公司內部商業分析讀書會分享 Business Analysis For Dummies CH9 建立營運企劃書

1. Making the
Business Case
商業企劃
Moris, CBAP, PMP
2014.01.14

2. 大綱
1. 了解為什麼要建立商業企劃
2. 商業企劃書中包含哪些要素
3. 了解聽眾特質 , 有效率的寫作商業企劃
4. 如何選擇適當的展演方式

3. 商業企劃
 商業企劃 (Business Case)
 為了解決商業需要 , 而提出建議的行動方案 (course of
action)
 建議的行動方案要獲得核准 , 必須提出令人信服的論
據 (argument)

4. 分解商業企劃
 撰寫商業企劃的好處
 了解聽眾
 商業企劃的基本架構

5. 分解商業企劃
 撰寫商業企劃的好處
 得知解決方案或想法的可行性 (viability)
 支援可行性研究 (feasibility study)
 對專案做優先順序的安排 (prioritize projects)
儘管商業企畫獲得核准 , 還是有可能在深入研究後取消或修改 ,
可能要對商業企劃做後續的發展 .
有些商業企畫實際上是用來獲得核准 , 想要對某些想法深入的
研究和分析 .

6. 分解商業企劃
 了解聽眾
 Who am I trying to convince?
 聽眾的知識水準 (knowledge level)
 利害關係人的決策授權 (authority)
 聽眾對產品或問題的熱情 (passion)
 對細節的要求 (i-dotters and t-crossers )
如果你面對的是有不同資訊需要的聽眾 ,
應當聚焦在最終決策者的需要上面 .
如果你的企劃要經過多重的審查和核准 ,
要為不同的對象剪裁 (tailor) 企劃的管理摘要 .
提出涵蓋聽眾需要的論點 , 讓所有聽眾對商業企劃銘記在心 .
為了達到這個目標 , 依據聽眾與企劃的關係 , 至少準備兩種
摘要 .
大人小孩看電影 , 不同的地方有笑聲 , 最後大家都覺得是好

7. 分解商業企劃
 商業企劃的基本架構
 定義和展示機會
 對建議做解釋
 提供支持的文件
Defining and Presenting
the Opportunity
Justifying the
Recommendation
Supporting the
Documentation
Executive Summary
Mission Statement
Description of
Approach Used
Alternative Options
Cost/Benefit Analysis
Supporting
Documentation
Assumptions
Risks

8. 定義和展示機會
 管理摘要 (Executive Summary)
 封面首頁或故事開頭的場景 - your hello
 管理摘要的內容
 目前的情況和機會
 建議的商業驅動因子 (Business Driver)
 對建議的描述 Defining and
Presenting the
Opportunity
Executive
Summary
Mission
Statement
Description of
Approach Used

9. 定義和展示機會
 宗旨說明 (Mission Statement)
 the combination of the goal and objectives of the
opportunity
 目標 (Goal) 管理摘要中描述的商業驅動因子
 目的 (Objectives) 可量或衡量的指標 , 可判斷是否達
成目標或解決問題
 有 SMART 與 KPIs 兩種定義的方式
 SMART Objectives
Executive Summary
Mission Statement
Approach Used

10. 定義和展示機會
 SMART Objectives sample
 [Goal] 組織希望提供教育訓練給遠端無法長途出差的
商業分析師
 [Objs] 訓練課程的專案範疇是在第一季結束前完成所
有遠端工作人員的訓練
 [Objs] 今年第三季前 80% 的商業分析師完成至少一項
訓練課程
 [Objs] 今年遠端工作人員參與訓練課程不會產生任何
出差成本

11. 定義和展示機會
 Key Performance Indicators
 KPIs 也是目的 (Objectives), 與期望的結果有關
 KPIs 是衡量指標 , 可以有效的預測未來
 包含對解決方案實施成效的績效衡量
 KPIs sample
 學生在課堂的考試分數必須達到 95% 或更高
 企業問題說明將會精確的描述在每份範疇文件中
 在原始範疇中 98% 的外部代理都可以即時識別出來
Executive Summary
Mission Statement
Approach Used

