Predavanja, Automatizacija procesa

1. 1
Predavanje 9
Automatizacija procesa
Automatizaciji procesa se može pristupiti iz različitih uglova. U najširem smislu ona se
može odnositi na automatizaciju bilo kojeg proceduralnog posla koji se odvija u okviru
poslovnog procesa, počevši od jednostavnih operacija, koje su deo jedne aktivnosti procesa,
pa do automatizovane koordinacije celog, složenog procesa.
Automatizovani poslovni proces (workflow – tok rada) predstavlja proces koji je u
potpunosti ili delimično automatizovan, a koji prosleĎuje informacije od jednog do drugog
učesnika u procesu, prema vremenskim i logičkim zavisnostima koje su definisane u modelu
procesa.
Sistemi za upravljanje poslovnim procesima
Posebna vrsta automatizacije koristi znanje o tome kako su aktivnosti u procesu
meĎusobno povezane. To su informacioni sistemi koji se zasnivaju na procesima. Osnovna
kategorija takvih sistema su sistemi za upravljanje poslovnim procesima (Business Process
Management Systems – BPMS). Iako postoje i druge vrste sistema koji se zasnivaju na
procesima, kao što su CRM (Customer Relationship Management – sistemi za upravljanje
odnosima sa kupcima) ili ERP (Enterprise resource Planning – Sistemi za planiranje reusrsa
preduzeća), ono što BPM sisteme razlikuje od ovih je činjenica da oni koriste eksplicitan opis
poslovnog procesa. Ovaj opis je u obliku modela procesa i on se koristi za upravljanje i
koordinaciju procesa. BPMS sistemi se mogu prilagoditi bilo kojoj vrsti procesa.
Namena BPMS sistema je da se koordiniše automatizovani poslovni proces tako da se
uvek u pravom trenutku izvrši posao i da to uradi pravi resurs. BPMS sistemi se mogu
uporediti sa Sistemima za upravljanje bazama podataka. Ovi sistemi predstavljaju samostalne
softverske pakete koji se nude od strane različitih proizvoĎača, kao što su Microsoft, Oracle i
sl. Sa takvim sistemom je moguće pokriti podatke koji su specifični za odreĎeno preduzeće, a
da se pri tome ne brine o tome kako će se podaci čitati ili skladištiti.
Na sličan način BPMS sistemi su standard za drugu vrstu programskih sistema.
ProizvoĎači nude različite sisteme sa različitim karakteristikama, koje prožimaju ceo životni
ciklus proizvoda. To mogu biti jednostavni sistemi koji omogućavaju samo projektovanje i
automatizaciju procesa, ali i kompleksni sistemi koji obuhvataju i poslovnu inteligenciju
(napredno praćenje i analizu procesa), obradu dogaĎaja, SOA (Service Oriented Architecture)
funkcije, kao i integraciju sa nezavisnim aplikacijama i socijalnim mrežama.
Iako BPMS sistemi mogu da ponude različite funkcije, osnovna karakteristika ostaje
automatizacija poslovnog procesa. Sa ovakvim sistemima je moguće podržati izvršenje
poslovnog procesa pomoću standardnih mogućnosti koje nudi svaki od tih sistema. Da bi
sistem mogao da funkcioniše proces mora biti opisan na odgovarajući način. Kad se to
jednom uradi, dalje se mora voditi računa o tome opis poslovnog procesa bude ažuran.
Prethodna generacija sistema koji su se bavili automatizacijom procesa su bili sistemi
za upravljanje tokovima rada (Workflow Management Systems). Od BPMS sistema su se
razlikovali po tome što nisu imali komponentu poslovne inteligencije, a i podrška modeliranju
procesa je bila minimalna. Većina takvih sistema je danas evoluirala u BPMS sisteme.

