Bai giang microsoft word

SOẠN THẢO VĂN BẢN
MICROSOFT WORD
Biên soạn: Nguyễn Minh Ý

Bài giảng Microsoft Word
1. Giới thiệu:
Microsoft word là phần mềm nằm trong bộ office của
hãng Microsoft. Ms Word nhằm soạn thảo các định dạng
văn bản phục vụ cho công việc văn phòng

Khởi động Word


C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng
màn hình nền (Desktop).



C2: Menu Start / Programs / Microsoft Office /
Microsoft Office Word 2003

Bài giả ng MS Word

trên

3

Thanh tiªu ®Ò

Màn hình làm việc của Word

Thanh c«ng cô chuÈn
(Standard)

Thưíc däc
(Ruler)

Thanh c«ng cô t¹o b¶ng
(Table and Borders)

Thanh thùc ®¬n
(Menu)

Thanh ®Þnh d¹ng
(Formating)

Vïng so¹n
th¶o *

Thanh Trît däc
(Scroll)

Thanh c«ng cô vÏ
(Drawing)

Bµi 1

Mở một tệp (File) trắng mới (New)


C1: Kích chuột vào biểu tượng New
thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).



C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N



C3: Vào menu File / New…


trên

5

Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)





C1: Kích chuột vào biểu tượng Open
Standard Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File / Open…



trên

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open
để mở tệp


Bấm nút
Cancel để hủy
lệnh mở tệp

6

Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)


C1: Kích chuột vào biểu tượng Save



C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S



C3: Vào menu File / Save



Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại
Save As... (các bước tiếp theo xem slide sau).



Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện
tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm
giác là Word không thực hiện việc gì).

trên Toolbar.

7

Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp
mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
 Vào menu File / Save As...



1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút
Save để ghi tệp


Bấm nút
Cancel để hủy
lệnh ghi tệp
8

Thoát khỏi Word (Exit)


C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4



C2: Kích chuột vào nút Close
phải cửa sổ làm việc của Word.



C3: Vào menu File / Exit



Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message
Box, chọn:


Yes: ghi tệp trước khi thoát,



No: thoát không ghi tệp,



ở góc trên cùng bên

Cancel: huỷ lệnh thoát.

9

Phương pháp gõ tiếng Việt


Để gõ được tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt và
chương trình gõ tiếng Việt.



Các bộ font tiếng Việt: ABC, VNI, Unicode…


Bộ font ABC gồm các font chữ bắt đầu bởi .Vn






VD: .VnTime, .VNTIMEH. .VN3DH, .VnArial…

Các font Unicode: Arial, Times New Roman, …

Các chương trình gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey…
Hiện nay bộ gõ Vietkey và Unikey đang được sử dụng
rộng rãi vì có nhiều ưu điểm: dung lượng nhỏ, hỗ trợ
phương pháp gõ cho nhiều bộ font,…

10

Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX


Cách gõ các ký tự đặc biệt:







aw
w
ee
dd

→
→
→
→

ă,
ư,
ê,
đ

ow
aa
oo

→
→
→

ơ
â
ô

Cách gõ các dấu:



s: sắc, f: huyền, r: hỏi,
x: ngã, j: nặng, z: thôi bỏ dấu`

11

Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp)


Có thể bỏ dấu ngay sau khi gõ nguyên âm hoặc sau
khi đã gõ xong từ.



Ví dụ, để gõ dòng chữ “Trường trung cấp Đại Việt”:
Truowngf trung caaps DDaij Vieetj



Muốn gõ tiếng Anh mà không muốn chuyển chế độ
gõ, có thể gõ thêm ký tự đặc biệt 1 lần nữa, ví dụ: gõ
từ “New York” như sau: Neww Yorrk


12

Một số phím hỗ trợ soạn thảo





Tab: tạo 1 khoảng trống (ngầm định 0.5 inch),
thường dùng để thụt đầu dòng đoạn văn bản.
Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa.
Shift: - giữ Shift và gõ ký tự chữ sẽ cho chữ in hoa
- giữ Shift và gõ các phím có 2 ký tự sẽ cho ký
tự ở trên.
- giữ Shift và ấn các phím di chuyển sẽ bôi đen
(chọn) đoạn văn bản.




Delete: xoá 1 ký tự đứng sau con trỏ
Back Space: xoá 1 ký tự đứng trước con trỏ

13

Một số phím hỗ trợ soạn thảo (tiếp)


Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới.



Home: đưa con trỏ về đầu dòng.



End: đưa con trỏ về cuối dòng.



Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình



Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình



Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản



Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản



Ctrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới)

14

Một số quy tắc chuẩn





Không có khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu
chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;)…
Có 1 khoảng trắng sau các dấu trên.
Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đóng
ngoặc phải ôm sát văn bản.
 VD gõ sai:
Các ký tự in thường : a , b , … , z( 26 ký tự ) .
 VD gõ đúng:
Các ký tự in hoa: A, B, …, Z (26 ký tự).

15

Gõ chỉ số và số mũ


Để gõ chỉ số, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+= để
chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ
gõ chỉ số. Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau:




x, Ctrl+=, 1, Ctrl+=, …

Để gõ số mũ, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+=
để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế
độ gõ số mũ. Ví dụ gõ x2 như sau:


x, Ctrl+Shift+=, 2, Ctrl+Shift+=, …

16

Định dạng văn bản
1) Định dạng ký tự
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting:
- Bôi đen đoạn văn bản (dùng chuột hoặc dùng phím
Shift kết hợp với các phím dịch chuyển)

Chọn font chữ
Chọn kích thước chữ
Chữ in đậm (Ctrl+B)
Chữ in nghiêng (Ctrl+I)
Chữ gạch chân (Ctrl+U)

17

Định dạng ký tự (tiếp)
b) Sử dụng menu Format / Font…:
- Bôi đen đoạn văn bản. Vào menu Format / Font…

Chọn kích
thước chữ

Chọn font chữ

Chọn dáng chữ
(bình thường,
đậm, nghiêng,

Chọn màu chữ
Chọn kiểu
gạch chân
Khung xem
trước định dạng

18

Định dạng văn bản
2) Định dạng đoạn văn bản
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting
- Bôi đen đoạn văn bản
Khoảng
cách giữa
các dòng
Căn lề trái
(Ctrl+L)

Căn giữa
(Ctrl+E)

Căn lề phải Căn cả 2 lề
(Ctrl+R)
(Ctrl+J)


19

Định dạng đoạn văn bản (tiếp)
b) Sử dụng menu Format/Paragraph…
- Chọn đoạn văn bản, chọn Format Paragraph…

Chọn cách căn lề

Khoảng cách tính
từ lề trái và phải
Khoảng cách với
đoạn trước và sau

Khoảng cách
giữa các dòng

Khung xem
trước định dạng

20

Tạo số, ký hiệu đầu dòng




Chọn đoạn văn bản cần chèn.
Chọn Format Bullets and Numbering…
Tạo số đầu dòng:





Tạo ký hiệu đầu dòng:





Chọn thẻ Numbered
Chọn kiểu số cần chèn → OK
Chọn thẻ Bulleted
Chọn kiểu ký hiệu cần chèn → OK

Chọn Customize để chỉnh sửa ký hiệu

Tạo đường viền, màu nền




Chọn đoạn văn bản cần chèn tạo
Chọn Format Borders and Shading…
Các thẻ quan trọng:




Borders: tạo đường viền cho đoạn văn bản
Page Border: tạo đường viền cho trang văn bản
Shading: màu nền cho đoạn văn bản



Đường viền:

Loại đường viền
Loại đường kẻ
Màu đường kẻ
Độ rộng của đường kẻ
Áp dụng cho chữ, đoạn
văn



Màu nền

Không đổ màu
Chọn màu sắc
Thêm các màu khác
Chọn mẫu
Áp dụng cho chữ, đoạn
văn

Chia cột văn bản



Chọn đoạn văn bản cần chia cột
Chọn Format Collumns

Số cột cần chia
Dòng kẻ ở giữa
Chọn nếu độ rộng các
cột bằng nhau
Áp dụng cho đoạn văn
đã chọn hay cả trang

Dùng tab tự động để định dạng


Dùng chuột kích vào thước ngang để đặt tab.



Kích đúp chuột vào tab vừa đặt


1. Chọn tab nào
để thiết lập

2. Chọn tab trái
(left), phải (right)
hoặc giữa (center)
3. Chọn kiểu dẫn
cho tab

4. Bấm nút Set
để thiết lập tab


26

Chữ hoa lớn đầu đoạn văn



Đặt con trỏ sau chữ cần in hoa lớn.
Chọn Format Drop Cap…
Vị trí chữ in hoa lớn
Font chữ
Số dòng chữ sẽ nằm
Khoảng cách đến các
chữ khác

Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move)
1.

Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển

2.

- Nếu sao chép: Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy,
menu Edit/Copy)
- Nếu chuyển: Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu
Edit/Cut)

3.

Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bản

4.

Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)

28

Chèn ký tự đặc biệt





Nhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng không có
trên bàn phím? ♥
Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn.
Vào menu Insert / Symbol…


2. Chọn ký tự
đặc biệt

1. Chọn font

3. Ấn nút Insert
để chèn


29

Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật



Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn
Chèn hình ảnh:


Chọn Insert Picture:




Clip Art: Chèn từ thư viện của chương trình Office: Sau
khi chọn Clip Art khung làm việc sẽ xuất hiện cửa sổ
Clip Art, chọn Go để tìm kiếm hình ảnh. Click vào hình
ảnh cần chèn để chèn vào văn bản.
From File: Chèn từ một file hình ảnh bên ngoài thư viện
của chương trình Office. Sau khi chọn From File sẽ xuất
hiện cửa sổ để chọn đến hình ảnh cần chèn.

Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)


Chèn chữ nghệ thuật:


Chọn Insert Pictures WordArt: xuất hiện
khung chọn mẫu:

Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)


Chèn chữ nghệ thuật:




Chọn mẫu rồi click OK → xuất hiện hộp thoại gõ
nội dung, chú ý tương thích giữa Font chữ và bảng
mã. Gõ xong click OK
Sau khi chèn xong, khi click vào chữ WordArt sẽ
xuất hiện thanh công cụ WordArt

Thêm chữ
WordArt mới
Sửa nội dung
WordArt

Chọn mẫu
WordArt khác

Chọn hình
dạng WordArt

Vị trí của đối tượng
so với văn bản

Làm việc với thanh công cụ Drawing

Công dụng : Dùng để vẽ các dạng hình cơ bản trong word
: Vẽ theo mẫu cho trước
: Vẽ đường thẳng
: Vẽ đường thẳng có mũi tên
: Vẽ hình chữ nhật, muốn vẽ hình vuông ta ấn thêm phím Shift
: Vẽ hình Elip, muốn vẽ hình tròn ta ấn thêm phím Shift.
: Tạo hộp văn bản
: Chèn WordArt mới
: chèn các dạng biểu đồ
: Chèn hình ảnh từ Clip Art
: chèn thêm hình ảnh
: Tô màu cho đối tượng
: Chọn màu cho nét vẽ của đối tượng (hình ảnh)
: Chọn màu cho văn bản
: Chọn kiểu đường viền ngoài.
: Chọn kiểu đường
: Chọn kiểu mũi tên
: Chọn kiểu bóng đổ 2 chiều
: Chọn kiểu không gian 3 chiều
* Bật/ tắt thanh Drawing: Vào View  Toolbars  Drawing


34

Định dạng hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải Format
Autoshapes
+ Layout: chọn các vị trí cho hình vẽ :
+ Inline With text : Đẩy văn bản ra 2 biên
+ Square: hình vẽ nằm giữa VB
+ Tight: hình vẽ nằm chung với văn bản
+ Behide text : hình vẽ nằm sau văn bản
+ In front of text: hình vẽ nằm trước văn bản
Lật quay hình vẽ: Chọn hình vẽ Vào Draw  Rotate or flip
+ Free rotate : Xoay tự do
+ Rotate left : Xoay bên trái một góc 900
+ Rotate Right: Xoay bên phải một góc 900
+ Elip horizotal: Lật theo biên ngang
+ Elip vertical: Lật theo biên dọc

35

Sử dụng các hình khối AutoShape
Với công cụ AutoShapes còn cung cấp nhiều mẫu hình dạng khác
nhau.

Đưa văn bản vào trong hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải
Add text
Chuùc caùc anh chò thaønh coâng


36

Bảng biểu
Ô
Hàng
Cột


37

Bảng biểu
a) Tạo bảng



Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng
C1: Vào menu Table / Insert / Table…


Nhập số cột
Nhập số hàng

Chọn độ rộng các
cột
Độ rộng cột tự động
vừa khít nội dung

Chọn các bảng biểu
đã thiết kế sẵn

Độ rộng cột vừa với
trang giấy cũng như
vừa với nội dung

Lấy các thông số
trên thiết lập cho
bảng biểu mới

38

Bảng biểu
a) Tạo bảng




C2: Click vào nút Insert Table trên thanh công cụ
Standard Toolbar.
- Drag chọn số hàng và cột cho Table.


b) Dịch chuyển và chọn miền
 Dịch



Dùng chuột
Dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên

 Chọn






chuyển:

miền:

Chọn cả bảng: đặt trỏ văn bản trong bảng, vào menu
Table / Select / Table
Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng,
ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn
lại.
Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên,
con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì
kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại.

40

c) Thay đổi kích thước hàng/cột


Thay đổi độ rộng cột:






Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất
hiện mũi tên 2 chiều
Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn

Thay đổi chiều cao hàng:


Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng.


