Menaxhimi i kohës - MDA Foundation

2. Management and Development Associates2 Objektivi ynë Të ofrojmë teknika praktike se si të identifikoni grackat eTë ofrojmë teknika praktike se si të identifikoni grackat e humbjes së kohës, si të planifikoni kohën në mënyrëhumbjes së kohës, si të planifikoni kohën në mënyrë efektive dhe si të gjeni modele të punës që ju përshtatenefektive dhe si të gjeni modele të punës që ju përshtaten

3. Management and Development Associates3 Struktura e prezentimit ►Analizimi i kohës ►Analizimi i shftytëzimit të kohës ►Vlerësimi i mundësisë tuaj Koha është resursi ynë më i vlefshëm. Duke analizuar shfrytëzimin e kohës rregullisht, është e mundshme të kuptohen mënyrat më efektive të shfrytëzimit të kohës, brenda dhe jashtë zyrës Kuptimi i kohës Planifikimi për sukses Menaxhimi i kohës së të tjerëve Krijimi i ndryshimeve të çastit

4. Management and Development Associates4 Bëhuni të vetëdijshëm rreth zakoneve dhe qëndrimeve tuaja për shfrytëzim të kohës Qëndrimet e njerëzve ndaj kohës janë të komplikuara dhe të ndryshme DALLIMET KULTURORE Perceptimet e kohës dhe shfrytëzimit të saj ndryshojnë në tërë botën. Dallimet zakonisht reflektohen në numrin mesatar të orëve të punës në ditë apo në javë, rëndësinë e saktësisë, ose kohës së kaluar në aktivitete të lira. Duhet të jeni të përgatitur që të përshtateni ndaj praktikave të të tjerëve dhe orareve kur punoni jashtë vendit MENAXHIMI I PYETJEVE Një menaxher i cili ndërprehet shpeshë ka shumë pak kohë për të kryer detyra të konsiderueshme, derisa stafi që duhet të konsultoj vazhdimisht menaxherin për vendime dhe informata duhet të pres. Përdorni planifikimin dhe delegimin për të minimizuar humbjen e kohës në çdo nivel Kolegët humbin kohë duke pritur vëmendjen e menaxherit Kolegët kërkojnë sqarime dhe autorizime nga menaxheri Menaxheri i neglizhon detyrat e veta duke u marrë me kërkesat nga stafi

5. Management and Development Associates5 KOHA ËSHTË PARA Prandaj e gjithë koha e humbur i kushton organizatës sonë para Shumica prej nesh nuk e pranojmë se pjesa më e madhe e ditëve të punës sonë shkojnë kotë Kosto për orë 60 =Kosto per minutë 1.5 x paga vjetore orë pune në vit = Kosto për orë Shembull: Paga = 300 € në muaj Shpenzime fletëngarkese = 1.5 = 2.60 € në orë 1.5 x 3600 2080 = 0.04 € në minutë 2.6 60

6. Management and Development Associates6 Është me rëndësi të llogaritet se sa kohë kalohet në detyra të dobishme dhe sa në detyra të panevojshme KOHA E HËNË PARADITE 8:30 Vetura për në punë 9:00 Shikon postën, bisedon me Hasanin duke pirë kafe 9:30 Lexon disa e-maila 10:00 Takimi i rregullt mbi progresin – fillon me 10 minuta vonesë 10:30 Vazhdim i mbledhjes, telefonon Lindën për të konfirmuar drekën 11:00 Fillon shkrimin e listës së gjërave që kanë për tu bërë 11:30 Lexon edhe disa e-maila dhe i kthen disa tjera 12:00 Telefonon furnizuesit për liferime të vonuara 12:30 Udhëton te zyra e Lindës për një drekë pune. Autobusi vonohet. I humb 15 minuta. 1:00 Kalon drekën e punës me Lindën për të diskutuar perspektivën e promovimit. Del nga tema e bisedës. KOHA E HËNË PASDITE 1:30 Dreka me Lindën vazhdon. Nuk bisedohet për punë 2:00 Udhëton për tu kthyer në zyre 2:30 Organizon tavolinën. Bën një kafe. Lexon edhe disa e-maila dhe ia kthen e-mailin Lulzimit. 3:00 E thirr Albanin për takimin e të Enjtës. Fillon të shkruaj dy letra. Roberti thirr në telefon. 3:30 E telefonon Anën për të diskutuar shitjet ndërkombtare. Bisedon lidhur me familjen e saj për 15 minuta 4:00 Diskuton mbledhjen e progresit me Aliun dhe Sarën 4:30 Fillon të shkruaj raporte të progresit duke përfshirë edhe të dhëna nga mbledhja e sotme 5:00 Shikon e-mailat përsëri. I kryn disa dokumente të pakryera 5:30 E rezervon restoranin për drekën e nesërme me Armendin 6:00 Merr një punë për në shtëpi. E zen gjumi