2. 2
Arhitektura BPMS sistema
Slika 1: Arhitektura BPMS sistema
Na slici 1 su prikazane osnovne komponente BPMS sistema. To su mašina za
izvršenje, alat za modeliranje procesa, deo za rukovanje listom poslova, kao i alati za
administraciju i praćenje. Mašina za izvršenje može da komunicira i sa spoljašnjima
servisima.
Mašina za izvršenje: Ovo je centralni element BPMS sistema. Neki od zadataka
mašine za izvršenje su:
Kreiranje instanci procesa
Distribucija posla do učesnika u poslu, koji obavljaju aktivnosti
Automatsko rukovanje podacima koji nastaju u procesu i njihovo prosleĎivanje
do odgovarajućih programa koji postoje u preduzeću.
Mašina za izvršenje konstantno prati napredak pojedinih instanci procesa i odreĎuje na
kojim aktivnostima treba da se radi. Ovo se radi kreiranjem tzv. jedinica posla, koje
predstavljaju pojedinačne aktivnosti u instancama procesa. Jedinice posla se nakon kreiranja
dodeljuju resursima koji su kvalifikovani i ovlašćeni da ih koriste.
Alat za modeliranje procesa: Ova komponenta omogućava da korisnici kreiraju i
menjaju modele procesa, da dodaju podatke u modele procesa, da definišu učesnike
procesa, poslovna pravila koja su povezana sa pojedinim aktivnostima i na kraju omogućava i
smeštanje, deobu i čitanje modela procesa u skladištima modela procesa.
Model procesa može da se dalje isporuči do mašine za izvršenje. Ovo se može da
izvrši ili direktno ili iz skladišta. Mašina za izvršenje na osnovu modela procesa, odreĎuje
vremenski i logički redosled aktivnosti. Na osnovu toga se odreĎuje koja jedinica posla treba
da se napravi i kome treba da se dodeli, kao i koji od spoljašnjih servisa treba da se pozove.

3. 3
Komponenta za rukovanje listom poslova: Ovo je komponenta sistema pomoću koje se
učesnicima u procesu nude jedinice posla i pomoću koje oni preuzimaju i potvrĎuju izvršenje.
Mašina za izvršenje prati koje jedinice posla se izvršavaju i ona je ta koja nove jedinice posla
nudi pojedinim učesnicima u procesu. Ova komponenta se može uporediti sa poštanskim
sandučetom. Preko tog sandučeta učesnici u procesu mogu da vide koje jedinice posla im
stoje na raspolaganju za izvršenje. Prikaz ulaznih i izlaznih podataka za aktivnost može biti u
elektronskom obliku. Nakon što se izabere jedinica posla koja predstavlja neku aktivnost, na
ekranu se prikazuje forma koja odgovara podacima za tu aktivnost. Korisnici nakon toga
mogu da unesu podatke u tu formu i da označe da su završili aktivnost. Posle toga mašina za
izvršenje odreĎuje sledeću jedinicu posla koja treba da se izvrši. Ponekad učesnici u procesu
imaju na raspolaganju više jedinica posla. One se tada prikazuju po odreĎenom redosledu, a
moguće je definisati i prioritet.
Jedinicu posla je obično moguće privremeno prekinuti ili je proslediti nekom drugom.
Koje su tačne mogućnosti zavisi od konkretnog BPMS sistema i njegove konfiguracije. Često
proizvoĎači omogućavaju da se ova komponenta prilagoĎava načinu rada organizacije koja
koristi BPMS sistem.
Spoljašnji servisi: Ponekad je prilikom izvršenja poslovnog procesa potrebno da se
pozivaju spoljašnje aplikacije. U mnogim poslovnim procesima postoje aktivnosti koje se ne
izvršavaju u potpunosti manuelno. Neke aktivnosti se izvršavaju potpuno automatski, u kom
slučaju mašina za izvršenje jednostavno poziva spoljašnju aplikaciju. Spoljašnja aplikacija
mora da ima interfejs pomoću kojeg mašina za izvršenje može da sa njom komunicira.