41

d) Nhập ô, chia ô


Nhập các ô thành 1 (Merge cells)





Chọn các ô cần nhập
Nháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn
Merge Cells (hoặc menu Table / Merge Cells)

Chia các ô thành nhiều hơn (Split cells)


Chọn (các) ô cần chia



Nháy chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn
Split Cells… (hoặc menu Table / Split Cells…)



Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng
cần chia vào khung tương ứng Number of columns và
Number of rows.

42

e) Thêm cột, hàng, ô vào bảng

-

C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh
Chọn các cột (các hàng). Nhấp chuột phải vào các cột
(các hàng) đã chọn. Chọn Insert Rows hoặc Insert
Columns tương ứng. (Số cột/hàng thêm vào sẽ bằng
số cột/hàng đã chọn)

- Chú ý: Nếu chèn thêm cột hoặc hàng theo cách này thì
mặc định các cột mới thêm vào sẽ nằm bên trái các
cột được chọn và các hàng mới thêm vào sẽ nằm trên
các hàng được chọn

43

e) Thêm cột/hàng vào bảng
C2: Sử dụng lệnh: Chọn các cột hoặc hàng, không
cần chọn tất cả các ô (số cột / hàng thêm vào sẽ bằng
số cột/hàng đã chọn)
- Vào menu Table / Insert /


Thêm cột vào bên
trái cột hiện tại
Thêm cột vào bên
phải cột hiện tại
Thêm hàng vào bên
trên hàng hiện tại
Thêm hàng vào bên
dưới hàng hiện tại
Thêm ô


44

f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô

-

C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh
Chọn các cột (các hàng) cần xóa. Nhấp chuột phải vào
các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Delete Rows hoặc
Delete Columns tương ứng. (Số cột/hàng được xóa sẽ
bằng số cột / hàng được chọn)


45

f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô
- Nếu muốn xóa các ô thì chọn các ô cần xóa (các ô
phải liền kề nhau). Nhấp chuột phải vào các ô đã
chọn. Chọn Delete Cells.
Đẩy các ô bên phải ô bị
xóa sang bên trái
Đẩy các ô bên dưới ô bị
xóa lên trên
Xóa toàn bộ các dòng
chứa các ô được chọn
Xóa toàn bộ các cột chứa
các ô được chọn


46

f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột
C2: Sử dụng lệnh
- Chọn các cột hoặc hàng. Chọn menu Table / Delete


Xoá cả bảng
Xoá các cột
đã chọn
Xoá các hàng
đã chọn
Xoá các ô đã chọn

47

g) Các thao tác định dạng đường kẻ


Sử dụng menu Format / Border and Shading…



Chọn các ô trong bảng
Vào menu Format / Border and Shading…

Không kẻ khung

Kiểu đường kẻ

Chỉ kẻ khung
biên ngoài
Kẻ khung bao
quanh tất cả ô
Tự kẻ khung
theo ý muốn

Khung xem
trước
Màu đường kẻ

Độ dày đường kẻ


Các nút kẻ từng
đường khung

48

Các thao tác định dạng đường kẻ (tiếp)


Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders


Vào menu Table/Draw Table…


Merge
Bút Tẩy để xoá
Độ dầy
Cells
kẻ đường kẻ đường kẻ
khung
Kiểu đường kẻ Màu đường kẻ
1.
2.


Split Chiều cao Chiều rộng
Cells các hàng
các cột
bằng nhau bằng nhau

Chọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ…, chọn bút kẻ
khung để con trỏ chuột thành hình cái bút.
Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng.
Thường dùng pp này để xoá hoặc làm đậm đường kẻ.

49

h) Tính toán trong bảng biểu



Đặt con trỏ tại ô cần tính theo công thức
Chọn Table Formula…
Công thức

Định dạng kết quả

Chọn nhanh công thức


50

h) Tính toán trong bảng biểu (tiếp)


Một số công thức hay sử dụng






SUM: Tính tổng. VD: SUM(LEFT): tính tổng các
phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số.
AVERAGE: Tính trung bình cộng. VD:
AVERAGE(LEFT): tính trung bình cộng của các phần
tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số.
Một số từ khóa:
LEFT: các phần tử bên trái
 RIGHT: các phần tử bên phải
 ABOVE: các phần tử bên trên
 BELOW: các phần tử bên dưới



51

i) Sắp xếp bảng biểu



Chọn cả bảng
Chọn Table Sort

Loại dữ liệu

Cột sắp xếp

Sắp xếp tăng
hoặc giảm

Cột sắp xếp nếu tiêu
chí 1 bằng nhau

Bảng lựa chọn có dòng
tiêu đề không

52

Chèn chú thích
Đôi khi trong những tài liệu của bạn cần bổ sung
nội dung giải thích thêm về từ ngữ cho người đọc
khác hoặc sau này bạn sẽ đọc lại có thể dễ dàng
hiểu được những từ ngữ viết tắt, hay khó hiểu nào
đó, bài này sẽ hướng dẫn bạn cách chèn chú thích
cho từ ngữ.