7. Management and Development Associates7 Rishikoni se si e shfrytëzoni kohën tuaj dhe bëni përmirësime Detyrat rutinore Projektet e vazhdueshme Planifikimi dhe zhvillimi 15% 60% 25%25% 60% 15% ALOKIMI IDEAL I KOHËS ALOKIMI I VËRTETË I KOHËS RISHIKIMI I SHFRYTËZIMIT TË KOHËS SUAJ AFATË SHKURTË Bëni një listë të gjërave që duhet bërë, dhe e freskoni atë disa herë brenda ditës; Shikoni kohën e humbur në ditarin tuaj kohor dhe mendoni mënyra se si ti mbuloni ato termine kohore në mënyrë më konstruktive në të ardhmen AFATË GJATË Identifikoni të gjitha modelet e punës me të cilat jeni të pakënaqur. Sidomos, identifikoni çfarëdo zakoni të keq që ju është bërë shprehi; Pasi të keni identifikuar të gjitha fushat problematike, fiksoni një kohë për të rimenduar dhe përmirësuar qasjen tuaj;

8. Management and Development Associates8 Struktura e prezentimit ►Analizimi i qëllimeve tuaja ►Përcaktimi i prioriteteve ►Vlerësimi i modeleve të punës ►Përdorimi i planifikuesve të kohës ►Mendimi pozitiv Ju nuk mund të vendosni me çfarë do të merreni sot nëse nuk e dini se ku dëshironi të jeni nesër. Çdo plan për të përmirësuar shfrytëzimin e kohës varet nga qartësia e qëllimeve tuaja Planifikimi për sukses Krijimi i ndryshimeve të çastit Menaxhimi i kohës së të tjerëve Kuptimi i kohës

9. Management and Development Associates9 Qëllimet afatëgjatë personale dhe profesionale janë jetësore kur kemi të bëjmë me përcaktimin e planeve Qëllimet personale afatëshkurtë Qëllimet profesionale afatëshkurtë Qëllimet personale afatëshkurtë Qëllimet profesionale afatëgjatë BALANCIMI I QËLLIMEVE

10. Management and Development Associates10 Vizatimi i një diagrami të karrierës suaj ju ndihmon për të planifikuar se çfarë dëshironi të arrini Merrni një trajnim për menaxhment Merrni kurse të mbrëmjes Takoheni me studentë në fusha tjera të punës Aplikoni për promovim Punoni në departmentin ePunoni në departmentin e financave apo të llogaritjesfinancave apo të llogaritjes Filloni punën në klientin mëFilloni punën në klientin më të madh të kompanisëtë madh të kompanisë Punoni në shitje dhePunoni në shitje dhe marketingmarketing Filloni punën e parë apoFilloni punën e parë apo si praktikantsi praktikant Përfitoni përvojë tëPërfitoni përvojë të punës jashtë shtetitpunës jashtë shtetit Krijoni dhe menaxhoniKrijoni dhe menaxhoni biznesin tuajbiznesin tuaj Merrni pushim të lindjes ose ose pushim personal Krijoni familje Zgjeroni horizontet Krijoni kontakte të dobishme DIAGRAMI I JETËS TUAJ PROFESIONALE

11. Management and Development Associates11 Pasi të keni krijuar listën e qëllimeve profesionale afatëgjatë dhe afatëshkurtë, duhet ti klasifikoni sipas prioriteteve NJË DITË PUNE DETYRAT -B Këto paraqesin pjesën më të madhe të punës tuaj dhe duhet të ju marrin kohën më të madhe të ditës punuese DETYRAT -A Ju duhet të mundoheni të kryeni për çdo ditë nga disa prej këtyre detyrave që janë urgjente dhe të vështira DETYRAT -C Këto janë detyra jo urgjente që duhet të kryhen kur lejon koha BALANCIMI I DETYRAVE TË PËRDITSHME

