1. 1
Kluczowe aspekty wdrażania narzędzi do zarządzania
projektami
Narzędzia IT do zarządzania projektami są tylko tak dobre, jak ludzie z nich korzystający i sposób
w jaki są wykorzystywane.
Mając na uwadze powyższe zdanie można się zastanawiać, czego tak naprawdę potrzebujemy w
naszym przedsiębiorstwie do tego, żeby projekty przez nas realizowane były efektywnie
wspierane przez dedykowane do tego narzędzia. Zaglądając do Wikipedii znajdziemy listę ponad
140 systemów służących do wsparcia zarządzania projektami. Czego potrzebujemy i jakie są
nasze wymagania, w głównej mierze będzie zależało od dojrzałości naszej organizacji w zakresie
zarządzania projektami oraz kompleksowości prowadzonych działań.
Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania projektami organizacja powinna spełnić
pewne warunki brzegowe zapewniające sukces przedsięwzięcia. Podstawowym z nich jest
wdrożenie i wykorzystywanie jednolitych procesów i standardów zarządzania projektami w
firmie. Jest to istotne z punktu widzenia całego procesu wdrażania systemu, bez solidnych
podstaw i właściwego poziomu dojrzałości organizacyjnej w zakresie zarządzania projektami nie
uda nam się właściwie określić naszych potrzeb, co do wymagań i funkcjonalności narzędzia.
Parafrazując słowa Bila Gates’a „jeśli posiadamy wydajny system, jego automatyzacja spotęguje
korzyści, jeśli natomiast system jest niedoskonały automatyzacja spotęguje problemy”. Drugim
elementem, który powinien być spełniony jest zapewnienie szkoleń i dostarczenie wiedzy z
zakresu zarządzania projektami i obowiązujących standardów dla wszystkich pracowników
związanych z realizacją projektów. Wiedza uzyskana przez naszych pracowników umożliwi
właściwą komunikację w obrębie środowiska projektowego, a co za tym idzie rozumienie
podnoszonych kwestii w jednakowy sposób. Dopiero osiągnięcie odpowiedniego poziomu
dojrzałości organizacji do zarządzania projektami oraz wiedzy i doświadczenia osób
realizujących projekty umożliwi skuteczne dopasowanie narządzi do potrzeb i uzyskanie
maksymalnych korzyści.
Kolejnym aspektem który jest ważny z punktu widzenia doboru właściwego narzędzia jest skala
działalności w obszarze projektów. Na rynku możemy znaleźć wiele rozwiązań od
wielofunkcyjnych narządzi do zarządzania projektami, po proste i nieskomplikowane
wspierające Kierownika Projektu w jego codziennej pracy. W zależności od tego jakiego typu
projekty realizujemy, ile ich jest w portfelu i jak są złożone możemy sięgnąć po różnego typu
rozwiązania. Jeżeli nasz portfel projektowy oparty jest na kilku stosunkowo prostych projektach,
lub zależy nam na zabezpieczeniu i wsparciu dla pojedynczych elementów takich jak,
harmonogram, budżet, czy rejestr ryzyk nie potrzebujemy do tego skomplikowanych rozwiązań.
W gruncie rzeczy można w tym celu wykorzystać arkusz kalkulacyjny lub zrezygnować z
jakiejkolwiek automatyzacji procesów. Na drugim końcu skali znajdują się przedsiębiorstwa
2. 2
realizujące skomplikowane i złożone projekty. Niektóre branże przemysłowe, producenci
oprogramowania, wdrożenia nowych produktów etc. wymagają kompleksowego podejścia i
odpowiedniego wsparcia ze strony narzędzi projektowych. Złożoność projektów w tym obszarze
wymusza na organizacji stosowanie wielofunkcyjnych rozwiązań umożliwiających wsparcie w
efektywnym dostarczaniu produktów projektu.
Patrząc na dostępne rozwiązania stosowane w narzędziach do zarządzania projektami
początkowo możemy poczuć się zagubieni. Jednak kiedy przyjrzymy się problemowi bliżej okaże
się, że każdy z dostawców oferuje własne podejście do rozwiązywania podobnych problemów
zarządzania projektami. Różnice wynikają zazwyczaj z tego, które elementy funkcjonalności
zostały wykorzystane i na jakiej platformie zbudowano narzędzie. Funkcjonalności
wykorzystywane w różnych narzędziach można podzielić na kilka podstawowych obszarów.