Chèn chú thích
1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích
2. Vào Insert / Comment

3. Bạn sẽ thấy ô Comment có màu sắc xuất hiện ở bên phải
màn hình văn bản:

- Hãy nhập nội dung vào ô Comment

Chèn chú thích
4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì từ ngữ được
chèn sẽ có màu nền và khi di chuyển chuột đến (Ví dụ:
“Chèn chú thích”) sẽ xuất hiện nội dung chú thích đó.

Với phần màu nền và ô Comment bên phải khi in ra giấy
vẫn sẽ xuất hiện.

AUTOTEXT – AUTOCORRECT
AUTOCORRECT
1) Công dụng: Dùng để thay thế nội dung bằng một tên viết tắt
2)Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Tools Autocorrect
xuất hiện hộp thoại:
+ Tại Replace: Nhập tên đề mục
(viết tắt) cần tạo chọn Add OK
3) Cách chèn Autocorrect:
Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn
Nhập tên đề mục lúc trước ta đặt  ấn Enter
hoặc ấn phím Space

4/ Xóa Autocorrect:
Vào Tools  Autocorrect
 xuất hiện hộp thoại:
+ Tại Replace: Nhập tên đề mục cần xóa 
Delete OK

Cụm từ viết tắt


Cụm từ sẽ thay thế

56

Các tuỳ chọn và sửa lỗi chính tả
AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động
sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các
tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;
Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng
cách chọn (checked) các mục sau:

Tự động sửa những từ nêu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ
chỉ để lại kí tự hoa đầu tiên. Ví dụ : TWo sẽ tự động sửa thành Two.
Tự động sửa kí tự đầu tiên của một câu thành kí tự in
hoa.
Viết in hoa cho kí tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: sẽ luôn sửa là
Monday.
Tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím
Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock.

57

AUTOTEXT – AUTOCORRECT
AUTOTEXT
1) Công dụng: Dùng để lưu trữ tự động một đoạn văn bản
bằng một tên viết tắt
2) Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Insert  Autotext 
New xuất hiện hộp thoại:
+ Tại Please name your Autotext Entry: gõ tên đề mục(viết
tắt)  OK
3) Chèn nội dung Autotext: Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn
nhập tên đề mục lúc trước ta đặt  Ấn Phím F3
4/ Xóa Autotext: Vào Insert  Autotext  Autotext 
máy liệt kê tên các đề mục đã cài đặt chọn tên đề mục cần
xóa kích chuột vào Delete OK


58

Tìm kiếm và thay thế


Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu

Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm.
Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng
cách kích hoạt mục chọn Edit  Find…
hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F , hộp thoại Find and
Replace xuất hiện.
Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ
Find.


59

Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu
Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find What.
Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau :

Match case: tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
Find whole words only: chỉ tìm trên những từ độc lập.
Bước 4:Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm
từ cần tìm.

60

Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản
Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, khởi động tính năng
tìm kiếm văn bản.
Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay
thế ở thẻ Repalce của hộp thoại.




Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what.
Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with.

61

Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản
Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản cụm từ cần
tìm. Khi tìm thấy có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ cần
tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with.
Để ngừng tìm kiếm, nhất nút Cancel.


62

Trộn tài liệu (Mail Merge)
1. Khái niệm về trộn tài liệu:
Mail Merge là một công cụ dùng để tạo thư tín có các
thông tin địa chỉ, bì thư theo một mẫu đã có sẵn với mục đích
tạo nhiều thư cùng một nội dung để gửi cho nhiều người khác
nhau.
Để thực hiện kỹ thuật Mail Merge cần phải có 2 văn
bản khác nhau. Trong đó :
Văn bản dùng làm mẫu thư tín
Văn bản chứa dữ liệu (có thể là một danh sách bao gồm họ
tên, địa chỉ,…) để gắn vào mẫu thư tín.
Hai văn bản này được tạo trước và sử dụng kỹ thuật
Mail Merge để đưa dữ liệu vào thư tín mẫu.

