termes connus (XFT) Détailler les données pour donner une capacité de traitements automatisés Utiliser un flux dématérialisé formaté XFT

24. Facture dématérialisée: code XFT

25. Principe général de la facture dématérialisée Envoi de la facture à nos partenaires TO Intégration du fichier d’entrée Dématérialisation et Archivage de la facture Génération d’un fichier d’intégration Partenaires Visualisation de la facture dématérialisée Récupération du fichier d’intégration Agence

26. Intégration flux de factures dématérialisées Reconnaissance origine flux (fournisseur) Création de la pièce Recherche des ventes à partir des critères descriptifs Analyse de la situation achat et de la vente recherchée Différence de données d’identification Différence montant et taxabilité (règles de validation) Analyse des rapprochements déjà effectués Rapprochement achat/vente « validé » ou « à valider » Suivant les paramètres du flux, activation du bon à payer

27. Pilotage des rapprochements « à valider »

28. Pilotage des erreurs techniques

29. XFT Les factures dématérialisées

30. Sommaire Pourquoi dématérialiser ses factures ? Initialisation de l’environnement d’Accelya Emission des factures dématérialisées Traitement d’Accelya Mise à disposition des factures dématérialisées La dématérialisation des factures chez Fram

31. Pourquoi dématérialiser ses factures ? Principaux bénéfices Archivage sécurisé des documents pendant 10 ans Mise à disposition/diffusion des documents via un portail internet Fourniture d’extractions à la charge du prestataire Réduction des coûts Plus de stockage de documents Plus d’impression Gains de productivité Plus d’affranchissement

32. Initialisation environnement Accelya Analyse base client Domestique vs étranger (UE vs international) Approche par réseau / solution back-office Collecte des informations clients SIREN / n°TVA intracommunautaire Adresses email de remise et d’envoi des codes d’accès au portail (In)formation des clients Présentation du service et de ses implications pratiques et fiscales Octroi d’un délai raisonnable de réflexion Initialisation du service …cf. slide suivant…

33. Initialisation environnement Accelya Initialisation du service Fichier de chargement Clients Création des environnements « légaux » et des codes d’accès au portail Serveur FTP Acquittement « Environnements créés » Cloisonnement par compte de facturation E-coffre fort par entité fiscale Activation du mode de facturation « Démat’ »

34. Emission des factures dématérialisées 1 fichier par facture Serveur FTP Chaine de facturation Journal de log Intégration des factures

36. Mise à jour du fichier des partenaires

37. Mise à jour de la liste récapitulative des factures

38. Archivage à valeur probante

39. Envoi de la facture dans le format « structuré »

41. Archivage à valeur probante

42. Mise à disposition

44. Création de l’original fiscal (signature électronique)

45. Archivage à valeur probante

47. Mise à disposition des factures dématérialisées Agents de voyages

48. Mise à disposition des factures dématérialisées Agents de voyages Facture démat Convocation Voucher

49. La dématérialisation facture chez FRAM Actuellement 59 FRAM Agences 41 Ambassades FRAM 25 Co-affréteurs 87 590 factures dématérialisées 2010 Objectif : Dématérialiser l’ensemble de nos factures soit environ 350 000 factures par an

50. La dématérialisation Comité du 13 Septembre 2011

51. Sommaire Le projet initial Rappel des acteurs et des partenaires Rappel des l’objectifs et de l’issue du projet initial Ce qui est disponible Schémas de principes Avec une dématérialisation uniquement côté fournisseur Avec 1 tiers de confiance Avec 2 tiers de confiance La suite Des spécifications et une standardisation publique? De l’accompagnement pour les membres ? Une certification des formats?

