1. Miniq 11 – 18 июля 2013
Антон Золотарев
Андрей Артишевский
Time Management: успевай
больше, волнуйся меньше!
Confidential

2. Андрей
ATG-PROD SE Manager
Антон
ATG-PROD QA Manager
Confidential
Познакомимся

3. Пример 1 - Правда, знакомо? :)
Confidential 3

4. Пример 2 - Рабоче-задачный

5. Вы всегда все хранили в уме…

6. Все ровно, гладко, задачи идут одна за одной…

7. И тут – повышение / второй проект /
внепроектная активность / обучение…

8. И задач все больше, больше, больше…

9. «Слушай, тут есть срочная тема, надо скорее
сделать, бросай все!»

11. Confidential 11
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение

12. Confidential 12
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники

13. Confidential 13
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература

14. Ладно, полетели!
Confidential 14

15. Confidential 15
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение

16. 1. Забываешь о митингах или сроках выполнения тасков?
2. Теряешь письма или не отвечаешь вовремя?
3. Не успеваешь делать таски вовремя или …
4. Никак не можешь заставить себя за них взяться?
5. Постоянно отвлекаешься?
6. Частенько в состоянии стресса от обилия задач?
7. Постоянно не хватает времени на что-то еще?
8. Продуктивность далека от нормальной?
8 «ДА!»??? Тогда мы идем к вам!
АЗ: А мне нужен тайм менеджмент?
Confidential 16

17. АЗ: Что такое ТМ
• Увеличивает эффективность
• Снижает трудозатраты
• Оптимизирует процесс работы
• Снижает стресс
Управление
временем

18. АЗ: Что такое ТМ
Набор техник, инструментов и
методов, помогающий сделать больше (и
просто – сделать) за то же время
Если работы физически больше, чем
времени на ее выполнение – ТМ не
сработает

19. АЗ: Основной принцип
Пробуем –> выбираем –> подсаживаемся

20. Confidential 20
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение

21. Confidential 21
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TМ – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение

22. Хочешь чего-то?
Confidential 22

23. Поставь цель!
И работай, работай, работай!
Confidential 23

24. АЗ: Процесс достижения цели
Ставим
цель
Делим цель
на задачи
Приоритези
руем
задачи
Выстраивае
м цепочку
задач
Делегируем
часть задач
Планируем
выполнение
задач
Выполняем
задачи
PROFIT!

25. АЗ: Ставим цель
• S (pecific) – конкретная
• M (easurable) – измеримая
• A (ttainable) – достижимая
• R (elevant) – востребованная
• T (imed) – в конкретных временных рамках

26. АЗ: Пример цели
Найти время и пойти на английский язык
С помощью как минимум 2-х инструментов
ТМ к 1-му сентября высвободить 3 часа в
неделю на английский

27. АЗ: Делим цель на задачи
Цель
Задача 1
Задача 2
Задача
2.1
Задача
2.2
Задача 3
Задача
3.1
Задача
3.1.1

28. АЗ: Приоритезируем задачи

29. АЗ: Например…
• Срочно и важно (не допускать!)
– Эскалация от Заказчика
– Забытый репорт о качестве билда
– Незаполненный тайм репорт 30 числа
• Несрочно и важно (делать!)
– Выстраивание отношений
– Оптимизация процессов
– Оценка и планирование работ
• Срочно и неважно (делегировать!)
– Ответы на вопросы других команд
– Аппрув отпусков
• Несрочно и неважно (забивать!)
– Просмотр SINов и писем из NoWork
– Пожиратели времени

30. АЗ: Делегируем задач
• Виды:
– Делегирование полномочий
– Делегирование ответственности
• Направления:
– Вниз
– В сторону
– Вверх

31. АЗ: Выстраиваем цепочки задач
Задача 1 Задача 2 Задача 3
Задача
2
Задача
1
Задача
3
Задача
4
Задача
5

32. АЗ: Планируем выполнение задач
• На месяц – настройся!
– Цели
– Проекты
• На неделю – сфокусируйся!
– Средние по длительности задачи (1-3 дня)
– Подцели
• На день – действуй!
– Оперативные задачи
– Кратковременные задачи (<1 дня)
– Просьбы, ответы и т.п.

33. Confidential 33
Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз
Section: Основы TM – управление по целям
Section: Упражнение 1 – запланируй свой день
Section: Введение

34. АЗ: Скриншоты разного уровня сотрудников
Confidential 34

35. Confidential 35
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники

36. Confidential 36

37. Вы всегда все хранили в уме…

38. Но вот познакомились с прекрасной
девушкой…

39. И по старой доброй привычке запомнили день
встречи…

40. Но прошел месяц, два, три… одиннадцать и
скоро юбилей…

41. Хмммм, а в какой он день?

42. Паника-паника!

43. А всего-то и нужно было – записать 

44. АЗ: Выгружаем все из головы
• Берем удобный инструмент
• Записываем всѐ:
– Цели и задачи
– Идеи
– Итоги встреч и решения
– Полезную информацию «на потом»
– И т.д.
Главное – голова не должна помнить то, над
чем сейчас не работает!

