1. Manager Assistant
Come essere leader nel ruolo
Mariachiara Novati
Presidente
MACSE Italia
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2. La leadership femminile
 La gestione del potere rappresenta per le donne una sfida difficile: in
un terreno culturale che si muove secondo regole e valori differenti,
quelli maschili, le donne fanno fatica e spesso si autoescludono.
 Oggi ci poniamo l'obiettivo di valorizzare il talento femminile in
azienda.
 Parleremo:
 di quali sono i problemi da affrontare
 di autostima, consapevolezza di sè e credibilità
 di come raggiungere un obiettivo con successo
 di come gestire le relazioni con il proprio capo
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3. Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 3
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4. Leadership femminile
Molte ricerche evidenziano che le donne possiedono importanti doti di leadership quali:
 Favorire lo sviluppo personale
 Gratificare e dare ricompense
 Essere un modello per gli altri
 Essere d’ispirazione
 Partecipare al processo decisionale
 Curiosità intellettuale
 Capacità di comunicare
Posseggono, ma in modo meno rilevante rispetto agli uomini doti di leadership quali:
 Autonomia decisionale
 Capacità di controllo e di messa in essere di azioni correttive
 Orientamento agli obiettivi
Sono poche però le donne che esercitano queste doti in azienda
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5. Mariachiara Novati – Presidente di MACSE Italia Slide 5
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6. Come sviluppare una buona autostima
Impara a volerti bene
Impara a volerti bene. Volersi bene e piacersi è fondamentale per avere una
buona autostima e avere una buona autostima è determinante per
raggiungere obiettivi e risultati nella vita.
Ripetiti tutti i giorni questo mantra:
“Io mi piaccio per quello che sono. Mi apprezzo e mi voglio bene”.
Fallo tutte le sere prima di andare a letto e tutte le mattine prima di alzarti.
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7. Come sviluppare una buona autostima
Lavora sulla tua immagine
Lavora sulla tua immagine. L’autostima passa attraverso il “piacersi”, quindi, comincia a
curare il tuo aspetto. Tieni in ordine i tuoi capelli, depilati, scegli con cura vestiti,
accessori e colori da indossare.
Può sembrare banale ma l’immagine che hai di te stessa ha un impatto determinante
sulla tua autostima.
Se curi quotidianamente il tuo aspetto, puoi migliorare la tua immagine ogni giorno di
più e dopo un po’, accadrà un miracolo: migliorando l’immagine, ti sentirai meglio con
te stessa e crescerà la tua autostima.
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8. Come sviluppare una buona autostima
Racconta te stessa in un diario
Racconta te stessa in un diario, tenere un diario aiuta a conoscere meglio se
stessi e conoscere meglio se stesse aumenta la considerazione che abbiamo di
noi e, di conseguenza, sviluppa una migliore autostima.
Spesso, la mancanza di autostima è proprio legata alla cattiva o scarsa
considerazione che hai di te stessa. Quindi, spazio ad un bel diario e comincia
a raccontarti: appunta le tue piccole vittorie, i tuoi pensieri, le cose belle che ti
accadono, le cose belle che già ti circondano.
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9. La credibilità
La credibilità è, per qualsiasi leader, una componente fondamentale,
la leadership stessa si fonda su di essa.
Come si diventa credibili?
La coerenza è uno dei piedistalli su cui sorge la nostra credibilità: possiamo
trovarci ad avere a che fare sia con persone che hanno scelto la nostra stessa strada condividendo i
nostri valori e la nostra visione del mondo, sia con altri che la pensano diversamente. Saremo
credibili se quanto diciamo lo metteremo in pratica per prime. Dobbiamo così non mentire per
nascondere un errore se chiediamo altrettanto a chi lavora con noi, non sminuire oppure offendere
un collega se ci aspettiamo rispetto, capire i problemi personali che distraggono il capo se ci
aspettiamo che i nostri, di problemi, siano tenuti in considerazione.