Mašina za izvršenje servisu šalje potrebne podatke. Nakon što završi posao, servis vraća
rezultat do mašine za izvršenje, čime se signalizira da je jedinica posla završena.
Neke aktivnosti predstavljaju mešavinu manuelnih i automatskih poslova. Takve
aktivnosti obavljaju učesnici u procesu, ali uz odreĎenu podršku nekih alata. Kod takvih
aktivnosti mašina za izvršenje poziva odgovarajući servis u trenutku kad službenik izabere
neku jedinicu posla da na njoj radi. Tipičan primer je poziv sistema za upravljanje
dokumentima, koji treba da prikaže datoteku koja je potrebna za izvršenje odreĎene jedinice
posla.
Ponekad je potrebno da BPMS sistem prosledi kontrolu nad nekom instancom procesa
do neke druge organizacione jedinice ili organizacije. Jedan od načina da se to uradi je
komunikacija sa drugim BPMS sistemom. Pogledajmo na primer, globalno osiguravajuće
društvo koje ima poslovnice u tri različite vremenske zone. Na kraju radnog vremena u jednoj
vremenskoj zoni, jedinice posla se mogu proslediti do mašine za izvršenje u narednoj zoni,
tako da se izvršenje procesa nikad ne prekida.
Alati za administraciju i praćenje: Ovi alati su vrlo bitni za funkcionisanje BPMS
sistema. Ovaj alat na primer, može da prati raspoloživost učesnika u procesu. Ako je neko
bolestan ili je na odmoru, BPMS sistem mora da to zna da toj osobi ne bi dodeljivao posao.
Ovi alati se koriste i kod izuzetnih situacija, na primer, kad je potrebno izbrisati neku jedinicu
posla iz sistema. Ovi alati se koriste i za praćenje procesa. Mogu se pratiti performanse
pojedinačnih instanci procesa. Pored praćenja pojedinačnih instanci, mogu se prikupljati
podaci iz više instanci, pa se na osnovu toga računa prosečno vreme ciklusa, ili procenat
kašnjenja itd.
BPMS sistem zapisuje izvršenje modela procesa korak po korak. DogaĎaji koji su
vezani za izvršenje procesa se prate pomoću tzv. dnevnika izvršenja. Neki alati za praćenje
mogu i da analiziraju podatke vezane za istoriju i da ih onda porede sa tekućim pdoacima.

4. 4
Arhitektura koja je ovde opisana vodi poreklo iz referentnog modela WfMS koalicije
(Workflow Management Coalition).
Referentni model WfMC koalicije
Workflow Management koalicija je organizacija za standardizaciju, osnovana 1993
godine, koja okuplja proizvoĎače BPMS sistema, korisnike i istraživače. Cilj je da se naprave
opšte prihvaćeni standardi koji definišu terminologiju i interfejse koji čine BPMS sistem.
Ova koalicija je definisala tzv. referentni model, koji je postao opšte prihvaćen u svetu
automatizacije procesa. Ideja koja stoji iza ovog modela je da svaki proizvoĎač BPMS
sistema može da objasni funkcionisanje svog sistema na osnovu ovog modela. Originalni
model je sadržao šest komponenti, koje liče na komponente sa slike 1. To su workflow
mašina, alati za modeliranje procesa, alati za praćenje i administraciju, komponenta za
rukovanje listama poslova, spoljašnje aplikacije i spoljašnji BPMS sistemi. Kod ovog modela
se interakcija izmeĎu komponenti odvija preko tzv. interfejsa, koji su označeni brojevima od 1
do 5. Tri interfejsa se i dalje koriste i to su:
Interfejs 1 koji se odnosi na interakciju izmeĎu mašine i alata za modeliranje
procesa
Interfejs 2 koji se odnosu na interakciju izmeĎu mašine i komponente za
rukovanje listom poslova
Interfejs 5 koji se odnosi na interakciju izmeĎu mašine i alata za praćenje i
administraciju.
Preostala dva interfejsa su polako nestala, jer su zamenjeni tehnologijom servisa.
