Gli eventi – definizione e tipologie, le fasi di realizzazione, gli aspetti legali

1. B. GLI EVENTI

2. Di cosa parleremo
 Gli eventi – definizione e tipologie
 Le fasi di realizzazione
 Gli aspetti legali

3. Gli eventi – Perché?
 Rafforzare la propria immagine nella comunità in cui opera,
 Sensibilizzare rispetto alle proprie cause sociali
 Reclutare nuovi volontari
 Raccogliere fondi per sostenere la propria mission.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
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4. Gli eventi – Definizione I
Evento: Avvenimento o iniziativa di particolare rilievo (Zingarelli, 2005)
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5. Gli eventi – Definizione II
L’evento è una manifestazione pubblica resa
nota al fine di attirare l’attenzione e di suscitare
interesse nei confronti dell’ente o dell’azienda
che l’organizza e che prevede la
partecipazione di un pubblico interessato ai
contenuti esposti.
Fare eventi è creare relazioni, è comunicare, è
mettere in rapporto cose, idee e persone.
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6. Gli eventi – Classificazione per dimensione
• Eventi più grandi, di solito hanno un target internazionale
• Es. I giochi olimpici
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Mega Events
• Eventi che diventano un tutt’uno con le città ospitanti
• Es. Carnevale di Venezia
Hallmark Events
• Competizioni di respiro internazionale che attrarre un interesse da
parte del pubblico attraverso la partecipazione diretta e i media
• Es. Internazionali di Tennis a Roma
Major Events
• Eventi locali o di comunità, realizzati per il loro valore sociale e di
intrattenimento
• Es. Festival culturali, Sagre, Mostre
Minor Events

7. Gli eventi – Classificazione per forma I
• Conferenze, congressi, seminari, incontri, meeting, convention
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Convegnistica
• Mostre, esposizioni, installazioni, inaugurazioni
Arti
• Rassegne, festival, proiezioni speciali, anteprime, installazioni e
percorsi Cinema e video
Sport • Gare e competizioni, gare amichevoli
Moda • Sfilate e anteprime
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8. Gli eventi – Classificazione per forma II
• Sagre, feste popolari, carnevali; festival e feste contemporanee,
grandi mostre, grandi eventi sportivi
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Marketing
territoriale e
turistico
• Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste
ed incontri Terzo settore
• Seminari, incontri, workshop
Formazione e
didattica
• Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere, eventi
speciali
Marketing e
comunicazione

9. Gli eventi – Eventi Culturali
Sono eventi di arte, musica, teatro, ma anche eventi enogastronomici.
Gli eventi artistici possono essere classificati in diverse
categorie:
 Festival dedicati ad una forma d’arte (es. festival
del Fumetto, Presentazione libri)
 Eventi che celebrano una particolare località (es.
sagre)
 Eventi a calendario: culturali o religiosi (es.
celebrazioni San Patrick in Irlanda) Festival musicali
commerciali (es. Mondo Ichnusa)
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10. Gli eventi – Il ciclo di vita
Ideazione e
Progettazione
vengono definiti gli aspetti di
contenuto (obiettivi, target,
formato, contenuti budget, stile della
comunicazione) e quelli logistici
(modalità di realizzazione dell’evento,
date, sedi, staff organizzativo)
Pianificazione
Gestione e
realizzazione
analisi e controllo dei risultati in
base agli obiettivi fissati in sede
progettuale, nonché di
consolidamento di lungo periodo
delle relazioni attivate con i
destinatari dell’evento
Chiusura e
Valutazione
si stabilisce un piano di lavoro
(linee guida operative: azioni, timing,
gruppi di lavoro): progetto interno +
per i partners/interlocutori
gestione operativa degli aspetti
logistici e di contenuto indicati dal
piano di lavoro (location,
allestimento, strumenti di supporto,
linea grafica, budget, merchandising;
gestione del budget)
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
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11. Fase I – Ideazione e Progettazione
In questa fase l’evento viene definito nelle sue linee essenziali per
quanto riguarda obiettivi, destinatari, periodo e sede di
svolgimento; si effettua in sostanza una prima analisi di
fattibilità del progetto.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 Stabilire gli obiettivi
 Stabilire il tema
 Individuare gli Stakeholders
 Individuare la sede
 Decidere la data
 Stabilire il budget
 Individuare lo staff organizzativo
 Richiedere i patrocini
 Individuare eventuali sponsor
 Individuare le criticità
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12. Fase I a – Gli obiettivi dell’evento
Perché si fa l’evento? Quali sono le sue vere finalità?
La risposta a queste domande dovrebbe guidare tutto il planning.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 Profitto per l’organizzatore
 Portare fondi all’economia locale
 Aumentare il numero dei turisti / Allungare la stagione turistica
 Lanciare un prodotto nuovo (obiettivo di marketing aziendale)
 Migliorare il percepito di una città, di un luogo, di un’attività
 Celebrare un evento storico, una ricorrenza (es. Capodanno)
 Aumentare la vendita di un prodotto
 Raccogliere fondi
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13. Fase I b – Il tema dell’evento
Il tema è legato alla finalità dell’evento.
La scelta dei temi è infinita.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 Storici
 Geografici
 Culturali
 Sportivi
 Musicali
 D’intrattenimento
 Artistici,
 Culinari
 Legati ad oggetti (barche,
fumetti, ecc.)
La scelta del tema è fortemente orientata dai gusti degli
Stakeholders
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14. Fase I c – Gli Stakeholders
Gli Stakeholders sono i “portatori di interesse”
Sono tutti coloro che hanno un ruolo, positivo o negativo,
nell’intero ciclo di vita di un progetto
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 Partecipanti
 Spettatori (e star)
 La Comunità (che ospita l’evento)
 Media
 Sponsor
 Organizzazione e team di lavoro
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15. Fase I d – La sede I
Il luogo dove l’evento viene realizzato è
determinante per la riuscita dell’evento e per
minimizzarne i vari rischi.
Alcuni luoghi sono spettacolari (es. grotte, antichi
anfiteatri…), ma occorre investire in attrezzature
per renderli agibili e funzionali.
Altri luoghi sono strutturati già per realizzare
spettacoli e ospitare del pubblico (es. teatri, centri
congresso)
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione

16. Fase I d – La sede II
Principali requisiti:
 Ambiente
 Località geografica
 Accesso ai trasporti pubblici
 Parcheggio
 Opportunamente attrezzata (sale workshop, area ristorazione)
 Quantità di posti a sedere
 La presenza di attrezzature e dotazioni audio/video
 Vicina a strutture ricettive per partecipanti e relatori
 Costo decorazioni, suoni e luci
 Rispetto requisiti di sicurezza
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione

17. Fase I e – La data
Il timing di un evento è legato al pubblico che si intende
coinvolgere, alle condizioni meterologiche o alla stagione e,
soprattutto, al provare ad evitare sovrapposizioni con altri eventi
La valutazione del concetto di evento deve considerare questi
fattori,a livello di timing:
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 Stagione
 Giorno/i della settimana
 Orario
 Durata
Occorre poi considerare anche il tempo per pianificare e
organizzare l’evento, con particolare attenzione ai tempi della
burocrazia
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18. Fase I f – Il budget
Quando si studia il concetto di un evento è indispensabile una
stima iniziale dei costi
Ci vuole equilibrio tra la parte creativa e la parte economica.
Spesso gli aspetti creativi vincono … a scapito dei profitti!
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
Principali voci di costo:
 Location
 Protagonisti
 Comunicazione
 Attrezzature
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19. Fase I g – Lo staff organizzativo I
Quando si sviluppa il concetto di un evento è importante
considerare anche le capacità della squadra che gestirà l’evento
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 Occuparsi di obiettivi e contenuti dell’evento
 Occuparsi del programma dell’evento (orari, relatori, attori,
concomitanze, sovrapposizioni)
 Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed
uscite, segnalando tempestivamente eventuali scostamenti
 Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato
all’evento e quello necessario per il raggiungimento degli obiettivi
fissati non coincidono, è necessario trovare nuove fonti di entrata.
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20. Fase I g – Lo staff organizzativo II
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i
fornitori (es. sedie, gazebo)
 Occuparsi dei protagonisti dell’evento (relatori, attori ecc.):
prenotazioni, esigenze particolari
 Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico,
tipografia, uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al
fine di garantire una omogeneità in termini di comunicazione
 Occuparsi del recall
 Occuparsi dell’accoglienza
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21. Fase I h – I patrocini
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
In relazione alla tipologia dell’evento e dei suoi contenuti può
essere importante valutare l’opportunità di chiedere patrocini e
contributi di Regione, Provincia, Comune o anche Università o
altre istituzioni.
Il patrocinio rappresenta una forma simbolica di adesione e una
manifestazione di apprezzamento per iniziative ritenute meritevoli
da parte dell’Ente
Le richieste vanno indirizzate ai presidenti o agli assessorati
interessati, o ai presidi delle Facoltà ed enti interessati
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22. Fase I i – Le sponsorizzazioni I
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
Un’impresa fornisce un supporto finanziario o in natura a una
persona, un gruppo o un’organizzazione al fine di permettere a
questi di svolgere le loro attività e, al tempo stesso, di ottenere una
serie di controprestazioni in modo da favorire il perseguimento dei
propri obiettivi di marketing e comunicazione
L’impresa sponsor ha la facoltà di associare all’attività o alla
manifestazione sponsorizzata il proprio nome e/o la propria marca
assicurandosi un beneficio in termini di notorietà e di immagine
complessiva, con lo scopo di perseguire, in ultima istanza, finalità
di tipo commerciale
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23. Fase I i – Le sponsorizzazioni II
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
Cosa possono portare gli sponsor all’evento?
 Un finanziamento generico
per coprire le spese
 Il sito dell’evento
 La copertura media
(media partner)
 I servizi di telecomunicazione
 Il supporto IT
 Oggetti fisici (es. premi,
gadget, ecc.)
 Cibo e bevande
 Il trasporto per artisti, atleti e
performers in generale
 Intrattenimento e spettacolo
La ricerca degli sponsor chiede tempi anche lunghi, per cui è
meglio intraprenderla subito, anche per inserire gli nella
realizzazione grafica
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24. Fase I l – Le criticità