La coerenza sarà anche la chiave alla mente e al cuore di chi invece non segue le nostre idee perché
oggi non le condivide: potremo comunque riuscire ad avere influenza anche su queste persone se
ai loro occhi, attraverso la coerenza continua, saremo capaci di mostrarci credibili.
La coerenza è il perno su cui si regge la nostra credibilità, e va intesa in senso molto ampio: qualsiasi
cosa diciamo di fare dobbiamo farla, se crediamo in qualcosa dobbiamo dimostrarlo con i fatti, se
riteniamo giusto un certo tipo di comportamento dobbiamo essere il migliore esempio disponibile.
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10. L’autorevolezza
La differenza sostanziale tra autorevolezza e autorità è rappresentata dall'origine
dell’assegnazione dell'una o dell'altra.
L'autorità è corrispondente al livello gerarchico, quindi al potere del grado.
L'autorevolezza è invece riconosciuta dagli altri.
Gli altri che identificano, in quella persona, comportamenti adeguati, competenza e capacità
di comunicare efficacemente; riconoscono equità nell'esigere dagli altri quanto da se stesso;
percepiscono l'equilibrio psichico che permette di evitare l'aggressività, di poter ammettere i
propri errori senza complessi, di saper gestire i conflitti al loro sorgere, senza timore
reverenziale e autocensura.
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11. L’autorevolezza
Autorità e autorevolezza possono essere presenti nella stessa persona, ad esempio un capo che usa
la sua autorità ed è anche riconosciuto autorevole.
In genere, l'autorità è legata allo stile direttivo (ad esempio per comunicare ordini non
negoziabili), quindi al superiore gerarchico, al "capo"; male si abbina ai collaboratori, per quanto
autorevoli possano essere riconosciuti.
L'autorevolezza, invece, più efficacemente si associa allo stile partecipativo, quindi alla ricerca del
consenso e alla capacità di convincere e di vendere, anche un'idea.
I rapporti tra autorità e autorevolezza, quando presenti in due individui distinti (il capo e
l’assistente, ad esempio), possono generare situazioni sia molto positive sia conflittuali, a seconda
degli atteggiamenti e comportamenti del capo.
Un esempio di situazione positiva corrisponde all'accettazione,
da parte del capo, dell'autorevolezza dell’assistente, la vuole sua
alleata nella gestione operativa del gruppo e la valorizza
per mantenere alta la sua motivazione.
È un capo che non ha la paura di perdere il posto ma, al contrario,
interviene con rapidità nel prendere decisioni e
nel negoziare con la propria gerarchia.
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12. Leadership femminile: suggerimenti su come svilupparla
 Identificare un mentore:
un “modello di ispirazione” che ci fornisca feedback su come migliorare, che ci aiuti
a imparare a gestire le politiche e le strategie aziendali e ad aumentare la
consapevalezza di quello che sappiamo fare e il nostro valore.
 Identificare uno sponsor:
un manager con grande influenza che ci apprezzi per quello che facciamo e che
«pubblicizzi» la nostra attività anche di fronte ad altri manager, facendo in modo
che i compiti più interessanti e coinvolgenti siano affidati a noi.
 Sviluppare relazioni positive
sia all’interno dell’azienda che fuori.
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13. Le competenze richieste per essere
un’eccellente Manager Assistant
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14. Il concetto di eccellenza
La formazione continua è alla base del concetto di eccellenza.
Non possiamo essere le migliori ed esercitare la leadership se non siamo
preparate e pronte a dare la risposta giusta a chi ci fa una domanda
o a risolvere un problema quando si presenta.
Le 4 aree, cognitiva, relazionale, realizzativa
e la gestione della complessità,
prevedono alcune capacità innate,
altre le dobbiamo all’esperienza,
ma la maggior parte derivano
dall’aggiornamento continuo.
Possiamo essere leader nel ruolo solo se sappiamo fare il nostro lavoro in modo
eccellente e possiamo essere eccellenti solo se non smettiamo mai di imparare.