Premda mnoge komponente referentnog modela WfMC postoje i u arhitekturi BPMS
sistema, sa slike 1, treba da se primeti da tu nema skladišta modela procesa i dnevnika
izvršenja. Ovi elementi su vrlo bitni kod automatizacije procesa, njegove analize i
projektovanja.
Vrste BPMS sistema
Klasifikacija BPMS sistema se može izvršiti na više načina. Jedna klasifikacija to radi
na osnovu dve ose: jedna osa prikazuje stepen podrške koju nudi BPMS sistem, dok druga
pokazuje kako se taj sistem razlikuje od drugih sa obzirom na orijentaciju na proces ili
podatke. Prema ovoj klasifikaciji postoje četiri tipa sistema: groupware sistemi, adhok
workflow sistemi, proizvodni workflow sistemi i sistemi za rukovanje slučajevima.
Groupware sistemi: Dva osnovna principa ovih sistema su da korisnici mogu da
jednostavno dele dokumente i informacije, kao i da direktno komuniciraju sa drugim
korisnicima. Najpoznatiji primer ovakvog sistema je Lotus Notes, kompanije IBM. Ovi sistemi
se puno koriste i vrlo su popularni zbog njihove fleksibilnosti. Kad je potrebna podrška
poslovnih procesa ovi sistemi to ipak ne mogu da urade na pravi način. Ovi sistemi obično ne
podržavaju eksplicitno definisanje poslovnih procesa, mada postoje i dodaci, kao što je Lotus
Domino Workflow.
Ad-hok sistemi: Primer ovakvih sistema su Busines Works firme TIBCO ili Ad-hoc
Workflows firme Comalatech. Oni omogućavaju da se definicija procesa pravi u letu. Te
definicije se kasnije mogu menjati. To znači da iako postoji definicija procesa, tokom izvršenja
procesa je moguće da se on menja i na primer, dopuni dodatnim korakom. Kod ovakvih
sistema se to dešava tako često da skoro sve instance procesa imaju svoju privatnu definiciju

5. 5
procesa. Ovo sprečava mnoge probleme koji se javljaju kod ažuriranja opštih definicija
procesa, u trenutku kad postoje instance koje su već pokrenute. Ovi sistemi očigledno nude
mnogo fleksibilnosti. BPMS InConcert, čak omogućava korisnicima da pokrenu novu instancu
procesa na osnovu potpuno prazne definicije procesa, koja se pravi kad postaje jasnije šta
treba da se radi i u kojem redosledu. Druga mogućnost je da BPMS inicijalno radi na bazi
standardnog šablona, koji se onda menja tokom rada.
Generalno, postoje dva preduslova koja se moraju ispuniti da bi se u organizaciji
uspešno primenili ad-hok sistemi. Prvi preduslov je da su krajnji korisnici u potpunosti
upoznati sa procesom sa kojim rade. To znači da procese treba da definišu ili menjaju samo
ljudi koji dobro poznaju proces i sve posledice odstupanja od uobičajene prakse. Drugi
preduslov je da korisnici na raspolaganju imaju sofisticirane alate, pomoću kojih mogu da
modeliraju poslovni proces i da su u stanju da to urade. Ova kombinacija u značajnoj meri
ometa primenu ove vrste BPMS sistema, u ovom trenutku.
Slika 2: Tipovi BPMS sistema
Proizvodni workflow sistemi: Ovo je najpoznatija vrsta BPMS sistema. Tipični
predstavnici su Busines Process Manager, firme IBM ili BPM Suite firme Bizagi. Većina onog
što je rečeno kod opisa BPMS sistema se odnosi na ovu vrstu sistema. Posao se rutira
isključivo na osnovu eksplicitne definicije procesa, koja je data modelom procesa. Ovi sistemi
generalno ne nude podršku za upravljanje podacima. Kod njih je relativno teško da se odstupi
od logike procesa, ako ona nije eksplicitno definisana modelom.
