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Manager assistant la leadership nel ruolo

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Manager assistant la leadership nel ruolo

  1. 1. Manager AssistantCome essere leader nel ruolo Mariachiara Novati Presidente MACSE Italia www.macseitalia.it
  2. 2. La leadership femminile La gestione del potere rappresenta per le donne una sfida difficile: in un terreno culturale che si muove secondo regole e valori differenti, quelli maschili, le donne fanno fatica e spesso si autoescludono. Oggi ci poniamo lobiettivo di valorizzare il talento femminile in azienda. Parleremo:  di quali sono i problemi da affrontare  di autostima, consapevolezza di sè e credibilità  di come raggiungere un obiettivo con successo  di come gestire le relazioni con il proprio capoMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 2www.macseitalia.it
  3. 3. Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 3www.macseitalia.it
  4. 4. Leadership femminileMolte ricerche evidenziano che le donne possiedono importanti doti di leadership quali:  Favorire lo sviluppo personale  Gratificare e dare ricompense  Essere un modello per gli altri  Essere d’ispirazione  Partecipare al processo decisionale  Curiosità intellettuale  Capacità di comunicarePosseggono, ma in modo meno rilevante rispetto agli uomini doti di leadership quali:  Autonomia decisionale  Capacità di controllo e di messa in essere di azioni correttive  Orientamento agli obiettivi Sono poche però le donne che esercitano queste doti in aziendaMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 4www.macseitalia.it
  5. 5. Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 5www.macseitalia.it
  6. 6. Come sviluppare una buona autostima Impara a volerti bene Impara a volerti bene. Volersi bene e piacersi è fondamentale per avere una buona autostima e avere una buona autostima è determinante per raggiungere obiettivi e risultati nella vita. Ripetiti tutti i giorni questo mantra: “Io mi piaccio per quello che sono. Mi apprezzo e mi voglio bene”. Fallo tutte le sere prima di andare a letto e tutte le mattine prima di alzarti.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 6www.macseitalia.it
  7. 7. Come sviluppare una buona autostima Lavora sulla tua immagine Lavora sulla tua immagine. L’autostima passa attraverso il “piacersi”, quindi, comincia a curare il tuo aspetto. Tieni in ordine i tuoi capelli, depilati, scegli con cura vestiti, accessori e colori da indossare. Può sembrare banale ma l’immagine che hai di te stessa ha un impatto determinante sulla tua autostima. Se curi quotidianamente il tuo aspetto, puoi migliorare la tua immagine ogni giorno di più e dopo un po’, accadrà un miracolo: migliorando l’immagine, ti sentirai meglio con te stessa e crescerà la tua autostima.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 7www.macseitalia.it
  8. 8. Come sviluppare una buona autostima Racconta te stessa in un diario Racconta te stessa in un diario, tenere un diario aiuta a conoscere meglio se stessi e conoscere meglio se stesse aumenta la considerazione che abbiamo di noi e, di conseguenza, sviluppa una migliore autostima. Spesso, la mancanza di autostima è proprio legata alla cattiva o scarsa considerazione che hai di te stessa. Quindi, spazio ad un bel diario e comincia a raccontarti: appunta le tue piccole vittorie, i tuoi pensieri, le cose belle che ti accadono, le cose belle che già ti circondano.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 8www.macseitalia.it
  9. 9. La credibilità La credibilità è, per qualsiasi leader, una componente fondamentale, la leadership stessa si fonda su di essa. Come si diventa credibili? La coerenza è uno dei piedistalli su cui sorge la nostra credibilità: possiamo trovarci ad avere a che fare sia con persone che hanno scelto la nostra stessa strada condividendo i nostri valori e la nostra visione del mondo, sia con altri che la pensano diversamente. Saremo credibili se quanto diciamo lo metteremo in pratica per prime. Dobbiamo così non mentire per nascondere un errore se chiediamo altrettanto a chi lavora con noi, non sminuire oppure offendere un collega se ci aspettiamo rispetto, capire i problemi personali che distraggono il capo se ci aspettiamo che i nostri, di problemi, siano tenuti in considerazione. La coerenza sarà anche la chiave alla mente e al cuore di chi invece non segue le nostre idee perché oggi non le condivide: potremo comunque riuscire ad avere influenza anche su queste persone se ai loro occhi, attraverso la coerenza continua, saremo capaci di mostrarci credibili. La coerenza è il perno su cui si regge la nostra credibilità, e va intesa in senso molto ampio: qualsiasi cosa diciamo di fare dobbiamo farla, se crediamo in qualcosa dobbiamo dimostrarlo con i fatti, se riteniamo giusto un certo tipo di comportamento dobbiamo essere il migliore esempio disponibile.