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15. La formazione continua è alla base
del concetto di eccellenza
Il concetto di formazione permanente
 Il concetto di formazione permanente è quello per cui non si dovrebbe
smettere mai di studiare perché il mondo va avanti, le cose cambiano, la
tecnologia progredisce, le emozioni sono sempre diverse, la strategia
aziendale si trasforma, e il campo dello scibile umano è enorme rispetto alla
nostra capacità di immagazzinare e di memorizzare.
In virtù di questo esiste un vecchio adagio che dice: non si finisce mai di
imparare.
 Nella scienza dell'educazione delle formazioni
specialistiche professionali, l'evoluzione tecnologica
è talmente veloce ed enorme che addirittura
l'aggiornamento "formativo" (formazione continua)
diventa obbligatorio, con l'acquisizione
di crediti formativi.
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16. La formazione continua è alla base
del concetto di eccellenza
Il concetto di formazione continua
 Oggi, con la precarietà del lavoro dovuto ad economie non longeve che durano
al massimo cinque anni, succede spesso che il personale di aziende sia messo
in mobilità e sorge la necessità di riqualificare professionalmente i lavoratori,
al fine di reimpiegarli o di elevare la loro conoscenza professionale.
 La formazione continua quindi ha lo scopo di riqualificare,
"ri-professionalizzare" le persone con corsi di formazione "dedicati".
 I corsi di formazione dedicati sono preparati apposta
con moduli didattici specifici, proprio per evitare di
perdere del tempo a raccontare nozioni generiche,
ma al contrario affrontando solo le materie
ed i contenuti tecnici di interesse.
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17. Management Leadership and Innovation: The
indispensable Role of Executive Support
Melba Duncan
Our is an «Age of Specificity», and much more is required. The
shift towards «smart power», «common sense power» and
«influence power» models creative leadership: the ability to
respond to changes in business strategy, while operating with
dexterity, strategic competence and global interpersonal skills.
How to reach this progression?
 EA brings innovation as she copes with change, through
the management of day-to-day routine
 The role is recognized as a collaborative business
partnership, with higher levels of responsibility
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18. The role shifting:
from doer to manager to leader
Executive Assistants now are faced with a crisis of competence, while work shifts
from doer to manager to leader; from clerical to strategic support.
Executive Assistants’ foundation skills now require:
 Global business savy – how industries operate world wide
 Interpersonal impact – to build networks and work with diverse populations
 Strategic decision-making – apply analyses rather than assumption, reduce complexity to simplicity
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19. New Skills in New Times
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20. Leadership is not about position or skills
It is about attitude
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21. Executive Assistant Responsibility:
The Way Forward
The future of Executive Assistant rests upon courses of study that
enphasize practical knowledge for a broader perspective.
The goal should be to acquire hard and sft skills so as to be familiar with
the theories of finance and economics, operations, marketing, financial
analisys, management, project planning, strategic decision-making, areas
of management theory, the international political and financial system, the
impact of government regulation on business and familiarity with the
dynamics and differences of organization cultures.
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22. Leadership e corretta comunicazione
Come esercitare in modo corretto la leadership nella
nostra più importante relazione lavorativa
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23. La M.A.R. la teoria della
Migliore Alternativa Realizzabile
o del C.d.D. del Contenimento dei Danni
 Quando l’interlocutore ha più potere
 Quando si rifiuta di negoziare
 Quando gioca sporco
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24. Tre tipologie di «contrasto» con il capo
 Ribadisce con forza le sue idee e posizioni non lasciandovi spazio di replica
 Attacca le vostre idee e le vostre proposte e non ne vuole discutere
 Attacca voi come persone
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25. Se ribadisce con forza le sue posizioni:
 non attaccarle
 non rigettarle
 non accettarle passivamente,
ma essere assertive
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26. Se attacca le vostre idee
non difendetele, una difesa «debole» vi farebbe
apparire inadeguate
chiedete critiche positive e suggerimenti da
mettere in atto
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27. Se attacca voi come persone
 resistete alla tentazione di difendervi, se lo fate significa che
accettate che qualcuno vi dica come dovete essere
 non si tratta di come fate o non fate le cose, ma piuttosto di
terrorismo psicologico tramite un esercizio di potere
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28. ASSERTIVITA’
È uno stile comportamentale caratterizzato da un atteggiamento positivo
verso se stessi e gli altri.