Ponekad se proizvodni sistemi dele na administrativne i sisteme za obradu transakcija.
Administrativni su oni sistemi kod kojih i dalje veliki deo posla obavljaju ljudi, dok su BPMS
sistemi za obradu transakcija skoro u potpunosti automatizovani.
Sistemi koji rukuju slučajevima (instancama): Ovakvi sistemi ne traže kompletnu i
čvrstu specifikaciju procesa preko njegovog modela. Umesto toga se koriste implcitni modeli
procesa koji pokrivaju uobičajeni tok procesa, od kojeg korisnici mogu da odstupe. Ovakvi
sistemi su obično u potpunosti svesni svih detalja vezanih za podatke koji su vezani za
instancu (na primer, podaci o kupcu, finansijski ili medicinski podaci). Na osnovu tog
poznavanja podataka sistem je u stanju da korisniku pruži precizan uvid u status instance,

6. 6
kao i najočiglednije korake koji bi trebali da proces nastave. Primeri ovakvih sistema su Case
Managament firme i-Sight i BPMOne firme Perceptive Software.
Postoje i drugi tipovi sistema koji imaju neke od mogućnosti koje imaju BPMS sistemi.
Sistemi za upravljanje dokumentima se generalno bave skladištenjem i vaĎenjem
dokumenata, ali često imaju i neke mogućnosti vezane za automatizaciju tokova rada. Primer
ovakvog sistema je LiveCycle Enterprise Suite, firme Adobe.
Postoje i sistemi koji teže da automatizuju proces u celini i oni se koriste za integraciju
različitih aplikacija u preduzeću. Primer ovakvog sistema je SOA Suite, firme Oracle.
Prednosti uvođenja BPMS sistema
Kada se govori o prednostima koje BPMS sistema mogu da donesu organizaciji, mogu
se prepoznati četiri osnovne kategorije:
Smanjenje opterećenja
BPMS sistem automatizuje deo posla koji ljudi obavljaju manuelno. Pre svega on
preuzima brigu o transportu posla. Kod organizacija koje rade sa papirnim dokumentima,
posao se obično transportuje preko interne poštanske službe. Zbog toga se često dešava da
se posao kod predaje odlaže za naredni radni dan, ili da učesnici u procesu sami to odlože,
jer im je isteklo radno vreme. Ovakva odlaganja se kod upotrebe BPMS sistema u potpunosti
eliminišu, jer se dokumenti isporučuju elektronski.
U nekim slučajevima BPMS sistem preuzima brigu o celom procesu, pozivom potpuno
automatizovanih aplikacija. U takvim slučajevima se govori o čisto-prolaznoj-obradi (Straight-
Through-Processing). Ovakvi procesi se posebno često javljaju kod pružanja finansijskih
usluga.
Druga vrsta posla, koji na sebe preuzima BPMS sistem je koordinacija. Za odreĎivanje
redosleda aktivnosti koje će se obaviti BPMS koristi model procesa. To znači da svaki put kad
BPMS na osnovu modela procesa odluči koja je naredna aktivnost, to oslobaĎa nekog ko je o
tome trebao da razmišlja. Drugi vid uštede koja se javlja usled ove koordinacije je
signalizacija da je posao završen. Često se može desiti da dokument ostane neko vreme kod
službenika i nakon završetka posla, ili da neko preuzme više posla, pa onda neki dokument
zaglavi u gomili neobavljenog posla. BPMS sistem je u svim tim slučajevima u stanju da
ukaže na status svake jedinice posla i da preduzme akcije koje će osigurati da posao
napreduje.
Još jedan oblik smanjenja opterećenja je upotreba BPMS sistema za prikupljanje svih
informacija koje su bitne za izvršenje odreĎenog zadatka. Ako nema BPMS sistema, onda je
službenik taj koji treba da prikupi te podatke. Pronalaženje prave datoteke može da bude
frustrirajuće, jer papir nikad nije tamo gde treba da bude. Ova poboljšanja su vezana sa
pretpostavkom da je uporedo sa uvoĎenjem BPMS sistema izvršena i digitalizacija toka
informacija u sistemu.
