Gliederung: Anforderungen an das DM Allgemeine Funktionen des DM Spezielle Funktionen Der Markt für DM-Systeme Entwicklungen beim DM

1. 1
Prof. Dr. Martin Michelson
Dokumenten-Management
Funktionen, Anforderungen, aktuelle Entwicklungen
Ein Überblick

2. 2
Gliederung
Anforderungen an das Dokumentenmanagement
Allgemeine Funktionen
Spezielle Funktionen
Der Markt für DMS
Entwicklungen

3. 3
Anforderungen

4. 4
Dokumenten-Management und Enterprise Content Management
Es geht im Prinzip um das Gleiche
Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für
ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung
und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen
zur Einbindung in Geschäftsprozesse
ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und
Workflowmanagement, der Archivierung, des Content-
Management
ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement

5. 5
Ausgangssituation: Heterogenität der Medien und Systeme
Dokumente und Informationen verteilen sich in Unternehmen auf eine
Vielzahl von Speicherorten:
 massiver Informationsüberschuss

6. 6
Ausgangssituation: Heterogenität der Medien und Systeme
Papierakten in Abteilungen oder Zentralarchiv
Zentrale Laufwerke
Dateiablagen auf den Einzelrechnern
E-Mail-Systeme
Content Management Systeme
ERP Systeme
Eigenständige elektronische Archivlösungen
 Dazu eine
entsprechende
Vielzahl an
Ordnungssystemen
Intranets
z.B.

7. 7
Ablage
kosten- und platzintensive Speicherung
viele Kopien
(Originale gehen verloren)
Informationsaustausch
lange Transport- und Liegezeiten
Bearbeitung
sequentiell, fehleranfällig,
zeitintensiv
Mitarbeiter verwenden
zuviel Zeit auf Suchen
Management
keine Laufweg- und Zeitüberwachung
niedrige Informationsverfügbarkeit
Ausgangssituation: Informationsaustausch - verfügbarkeit

8. 8
Ausgangssituation: Zunehmende Anforderung an die Compliance
HGB – Handelsgesetzbuch
§ 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts-
und Handelskorrespondenz (auch E-Mails).
§ 261: Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder
Datenträgern
GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme
Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches
bezüglich elektronischer Dokumente
GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums
Konkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.B. Umsatzsteuer zur digitalen
Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen)

9. 9
Bessere / gezieltere Informationsversorgung, Reduzierung der
Suchzeiten, Erleichterung der Entscheidungs- und Arbeitsprozesse
Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer
Kooperationsformen, Automatisierung von Standardabläufen
Raumeinsparung, Zeiteinsparung ===> Kosteneinsparung
Transparenz der Prozesse, Reduzierung von Mehrfacharbeit
Dokumentenmanagement: Anforderungen
Höhere Rechtssicherheit
Verbesserte interne und externe Kommunikation

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Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von
strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von
Medienbrüchen
Integration unterschiedlicher Informationstypen und
Speichermedien
Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche
Anwendungsumgebung
Digitale Aktenverwaltung (Records Management)
Dokumentenmanagement-Systeme: Anforderungen
…aus unterschiedlichen Quellen und Systemen unter einem
Zugriffsmodus
Einfacher Zugriff: Intern, online, mobil

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Dokumentenmanagement-Systeme: Anforderungen

12. 12
DMS integriert in unternehmensweite Informationssysteme
Quelle: it-novum.com

13. 13
Allgemeine Funktionen
AIIM-Modell (Association for Information and
Image Management)

14. 14
Grundlegende Architektur eines DMS
Bildquelle: Fraunhofer IAO

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Dokumentfunktionen
Administration
Bereitstellen Suche
Dokument
SpeichernErfassen Indexieren

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Erfassung
Faxe
Multimedia-Dateien
Webseiten
E-Mails
Datenbanken
Papierdokumente
Office-Dateien
Quellen (Beispiele)
Übernahmen aus Anwendungen
(Office, ERP, FiBu, XML etc.)

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Indexieren
Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der
Dokumente und Volltextindex
Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri,
Schlagwortlisten
Manuelle Indexierung und / oder suchmaschinenbasierte
Indexierung
Metadaten durch Benutzer vergeben und/oder automatisch
erzeugt
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten

18. 18
Indexieren
Mögliche Probleme bei Volltextindizierung

19. 19
Herausforderung für das Indexieren und die Suche:
Beispiel Bilddokument
Benski_Korhonen Lost Pianist

20. 20
Speicherung
Speichermedien
 CD
 DVD
 UDO (Ultra Density Optical)
 RAID (Redundant Array of independant Discs)
 WORM (Write once, read multible)
 Festplatte
 Jukebox
 NAS (Network Attached Storage)
 Cloud

21. 21
Speicherung
Speicherformate
 Originalformate
 TIFF
 JPEG 2000
 PDF
 PDF/X
 PDF/A
 ….