Rappresenta la giusta via tra subire e aggredire, favorendo la gestione dei
rapporti interpersonali senza creare tensioni con gli altri.
Essere sorridenti, disponibili e gentili non significa
essere deboli.
Possiamo esercitare la leadership senza ”alzare la voce”.
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29. La Manager Assistant ASSERTIVA
sa esprimere in modo chiaro ed efficace, idee, emozioni,
sentimenti, esigenze e convinzioni personali,
senza provare ansia, disagio, rabbia.
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30. We can do it
Alcuni suggerimenti pratici per essere leader nel
ruolo
 Valuta tutti i fatti e prendi una decisione
 Quando hai preso una decisione, agisci!
 Metti uno stop all’ansia imparando a controllarla
 Libera la scrivania di tutto quello che non riguarda il
problema che devi gestire
 Fai le cose in ordine di importanza
 Impara a organizzare, incaricare, supervisionare
 Metti entusiasmo nel tuo lavoro
 Non lavorare come una macchina, concediti qualche
pausa
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31. Cominciamo da oggi a sentirci leader
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32. Test: scopri se sei un leader
In tutti gli uffici ci sono leader e ci sono gregari, sono entrambi necessari e non sono gli uni
migliori degli altri. Tuttavia i leader hanno la tendenza a guadagnarsi la gloria e il successo.
Questo perché prendono l’iniziativa, motivano e ispirano il gruppo, gli forniscono una
precisa direzione e una visione allargata che guida tutti verso l’obiettivo. Senza leader, le
persone normali avrebbero grosse difficoltà a consolidare i loro sforzi e a lavorare in
un’unica direzione che porti ad un risultato specifico.
E’ necessario aver dei leader in azienda, sia a livello di top management, come anche fra gli
impiegati, ma è fondamentale che chi ha forti doti di leadership si trovi bene nella posizione
che ricopre e che queste doti siano utilizzate in modo corretto.
Probabilmente non ti sei mai considerate un leader, perché non sei un manager, ma questo
non significa che tu non abbia le capacità e che, se le hai, tu non le debba usare! Fai il test e
scopri se sei un leader.
Istruzioni:
Leggi ogni frase e scegli quella che meglio descrive quello che faresti in quella specifica
situazione. Potrebbe non esserci la risposta ideale, quindi scegli quella che più ti si adatta.
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33. 1. Circa una settimana fa a te e ad alcuni colleghi è stato assegnato un progetto da
portare avanti in cooperazione. Fino ad oggi nessuno ha fatto niente. Tu:
A. Prendi atto che sono tutti molto impegnati e aspetti che, prima o poi qualcuno si dia una
mossa
B. Mandi una mail a tutti, suggerendo una data per la vostra prima riunione. Alleghi
l’agenda della riunione e chiedi a tutti di inviarti il loro contributo.