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 9www.macseitalia.it
  10. 10. L’autorevolezza La differenza sostanziale tra autorevolezza e autorità è rappresentata dallorigine dell’assegnazione delluna o dellaltra. Lautorità è corrispondente al livello gerarchico, quindi al potere del grado. Lautorevolezza è invece riconosciuta dagli altri. Gli altri che identificano, in quella persona, comportamenti adeguati, competenza e capacità di comunicare efficacemente; riconoscono equità nellesigere dagli altri quanto da se stesso; percepiscono lequilibrio psichico che permette di evitare laggressività, di poter ammettere i propri errori senza complessi, di saper gestire i conflitti al loro sorgere, senza timore reverenziale e autocensura.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 10www.macseitalia.it
  11. 11. L’autorevolezza Autorità e autorevolezza possono essere presenti nella stessa persona, ad esempio un capo che usa la sua autorità ed è anche riconosciuto autorevole. In genere, lautorità è legata allo stile direttivo (ad esempio per comunicare ordini non negoziabili), quindi al superiore gerarchico, al "capo"; male si abbina ai collaboratori, per quanto autorevoli possano essere riconosciuti. Lautorevolezza, invece, più efficacemente si associa allo stile partecipativo, quindi alla ricerca del consenso e alla capacità di convincere e di vendere, anche unidea. I rapporti tra autorità e autorevolezza, quando presenti in due individui distinti (il capo e l’assistente, ad esempio), possono generare situazioni sia molto positive sia conflittuali, a seconda degli atteggiamenti e comportamenti del capo. Un esempio di situazione positiva corrisponde allaccettazione, da parte del capo, dellautorevolezza dell’assistente, la vuole sua alleata nella gestione operativa del gruppo e la valorizza per mantenere alta la sua motivazione. È un capo che non ha la paura di perdere il posto ma, al contrario, interviene con rapidità nel prendere decisioni e nel negoziare con la propria gerarchia.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 11www.macseitalia.it
  12. 12. Leadership femminile: suggerimenti su come svilupparla  Identificare un mentore: un “modello di ispirazione” che ci fornisca feedback su come migliorare, che ci aiuti a imparare a gestire le politiche e le strategie aziendali e ad aumentare la consapevalezza di quello che sappiamo fare e il nostro valore.  Identificare uno sponsor: un manager con grande influenza che ci apprezzi per quello che facciamo e che «pubblicizzi» la nostra attività anche di fronte ad altri manager, facendo in modo che i compiti più interessanti e coinvolgenti siano affidati a noi.  Sviluppare relazioni positive sia all’interno dell’azienda che fuori.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 12www.macseitalia.it
  13. 13. Le competenze richieste per essere un’eccellente Manager AssistantMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 13www.macseitalia.it
  14. 14. Il concetto di eccellenzaLa formazione continua è alla base del concetto di eccellenza.Non possiamo essere le migliori ed esercitare la leadership se non siamopreparate e pronte a dare la risposta giusta a chi ci fa una domandao a risolvere un problema quando si presenta.Le 4 aree, cognitiva, relazionale, realizzativae la gestione della complessità,prevedono alcune capacità innate,altre le dobbiamo all’esperienza,ma la maggior parte derivanodall’aggiornamento continuo.Possiamo essere leader nel ruolo solo se sappiamo fare il nostro lavoro in modoeccellente e possiamo essere eccellenti solo se non smettiamo mai di imparare.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 14www.macseitalia.it