63

2. Cấu trúc cơ bản:
Hai thành phần chính khi sử dụng chức năng Mail Merge là :
Văn bản mẫu thư tín : là văn bản chứa nội dung chính của thư
tín, có thể là giấy mời họp, giấy báo nhận hàng, giấy yêu cầu,…
Văn bản chứa dữ liệu : là tập tin chứa danh sách những người sẽ
được ghi trong thư tín hoặc danh sách các mặt hàng sẽ gửi cho
người nhận thư tín.
Văn bản chứa dữ liệu có thể được xem là một tập tin chứa
một bảng (Table) danh sách. Trong bảng danh sách đó có nhiều
cột, mỗi cột chứa một thông tin cụ thể. Dòng đầu tiên trong bảng
được xem như là dòng tiêu đề và mỗi dòng kế tiếp sẽ chứa một
nhóm các thông tin liên quan với nhau.

64

Họ và tên

Chức vụ

Cơ quan

Đỗ Mạnh

GĐ

Cty ABC

Lê Tùng

P.GĐ

Cty XYZ

Trần Cương

TP

Cty XQ

(DSKH.doc)

THƯ MỜI
Kính mời:
Chức vụ:
Cơ quan:
Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ.
(Giay moi.doc)


65



Văn bản thư tín sau khi được sử dụng Mail Merge
THƯ MỜI
Kính mời: Đỗ Mạnh
Chức vụ: GĐ
Cơ quan: Cty ABC

THƯ MỜI
Kính mời: Lê Tùng
Chức vụ: P.GĐ
Cơ quan: Cty XYZ

THƯ MỜI
Kính mời: Trần Cương
Chức vụ: TP
Cơ quan: Cty XQ

66

3. Thao tác sử dụng Mail Merge
Để kích hoạt tính năng này, ta thực hiện theo từng bước như sau :
Bước 1. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư). Để mẫu thư là văn
bản hiện hành.
Bước 2. Vào menu Tools => Letters and Mailings => Mail Merge.
Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Mail Merge.
=> Chọn loại tài liệu muốn tạo với ý nghĩa sau :
Letters : tạo thư tín
E-mail message : Tạo thư điện tử
Envelopes : Tạo phong bì
Labels : Tạo nhãn địa chỉ
Directory : Tạo văn bản chứa danh sách
Ở ví dụ này ta chọn Letters trong mục Select document type
=> Nhấn Next: Starting document để qua bước ba

67



Bước 3. Chọn tài liệu làm nội dung chính với các lựa
chọn :






Use the current document : Sử dụng tài
liệu hiện hành (với tình huống đưa ra ta
lựa chọn cái này)
Start from template : Tạo từ một mẫu có
sẵn
Start from existing document : Tạo từ
một tài liệu có sẵn.

=> Nhấn Next: Select recipients. để qua bước 4

68



Bước 4. Trên cửa sổ bước ba chọn mục Use an
existing list, sau đó nhấn vào nút Browse, hộp thoại
Select Data Source xuất hiện. Chọn file chứa bảng
thông tin đã tạo
(Ví dụ DSKH.doc).
 Use a existing list : sử dụng một
danh sách đã có sẵn
 Select from Outlook contacts : Chọn
từ danh sách của Outlook contacts.
 Type a new list : Nhập mới một danh
sách (khi không có sẵn)

69

Bảng thông tin sau hiện ra:

=> Chọn hoặc bỏ chọn những khách hàng cần tạo thư mời ->
Nhấn OK
=> Sau đó nhấn Next: Write your letter. để qua bước năm

70





Bước 5:
Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn
Chọn More Items


71

Xuất hiện hộp thoại:
 Chọn trường muốn chèn và ấn
Insert => nhấn Close
 Lặp lại bước trên cho các vị trí
khác
=> Nhấn Next:Preview your
letters để qua bước 6


72

Bước 6: Sử dụng các nút <<, >> để duyệt qua các thư
gửi cho từng người

=> Nhấn Next: Complete the merge để qua bước cuối cùng.

73





Bước 7:
Nhấn vào Print để in ra các thư
Nhấn Edit individual letters để chỉnh sửa cho từng thư


74



Với trường hợp nhấn Edit individual letters, sau khi
nhấn trên màn hình sẽ hiện 1 hộp thoại :

=> Nhấn OK
Tiếp theo chương trình sẽ tạo ra cửa sổ hoàn
toàn mới với cái tên mặc định là Letters 1. Bạn thử
kiểm tra xem có phải trong file mới này đã có những
cái thư mời theo một mẫu đồng nhất không, công việc
còn lại chỉ là kiểm tra sơ lại và in ra thôi

75

Tiêu đề đầu trang (Header), chân trang (Footer)
Chọn View  Header and Footer , con trỏ lập tức
chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header).

Đang ở phần tiêu đề, chúng ta nhấn nút
để di chuyển
phần tiêu đề cuối trang.
Kết thúc soạn thảo tiêu đề bằng cách nhấn nút Close.