12. Management and Development Associates12 Kategorizoni detyrat sipas urgjencës dhe rëndësisë për të lehtësuar prioritizimin RËNDËSIARËNDËSIA URGJENCAURGJENCA A B C D ✔ ✔ X X ✔ X ✔ X

13. Management and Development Associates13 Klasifikoni detyrat në përputhje me prioritetet A është urgjente apoA është urgjente apo e rëndësishme?e rëndësishme? JOJO POPO A duhet të kryhetA duhet të kryhet sot?sot? JOJO POPO A është detyrëA është detyrë rutinore?rutinore? JOJO POPO A është urgjenteA është urgjente dhe e rëndësishme?dhe e rëndësishme? JOJO POPO Mos e bënMos e bën –– hedhe poshtëhedhe poshtë PRIORITIZIMI I DETYRËS A ka afat të fundit përA ka afat të fundit për kur duhet të kryhet?kur duhet të kryhet? JOJO POPO A ju ndihmon detyraA ju ndihmon detyra për të qenë më efikas?për të qenë më efikas? JOJO POPO A është eA është e domosdoshme detyra?domosdoshme detyra? JOJO POPO Ndërmerrni aksionNdërmerrni aksion të menjëhershëmtë menjëhershëm Ndani një kohë për tëNdani një kohë për të kryer detyrënkryer detyrën Caktoni një afat realistikCaktoni një afat realistik Alokoni kohë për tëAlokoni kohë për të kryer detyrënkryer detyrën DetyrëDetyrë A.A. DetyrëDetyrë B.B. DetyrëDetyrë C.C. Ruani detyrën për njëRuani detyrën për një kohë të qetëkohë të qetë

14. Management and Development Associates14 Të gjithë kanë një ritëm natyral të ditës që lidhet me motivet e energjisë, nga pikat e larta dhe të ulëta të performansave mentale dhe fizike Koha e ditës 9 AM 11 AM 1 PM 3 PM 5 PM 5 4 3 2 1 0 -1 -2 -3 -4 -5 Niveliiper Pika e lartë e mëngjezit: Koha më e mirë për detyrat -A Pika e ulët pas drekës: koha më e mirë për detyrat -C Pika e lartë e pasditës: Koha më e mirë për detyrat -B Nivelet e energjisë fillojnë të bijnë kah fundi i ditës së punës

15. Management and Development Associates15 Mbajtja e shënimeve të besueshme dhe të sigurta për ngjarjet e ardhshme, takimet dhe obligimet është kruciale për menaxhim efektiv të kohës PLANIFIKUES ELEKTRONIK Fut emrat, numrat e telefonit, adresat, takimet dhe të dhënat personale në formë digjitale DITAR STANDARD Regjistron ngjarjet dhe takimet në ditar kur ato ndodhin apo kur caktohen. Është ide e mirë të ruhen ditarët e vjetër për tu referuar në to në të ardhmen ORGANIZUES PERSONAL Përdorni organizuesin personal si ditar, libër të adresave, planifikues javor apo mujor, dhe fletore

16. Management and Development Associates16 Koha mund të kaloj shpejtë për disa njerëz dhe ngadalë për disa tjerë Fillimi dhe mbarimi i ditës së punës janë veçanërisht kohë të rëndësishme Filloni ditën me një mëngjez të shëndetshëm dhe të panxituar, dhe uluni kur hani për të mundësuar një relaksim dhe për ta shijuar më shumë Sigurohuni që i lejoni vetës kohë të mjaftueshme për të arritur në punë pa e ndier vetën të nxituar Në fund të ditës, largohuni nga vendi i punës me një gjendje shpirtërore pozitive Kjo do të ju ndihmoj të anashkaloni vështirësitë e ditës dhe mos ti përcillni ato në jetën personale Bëni një përpjekje të vetëdijshme për tu relaksuar dhe ndaloni mendimet lidhur me punën së paku dy orë para se të shkoni në gjum