  15. 15. La formazione continua è alla base del concetto di eccellenzaIl concetto di formazione permanente Il concetto di formazione permanente è quello per cui non si dovrebbe smettere mai di studiare perché il mondo va avanti, le cose cambiano, la tecnologia progredisce, le emozioni sono sempre diverse, la strategia aziendale si trasforma, e il campo dello scibile umano è enorme rispetto alla nostra capacità di immagazzinare e di memorizzare. In virtù di questo esiste un vecchio adagio che dice: non si finisce mai di imparare. Nella scienza delleducazione delle formazioni specialistiche professionali, levoluzione tecnologica è talmente veloce ed enorme che addirittura laggiornamento "formativo" (formazione continua) diventa obbligatorio, con lacquisizione di crediti formativi.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 15www.macseitalia.it
  16. 16. La formazione continua è alla base del concetto di eccellenzaIl concetto di formazione continua Oggi, con la precarietà del lavoro dovuto ad economie non longeve che durano al massimo cinque anni, succede spesso che il personale di aziende sia messo in mobilità e sorge la necessità di riqualificare professionalmente i lavoratori, al fine di reimpiegarli o di elevare la loro conoscenza professionale. La formazione continua quindi ha lo scopo di riqualificare, "ri-professionalizzare" le persone con corsi di formazione "dedicati". I corsi di formazione dedicati sono preparati apposta con moduli didattici specifici, proprio per evitare di perdere del tempo a raccontare nozioni generiche, ma al contrario affrontando solo le materie ed i contenuti tecnici di interesse.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 16www.macseitalia.it
  17. 17. Management Leadership and Innovation: The indispensable Role of Executive Support Melba DuncanOur is an «Age of Specificity», and much more is required. Theshift towards «smart power», «common sense power» and«influence power» models creative leadership: the ability torespond to changes in business strategy, while operating withdexterity, strategic competence and global interpersonal skills.How to reach this progression? EA brings innovation as she copes with change, through the management of day-to-day routine The role is recognized as a collaborative business partnership, with higher levels of responsibilityMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 17www.macseitalia.it
  18. 18. The role shifting: from doer to manager to leaderExecutive Assistants now are faced with a crisis of competence, while work shiftsfrom doer to manager to leader; from clerical to strategic support.Executive Assistants’ foundation skills now require: Global business savy – how industries operate world wide Interpersonal impact – to build networks and work with diverse populations Strategic decision-making – apply analyses rather than assumption, reduce complexity to simplicity Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 18 www.macseitalia.it
  19. 19. New Skills in New TimesMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 19www.macseitalia.it
  20. 20. Leadership is not about position or skills It is about attitudeMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 20www.macseitalia.it
  21. 21. Executive Assistant Responsibility: The Way ForwardThe future of Executive Assistant rests upon courses of study thatenphasize practical knowledge for a broader perspective.The goal should be to acquire hard and sft skills so as to be familiar withthe theories of finance and economics, operations, marketing, financialanalisys, management, project planning, strategic decision-making, areasof management theory, the international political and financial system, theimpact of government regulation on business and familiarity with thedynamics and differences of organization cultures.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 21www.macseitalia.it
  22. 22. Leadership e corretta comunicazione Come esercitare in modo corretto la leadership nella nostra più importante relazione lavorativaMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 22www.macseitalia.it
  23. 23. La M.A.R. la teoria della Migliore Alternativa Realizzabile o del C.d.D. del Contenimento dei Danni  Quando l’interlocutore ha più potere  Quando si rifiuta di negoziare  Quando gioca sporcoMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 23www.macseitalia.it