52. Rappel des partenaires du projet Les partenaires historiques

53. Bilan Objectifs initiaux fixés Dématérialiser Mettre en place des processus Aménager le langage Fournir des squelettes

54. Bilan Les factures dématérialisées dans le cadre du projet correspondaient à un dossier unique Les formats pour Kuoni, Fram et Marmara sont identiques pour la partie dématérialisation IL reste quelques différences historiques sur le contenu purement voyage

55. Bilan Les factures couvrant plusieurs dossiers ont été écartées du projet Les échanges se font par transfert de fichier Seules les factures sont échangées en format XFT, les flux de validation ne faisaient pas partie du projet

56. Bilan La dématérialisation a été réalisée Quand le tiers est identique Pour le fournisseur Pour le distributeur

57. Exemples Bilan

58. La dématérialisation n’a pas été réalisée Quand le tiers de confiance n’est pas le même Pour le fournisseur Pour le distributeur Bilan

59. Exemples: Fram ou Kuoni, AccelyabProcess, Carrefour Voyages + Gestour A ce jour, pas d’échanges entre Accelya et bProcess ? Bilan

60. Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ? Le tiers de confiance conserve l’information dématérialisée pendant un certain nombre d’années Il se porte garant de l’authenticité de la facture. Il existe le tiers de confiance du fournisseur du distributeur Les tiers de confiance peuvent être les mêmes Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?

61. Le tiers de confiance n’est pas nécessaire pour de la dématérialisation non fiscale Il ne sert qu’à intégrer des données dans le mid office Il nécessite toujours les échanges de factures Qu’est-ce qu’un tiers de confiance ?

62. Ce qui est disponible Le dictionnaire des données pour une facture associée à un dossier unique Côté fournisseur Côté distributeur Un exemple de facture XFT du fournisseur vers le tiers Un exemple de facture XFT du tiers vers le distributeur

63. Dématérialisation uniquement côté fournisseur Création Envoi Consommation Traitement Emission, stockage Transfert Le fournisseur Le tiers Le distributeur PDF signé PDF signé PDF signé PDF signé Validation des Factures reçues et émises Vérification dans les 2 sens

64. Schéma global avec 1 tiers Création Envoi Consommation Traitement Emission, stockage Transfert Le fournisseur Le tiers Le distributeur Validation des Factures reçues et émises Vérification des factures transférées Vérification dans les 2 sens

65. Schéma global avec 2 tiers Création Envoi Emission, stockage, transfert Stockage, transfert Consommation Traitement Le fournisseur Le tiers fournisseur Le tiers distributeur Le distributeur Validation des Factures reçues et émises Vérification des factures transférées Vérification possible

66. La suite Des spécifications et une standardisation publique? De l’accompagnement pour les membres ? Une certification des formats?

67. Etendre les spécifications Etendre le contenu d’une facture

68. Etendre les spécifications Etendre l’usage

69. Etendre les spécifications Etendre l’usage et favoriser les autres échanges

70. Les réponses apportées …. Etendre les spécifications

71. Étendre à d’autres flux Extension des flux XFT aux flux non XFT Fichiers ? Web services ? Le distributeur va chercher l’info chez le fournisseur ? Le fournisseur pousse l’information chez le distributeur ? Spécifications et standardisations

72. Les réponses apportées …. Spécifications et standardisations

73. De l’accompagnement pour les membres Faciliter les projet En participant à la mise en place du dictionnaire? En faisant des présentations internes? En participant au projet?

74. Faciliter les démarches conjointes Discussions avec les tiers de confiance? Mise en place de projets regroupant plusieurs fournisseurs ou distributeurs? De l’accompagnement pour les membres

75. De l’accompagnement pour les non membres? Faire des présentations sur la démat et l’aide qui peut être apportée… Pour du recrutement? Dans le cadre d’une démarche sponsorisée par les acteurs intéressés? Publier des articles et études de cas dans la partie publique du site? Déplacer les spécifications dans la partie publique?

76. Les réponses apportées …. Accompagnement des membres

77. Standardisation et certification Aller dans le même sens que le catalogue: Proposer un standard d’échange et non juste des recommandations et des exemples Mettre en place une procédure de validation des formats Définir comment traiter les demandes de support et d’évolutions.

78. Merci