Planning van mensen en materiaal voor voorstellingen, concerten en evenementen. Je geeft handen en voeten aan wat een ander heeft bedacht. In overleg met locatie, gezelschap of huurder. Collega’s op de vloer doen hun werk met jouw informatie in de hand. Hoe onthoud je het allemaal, hoe leid je 1000 evenementen per jaar in goede banen? Hoe zorg je dat gebeurt wat jij belooft? Er is een overvloed aan software voor zalen- en personeelsplanning op de markt. Maar niet alles is geschikt voor theater en evenementen. In drie kwartier krijg je inzicht in wat een goed programma voor je doet. En in wat je altijd zelf moet blijven doen.

1. Doe jij wat ik beloof?
Wat software voor je doet om het
werk gedaan te krijgen,
en wat je altijd nog zelf moet doen

2. TOT in 2011
4
festivals
Honderden
20 collega’s
tournees
25
applicaties
‘onder
handen’ 150
artikelen
op de site
CUE2012 2

3. TOT’s tools
Outlook
Word
Excel Google
Docs
Visio Ever-
Picasa note
Word-
Uurwerk Press
Access
CUE2012 3

4. Een aantal termen
API
Client-server SAAS
applicatie
Database
In the
cloud
Interface
Web based Open source
Filemaker
ASP.Net Pro
CUE2012 4

5. Een theater
Boeking Evenementen- Personeels- Uitvoering
planning planning
CUE2012 5

6. 300 voorstellingen per jaar
160 50
weeklijsten 250 10
PRI&E’s premières
technische lijsten
9.000 80 500
uur techniek
intake- bestellingen
gesprekken
CUE2012 6

7. Een gezelschap
Project-
Concept Boeking Première Tournee
management
CUE2012 7

8. 5 producties per jaar
5 5 5
montages premières
technische 5 PRI&E’s
lijsten
100 300 theaters
bestellingen
10.000 uur techniek
CUE2012 8

9. Evenementenplanning
Wat stop je erin?
Contact- Zaal-
gegevens reservering
Logistiek, afspra Activiteiten-
ken planning
Financiële
Documenten
gegevens
CUE2012 9

10. Evenementenplanning
Wat haal je eruit?
Borderellen Draaiboeken
Management-
rapporten Dagoverzichten
Gegevens voor Weeklijsten
de website Maand-
programma's
CUE2012 10

11. Evenementenplanning
Wat kan er (meestal) niet?
Project-
management Kaartverkoop
Personeels-
planning
CUE2012 11

12. Voorbeelden
CUE2012 12

13. Wat levert het op?
Alles maar Actuele
één keer informatie
invoeren Gegevens online
op een
vaste plaats
Iedereen Draaiboeken
dezelfde altijd dezelfde
informatie opbouw
CUE2012 13

14. Wat moet je altijd nog zelf doen?
Details Resultaten
Last minute
afstemmen bespreken
wijzigingen
doorgeven
Werkwijze
Procedures evalueren
afspreken
CUE2012 14

15. Personeelsplanning
Wat heb je minimaal nodig?
Uren per Personeels-
persoon informatie
Inroosteren
overige Contracttijd
activiteiten
Personeel Beschikbaarheid
toewijzen aan
boekingen Verzuim
CUE2012 15

16. Personeelsplanning
Wat is de volgende stap?
Management-
CAO-controles
informatie
Hele bedrijf in
Prognoses hetzelfde
systeem
Overwerk- en Uren per
verlofsaldi productie
Urenregistratie
CUE2012 16

17. Voorbeelden
CUE2012 17

18. Wat levert het op?
Vaste Structuur in
opbouw Planners doorgeven
rooster kunnen wijzigingen
sneller
roosteren
Alle
beschik- Grip op
Actuele
baarheid op verzuim en
informatie
één plek overuren
online
CUE2012 18

19. Wat moet je altijd nog zelf doen?
Goede
Last minute teams
wijzigingen samen-
doorgeven stellen
Deadlines
vastleggen
Balans tussen
wensen
medewerkers, ma
nagement, produc
Procedures ties en wettelijke
afspreken eisen
CUE2012 19

20. Werkproces theater
CUE2012 20

21. Evenementenplanning
CUE2012 21

22. Personeelsplanning
CUE2012 22

23. Wat kost nou zoiets?
Client-server
applicatie
Web based SAAS
API
CUE2012 23

24. Wat kost nou zoiets?
Voorbeeld van client-
server applicatie: Voorbeeld van SAAS: Voorbeeld van
€ 1500 per licentie, plus € 250 per maand webbased applicatie: €
jaarlijks 25% van dat (exclusief licenties) 750 per maand all-in
bedrag
Licentie:
• Ingelogde gebruiker (bewerken of alleen lezen)
• Bepaalde hoeveelheid opslagruimte en/of dataverkeer
• Bepaalde hoeveelheid ruimtes, evenementen en/of medewerkers
• Extra kosten voor gebruik API
CUE2012 24

25. Wat kost nou zoiets?
Behalve het programma
Een pakketkeuze en
Los van de aanschaf lopen heb je ook rapporten
vooral een
de kosten voor nodig:
implementatie is niet is
consultancy enorm op: offerte, factuur, weeklijs
wat je er even bij doet –
uurprijzen vaak € 100 tot t, rooster … reken op €
reserveer er veel tijd
€ 150 800 tot
voor
€ 1.000 per rapport
Bedenk wat je zelf doet:
• Laat de leverancier alles doen wat onder het contract valt
• Laat je trainen in alles wat je (op termijn) zelf wilt kunnen doen
• Besteed alles wat je boven de pet gaat, of buitensporig veel tijd kost, uit
CUE2012 25

26. Ik heb geen tijd!
Van wat ik nu
investeer heb
Ik hoef alles ik over 10 jaar
maar één keer nog plezier Als ik alles netjes
in te vullen bijhoud heb ik
direct antwoord op
managementvragen
Ik kan bijsturen
op basis van
historische Ik kan
gegevens Wat krijg informatie
ik ervoor delen met
terug? anderen
CUE2012 26

27. Ik heb geen geld! Google
Docs is
gratis
Deel agenda’s
met
Outlook, ook
Hou je Office voor ruimtes Misschien heeft je
versie (en je kaartverkoopsysteem
kennis) up to ook een
date planningsfunctie?
Maak een Kan het
centrale ook voor Profiteer van
mapstructuur minder? het CMS van je
op de server website
CUE2012 27