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Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
 L’evento è una buona idea?
 Abbiamo le capacità richieste per pianificare e realizzare
l’evento?
 La comunità (ospitante) ci supporta?
 Abbiamo le infrastrutture a disposizione?
 Possiamo ottenere il luogo destinato all’evento ad un prezzo
ragionevole?
 L’evento attirerà il pubblico?
 Attirerà i media?
 E’ finanziariamente sostenibile?
 Quali sono i rischi?
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25. Fase II – Pianificazione
In questa fase viene programmata la realizzazione dell’evento,
identificando le risorse da reperire, le linee economiche da seguire e
il calendario delle attività. Vengono stabiliti i canali e gli strumenti
per promuovere l’evento (strategie di media relation) e preparati i
materiali utili alla campagna d’informazione
 Definire e approfondire i contenuti dell’evento e il calendario
 Individuare i protagonisti
 Impostare la comunicazione
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Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione

26. Fase II a – Contenuti e Calendario
In questa fase è necessario rendere operativa la pianificazione
ovvero programmare le attività sulla base di quanto stabilito nella
fase di progettazione.
Si prepara un piano operativo in cui determinare tutte le
condizioni indispensabili per poter realizzare il progetto.
Evento complesso: individuazione dei vari appuntamenti che
compongono il programma;
Evento semplice: approfondimento dei contenuti per individuare al
meglio i protagonisti.
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Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione

27. Fase II b – I protagonisti
In questa fase si individuano con estrema precisione chi saranno i
protagonisti dell’evento: relatori, attori, sportivi , ecc.
I protagonisti devono essere contattati formalmente con ampio
anticipo, specificando le caratteristiche tecniche dell’intervento
richiesto
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Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
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28. Fase II c – La comunicazione I
In questa fase è fondamentale impostare la linea grafica e
comunicativa del l’evento.
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
Il primo passo è la ricerca di un nome, di un logo, di un’immagine
che lo rappresenti e che lo renda distintivo.
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29. Fase II c – La comunicazione II
Quando si pianifica una campagna pubblicitaria, il primo passo è
definire CHI deve essere il destinatario del messaggio
Gli eventi Le fasi Aspetti legali
Ideazione e
Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
Una volta definito il target si cerca di capire a quali media è
esposto.
TUTTI i media, classici e non (dall’affissione ai blog specializzati,
alle locandine in palestra)
Il primo strumento di comunicazione dovrebbe essere il sito
internet dell’evento
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30. Fase II c – La comunicazione III
Le domande fondamentali da
porsi:
 Chi devo raggiungere
(target)
 In quanto tempo
 Con quale tipo di messaggio
 Quanti soldi ho a
disposizione (budget)
 Cosa fanno i miei concorrenti
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Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
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31. Fase II c – La comunicazione: promozione
 Scegliere i mezzi di informazione per raggiungere il pubblico
potenziale: stampa, radio, TV; media locali, nazionali,
internazionali; ecc.
 Decidere le modalità e i tempi per contattare i giornalisti e
mettere a punto i materiali utili da inviargli
 Mettere a punto i materiali illustrativi dell’evento (pieghevoli,
brochure), tenendo conto del mezzo con cui vengono spediti (e-mail,
fax, posta, consegna a mano) dei tempi di consegna e dei
costi
 Organizzare una conferenze stampa (ovviamente se compatibile
con tempi e risorse economiche)
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Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
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32. Fase III – Gestione e Realizzazione
Occuparsi dell’articolazione dell’evento significa definire le modalità
operative e la tempistica di quanto già programmato e pianificato.
In sostanza si tratta di prevedere nel dettaglio le azioni da
mettere in atto prima, dopo e durante lo svolgimento della
manifestazione, prendendo in considerazione tutti gli aspetti legati
all’evento
 Aspetti comunicativi
 Aspetti logistici
 Aspetti organizzativi
 Svolgimento dell’evento
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Progettazione
Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione

33. Fase III a – Aspetti comunicativi
In questa fase vanno effettivamente realizzati tutti i materiali
informativi decisi in precedenza.
Si tratta quindi di approntare i file definitivi degli elaborati grafici e
inviarli per la stampa, almeno 20 giorni prima dell’evento, per
avere il tempo di distribuirli in tutti i canali prescelti.
Allo stesso modo, gli inviti e il programma definitivo dell’evento da
allegare a questi ultimi deve essere pronto almeno 20 giorni prima
dell’evento.
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34. Fase III b – Aspetti logistici I
La logistica è l’insieme di quelle attività che riguardano lo
spostamento di persone e materiali necessari alla realizzazione
dell’evento.
Principalmente riguarda:
 Viaggi, trasferimenti e trasporti di persone
 Trasporti e spedizioni di materiali
 La gestione dell’accoglienza, degli alloggi e della ristorazione
L’organizzazione logistica influisce fortemente sulla buona riuscita
dell’evento, e ha un forte peso in termini di immagine
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35. Fase III b – Aspetti logistici II
La logistica deve essere attentamente pianificata:
 Deve essere individuato il coordinatore dell’attività, l’unico ad
avere la responsabilità di stendere i calendari dei viaggi e degli
spostamenti di persone e materiali, ad aggiornare eventualmente il
budget, a trovare le soluzioni più opportune ed efficace in caso di
emergenza;
 Vanno individuate le attività e assegnati i compiti da svolgere
nelle diverse aree: viaggi di persone, trasporto di materiali,
accoglienza.
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36. Fase III b – Il responsabile della logistica
Insieme al coordinatore dell’evento, deve immaginare come si
svolgerà l’evento, prevedendo tutto ciò di cui ci sarà bisogno.
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Valutazione
 Decidere la disposizione dei posti dei relatori (e predisporre i
cavalieri), degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblico;
 Decidere le modalità dell’accoglienza (ed eventualmente
predisporre il kit di benvenuto) e della registrazione dei
partecipanti ;
 In caso di convegno, predisporre l’allestimento del tavolo dei
relatori;
 Assicurarsi della presenza del proiettore, se necessario, e
assicurarsi di avere preventivamente le slides da proiettare;
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37. Fase III b – Gestione dell’accoglienza
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Valutazione
Per gestione dell’accoglienza si intende un insieme di attività di
benvenuto che vanno dal gestire gli spostamenti degli ospiti da e
per il luogo di svolgimento dell’evento, al fornire (possibilmente per
iscritto) una serie di informazioni organizzative e tecniche
strettamente legate all’evento, o semplicemente ricreative,
finalizzate a rendere più piacevole la permanenza in un determinato
luogo, alla prenotazione dell’alloggio all’organizzazione dei pasti.
Nel caso di un convegno, l’accoglienza si preoccupa anche di
organizzare e gestire l’afflusso del pubblico.
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38. Fase III c – Aspetti organizzativi
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Pianificazione
Gestione e
Realizzazione
Chiusura e
Valutazione
Perché l’evento “fili liscio”, devono essere ben gestiti due aspetti
fondamentali, che garantiscano a monte la corretta organizzazione
di ogni aspetto.
 Segreteria organizzativa
 Attività di contorno
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39. Fase III c – La segreteria organizzativa I
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La segreteria rappresenta il centro nevralgico dell’organizzazione.
Nei materiali promozionali, negli inviti o nelle comunicazioni
devono essere chiaramente specificati:
 Il nominativo esatto del responsabile/i,
 I suoi recapiti (telefoni, fax, e-mail, ecc.)
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40. Fase III c – La segreteria organizzativa II
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Valutazione
In questa fase, la segreteria predisporrà tutti i materiali che
serviranno per il giorno dell’evento, vale a dire:
 Cartelline
 Cavalieri
 Badge
 Fogli presenze
 Eventuali materiali da consegnare
 Eventuali manifesti da appendere
 Prevede punto di accoglienza
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41. Fase III c – Attività di contorno
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Per attività di contorno si intendono tutte quelle attività che
garantiscono che l’evento si svolga in maniera fluida, che gli intoppi