45. АА: Митинги
• Agenda - отправляем заранее:
а) время митинга сокращается;
б) он становится более плодотворным;
• Follow-ups - пишем сразу (а не по
памяти):
а) все забывается (причем не только вами!);
б) не надо потом тратить время на написание;
в) очень помогаем остальным участникам
сэкономить время;
45

46. АА: Повторяющиеся задачи
• Примеры: weekly status meeting, daily stand-
up, fill in time journal, заплатить за квартиру.
• Что с ними делать?
• Вбиваем в календарь как recurring events:
не забываем и не отвлекаемся!
• Почему они делаются в одно время?
а) настраиваемся, привыкаем;
б) знаем, когда можно будет поднять те или иные
вопросы, не отвлекая других людей в неудобное
время (бегать каждый раз или собрать все
вопросы и обсудить на митинге).
46

47. АА: Мерзкие задачи (I)
• Метод «лягушки» - «съедать» по одной
в день!
47

48. АА: Мерзкие задачи (II) или «я не буду фиксать
этот баг!»
Пример – домашка по «Introduction to management» 
• можно выкинуть или делегировать;
• можно сделать поскорее с утра (вариант: на выходных) и
забыть; // можно материться вслух! 
• можно заменить другими, менее противными – цель можно
достигнуть по-разному;
• а можно попробовать найти фан в них!
а) я пофиксаю этот баг любыми силами и пойду к менеджеру с
вопросом о готовности к промоушену! // реальный пример из
жизни с положительным развитием
б) я сделаю этот таск, ведь «тяжело в учении – легко в бою» // на
будущее
• Стоит вбивать в календарь время под такие таски! Это
гарантирует, что и такие таски будут делаться.
48

49. АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (I)
49

50. АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (II)
Примеры: провести semi-annual performance
review, подготовить презентацию по Time
Management в сжатые сроки 
• Что делать с такими задачами и как
находить на них время?
а) разбивать на подзадачи, ибо на огромные
задачи никогда не найдется времени:
// «проработать слайды 7-12 презентации – 1 час»
б) выделять отрезки времени в календаре на
именно эту задачу:
// реально вбивать в календарь несколько таких
подзадач и делать!
50

51. – Набить «жесткие» задачи (с ограничением
по времени)
– Добавить гибкие задачи и части больших
“бюджетируемых” задач
– Добавить время до-после жестких задач в
качестве буферов на плавающую
длительность задач и переключение
АА: Планируем день/неделю/месяц
Confidential 51

52. Confidential 52

53. Confidential 53
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники

54. • Проблема:
– Мы все хорошо запланировали, но почему-
то постоянно не успеваем.
• Упражнение:
– На что мы прожигаем время?
– Как будем с этим бороться?
Борьба с поглотителями времени
Confidential 54

55. Confidential 55
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники

56. АЗ: Поток
Confidential 56

57. Что делать?
Confidential 57

58. Confidential 58

59. АА: «Помидорки»
Confidential 59
1. Определяемся с таском;
2. Ставим виртуальный таймер
на 25 минут;
3. Работаем только над этим
таском все 25 минут;
4. Отдыхаем 5 минут;
5. Делаем один большой
перерыв после каждых 4
«помидорок».

60. АЗ: GTD
Confidential 60

61. Confidential 61
Section: Инструменты
Section: Техники - продолжение
Section: Борьба с поглотителями времени
Section: Техники

62. Что можно делать:
• посмотреть свое расписание (+
напоминалки, номер комнаты и т.д.!)
• оперативно добавить задачи или
сделать пометки
• сфоткать схему, время работы
заведения и т.д. // сэкономить время
• получить доступ к документам через
cloud
АА: Смартфон - всегда под рукой
Confidential 62

63. АЗ: Wunderlist/RTM/Doit.im - таск трекеры
Confidential 63

64. • http://www.pomodoro.me/
• http://www.focusboosterapp.com/
• Pomodoro timer (Chrome extension)
АЗ: Pomodoro - помощник в технике
Confidential 64

65. • Что будем хранить?
списки людей, пароли, какая-то интересная мысль, конфигурация
для установки ATG, команды SQL для создания схем, список дел
на будущее;
• Зачем?
Чтобы не забыть;
Чтобы выгрузить из головы;
Чтобы иметь доступ в любом месте (через cloud);
• Главная мысль:
хранение информации, используемой не один раз, позволяет
здорово экономить время;
важно иметь возможность быстро найти нужную информацию.
Если можете найти – можете пока не париться с
систематизацией 
АА: OneNote - хранение информации
Confidential 65

66. Confidential 66

67. • АА: Использование Outlook – это
отдельная тема для длинного рассказа и
повод почитать книжки.
• В рамках данного miniq считаю нужным
кратко пройтись по базовым
вещам, которые значительно упрощают
жизнь и экономят время.
AA: Outlook - введение
Confidential 67