17. Management and Development Associates17 Struktura e prezentimit ►Spastrimi i zyrës ►Ruajtja e dokumentacionit ►Pengimi i ndërprerjeve ►Puna me të tjerët ►Bërja e thirrjeve telefonike Ka gjëra praktike që ju mund të bëni për të përmirësuar efikasitetin tuaj afatëshkurtë dhe afatëgjatë – nga spastrimi i tavolinës deri te mbajtja e rregulltë dhe e efektshme e sistemeve kompjuterike Krijimi i ndryshimeve të çastit Planifikimi për sukses Menaxhimi i kohës së të tjerëve Kuptimi i kohës ►Pranimi i thirrjeve telefonike ►Leximi dhe shkrimi ►Përdorimi i teknologjisë ►Mbajtja e mbledhjeve ►Udhëtimi për punë ►Planifikimi i pushimit

18. Management and Development Associates18 Organizimi efikas i hapsirës tuaj punuese mund të bëjë ndryshime të mëdha Hedhni në shportë çdo gjë tjetër Trajto, fut në dosje, ose delego Vërej veprimin që ju duhet të ndërmerrni PROCESIMI I LETRAVE Kaloni kohë duke procesuar të gjitha letrat hyrëse për çdo ditë Bëhuni të disiplinuar, dhe përmbahuni këtij sistemi të thjeshtë për të mbajtur tavolinën tuaj të pastër GJËRAT QË DUHET BËRË Mbani hapsirat punuese sa më të pastra që është e mundur gjatë tërë kohës Mbani tavolinat e pastra rregullisht Mbani lapsat dhe materialet tjera harxhuese në një kuti me qasje të lehtë Kur nuk përdoret, vendosni tastaturën e kompjuterit më larg në mënyrë që të krijoni më shumë hapsirë punuese

19. Management and Development Associates19 Ja vlen që të kalohet kohë duke krijuar një sistem të dosjeve efikase – paramendoni sa orë mund të humben duke kërkuar ndonjë dokument ArkivaNevojitet nganjëherëNevojitet shpeshë PERSONELI KONTRATAT REFERENCA KLIENTËT PA ZGJIDHURA Një tiketë e thjeshtë i bashkangjitet secilës dosje Fjala kyçe identifikon përmbajtjen Ngjyra e dosjes identifikon përmbajtjen Dosjet me ngjyra të ndryshme mund të sigurohen nga furnizuesit me materiale për zyre

20. Management and Development Associates20 Nganjëherë ndërprerjet janë të mirëseardhura, por të gjithë kanë nevojë të punojnë të papenguar në kohëra të caktuara LEJIMI I QASJES KRIJIMI I PENGESAVE Tavolina është e vendosur në anën e kundërt të murit, duke ekspozuar mbrapa karrigës Karriga është e kthyer në anën e kundërt të derës – pozitë e lëndueshme Kompjuteri është përballë murit dhe nuk mund të përdoret si ekran mbrojtës Karriga e lirë inkurajon vizitorët që të ulen Vizitorët hyjnë në zyre para se të shihen nga punëtori i zyrës Tavolina e vendosur në mes të karriges dhe derës paraqet ekran mbrojtës ndaj pengesave Ekrani I kompjuterit dekurajon kontaktin me sy me vizitorët Vizitorët mund të shohin se a është duke u përdorur telefoni Vizitorët janë të ndaluar nga tavolina për të avancuar përpara Në këtë zyre ju do të jeni i dukshëm sapo të jetë hapur dera. Ju jeni të ulur me shpinë të kthyer kah dera dhe duhet të ktheheni që të shihni se kush po hyn, duke e bërë të pamundur të parandaloni vizitorët që nuk janë të mirëseardhur Këtu, një kompjuter krijon pengesë midis juve dhe secilit që hyn në dhomë. Karriga juaj është përballë derës, prandaj mund të shihni vizitorët që vijnë. Mungesa e një karrige shtesë i dekurajon vizitorët që të rrijnë më shumë.