76

Tạo mục lục tự động
Sau khi đã tạo xong nội dung báo cáo bạn cần tạo mục lục
cho nó
Bước 1: Tại trang muốn đặt mục lục bạn ghi chữ MỤC LỤC rồi
căn giữa sau đó xuống dòng, chọn căn trái cho con trỏ chuột.
tiếp theo chọn View rồi tìm đến mục Outline như hình dưới.


77

Bước 2: Sau khi click chọn Outline các bạn tích chọn đầu
dòng muốn hiển thị
Tại mục 2 tích chọn (Level_1)
cho mục hiển thị ngoài cùng
VD như Chương I hoặc
Chương II trong báo cáo.
Các mục nhỏ hơn như 1.1 hay
1.2 các bạn để Level 2.
Còn 1.1.1 hay 1.2.1 các bạn
chọn Level 3


78

Bước 3: như đã nói ở bước 2 các bạn tích đầu dòng cho phần
con và chọn Level 2.


79

Bước 4: Sau đó các bạn lưu thiết lập lại


80

Bước 5: Sau khi lưu xong. Các bạn nhấn vào thẻ View
rồi chọn hiển thị là Print Layout để quay về định dạng
trình soạn thảo bình thường


81

Bước 6. Sau khi trở về trình soạn thảo quen thuộc, các

bạn đưa chuột về phần mục lục mà các bạn đã tạo trước
Vào Insert Reference Index and Tables…


82

Bước 7. Tại thẻ Index các bạn tích chọn mục 2 để hiển

thị số trang, mục 3 là chọn dòng cách ngang hiển thị


83

Bước 8. Tiếp theo các bạn chọn thẻ Table of Contents

tích chọn như hình dưới
Sau đó nhấn Ok để
hoàn tất


84

Kết quả hiển thị sau khi tạo mục lục tự động


85

Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho
phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl +
click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang
cần đến.


86

Tạo và quản lý các Style
1. Khái niệm cơ bản về style
Style là một tập hợp nhiều định dạng trên chuỗi
văn bản hay trên Table dùng để định dạng nhanh văn
bản trong một thao tác.
Ví dụ: Thay vì phải mất 3 thao tác để chọn font
.VnTime, cỡ chữ 14, căn giữa văn bản, ta chỉ cần tạo ra
1 style chứa 3 định dạng trên và chọn Style mới đó.


87

2. Phân loại style :
Có 2 loại style có thể tạo và áp dụng như sau :
Định dạng trên đoạn văn bản như căn lề văn bản (text
alignment), đặt mốc dừng (tab stops), khoảng cách giữa
các dòng trong đoạn văn bản (line spacing), đường viền
(border) và ký tự định dạng.
Định dạng trên chuỗi ký tự đang chọn trong đoạn văn
bản như font, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng.


88

3. Thao tác sử dụng Style
3.1. Tạo Style mới :
Để tạo ta làm theo các bước sau :
Bước 1 – Vào menu Format | Style
and Formatting…
Bên phải màn hình xuất hiện khung
tác vụ Style.
Bước 2. Nhấn nút New Style
Hộp thoại New Style xuất hiện


89









Trên ô Name : gõ vào tên kiểu.
Ví dụ : vidu1
Trên Style Type : Chọn đối
tượng muốn tạo Style : Đoạn văn
bản, ký tự, bảng, danh sách.
Trên Style based on : xác định
Style sắp tạo dựa trên Style đã có
Chọn các định dạng muốn quy
định như font, cỡ chữ, in đậm, in
nghiêng, gạch chân, màu chữ, …

90

Nhấn nút Format để lựa chọn các chức
năng định dạng khác cho Style này.








Font … định dạng phông chữ cho style
Paragraph… định dạng đoạn
Tabs… để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần)
Border…chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần)
Frame… để chọn kiểu khung cho Style (nếu cần)
Numbering… chọn kiểu ký tự gạch đầu dòng
Shortcut key.. để gán phím nóng cho Style này, hộp thoại
Customize Keyboard xuất hiện cho phép thiết lập phím nóng:

91









Trên ô Press new shortcut key :
Bấm tổ hợp phím nóng cần gán
trên bàn phím. Ví dụ: Ctrl + 1;
Tiếp theo nhấn nút Assign để
đồng ý phím nóng này
Có thể gán nhiều tổ hợp phím
nóng cho một Style, chúng được
chứa ở danh sách Current keys:
Nút Remove, nút Reset All.. giúp
quản lí các phím nóng vừa tạo