Harmonogramowanie – jest to jedna z podstawowych funkcjonalności narzędzi do zarządzania
projektami. Umożliwia zaplanowanie czynności w projekcie przypisanie do nich czasu i zasobów
niezbędnych do realizacji. Większość z nich umożliwia wizualizację graficzną przygotowywanych
harmonogramów w postaci wykresów Ganta, czy diagramów CPM (Critical Path Method) lub
PERT (Program Evaluation and Review Technique). Bardziej zaawansowane funkcje pozwalają
tworzyć zależności między zadaniami, kiedy jedno zależy od realizacji drugiego lub dwie różne
czynności muszą zakończyć się w jednakowym czasie.
Zarządzanie
zasobami
Harmonogr
amowanie
Workflow
Zarządzanie
portfelem
projektów
Raporty i
monitoring
Praca w
grupie
Zarządzanie
ryzykiem
Zarządzanie
dokumentacją
Kluczowe obszary funkcjonalności w narzędziach do zarządzania projektami
3. 3
Zarządzanie zasobami – podstawowa funkcjonalność pozwala na alokację dostępnych i
właściwych zasobów na projekt oraz przypisanie ich do poszczególnych czynności. Bardziej
złożone rozwiązania pozwalają na zarządzanie zasobami w ramach całego portfela projektowego
umożliwiając realokację posiadanych zasobów na projekty, przygotowywanie scenariuszy,
rezerwację zasobów oraz ich optymalizację.
Zarządzanie ryzykiem – dzięki tej funkcjonalności Kierownik Projektu może definiować, oceniać i
zarządzać ryzykiem w projekcie. Istotą tego obszaru jest umożliwienie odpowiednio szybkiej
reakcji na powstałe problemy w projekcie poprzez udostępnienie narządzi umożliwiających
bieżące monitorowanie zdefiniowanych ryzyk.
Zarządzanie portfelem projektów – zapewnia identyfikację, selekcję i zarządzanie grupą
projektów optymalnie dopasowanych do celów organizacji oraz strategii. Poprzez moduły
umożliwiające analizę posiadanych zasobów, dostarczane korzyści biznesowe, priorytetyzację
dokonuje się wyboru projektów przynoszących największą wartość dla przedsiębiorstwa.
Raportowanie i monitorowanie – dostarcza informacji odnośnie stanu realizacji prac projektów.
Monitorowanie może obejmować przekroczenia harmonogramu, przekroczenia budżetu, status
ryzyk projektu. Informacje mogą być zagregowane dla wielu bądź przeznaczone dla jednego
projektu, w zależności od użytkownika systemu i przeznaczenia informacji. Dodatkowe funkcje
umożliwiają sporządzanie raportów ilościowych i statystycznych predefiniowanych w narzędziu
lub udostępniają interfejsy do budowania własnych zestawień.
Praca w grupie – funkcjonalność ta umożliwia pracę zespołową w projekcie w ramach jednego
systemu. Złożone projekty, w których zespół jest rozproszony w różnych lokalizacjach wymagają
narzędzi umożliwiających zdalną pracę w projekcie. W oparciu o rozwiązania sieciowe narzędzia
zapewniają dostęp i pracę nad dokumentacją dla całego zespołu projektowego.
Zarządzanie dokumentacją – utrzymywanie repozytorium dokumentów oraz ich automatyczne
wersjonowanie. Umożliwia także pracę na jednym dokumencie przez wielu członków zespołu
projektowego.
Workflow – dzięki narzędziu workflow mamy możliwość zdefiniowania w systemie procesów
zgodnie z którymi realizowane są projekty. Jest to szczególnie przydatne kiedy metodyka
zarządzania projektami oparta jest na fazach i punktach decyzyjnych. Wykorzystanie tej
funkcjonalności umożliwia pełną automatyzację procesu w ramach organizacji, co daje kontrolę
nad procesem i zapewnia, że projekt realizowany jest zgodnie z przyjętymi standardami.
Wdrażając narzędzie IT do zarządzania projektami to organizacja musi zdecydować, co jest dla
niej najważniejsze biorąc również pod uwagę potrzeby, które mogą pojawić się w przyszłości.
Powyższe funkcjonalności mogą być wskazówką do tego na co powinno się zwrócić uwagę.
Oczywiście rozwiązania kompleksowe posiadające bardzo rozbudowane możliwości będą
wymagać poniesienia dużych kosztów, zaangażowania zasobów organizacji oraz czasu na
4. 4
wdrożenie. Przewagą prostych rozwiązań jest możliwość ich szybkiej implementacji oraz niski
koszt.
Kolejnym aspektem, któremu należy się przyjrzeć jest architektura systemu na której
zbudowane jest narzędzie do zarządzania projektami. Możemy wyróżnić trzy podstawowe
rodzaje platform wykorzystywanych do budowy rozwiązań.