Zbog važnosti prosleĎivanja dokumenata, neki proizvoĎači BPMS sistema ugraĎuju
sisteme za upravljanje dokumentima u svoje proizvode, dok drugi uspostavljaju strateško
partnerstvo sa firmama koje proizvode takav softver, tako da je vrlo jednostavno povezati
BPMS i sistem za upralvjanje dokumentima.

7. 7
Fleksibilna integracija sistema
Argument koji se najčešće koristi u prilog uvoĎenja BPMS sistema je povećana
fleksibilnost koju organizacija može da postigne. Ovo se može bolje objasniti ako se pogleda
istorijski razvoj računarskih aplikacija.
U periodu od 1965 do 1975 su računarske aplikacije radile direktno na operativnom
sistemu računara. Svaka aplikacija je sama vodila računa o potrebnim podacima. Rezultat je
bio otežana deoba podataka izmeĎu aplikacija, kao i nekonzistentnost tih podataka.
Programeri različitih aplikacija su za rešavanje sličnih problema razvijali slične rutine.
Od 1975-e su počeli da se koriste sistemi za upravljanje bazama podataka, koji su na
sebe preuzeli poslove efikasnog upravljanja podacima. Rezultat je bila laka deoba podataka.
Programeri novih aplikacija nisu morali da brinu skladištenju i čitanju podataka.
Desetak godina kasnije, pojavili su se sistemi za upravljanje korisničkim interfejsom,
koji su sadržali opšte komponente za kreiranje korisničkog interfejsa, koji se mogao koristiti u
različitim aplikacijama. Tu na primer, spadaju radio dugmad ili padajuće liste, koje je svako
mogao da koristi.
1995- se pojavio prvi komercijalni BPMS sistem. Kao i Sistemi za upravljanje bazama
podataka, ili Sistemi za upravljanje korisničkim intefejsom i BPMS sistemi su doneli opštu
podršku za logiku poslovnog procesa.
Pojava BPMS sistema je logičan korak u odvajanju opštih funkcija koje su se nalazile u
jednom monolitnom račuanrskom programu. Još tokom 1990-ih je procenjeno da se 40%
koda koji radi na programima u bankama, odnosi na poslovnu logiku, a ne na proračune ili
obradu podataka. To se najviše odnosi na odreĎvanje aktivnosti, redosleda njihovog
izvršenja, kao i osoba koje treba da ih izvrše.
Očigledna prednost u vezi sa prethodnim je da je sa BPMS sistemima mnogo lakše da
se upravlja poslovnom logikom. Razlog je činjenica da je mnogo jednostavnije promeniti opis
poslovnog procesa, nego menjati kod aplikacije. I obrnuto je mnogo jednostavnije. Promena
aplikacije je jednostavnija, jer se ne mora brinuti o redosledu kako će se to na poslovnom
nivou izvršavati. BPMS sistemi su omogućili organizacijama da je fleksibilnije upravljaju
svojim poslovnim procesima i aplikacijama.
BPMS sistemi takoĎe omogućavaju povezivanje zasebnih sistema. U velikim
sistemima obično postoji više IT sistema, koji postoje manje ili više nezavisno jedni od drugih.
Ovakva situacija se česta naziva automatizacijom u vidu ostrva automatizacije. U takvim
situacijama BPMS može da integriše postojeće sisteme.
Transparentnost izvršavanja
Jedna od prednosti koja se često zanemaruje je da BPMS sistem može da pokaže
kako se poslovni proces stvarno izvršava. Verovatno da programeri prvih BPMS sistema nisu
imali na umu da će se sa procesom moći da upoznaju i ljudi koji ga ne izvršavaju direktno. Sa
druge strane, da bi BPMS sistem radio kako treba, mora se administrativno pratiti, što znači
da se mora zapisivati koji posao je završen i ko ga je uradio, kao i u kom tenutku novi
slučajevi ulaze u proces. Pored toga je potrebno i da, nakon završetka instanci procesa, na
raspolaganju budu svi podaci o toj instanci.