21. Management and Development Associates21 Shumica e njerëzve marrin me qindra informacione çdo ditë pune, dhe procesimi i tyre merr një kohë të gjatë BURIMET E INFORMATAVE SI TË TRAJTOHEN ATO MEMOT E BRENDSHME & RAPORTET Informatat e përfshira në memo të brendshme dhe raporte mund të jenë specifike për një individ, ekipë, department, komitet, ose grup tjetër • Koha është element kritik në qarkullimin e informatave të këtij lloji • Vendosni kur dhe nga kush nevojiten komentet apo veprimet • Planifikoni të përshtatni çdo veprim në orarin tuaj POSTA E JASHTME DHE FAKSET Radha dhe rëndësia e informatave hyrëse është shumë e gjërë. Posta zakonisht liferohet në kohë të caktur, por fakset mund të vijnë në çdo kohë • Vendosni çfarë veprimi është i nevojshëm, dhe kur • Përcakto se a duhet të shpërndani informatat, dhe nëse po, në çfarë forme • Siguroni që çdo informatë që është e nevojshme futet në dosje, dhe çdo informatë që nuk është e nevojshme hedhet në shportë INTRANETI DHE E-MAILI Sistemet e mesazheve elektronike janë duke u përdorur shumë për komunikime të shpejta dhe përhapje të informatave individëve dhe grupeve • Mesazhet elektronike mund të krijohen dhe shpërndahen lehtë, prandaj vlerësoni se a janë relevante për ju • Mos hapni mesazhet që nuk janë relevante për ju • Pasi të keni reaguar ndaj një mesazhi apo pasi ta keni shtuar në listën themelore, e fshini atë GAZETAT DHE REVISTAT Shumë informata në fusha specifike të tregëtisë apo profesionit mund të rrjedhin nga një listë e zgjedhur e gazetave dhe revistave • Lexoni shkurtimisht artikujt dhe vendosni se a dëshironi të mbani ato për referim në të ardhmen • Bëni fotokopje para se të pasoni revistën më tej • Shkëputni informata, nënvizoni pjesë relevante me ngjyrë të kuqe, dhe futni në dosje në vendin përkatës

22. Management and Development Associates22 Gjithëmonë konsideroni relevancën e secilit material referues para se ta futni në dosje Gazetat dheGazetat dhe revistatrevistat Memot dheMemot dhe raportetraportet Posta e jashtmePosta e jashtme dhe faksetdhe fakset E-mailat dheE-mailat dhe intranetiintraneti DelegoDelego Lexo shkurtimishtLexo shkurtimisht LexoLexo tërësishttërësisht ShtoniShtoni dosjes për leximdosjes për lexim Ndani kohë për tëNdani kohë për të lexuar plotësishtlexuar plotësisht Kopjo dheKopjo dhe shpërndajshpërndaj Hedh nëHedh në shportëshportë Fut në dosje, delegoFut në dosje, delego dhe shpërndajdhe shpërndaj NdërmerrNdërmerr veprimveprim

23. Management and Development Associates23 Planet më të mira për menaxhim të kohës janë gjithëmonë deri dikund në duartë e të tjerëve Nxjerrni më të mirat nga situata Mundësoju njerëzve që të vijnë e shkojnë Konsidero opcionet tjera Zgjedhni çështjet pa mbledhje A duhet të gjithë të jenë atyA duhet të gjithë të jenë aty tërë kohën?tërë kohën? A duhet të udhëtojnëA duhet të udhëtojnë njerëzit?njerëzit? Kush me të vërtetë duhetKush me të vërtetë duhet të jetë aty?të jetë aty? A mund të merret meA mund të merret me çështje tjera mbledhja?çështje tjera mbledhja? A mund të anulohetA mund të anulohet mbledhja?mbledhja? MENDIMI PËR MBLEDHJE Shiko me kujdes agjendën

24. Management and Development Associates24 Të rralla janë bizneset ekzistuese që nuk varen nga telefoni dhe, gjithnjë e më shumë, edhe posta me zë për komunikime të shpejta dhe direkte GJËRAT QË DUHET BËRË Prezentoni vetën “Unë jam Lazgush Beqa. Po ju thërras lidhur me…” Të jeni të vetëdijshëm për kohën që kaloni në secilën thirrje. Bëhuni të qartë mbi pikat që dëshironi të diskutoni secilën herë që bëni thirrje telefonike. Leni mesazhe të shkurta dhe precize. GJËRAT QË NUK DUHET BËRË Mos filloni thirrjen me “Allo” dhe mos pritni që të ju njohin. Mos i injoroni thirrjet urgjente dhe të vështira për tu marr me thirrje më të lehta dhe më pak të rëndësishme. Mos vazhdoni me telefonatë nëse linja është e dobët. Ul receptorin e telefonit dhe thirr përsëri. Mos bëni thirrje telefonike të rëndësishme përveq nëse jeni plotësisht të përgatitur.