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Bereitstellung
Nutzeroberfläche: Proprietär / Web-Browser / Mobile App
Bearbeitung
Weiterleitung: per E-Mail, Hochladen in Gruppenraum, in die
Cloud
Export, z.B. in CMS, ERP, Intranet
Druck

23. 23
Suche
Quelle: xfriend.de

24. 24
Suche
Suche in der Metadatenbank
Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen
(Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste)
Freie Suche im Volltext
Quellen: Unterschiedlichste Datenquellen und
Anwendungen, strukturierte und nicht strukturierte
Inhalte
Ggf. Suche über alle Systeme im Unternehmen
(DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)

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Spezielle Funktionen

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Administration
Rechte- / Zugriffsverwaltung
Benutzerfreundlichkeit, (Individuelle) Anpassung der Oberfläche
Statistische Auswertungen
- Datenträgerbelegung
- Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente,
- Dokumentarten
- Schlagworte
- Quellen / Quellsysteme
Bearbeitungszuordnung

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Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische
Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme,
Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich
der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und
Informationen über Geschäftsabläufe
und Transaktionen in Form von Akten.
ISO 15489
Records Management:
Records Management / Digitale Akte

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Project Consult Ulrich Kampffmeyer
Records Management/ Digitale Akte
Vom Einzeldokument zur umfassenden Geschäftsakte

29. 29
Compliance
Besondere Anforderungen an die revisionssichere
Langzeitarchivierung….
Beachtung gesetzlicher Vorschriften
Erstellung, Verwaltung und Archivierung von
geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen
Dokumenten
…sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von
Informationen
Klare Versionierung

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revisions- und fälschungssicher gespeichert werden
mit den Originalen inhaltlich und ggf. bildlich übereinstimmen
Digital geführte Daten müssen…
während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein
innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden
bei datenschutzrechtlichen Daten gesperrt bzw. nach Sperrzeit
gelöscht werden
Compliance
Compliance- und rechtskonforme Langzeitarchivierung gemäß ISO IEC
27001, DIN EN ISO 9001:2008 und BS 7799

31. 31
E-Mail-Management
E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35%
Seit 2007: HGB regelt Umgang mit Geschäftsbriefen „gleichviel in
welcher Form“
Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steurrelevanter -Mails
87% der Unternehmen senden oder
erhalten Kundenanfragen per E-Mail
- Angebote (82%)
- Bestellungen (60%)
- Rechnungen (43%)
- Verträge (43%) Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management“, BearingPoint
 E-Mail-Management notwendig

32. 32
Enterprise Search: Intelligente Suche

33. 33
Enterprise Search: Intelligente Suche

34. 34
Enterprise Search: Intelligente Suche
Klare Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
Suchtreffer: Ranking bzw. Sortierung wird nach eigen
zu definierenden Kriterien bestimmt (Index,
Metadaten, Profil des Nutzers, Datum der Quelle)
Semantische Verfahren: Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge,
Verweise auf mögliche andere Themenbereiche
Durch Benutzer erstellbare Profile
Suche über alle Systeme und Applikationen im Unternehmen
(DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)

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Enterprise Search: Intelligente Suche
Parser-Modul (Syntaxanalyse)
Crawler-Modul
Ranking-Modul
Module einer Suchmaschine
Query-Modul
Index-Modul

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Funktionsorientierte Sicht
Fokus auf funktionale BereicheVertrieb Produktion Entwicklung Controlling
Rechnungs-
wesen
Unternehmen
Prozessorientierte
Sicht
Fokus auf
Geschäftsprozesse
Erwerb
Objekte sind
geliefert
Vertrieb Produktion Entwicklung Controlling Rechnungs-
wesen
Unternehmen
Workflow-Management

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Workflow-Management
Geschäftsprozesse systematisieren
Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig
zuordnen
Arbeitsschritte steuern
Transparenz der Geschäftsprozesse
Bereitstellung von Informationen
über den Abwicklungsstand
Arbeitslasten erkennen,
MAKapazitäten optimieren
Prozesslaufzeiten beschleunigen
Aufzeichnung betriebsrelevanter Daten
zur Prozessverbesserung
Vermeidung von Fehlleitung oder
Verlorengehen von Vorgängen
Verringerung der Durchlaufzeiten
Erhöhung der Produktivität
Entlastung der MA von Nachforschungen,
Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status
Verbesserung der Fehlerquote,
Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung
Entlastung der Mitarbeiter von
Routinetätigkeiten
Verringerung der Durchlaufzeiten
Erhöhung der Reaktionsfähigkeit
der MA durch Wissen
Ziele