Instalacja oprogramowania na lokalnym serwerze oraz komputerze użytkownika
Udostępnienie narzędzia w oparciu o rozwiązania Web
SaaS (Software as a Service) oprogramowanie dostarczane poprzez sieć Internet bez
konieczności instalacji i utrzymywania serwerów po stronie klienta
Każdy z wymienionych modeli będzie posiadał swoje mocne i słabe strony. Większość prostych
rozwiązań opartych jest na modelu, w którym aplikacja instalowana jest na komputerze
użytkownika. Rozwiązanie takie jest bardziej złożone, gdyż każdy użytkownik musi posiadać
kopie narzędzia lokalnie, natomiast funkcjonalności związane z pracą w zespole i współdzielenie
informacji mogą być ograniczone. Zaletą rozwiązania jest to iż Kierownik Projektu może
pracować z oprogramowaniem bez konieczności bycia on-line. W obecnych czasach większość
firm oferujących oprogramowanie do zarządzania projektami dąży do modelu SaaS
umożliwiającego zdalny dostęp do aplikacji poprzez sieć. Przewagą tego modelu nad innymi jest
udostępnienie dedykowanego oprogramowania użytkownikowi bez konieczności angażowania
zasobów IT w organizacji. Jedyne, co jest potrzebne do pracy to łącze internetowe i komputer.
Rozwiązania takie mocno wspierają funkcjonalności związane z komunikacją i pracą w zespole.
Z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorstwa najczęściej wybierają dwa modele
podejścia do wdrożenia narządzi zarządzania projektami. Pierwszy to narzędzia tworzone pod
konkretne wymagania wewnętrznie od podstaw, często poprzedzone analizą i stwierdzeniem, że
na rynku nie ma rozwiązania, które spełniłoby wszystkie potrzeby i wymagania. Drugie to
szukanie od samego początku wielofunkcyjnych złożonych narzędzi posiadających rozwiązania,
których na tym etapie dojrzałości organizacji nigdy nie wykorzystają. Oba te podejścia mogą
doprowadzić do sytuacji, w której coś co miało przynieść optymalizację i wzrost efektywności
realizacji projektów spowoduje frustrację i pogłębienie już istniejących problemów. Jednym z
dobrych rozwiązań optymalnego podejścia do wdrożenia systemu zarządzania projektami może
okazać się metoda ewolucyjna, a nie rewolucyjna.
Na samym początku możemy dostarczyć organizacji rozwiązanie, które umożliwi wsparcie
kluczowych elementów zarządzania projektem, zapewni sprawną komunikację jego statusu oraz
pomoże w zarządzaniu portfelem projektowym. Rozwiązanie takie musi cechować
uniwersalność, krótki czas wdrożenia oraz atrakcyjność kosztowa. Jednym z przykładów
wdrożenia takiego rozwiązania jest narzędzie do zarządzania projektami FlexiProject stworzone
przez firmę MMDP Business Consulting.
5. 5
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i pracy w różnych organizacjach i projektach powstało
narzędzie umożliwiające szybką integrację z już istniejącym środowiskiem projektowym, bądź
też implementację w środowisku dopiero tworzonym. FlexiProject to praktyczne narzędzie,
którego głównym celem jest zapewnienie kierownictwu firmy regularnej i dostosowanej do jego
potrzeb informacji o planowanych inicjatywach i realizowanych projektach. Narzędzie to
zapewnia wsparcie w kluczowych dla realizacji projektu obszarach, standaryzuje proces,
dostarcza jednolitą dokumentację, usprawnia planowanie w tym przygotowywanie
harmonogramów i budżetów, umożliwia monitorowanie wykonania jednego lub wielu
projektów. Szerzej o FlexiProject można dowiedzieć się odwiedzając stronę www.mddp-bc.pl
sekcję know-how zakładka Zarządzanie Projektami.
Doświadczenie pokazuje, że zaproponowany zakres wsparcia dostarczanego przez narzędzie
FlexiProject dla projektu oraz portfela projektowego pokrywa ponad 80% czynności, które są
niezbędne do tego, żeby projekty w organizacji były optymalnie zarządzane i kontrolowane. Dla
firm, które nie posiadają żadnych zintegrowanych narzędzi zarządzania projektami rozwiązanie
takie może być pierwszym krokiem do zbudowania wiedzy niezbędnej do wdrożenia bardziej
zaawansowanych i skomplikowanych rozwiązań.
Piotr Paturalski
Doświadczony Starszy Konsultant, MDDP Business Consulting
Specjalizuje się w obszarze zarządzania projektami oraz projektowaniu i
optymalizacji procesów biznesowych.