25. Management and Development Associates25 Pranimi i thirrjeve telefonike është shumë i ndryshëm nga thirrjet telefonike SINJALIMI I FUNDIT TË TELEFONATËS Mund të jetë e vështirë të përfundohet një bisedë telefonike e inicuar nga dikush tjetër, por mos pritni që ata ta përfundojnë telefonatën. Nëse jeni shumë i nxënë për të folur, tregoni telefonuesit këtë, dhe përshkruani arsyet me mirësjellje. Provoni një nga shprehjet e mëposhtme. Thirrjet hyrëse mund të ju befasojnë dhe ndërprejnë kur ju nuk jeni të përgatitur. Zhvilloni teknika për të zvogëluar kohën e humbur dhe për të ju mundësuar për ti trajtuar telefonuesit kur ju zgjedhni të bëni këtë ≪ A ka diçka tjetër që duhet të diskutojmë para se të shkoj ? ≫ ≪ E kam një thirrje në linjen tjetër. A është në rregullë nëse ju thërras një herë tjetër ? ≫ ≪ Ndoshta mund të diskutojmë këtë më shumë herën tjetër kur të bisedojmë ? ≫ ≪ Më duhet të shkoj. Shefi im më sinjalon se duhet t’i bashkangjitem nga ana tjetër e dhomës ? ≫

26. Management and Development Associates26 Shumica e njerëzve kalojnë shumicën e jetës punuese duke lexuar dhe duke absorbuar informata si dhe duke shkruar memo, letra dhe raporte Qëllimi kryesor gjatë leximit është kuptimi i materialit Të gjitha materialet nuk mund të kuptohen pasi të lexohen një herë. Kërkohet kohë për të absorbuar një listë të gjatë të pikave, prandaj dokumentet relevante duhet gjithëmonë të lexohen me kujdes Leximi i shpejtë është zakonisht i përshtatshëm për dokumente siq janë memot; jo për materiale më të detalizuara Lexuesit duhet të udhëheqen në një raport, prandaj shtyllat drejtuese duhet të përfshihen Një dokument duhet gjithëmonë të shkruhet me mendje në lexuesin Mësoni si të përballoni këto mirë, dhe do të ruani shumë kohë PIKAT QË DUHET MBAJTUR MEND

27. Management and Development Associates27 Pak njerëz sot mund të shfrytëzojnë kohën e tyre në mënyrë efektive nëse nuk i kuptojnë bazat e teknokogjisë informative (TI) Një dokument i vendosur rastësisht mund të fshihet aksidentalisht Dosja është e pa etiketuar Të gjitha dokumentet e afërta janë të grupuara në një dosje Dosja është e etiketuar qartë buxhetet letrat PARA FUTJES NË DOSJE PAS FUTJES NË DOSJE

28. Management and Development Associates28 Mbledhjet konsumojnë një porcion të madh të javës punuese mesatare Pikat e diskutuara përsëriten Ndërprerjet e parregullta lejohen Temperamentët lejohen të grinden Afatet kohore nuk përcaktohen Mundëson shprehjen eMundëson shprehjen e opinioneveopinioneve Mbahen diskutimeMbahen diskutime Arrihen konkludimeArrihen konkludime Fillon mbledhjaFillon mbledhja Vendoset për veprimeVendoset për veprime Përmbledhet dhe mbylletPërmbledhet dhe mbyllet mbledhjambledhja Konkluzionet janë të shkurta dhe të përmbledhura Kompromiset pranohen Veprimet janë të arritshme Pasojnë procesverbali i shkruar MBAJTJA E ORIENTIMIT TË MBLEDHJES Të gjithë kanë rastin për të folur Të gjithë në kohë Diskutimi përmbledhet për të vonuarit Nuk ka pajtime për vendime