  24. 24. Tre tipologie di «contrasto» con il capo Ribadisce con forza le sue idee e posizioni non lasciandovi spazio di replica Attacca le vostre idee e le vostre proposte e non ne vuole discutere Attacca voi come persone Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 24 www.macseitalia.it
  25. 25. Se ribadisce con forza le sue posizioni:  non attaccarle  non rigettarle  non accettarle passivamente, ma essere assertiveMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 25www.macseitalia.it
  26. 26. Se attacca le vostre idee non difendetele, una difesa «debole» vi farebbe apparire inadeguate chiedete critiche positive e suggerimenti da mettere in attoMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 26www.macseitalia.it
  27. 27. Se attacca voi come persone  resistete alla tentazione di difendervi, se lo fate significa che accettate che qualcuno vi dica come dovete essere  non si tratta di come fate o non fate le cose, ma piuttosto di terrorismo psicologico tramite un esercizio di potereMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 27www.macseitalia.it
  28. 28. ASSERTIVITA’È uno stile comportamentale caratterizzato da un atteggiamento positivoverso se stessi e gli altri.Rappresenta la giusta via tra subire e aggredire, favorendo la gestione deirapporti interpersonali senza creare tensioni con gli altri.Essere sorridenti, disponibili e gentili non significaessere deboli.Possiamo esercitare la leadership senza ”alzare la voce”.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 28www.macseitalia.it
  29. 29. La Manager Assistant ASSERTIVA sa esprimere in modo chiaro ed efficace, idee, emozioni, sentimenti, esigenze e convinzioni personali, senza provare ansia, disagio, rabbia.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 29www.macseitalia.it
  30. 30. We can do it Alcuni suggerimenti pratici per essere leader nel ruolo  Valuta tutti i fatti e prendi una decisione  Quando hai preso una decisione, agisci!  Metti uno stop all’ansia imparando a controllarla  Libera la scrivania di tutto quello che non riguarda il problema che devi gestire  Fai le cose in ordine di importanza  Impara a organizzare, incaricare, supervisionare  Metti entusiasmo nel tuo lavoro  Non lavorare come una macchina, concediti qualche pausaMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 30www.macseitalia.it
  31. 31. Cominciamo da oggi a sentirci leaderMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 31www.macseitalia.it
  32. 32. Test: scopri se sei un leader In tutti gli uffici ci sono leader e ci sono gregari, sono entrambi necessari e non sono gli uni migliori degli altri. Tuttavia i leader hanno la tendenza a guadagnarsi la gloria e il successo. Questo perché prendono l’iniziativa, motivano e ispirano il gruppo, gli forniscono una precisa direzione e una visione allargata che guida tutti verso l’obiettivo. Senza leader, le persone normali avrebbero grosse difficoltà a consolidare i loro sforzi e a lavorare in un’unica direzione che porti ad un risultato specifico. E’ necessario aver dei leader in azienda, sia a livello di top management, come anche fra gli impiegati, ma è fondamentale che chi ha forti doti di leadership si trovi bene nella posizione che ricopre e che queste doti siano utilizzate in modo corretto. Probabilmente non ti sei mai considerate un leader, perché non sei un manager, ma questo non significa che tu non abbia le capacità e che, se le hai, tu non le debba usare! Fai il test e scopri se sei un leader. Istruzioni: Leggi ogni frase e scegli quella che meglio descrive quello che faresti in quella specifica situazione. Potrebbe non esserci la risposta ideale, quindi scegli quella che più ti si adatta.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 32www.macseitalia.it