Menadžment koji prati taj proces može imati potpuno drugačiji pogled na stvari.
Postoje dva tipa informacija koje se mogu generisati na osnovu administracije koja postoji u
okviru BPMS sistema.

8. 8
Operacione informacije, koje su povezane sa instancama koje se trenutno izvršavaju, i
Istorijske informacije, koje su povezane sa slučajevima koji su završeni.
Operacione informacije su relevantne za upravljanje pojedinačnim instancama,
učesnicima u procesu, kao i specifičnim delovima poslovnog procesa. Na primer, analiza
procesa izdavanja dozvola u Holandiji, od strane vladinih agencija, je pokazala da je aktivnost
koja najviše traje utvrĎivanje tačnog statusa dozvole. Bilo koji komercijalni BPMS sistem će
ovo vrlo jednostavno prikazati. Još jedan primer upotrebe operacionih informacija je
odreĎivanje dužine reda. Na primer, može se utvrditi da postoji 29 zahteva koji čekaju na
obradu.
Istorijske informacije se odnose na odreĎeni nivo agregacije, na primer, obradu više
instanci procesa u odreĎenom periodu. Takve informacije se koriste za odreĎivanje
performansi konkretnog procesa, ili njegovu usklaĎenost sa odreĎenim pravilima. Na taj način
se može odrediti prosečno vreme ciklusa, broj završenih slučajeva u odreĎenom periodu ili
iskorišćenje resursa.
Poštovanje pravila
Pored očigledne prednosti što se procesi izvršavaju efikasnije, BPMS sa sobom donosi
i sigurnost da će se proces izvršavati baš onako kako je projektovan. Ako se pravila poštuju,
to se može posmatrati kao dodatni kvalitet. Uobičajeno službenici imaju slobodu da odstupe
od predviĎenog procesa (ako se radi bez BPM-a), što ne mora uvek biti dobro.
Problemi sa uvođenjem BPMS sistema
Uprkos brojnim prednostima upotrebe BPMS sistema, postoje i problemi kad se oni
uvode u neku organizaciju. Problemi se mogu podeliti na tehničke i organizacione.
Tehnički problemi
Ono što je jedna od prednosti BPMS sistema je istovremeno i njegov nedostatak.
BPMS je u stanju da integriše različite informacione sisteme. Problem je u tome da mnoge
aplikacije uopšte nisu razvijane sa ciljem takve integracije. Mainframe aplikacije, koje se još
uvek mogu naći u bankama i osiguravajućim društvima su najbolji primer takvih aplikacija. U
najboljim slučajevima takvi sistemi su tehnički dokumentovani, ali se često dešava da
originalni razvojni tim više ne postoji, niti neko poznaje strukturu aplikacije. U tom slučaju je
vrlo teško odrediti kako BPMS može da pokrene sistem da bi podržao izvršenje neke
aktivnosti, ili da bi se izvršila razmena informacija.
Tehnika koja se koristi kod interakcije sa postojećim sistemima je skidanje ekrana. U
tom slučaju se interakcija izmeĎu BPMS sistema i aplikacije prebacuje na nivo korisničkog
interfejsa. Tasteri koje korisnik bira se emuliraju pomoću BPMS sistema i ti signali se prate u
cilju odreĎivanja progresa. Ovakav način integracije značajno smanjuje fleksibilnost koju
donose BPMS sistemi.
Specifični problemi koji se javljaju kod integracije postojećih aplikacija je da postojeći
sistemi često nisu pravljeni sa svešću o postojanju procesa. Kod sistema koji poznaju
procese se posebni slučajevi zasebno obraĎuju. Drugim rečima, takvi sistemi rade na bazi
obrade slučaja. Kod tradicionalnih sistema je dominantna grupna obrada. To znači da se
jedan zadatak izvršava za potencijalno veliki broj slučajeva, što nije uvek u skladu sa
filozofijom BPMS sistema.