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Fest strukturierte
Vorgänge
Teilstrukturierte
Vorgänge
Unstrukturierte
Vorgänge
Urlaubsanträge
Kreditvergabe
Marketingstrategien
Reisekostenabrechnung
Schadensabwicklung
Komplexe Dokumente
Workflow-Management
Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend für fest- und teilstrukturierte
Vorgänge

39. 39
Workflow-Management
Grafischer Designer: Beispiel WorkflowXpert.net

40. 40
Dokumentenmanagement in der Cloud
Bild: Wikipedia

41. 41
Dokumentenmanagement in der Cloud
Chancen
 Konzentration auf Kernaufgaben
Strategische und operative Flexibilität
Flexibilität und Skalierbarkeit der Dienste und Anwendungen
Anpassung an jeweiligen Bedarf
Kostenvorteile für Anwender und Anbieter
Dienste und Anwendungen lassen sich testen
Einsparen von Betriebskosten: Verschieben von fixen zu variablen
Kosten bei der IT
Qualitätsverbesserung der IT-Dienste
Nutzung leistungsfähiger Rechenzentren und IT-Diensten
Mobile Lösungen

42. 42
Dokumentenmanagement in der Cloud
Risiken
Finanzielle Risiken
Versteckte Kosten, Systemintegration
Wichtig: Service Level Agreements (SLA)
Vereinbarungen regeln Qualitäts- und Quantitätsaspekte der Dienstleistung
(Sicherheit, Verfügbarkeit, Reaktionszeiten etc.)
Operative Risiken
Verfügbarkeit der IT, Kompatibilität und Integrierbarkeit von eigener und Cloud
IT-Infrastruktur
Sicherheitsrisiken
Sicherheit der eigenen Daten
Strategische Risiken
Abhängigkeit, Anbieterwechsel, Verlust eigener IT-Expertise
Rechtliche Risiken
Compliance: Kunde ist für Einhaltung rechtlicher Bestimmungen verantwortlich
Internationalität der Dienstleister (andere Rechtslage)

43. 43
Dokumentenmanagement in der Cloud
Beispiel doculife (t-systems)

44. 44
Der Markt

45. 45
Anbieter DMS / ECM-Systeme
Verwirrende Vielfalt
Unterschiedliche
Begrifflichkeiten
Unübersichtlichkeit
des Marktes
Archivsystem
Dokumentenmanage
ment
Records
Management
Enterprise Content
Management
Project Consult

46. 46
Deutscher Markt stark durch mittelständische
Hersteller bestimmt
Kundennähe, spezielle Branchenkenntnisse
Wenig Alleinstellungsmerkmale, gängige Anforderungen werden
von den meisten Anbietern erfüllt
Systeme haben Schwerpunkte bei den Funktionen
Zunehmend plattformbasierte Lösungen (Sharepoint)
Darauf aufbauend Speziallösungen durch
Drittanbieter
Marktsituation

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Beispiel: Funktionen von d.velop d3

48. 48
Wichtige MarktakteureAnbieter DMS / ECM-Systeme (Beispiele)
Saperion
ELO Digital Office
SER Solutions
Ceyoniq Technology (nscale)
Windream
Docuware

49. 49
Wichtige MarktakteureAnbieter DMS / ECM-Systeme (Beispiele)
Dr. Doc
d.velop (d.3)
Easy Software
Optimal Systems
Besonderheit: MS Sharepoint
Plattform für Drittanbieterlösungen (z.B. d.velop ecspand)

50. 50
Beispiel ELO Digital Office

51. 51
Open Source Angebote (Beispiele)

52. 52
Beispiel Alfresco

53. 53
Beispiel Alfresco

54. 54
Cloud Angebote (Beispiele)
z.T. einfache DM-Funktionen:
Dropbox, Google Drive, MS Onedrive, Evernote, Box, iCloud etc.

55. 55
Marktübersicht: Beispiel Pentadoc Radar

56. 56
Entwicklungen

57. 57
Mobilität
Geräte werden leistungsfähiger
Notwendigkeit der des mobilen Arbeitens
Mitarbeiter erwarten „moderne“ IT-Infrastruktur

58. 58
Intuitive Benutzeroberflächen
Usability
Einfache Bedienung
Personalisierung

59. 59
Kollaboration
Integration von Social Media Funktionen
Wissensaustausch
Wikis
Blogs

60. 60
Bank, Golf, Jaguar…..
Semantische Verfahren
Bedeutung eines Textes
Bedeutung einer Frage
Verknüpfung von relevanten Informationen

61. 61
Besten Dank für
Ihre Aufmerksamkeit!
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