12. 定義和展示機會
 描述使用的方法
 聽眾無法被管理摘要與宗旨說明說服
 描述使用方法以強化聽眾對企劃內容資訊的信賴
 描述的重點
 機會與商業驅動因子的資訊來源
 驗證商業驅動因子的步驟
 提供解決方案選項的專家或外部廠商
 哪些資料可以支援成本效益分析
 提出解決方案建議時所實施的分析活動與努力
Executive Summary
Mission Statement
Approach Used
將自己與企劃和先前成功的企劃連結 , 與聽眾熟悉的企劃產
生關係 ,
避免聽眾對企劃人員產生問題與不熟悉 .

13. 分解商業企劃
 商業企劃的基本架構
 定義和展示機會
 對建議做解釋
 提供支持的文件
Defining and Presenting
the Opportunity
Justifying the
Recommendation
Supporting the
Documentation
Executive Summary
Mission Statement
Description of
Approach Used
Alternative Options
Cost/Benefit Analysis
Supporting
Documentation
Assumptions
Risks

14. 對建議做解釋
 描述建議的解決方案 , 比較其他可替代方案
 也包含商業企劃的成本效益分析
即使聽眾可能在管理摘要被說服 , 這部
份
也必須被包含 .
大部份專案延遲的時間在於提案到實際
開
始之間 , 主因為團隊和委員會是否獲得
支持
的資訊細節 .
Alternative Options
Cost/Benefit Analysis

15. 對建議做解釋
 識別和排序替代方案
問題或機會不會只有一個選項 .
多提一個選項做比較會比沒有要更好
.

16. 對建議做解釋
 識別和排序替代方案

17. 對建議做解釋
 成本效益分析
 財務術語和指標 (Terminology and metrics)
 財務評估技術 (Estimating techniques)
 量化營運 (ongoing/operating) 成本與效益
 量化實施 (implementation) 成本
Alternative Options
Cost/Benefit Analysis

18. 對建議做解釋
 財務術語和指標
 Tangible/intangible 有形 / 無形
 有形成本 : 人工成本 , 物料成本 , 營運成
本 (overhead), 品質降低或生產減少
 無形成本 : 顧客 , 員工 , 和廠商的不滿意
, 以及潛在顧客流失
 有形利益 : 營收或利潤增加 , 品質或生產
提升 , 以及成本降低
 無形利益 : 正面印象 , 以及顧客 , 員工 ,
廠商的滿意

19. 對建議做解釋
 財務術語和指標
 Tangible/intangible: 有形 / 無形
 Goodwill: 顧客或投資者的的正面印象
 Sunk costs: 過去的支出 , 對未來沒有任何幫助
 Cash flow: 一定期間內可獲取的資產
 Payback period: 成本返還的時間長度
 Return on investment (ROI): 投資返還的效率指標

20. 對建議做解釋
 成本效益分析
 財務評估技術

21. 對建議做解釋
 成本效益分析
 量化營運成本與效益
 Process-related impacts
 可以做組織準備程度分析 , 或變更管理計畫以了解影響
 People-related impacts
 包含變更 , 訓練 , 和人資活動 ( 轉職 , 招募 , 解雇等 ) 的管理
成本
 System-related impacts
 包括技術的開發與加強 , 及開發期間的模擬 , 雛型 , 與先導測
試

22. 對建議做解釋
 成本效益分析
 量化實施成本

23. 分解商業企劃
 商業企劃的基本架構
 定義和展示機會
 對建議做解釋
 提供支持的文件
Defining and Presenting
the Opportunity
Justifying the
Recommendation
Supporting the
Documentation
Executive Summary
Mission Statement
Description of
Approach Used
Alternative Options
Cost/Benefit Analysis
Supporting
Documentation
Assumptions
Risks

24. 提供支持文件
 Addressing supporting documentation
 Problem statement
 Solution position statement
 Background or evidence of need
 Approach or plan to implement
 Any other relevant data

25. 提供支持文件
 Noting your assumptions
 Problem statement
 Solution position statement
 Background or evidence of need
 Approach or plan to implement
 Any other relevant data