92

Sau khi gán xong tổ hợp phím
nóng, hộp thoại Customize
keyboard sẽ có dạng:
Để xoá tổ hợp phím nóng đã tạo :
-> Nhấn vào tổ hợp phím muốn xóa
trong mục Current keys
-> Nhấn nút Remove
Đánh dấu chọn Add to Template nếu
muốn đưa Style vừa tạo vào hệ thống
mẫu của Word.
Nhấn OK để hoàn tất

93

Bước 3: Sử dụng Style vừa tạo được:
Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng
Nhấn tổ hợp phím nóng để gọi Style


94

3.2. Sửa đổi Style :
and Formatting… Bên phải màn hình
xuất hiện khung tác vụ Style.

Bước 2 - Nhấn chuột phải vào Style
cần sửa đổi và chọn Modify Style trên
thực đơn sổ xuống và lần lượt hiệu
chỉnh các định dạng.

95

Hộp thoại Modify Style xuất hiện :

Bước 3 : Thực hiện các hiệu
chỉnh định dạng giống như ở
phần tạo style.
Bước 4 : Nhấn OK để đồng ý
thay đổi


96

3.3. Xoá Style :
and Formatting…
Bên phải màn hình xuất hiện khung tác
vụ Style.

Bước 2 - Nhấn chuột phải vào Style
cần xoá và chọn Delete… trên thực đơn
sổ xuống.

97

Chèn số trang


Vào menu Insert / Page Number…


Chọn vị trí
hiển thị: trên
(Top) hoặc
dưới (Bottom)
Chọn căn chỉnh:
Center (giữa),
Right (phải)...

Chọn định
dạng

Hiện/ẩn số
trang ở trang
đầu tiên
Số trang khởi
đầu là…

98

ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN
Bước 1: Nhấn Menu File chọn Save As (hoặc nhấn F12)


99

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Save As:

Nhấn Tools chọn Security Options

100

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Security:




Password to open: mở
được tập tin phải nhập mật
khẩu
Password to modify: xem
được nội dung tập tin của
nhưng không chỉnh sửa,
lưu giữ được

Mật khẩu để mở

Mật khẩu để thay đổi

=> Đặt mật khẩu để bảo vệ tập tinChọn nút OK

101

Bước 4: Màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password:

Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to open (hoặc
Modify)


102





Bước 5: Nhấn nút OK. Lúc này màn hình sẽ trở lại
hộp thoại Save As
Bước 6: Nhấn Save để ghi tập tin vào đĩa. Tập tin đã
được đặt mật khẩu.


103

THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG WORD
1. Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office
Vào Tools / Options…


104



Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General:

Tại vùng Measurement units, chọn
loại đơn vị:
- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh
(1inch = 2.54cm)
- Centimeters: cm
- Millimeters: mm
- Points: Thường được viết tắt là pt, 72
pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ
thường được biểu diễn bằng đơn vị
pt.
- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ
bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica
được dùng để mô tả các kích thước
theo chiều dọc và chiều ngang trên
trang.



105

2. Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu.
Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save:
 Bạn đánh dấu lựa chọn  Save
AutoRecover info every: Đặt
thời gian tự động lưu dữ liệu
(Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS
Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại).
 Chọn nút OK


106

3. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh
Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar


Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng
như sau:

 Check spelling as you type
 Check grammar as you type
 Check grammar with spelling.


Chọn nút OK


107

4. Xử lý lỗi khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi
các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Để khắc phục
tình trạng này bạn thực hiện như sau:
 Bước 1 : Vào Tools =>
Options =>Edit
 Bước 2 : Tại thẻ Edit, bạn bỏ
dấu tích ở bảng Use smart cut
and paste, sau đó nhấn OK.


108

Định dạng trang giấy


Vào menu File / Page Setup… Tab Margins (lề)


Khoảng cách các lề:
trên (top), dưới
(bottom), trái (left),
phải (right)
Khoảng cách đầu
trang (header) và
chân trang (footer)
Thiết lập làm kích
thước ngầm định cho
mọi văn bản

109

Định dạng trang giấy (tiếp)


Tab Paper Size (kích thước trang giấy)

Kích thước trang giấy
(bình thường chọn A4)
Chọn hướng trang
giấy: Portrait (thẳng
đứng) hoặc Landscape
(nằm ngang)


110

In văn bản




Vào menu File / Print Preview để xem văn bản
trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ý
Vào menu File / Print… (Ctrl+P)
Nút này để
chọn các thông

số máy in: khổ
giấy in (chọn
A4), độ phân
giải,…

Chọn máy in
In tất cả
In trang hiện tại
đặt con trỏ
In các trang
được nhập vào

Số bản in


111

Bai giang microsoft word

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Similar a Bai giang microsoft word

Similar a Bai giang microsoft word (20)

Último

Último (20)

Bai giang microsoft word