C. Cominci a lavorare sul progetto per conto tuo. Perché aspettare che gli altri si sveglino?
2. Durante una riunione il moderatore lascia la stanza e chiede agli altri di rimanere e fare
il punto della situazione discutendone per qualche minuto. Immediatamente tutti
cominciano a chiacchierare e a parlare d’altro. Tu:
A. Ti volti verso il tuo vicino e cominci a parlare. Magari voi due riuscirete a tirare fuori
qualche brillante idea
B. Ti offri di scrivere alla lavagna i suggerimenti di tutti e chiedi loro di parlare uno alla volta,
così che si possa sentire ogni singolo intervento
C. Te ne vieni fuori con una tua personale idea. Almeno tu avrai qualcosa da dire quando il
moderatore rientrerà e ristabilirà l’ordine
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34. Tu e alcuni colleghi avete dei dubbi circa la nuova policy aziendale. Spesso vi trovate per discuterne e
vi lasciate andare a commenti. Tu:
A. Concordi sulla questione e apprezzi che gli altri la pensiono come te
B. Prendi nota del problema e scrivi qualche possibile soluzione proposta dal gruppo. In seguito le
sottoponi al tuo capo in incontro riservato
C. Tieni le tue considerazioni per te. Che cosa ci guadagni a lamentarti?
4. Hai un’idea grandiose per migliorare un prodotto/servizio e sai che I potenziali clienti ne sarebbero
entusiasti. Tu:
A. Racconti tutto a parenti e amici e loro concordano! E’ ufficiale: sei un genio!!
B. Fai qualche ricerca sui costi e sul possibile impatto che l’idea avrebbe sulla soddisfazione del cliente.
Poi sottoponi la tua idea al tuo capo
C. Lasci perdere, sai che l’idea è fantastica, ma non accadrà mai che tu sia ascoltata
5. Il tuo capo è fuori città per alcuni giorni e molti dei tuoi colleghi ne approfittano e battono la fiacca
A. Non ne puoi fare a meno, ti unisci a loro. Dopo tutto lavori sempre duramente, un po’ di divertimento
non guasta
B. Dai il buon esempio e fai del tuo meglio per mantenere il solito standard. Sai che il tuo capo
apprezzerà i tuoi sforzi
C. Mantieni un basso profilo, ma non appena il capo torno gli racconti tutto. Non puoi permetterti di
proteggere certi individui
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35. Conta quante A, B, C hai totalizzato
Se ci sono più A:
Sei una persona che preferisce aspettare che un altro si alzi e si prenda le responsabilità.
Sicuramente ti piace lavorare con il gruppo, ma il tuo ruolo è più quello del gregario che del
leader. Fai solo attenzione a seguire il leader giusto, perché seguire la corrente non è
sempre un approccio intelligente, sul posto di lavoro, specialmente se i tuoi colleghi non
sono un granché. Cerca di capire quali sono i colleghi che hanno le migliori qualità di
leadership e assicurati di associarti a chi dimostra maggiore professionalità e integrità.
Se ci sono più B:
Hai grandi doti di leadership. Sei sempre orientata a fare in modo che le cose vengano
portate a termine. Non esiti a intraprendere iniziative e cerchi sempre di coinvolgere gli
altri. Queste sono eccellenti caratteristiche in un leader e di sicuro, potresti diventare un
ottimo manager, se già non lo sei! Ad ogni modo, questa qualità possono essere utili in
qualunque ruolo. Dimostra le tue capacità e apparirai come una persona che non ha paura
di osare e che sa tenere insieme un gruppo. Hai un talento davvero speciale e la tua azienda
lo apprezzerà.
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36. Se ci sono più C:
Fermati un attimo e considera come valuti il lavoro di gruppo. Apprezzi realmente
l’opportunità di lavorare insieme agli altri? Dalle tue risposte non sembrerebbe, anzi sembri
una che preferisce lavorare da sola. Non c’è niente di sbagliato, ma, a volte, non è la
soluzione migliore. Anche se hai doti da leader, puoi far parte di un gruppo e lavorare con
gli altri può portarti grandi benefici. Infatti, anche se puoi essere in grado di portare avanti
un lavoro da sola, nello stesso tempo stai perdendo tutti i vantaggi di una collaborazione e
di una condivisione di esperienze con altre persone. Non rifiutarti di far parte di gruppi di
lavoro, non è necessario che tu sia il leader, ma lasciati coinvolgere, condividi opinioni e
idee e resterai sorpresa di quanto possa essere produttivo essere parte di un gruppo.
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