U protekloj deceniji je, na sreću, napravljen veliki napredak u domenu integracije
sistema. Mnogi zastareli sistemi su otišli u istoriju i na njihovo mesto su došli novi sistemi sa

9. 9
jasno definisanim interfejsima. Danas postoje tehnologije, kao što su Srednji slojevi
(Middleware, ili Enterprise Application Integration), koje olakšavaju komunikaciju i upravljanje
podacima kod distribuisanih aplikacija.
Druga grana su i veb servisi, koji se koriste kod različitih tipova informacionih sistema.
Veb servis je funkcija koja se može pozvati preko interneta. Većina BPMS sistema imaju
podršku za ugradnju veb servisa. Takva integracija je deo popularne arhitekture koja se
naziva Service Oriented Architecture (SOA).
Treba napomenuti da će tehnički problemi kod uvĎenja BPMS sistema opadati u
narednom periodu.
Organizacioni problemi
UvoĎenje operacionih BPMS sistema često ima uticaj na veliki deo organizacije. To
ukazuje na činjenicu da kod uvoĎenja BPMS sistema može doći do problema iz perspektive
organizacije. Tom prilikom se moraju izbalansirati interesi različitih učesnika u procesu, koji
obino imaju različite ciljeve u pogledu performansi.
Dobiti uvid u način izvoĎenja procesa je samo po sebi veliki problem i to može potrajati
mesecima. Neće svako biti srećan da objasni kako se odvija njegov posao, posebno, ako tog
posla nema mnogo. Kad se od ljudi zatraži da opišu ono što rade, oni obično opisuju najgore
scenarije.
Ono što dodatno komplikuje situaciju su dinamički entiteti. Često se dešava da tokom
uvoĎenja BPMS sistema (što može potrajati nekoliko meseci) dolazi do promene pravila, do
spajanja odeljenja, do toga da učesnici u procesu dobijaju nova zaduženja, da se javljaju novi
proizvodi ili da se ukidaju stari. Sve ovo se mora uzeti u obzir kad se uvodi BPMS. U praksi je
obično bolje da se BPMS uvodi postepeno, nego po principu velikog praska.
Kod uvoĎenja BPMS sistema treba pažljivo razmotriti perspektivu korisnika. Većina
korisnika koji su eksperti žele da prvo probaju kako to izgleda u novom sistemu, da bi mogli
da procene kako promene utiču na njihov posao. Mogu se javiti i brige i strahovi. Pre svega tu
se misli na "velikog brata" koji sve posmatra. BPMS zapisuje sve dogaĎaje koji su vezane za
sve učesnike u procesu, uključujući i ko je uradio odreĎenu aktivnost i u kom trenutku. Ovde
treba da se objasni kako će se te informacije koristiti i koji se pozitivni efekti očekuju.
Još jedna briga koja se javlja kod krajnjih korisnika BPMS sistema je da će njihov
posao postati mehanički, odnosno da će oni postati samo jedna od karika u lancu. Ovaj strah
je prilično opravdan. BPMS preuzima na sebe poslove rutiranja poslova. Treba imati na umu,
meĎutim, da to nisu najuzbudljiviji delovi posla koji teba da se uradi. Ako službenici veliki deo
vremena provode u pronalaženju pravih informacija za svoj posao, onda BPMS predstavlja
mehanizam da se to vreme smanji.
Druga linija rezonovanja je da mehanizacija posla uveliko zavisi i od konfiguracije
BPMS sistema. Pogledajmo na primer, situaciju kada se službeniku daje jedna jedinica posla,
koju treba da uradi, ili slučaj kad mu se istovremeno ponudi više poslova, pa on može da
izabere neki od njih. Ato je opcija koja zavisi od konfiguracije sistema, a može da ima veliki
uticaj na doživljaj BPMS sistema od strane službenika.