29. Management and Development Associates29 Me zhvillimin e tregut global, një numër i madh i njerëzve po e vërejnë se udhëtimi është pjesë përbërëse e vendit të tyre të punës PARA SE TË UDHËTONI • Planifikoni me kujdes udhëtimin tuaj • Kombinoni një numër të vizitave brenda një shteti apo rajoni nëse është e mundur • Shkruani një orar ditor të qartë. Leni një kopje me kolegët në zyrë në mënyrë që të mund të ju kontaktojnë nëse kanë nevojë • Mbledhni të gjitha dokumentet që ju duhen derisa jeni jashtë zyrës • Gjithëmonë konfirmoni të gjitha aranzhimet në rast se ndonjë takim duhet të shtyhet apo nuk është më i nevojshëm • Përgatitni një dosje gjenerale permanente që përmban informata thelbësore që mund të përdoren secilën herë që vizitoni një rajon të veçantë • Rezervoni ulëset para kohe kur udhëtoni me tren në mënyrë që të ju shmangeni pritjeve në rende dhe arrini në stacion pak para se të niset treni DERISA JENI JASHTË ZYRËS • Mbani kontakte me zyrën tuaj në mënyrë që t’i njoftoni ata për progresin tuaj dhe ti mbani krah për krah me çfarëdo zhvillimi që mund të ketë efekt në planet tuaja • Përdorni një diktograf për memo dhe shënime, ose një laptop për e-maila apo punë tjera që mund të bëhen me të • Përdorni orën tuaj me alarm si rezervë në rast se thirrjet alarmuese të mëngjezit në hotel janë të pasigurta • Në destinacionin tuaj, udhëtoni në kohërat kur ka më pak trafik nëse është e mundshme; është më pak e tensionuar – mund të jetë më e shpejtë – sesa mundimet e mundshme nëpër kohërat e trafikut më të madh • Kombinoni ushqimet me takime të biznesit në mënyrë që të ruani kohë dhe të krijoni një atmosferë të punës joformale dhe të pëlqyeshme MENAXHONI KOHËN TUAJ TË UDHËTIMIT

30. Management and Development Associates30 Komunikimi me kolegët në zyrën tuaj derisa jeni në udhëtim zyrtar është tani më i përshtatshëm dhe më i sigurtë sesa kurrë më parë FAKSI Dërgoni mesazhe me faks nëse dëshironi reagim të shpejtë. Disa hotele kanë makina faksi në dhomat e tyre ose kanë një faks qëndror në recepcion TELEFONI Leni një numër kontakti në zyrën tuaj. Mos harroni që shumica e hoteleve faturojnë me çmime shumë të larta thirrjet telefonike nga dhomat e tyre E-MAILI Dërgoni dokumente dhe komunikime që kërkojnë vëmendje të menjëhershme përmes e-mailit. Për të patur qasje në e-mail ju duhet kompjuteri me lidhje të modemit POSTA Përdorni shërbimet e garantuara të liferimit për të dërguar dokumente origjinale apo dokumente që kërkojnë nënshkrime. Posta ajrore mund të përdoret për gjëra më pak urgjente TELEFONAT MOBIL Shumica e telefonave mobil tani ofrojnë komunikime jashtë shtetit. Mobilat janë të dobishëm nëpër vendet ku nuk ka telefona publikë Përdorni cilëndo nga metodat e mëposhtme në bazë të lokacionit dhe tipit të komunikimit që dëshironi të dërgoni apo pranoni

31. Management and Development Associates31 Menaxhimi i suksesshëm i kohës suaj kërkon më shumë sesa organizimi i ngarkesës në punë PUNA DO TË VUAJ NËSE NUK CAKTONI PUSHIME TË RREGULLTA PËR TË RIMBUSHUR BATERIAT TUAJA MUNDOHUNI TË LENI KOHË PËR FAMILJEN DHE SHOQËRINË, HOBIT, DHE AKTIVITETET E LIRA

32. Management and Development Associates32 Struktura e prezentimit ►Komunikimi i mirë ►Delegimi efektiv ►Menaxhimi i kolegëve ►Menaxhimi i menaxherit tuaj Për të përdorur më së miri kohën tuaj, ju duhet të menaxhoni edhe kohën e stafit tuaj, kolegëve, dhe seniorëve Mësoni të delegoni mirë, të ndani detyrat, dhe të menaxhoni lartë dhe poshtë Menaxhimi i kohës së të tjerëve Planifikimi për sukses Krijimi I ndryshimeve të çastit Kuptimi i kohës

33. Management and Development Associates33 Për të menaxhuar të tjerët për të përdorur më së miri kohën tuaj, së pari duhet të mjeshtëroni artin e komunikimit Kjo nuk është vetëm një çështje e vendosjes se çka është mesazhi juaj por është gjithashtu për të vendosur se si do të komunikoni atë mesazh MENAXHER IMENAXHER I LLOGARIVELLOGARIVE MENAXHER IMENAXHER I PRODHIMITPRODHIMIT ASISTENT IASISTENT I LLOGARIVELLOGARIVE ASISTENT IASISTENT I PRODHIMITPRODHIMIT PëRFAQËSUESPëRFAQËSUES I SHITJEVEI SHITJEVE MENAXHER IMENAXHER I SHITJEVESHITJEVE DREJTOR IDREJTOR I SHITJEVESHITJEVE Komunikojnë shpeshë Komunikojnë nganjëherë Komunikojnë rrallë