  33. 33. 1. Circa una settimana fa a te e ad alcuni colleghi è stato assegnato un progetto da portare avanti in cooperazione. Fino ad oggi nessuno ha fatto niente. Tu: A. Prendi atto che sono tutti molto impegnati e aspetti che, prima o poi qualcuno si dia una mossa B. Mandi una mail a tutti, suggerendo una data per la vostra prima riunione. Alleghi l’agenda della riunione e chiedi a tutti di inviarti il loro contributo. C. Cominci a lavorare sul progetto per conto tuo. Perché aspettare che gli altri si sveglino? 2. Durante una riunione il moderatore lascia la stanza e chiede agli altri di rimanere e fare il punto della situazione discutendone per qualche minuto. Immediatamente tutti cominciano a chiacchierare e a parlare d’altro. Tu: A. Ti volti verso il tuo vicino e cominci a parlare. Magari voi due riuscirete a tirare fuori qualche brillante idea B. Ti offri di scrivere alla lavagna i suggerimenti di tutti e chiedi loro di parlare uno alla volta, così che si possa sentire ogni singolo intervento C. Te ne vieni fuori con una tua personale idea. Almeno tu avrai qualcosa da dire quando il moderatore rientrerà e ristabilirà l’ordineMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 33www.macseitalia.it
  34. 34. Tu e alcuni colleghi avete dei dubbi circa la nuova policy aziendale. Spesso vi trovate per discuterne e vi lasciate andare a commenti. Tu: A. Concordi sulla questione e apprezzi che gli altri la pensiono come te B. Prendi nota del problema e scrivi qualche possibile soluzione proposta dal gruppo. In seguito le sottoponi al tuo capo in incontro riservato C. Tieni le tue considerazioni per te. Che cosa ci guadagni a lamentarti? 4. Hai un’idea grandiose per migliorare un prodotto/servizio e sai che I potenziali clienti ne sarebbero entusiasti. Tu: A. Racconti tutto a parenti e amici e loro concordano! E’ ufficiale: sei un genio!! B. Fai qualche ricerca sui costi e sul possibile impatto che l’idea avrebbe sulla soddisfazione del cliente. Poi sottoponi la tua idea al tuo capo C. Lasci perdere, sai che l’idea è fantastica, ma non accadrà mai che tu sia ascoltata 5. Il tuo capo è fuori città per alcuni giorni e molti dei tuoi colleghi ne approfittano e battono la fiacca A. Non ne puoi fare a meno, ti unisci a loro. Dopo tutto lavori sempre duramente, un po’ di divertimento non guasta B. Dai il buon esempio e fai del tuo meglio per mantenere il solito standard. Sai che il tuo capo apprezzerà i tuoi sforzi C. Mantieni un basso profilo, ma non appena il capo torno gli racconti tutto. Non puoi permetterti di proteggere certi individuiMariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 34www.macseitalia.it
  35. 35. Conta quante A, B, C hai totalizzato Se ci sono più A: Sei una persona che preferisce aspettare che un altro si alzi e si prenda le responsabilità. Sicuramente ti piace lavorare con il gruppo, ma il tuo ruolo è più quello del gregario che del leader. Fai solo attenzione a seguire il leader giusto, perché seguire la corrente non è sempre un approccio intelligente, sul posto di lavoro, specialmente se i tuoi colleghi non sono un granché. Cerca di capire quali sono i colleghi che hanno le migliori qualità di leadership e assicurati di associarti a chi dimostra maggiore professionalità e integrità. Se ci sono più B: Hai grandi doti di leadership. Sei sempre orientata a fare in modo che le cose vengano portate a termine. Non esiti a intraprendere iniziative e cerchi sempre di coinvolgere gli altri. Queste sono eccellenti caratteristiche in un leader e di sicuro, potresti diventare un ottimo manager, se già non lo sei! Ad ogni modo, questa qualità possono essere utili in qualunque ruolo. Dimostra le tue capacità e apparirai come una persona che non ha paura di osare e che sa tenere insieme un gruppo. Hai un talento davvero speciale e la tua azienda lo apprezzerà.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 35www.macseitalia.it
  36. 36. Se ci sono più C: Fermati un attimo e considera come valuti il lavoro di gruppo. Apprezzi realmente l’opportunità di lavorare insieme agli altri? Dalle tue risposte non sembrerebbe, anzi sembri una che preferisce lavorare da sola. Non c’è niente di sbagliato, ma, a volte, non è la soluzione migliore. Anche se hai doti da leader, puoi far parte di un gruppo e lavorare con gli altri può portarti grandi benefici. Infatti, anche se puoi essere in grado di portare avanti un lavoro da sola, nello stesso tempo stai perdendo tutti i vantaggi di una collaborazione e di una condivisione di esperienze con altre persone. Non rifiutarti di far parte di gruppi di lavoro, non è necessario che tu sia il leader, ma lasciati coinvolgere, condividi opinioni e idee e resterai sorpresa di quanto possa essere produttivo essere parte di un gruppo.Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia 36www.macseitalia.it

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