Compliance betrifft jeden Mitarbeiter

1. IT-Governance IT-Compliance Produkte & Technologien Security & Cloud Computing
KOMPEN DI UM
IT-Compliance Informationsschutz mit Methode
Schritt für Schritt zu einer effektiven Lösung
für Informationssicherheit
und -Security Optimales Compliance-Management
Rechtskonformität erreichen, Risiken und
Kosten minimieren
Ein Tresor für vertrauliche Daten
[Information] Vault für den dauerhaften Schutz
sensibler Daten
Cloud Computing –
mehr Flexibilität für Ihr Unternehmen
Cloud Services schaffen Zukunftssicherheit
und bieten maximalen Investitionsschutz

2. IT-COMPLIANCE
Abläufe erfassen, analysieren und optimieren
Compliance betrifft jeden Mitarbeiter
Viele Methoden versprechen, IT-Compliance im Unternehmen zu verankern. Oftmals sind sie jedoch sehr technokratisch
und schwer in eine Organisation zu integrieren. Nur Unternehmen, die möglichst viele Mitarbeiter von Anfang an in
Compliance-Prozesse einbinden und die passenden Tools zur Verfügung stellen, können transparente Prozesse schaffen
und diese langfristig optimieren.
Die Besonderheit der IT-Compliance im betriebliche Abläufe. Diese Dokumentation derung und gemeinsame Aufgabe. Außer-
Vergleich zu anderen Compliance-Teilbe- dient darüber hinaus auch als Grundlage dem können Unternehmen der Gefahr ent-
reichen besteht in der starken Verzahnung für die Selbstkontrolle und Reflexion jeden gegenwirken, dass die Prozessdokumenta-
von IT und Geschäftsprozessen. Die IT bildet Mitarbeiters. tionen im Aktenschrank verschwinden und
eine Querschnittsfunktion und ist somit ein IT-Compliance zu einem ungeliebten Stief-
zentraler Bestandteil des unternehmerischen Compliance erfordert kind verkommt.
Planens und Handelns. Neben IT-spezifischen Kontinuität
Vorgaben und Regelungen wie Datenschutz Die passende Lösung finden
Aufgrund der häufigen Änderungen der
und IT-Sicherheit sind es vor allem Anfor- Compliance-Vorgaben und des rasanten All das gelingt allerdings nur mit einer ge-
derungen, die nicht IT-spezifisch sind, sich informationstechnischen Fortschritts müssen eigneten Softwarelösung, die die Mitarbeiter
jedoch mittelbar auf die IT auswirken. Unternehmen IT-Compliance als kontinu- bei der Prozessdokumentation und -analyse
ierlichen Prozess in den Geschäftsalltag in- unterstützt. Dabei ist es erfolgsentscheidend,
Hierzu zählen beispielsweise finanzwirt-
schaftliche Berichts- oder Informations- tegrieren. Ziel ist es, das Problembewusstsein dass die Prozesse einfach zu erfassen, zu
pflichten. Zusammen bilden sie ein breites der Mitarbeiter zu stärken: Jeder im Unter- pflegen und zu publizieren sind. Der Markt
Anforderungsfeld. Der Aufbau und der Be- nehmen sollte sich mit den Prozessen, an bietet zahlreiche Produkte, um Prozesse zu
trieb eines IT-Compliance-Systems setzen denen er beteiligt ist, kritisch auseinander- definieren, zu bearbeiten und zu doku-
deshalb eine gewissenhafte und umfassende setzen. Nur so können Schwachstellen auf- mentieren – angefangen bei einfachen Of-
Analyse der Unternehmensprozesse voraus. gedeckt, Risiken identifiziert und Gegen- fice-Werkzeugen bis hin zu mächtigen da-
Hierfür bedarf es einer ausführlichen und maßnahmen eingeleitet werden. Dieser auf tenbankbasierenden Tools. Office-Produkte
rechtswirksamen Dokumentation. Diese Partizipation beruhende Ansatz birgt ein sind einfach zu bedienen und jedem Mit-
dient vor allem als Grundlage für die stark motivierendes Potenzial. IT-Compliance arbeiter bekannt. Eine datenbankgestützte
effektive Kontrolle der Unternehmenspro- wird damit nicht länger als einengendes Verwaltung und Analyse der Prozesse ist
zesse und schafft transparente inner- Regelwerk erlebt, sondern als Herausfor- jedoch nicht möglich. Prozessmanagement-
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3. Produkte bieten diese Möglichkeit, sind
aber sehr komplex in der Anwendung. Er-
fahrungsgemäß können Unternehmen die
besten Erfolge mit Tools erzielen, die beide
Ansätze kombinieren. Die Dokumentation
der Prozesse kann beispielsweise mittels
einer gängigen Office-Anwendung wie bei-
spielsweise Microsoft Excel erfolgen. Jeder
Mitarbeiter hat somit die Möglichkeit, ein-
fach Abläufe zu erfassen, zu analysieren
und Optimierungsmaßnahmen zu erarbei-
ten. Die dokumentierten Prozesse können
über eine Schnittstelle mit einer daten-
bankgestützten Arbeitsumgebung synchro-
nisiert werden. Diese dient als Ausgangs-
punkt für die Pflege, die weitere Analyse
und die Publizierung der Prozessmodelle,
zum Beispiel in Form von Handbüchern Symbio Suite generiert automatisch ein Prozessportal
oder eines Prozessportals. Wenn es Unter-
nehmen gelingt, geeignete Tools zu finden
und möglichst viele Mitarbeiter zu beteiligen,
können sie Compliance im Unternehmen
verankern. Zudem können sie damit ihre
Kosten reduzieren und ihre Geschäftspro-
zesse nachhaltig optimieren.
Michael Hettich
Prozess & Methodenberater
Ploetz + Zeller GmbH
Prozessdokumentation mit Microsoft Excel