68. • Работайте с ним, не полагайтесь на
память! Не стесняйтесь вбивать события
через месяц, выставляя грамотно
напоминалку.
• Используйте простые и логичные
механизмы для управления митингами
(вместо написания писем)!
Например, Scheduling Assistant.
• Планируйте рабочие и личные задачи в
одном месте.
AA: Outlook - календарь
Confidential 68

69. • Активно пользуйтесь механизмом follow-up! Даже
если используется другая программа для хранения
тасков.
 Сэкономите время, разбирая почту («это гляну потом»);
 Не забудете ответить на важные письма;
 Не потратите время на пересоздание таска по письмам;
 Всегда быстро найдете интересующее письмо;
 Сразу увидите, что надо сделать уже сегодня, а что
подождет;
 Увидите ваши таски на любом мобильном
устройстве, подключенном к Exchange;
AA: Outlook – таск-лист
Confidential 69

70. • Создайте отдельные папки для писем разного
содержания, от разных отправителей/клиентов;
• Настройте автоматическую сортировку писем:
читайте только самое важное сразу, остальное –
в свободный момент;
• Отделите nowork от остальной рабочей почты –
не будете тратить время на чтение подобной
почты в условиях недостатка времени;
• Public Folders – не обязательно подписываться!
Никакого СПАМа в нежелательное время, плюс
не надо заниматься сортировкой.
AA: Outlook – сортировка почты
Confidential 70

71. • Настройте автоматическую архивацию
писем, не тратьте на это свое время!
• Важно: ВСЯ (!) почта должна быть
доступна и через 5 лет. Позаботьтесь о
том, чтобы была возможность найти
важные письма в будущем.
• Неактуальную почту (например, со
старых проектов) стоит скинуть в
отдельные файлы-хранилища на диске.
AA: Outlook – архивация
Confidential 71

72. Confidential 72
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература

73. • Что делать, когда резко навалили работы и возникли
стресс, часто даже паника?
– Бросьте все, отвлекитесь, успокойтесь, попейте чаю -
перезагрузитесь;
– Не пытайтесь прыгать от одной задачи к другой, отвечать
впопыхах – не сделаете ни одной;
– По возможности отбросьте не самое срочное и делегируйте
часть задач;
– Трезво оцените приоритеты задач (вариант – уточните
приоритеты у руководителя и прочих заинтересованных лиц);
– Уточните, достаточно ли у вас данных для выполнения задач.
Если нет – запросите их и переключитесь на другие задачи;
– Предоставьте ETA по всем выполнимым задачам в очереди;
– Начинайте делать задачи по одной (вспоминаем метод
«помидорки»).
АА: Состояние стресса и перегрузки
Confidential 73

74. • Ситуация: ящик точно полон, вас явно ждут разные люди для
уточнения вопросов. Что делать, чтобы влиться быстро?
– Просмотрите почту заранее из дома – наметьте основные задачи на
завтра;
– Позвоните товарищам, руководителю - уточните рабочую обстановку
и выясните текущие приоритеты, подтвердите свое возвращение;
– По возможности оцените зависимости задач: запросите
недостающую информацию заранее, отбросьте задачи, которые
имеют неразрешенные зависимости;
– Постарайтесь приоритизировать свои задачи заранее, не тратя на
это рабочее время;
– Вбейте в календарь время для самых важных встреч с людьми
(митинги), работы с почтой, наиболее приоритетных задач.
– Придите на работу пораньше и … 
АА: Возвращение из отпуска
Confidential 74

75. • Планирование на день (Doit.im) и неделю
(канбан доска)
• Работа по проектам
• «Входящие» через GTD
• Связка Outlook + OneNote
• «Лягушачьи лапки» с утра
АЗ: Как я обрабатываю все текущие задачи
Confidential 75

76. Confidential 76

77. Confidential 77
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература

78. • Общего рецепта не существует – ищите
свои методы и инструменты;
• Никогда не будет все идеально – просто
устраните то, что доступно;
• Не бойтесь отступать от правил!
• Усилия того стоят!
• Грамотный TM – предпосылка к
промоушену 
АА: Напутствие
Confidential 78

79. Confidential 79

80. Confidential 80
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература

81. АЗ: Фреймворк
Фреймворк
Инструме
нты
Методы
Процесс

82. • ДЗ - разработать свой фреймворк по
ТМ, т.е. как вы будете дальше
использовать ТМ.
Подходы, инструменты – все.
Проверять будет ваш RM.
• Статья на Хабре - что бы вы
посоветовали тому горе-менеджеру?
13 причин не быть управленцем
АА: Самостоятельная работа
Confidential 82

83. Confidential 83
Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работа
Section: Напутствие
Section: Практики от Антона и Андрея
Section: Литература

84. • Дэвид Аллен «Искусство продуктивности без стресса»
• Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей»
• Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и
работать?»
• Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю»
• Лео Бабаута «Нет прокрастинации»
АЗ: Что почитать?
Confidential 84

85. Что имеем на выходе? :)
Confidential 85

86. Q & A
Вопросы?
Confidential 86