vengano tempestivamente risolti e che vengano raccolte tutte le
informazioni necessarie per la comunicazione post evento.
 Svolgimento del servizio fotografico
 Organizzazione di un servizio d’ordine in caso di evento
all’aperto
 Predisposizione di una segnaletica che faciliti l’individuazione
della location e le varie sezioni o che dirotti il traffico
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42. Fase III d – Svolgimento dell’evento I
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Realizzazione
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Valutazione
All’effettiva partenza dell’evento, ognuno deve essere preparato a
rivestire il ruolo che gli è stato assegnato.
La Segreteria organizzativa si posizionerà
possibilmente in prossimità della sala che si
è deciso di utilizzare per l’evento,
predisporrà l’occorrente per la registrazione
dei partecipanti, farà in modo di snellire le
attese e consegnerà a tutti i partecipanti il
kit di benvenuto
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43. Fase III d – Svolgimento dell’evento II
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Il “personale di sala” dovrà accogliere gli ospiti e farli posizionare
nei posti previsti, condurre le autorità dal presidente o dai membri
del direttivo o dai relatori e soprattutto sapere a memoria il
programma dell’evento
Il responsabile logistico deve garantire lo svolgimento lineare
dell’evento e risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi
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44. Fase III d – Svolgimento dell’evento III
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Gestione e
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Chiusura e
Valutazione
È importantissimo che gli organizzatori dell’evento intrattengono
relazioni dirette con relatori, attori, pubblico, autorità: l’evento
non ha valore in sé, ma in quanto espressione del vostro modo di
intendere le cose.
È importante far rispettare gli orari e affrontare tempestivamente gli
imprevisti in modo che vengano risolti nel modo più fluido possibile,
dando l’impressione che tutto proceda per il meglio.
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45. Fase VI – Chiusura e Valutazione
Nella fase di chiusura e valutazione l’evento viene concluso e si
procede con la verifica dei risultati.
 Verificare i risultati in base agli obiettivi prefissati
 Archiviare i materiali prodotti
 Realizzazione delle eventuali prodotti editoriali
 Verificare le spese sostenute e dell’organizzazione in generale
 Stesura e invio delle lettere di ringraziamento
 Relazione finale
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Chiusura e
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46. Fase VI – Chiusura e Valutazione II
L’entità delle presenze registrate,
l’interesse suscitato nel pubblico,
l’adesione dei relatori, gli articoli apparsi
sui giornali, la quantità dei materiali
distribuiti, i consensi dei partecipanti,
sono i fattori che determinano la buona
riuscita di un evento, e aiutano a
costruire un’immagine vincente
dell’organizzazione.
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47. Aspetti legali – Adempimenti I
Per la realizzazione di eventi pubblici, o aperti al pubblico, la normativa italiana
richiede l’espletamento di diversi adempimenti.
In fase di programmazione è importante tener conto di tutti i requisiti, tecnici e
organizzativi, che vengono richiesti dagli Enti Pubblici per il rilascio di tali
autorizzazioni.
Tra gli altri aspetti da tenere in considerazione ci sono:
 Privacy: qualsiasi attività di raccolta di dati personali è regolata dal testo
unico in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo n.
196/2003)
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48. Aspetti legali – Adempimenti II
 Contratti: nella fase preparatoria si potranno sottoscrivere una serie di
contratti, come l’affitto dei locali e delle attrezzature audiovisive, la prenotazione
delle camere d’albergo e dei servizi di catering, gli ingaggi e i gettoni di presenza.
Dal momento che i contratti sono impegni finanziari vincolanti, prima di apporre
la vostra firma esaminateli con attenzione e chiedete il parere di un esperto.
 Diritti d’autore: nel caso in cui l’evento comporti la realizzazione di
un’iniziativa culturale musicale è opportuno verificare la necessità di pagamento
dei diritti d’autore. Per informazioni chiamare all’Agenzia di zona della Società
Italiana Autori Editori (S.I.A.E.).
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