34. Management and Development Associates34 Një nga pjesët kyqe të menaxhimit efektiv është delegimi i punëve tek të tjerët – askush nuk mund ti bëj të gjitha vetë Përmes takimit një me njëSi të përmbledhet?Si të përmbledhet? Kujt të i delegohet?Kujt të i delegohet? Si të verifikohet progresi?Si të verifikohet progresi? Kur të ketë nevojë Përmes memos, faksit ose e-mailit Dikush që ka bërë punë të ngjajshme Një të riu Çdo ditë ALTERNATIVAT PËR DELEGIM

35. Management and Development Associates35 Një nga gjërat më të vështira për të bërë është menaxhimi i ndërprerjeve nga kolegët DETYRAT MËNYRAT SE SI TË SHPËRNDAHEN AFTËSITË PRIORITIZIMI I PUNËVE • Flisni për principet e ndarjes së punës në detyrat A-, B-, dhe C- dhe alokoni një numër detyrash nga secila kategori për çdo ditë • Përdorni shembuj nga ngarkesa e punës së kolegëve tuaj PËRDORIMI I DITARËVE DHE PLANIFIKUESVE • Kërkoni nga kolegët që të mbajnë një ditar, rishikoni dhe analizoni së bashku për të kuptuar modelet e ndryshme të punës • Ndihmoni kolegët tuaj për të krijuar një sistem të përshtatshëm të planifikimit FILTRIMI I INFORMATAVE • Inkurajoni kolegët tuaj që të vlerësojnë çdo informatë që e marrin për të vendosur se çfarë veprimi është i nevojshëm • Ofroni udhëzime për lexime të shpejta të bazuara në përvojën tuaj DELEGIMI DHE NDJEKJA • Diskutoni shembuj specifik dhe të afërm nga e kaluara për të përcaktuar mënyrën më të mirë të veprimit në këtë rast • Të jeni të përgatitur që të rishikoni çdo sistem të ri që vendoset SHPËRNDARJA E AFTËSIVE TUAJA PËR MENAXHIM TË KOHËS

36. Management and Development Associates36 Të gjithë duhet të dinë se si të menaxhojnë menaxherët e tyre nëse dëshirojnë të jenë në gjendje të shfrytëzojnë kohën më së miri DUHET DITUR KUR TË OFROHEN KËSHILLA Është e dobishme të mendohet për komunikimin tuaj me menaxherin tuaj në bazë të akronimit KIV: Këshillë, Informatë, dhe Vendim. Ofroni shefit tuaj këshilla ose kur ai kërkon, ose kur ju mendoni se do të ishin të mirëseardhura. Mirëpo, ju duhet të jepni informata relevante dhe të rëndësishme pa u detyruar. Shpesh është e mundshme që të influencohet shefi juaj për të marrë një vendim tjetër nga ai vendim të cilin ai/ajo do ta kishte marrë përndryshe. Mbani mend, ndonëse, se mund të ketë arsye mbrapa një vendimi për të cilin ju nuk jeni të vetëdijshëm GJËRAT QË NUK DUHET BËRË ME MENAXHERIN TUAJ Mos ofroni opinionet tuaja vullnetarisht përveq nëse ato kërkohen ose ju mendoni se janë të rëndësishme apo relevante. Mos prezentoni probleme pa ofruar ndonjë zgjedhje të zbatueshme të atyre problemeve. Mos u vononi për mbledhje me menaxherin tuaj. Mos i keqkuptoni veprimet e shpeshta të pamenduara të shefit tuaj si veprime keqdashëse.

37. Management and Development Associates37 FUND Kjo e konkludon modulin MENAXHIMI I KOHËS FALEMNDERIT !

Menaxhimi i kohës - MDA Foundation

Menaxhimi i kohës - MDA Foundation

Recomendados

Más contenido relacionado

Destacado

Destacado(20)

Similar a Menaxhimi i kohës - MDA Foundation

Similar a Menaxhimi i kohës - MDA Foundation(18)

Menaxhimi i kohës - MDA Foundation