Het werven van bezoekers wordt steeds lastiger. Vanwege het groeiende aanbod van, met name, gratis bijeenkomsten en workshops, maar ook vanwege de schaarste aan tijd bij bezoekers. Hoe zorg je dat jouw evenement uitverkocht is?

1. ONLINE WERVING VOOR EVENTS,
SEMINARS EN MASTERCLASSES
Hoe gebruik je de verschillende
online middelen voor de werving van
een evenement?
Florien Smits
MT MediaGroep
@floriensmits
florien@mtmediagroep.nl

2. Bezoekerswerving online
Hoe werf je online bezoekers voor jouw evenement, seminar of masterclass.
Het werven van bezoekers wordt steeds lastiger. Vanwege het groeiende aanbod van,
met name, gratis bijeenkomsten en workshops, maar ook vanwege de schaarste aan tijd
bij bezoekers.
Toch is het mogelijk om jouw evenement ‘sold out’ te maken, met bezoekers. De
uitdaging is om de beschikbare kanalen voor het meest effectieve doeleinde in te zetten.
Verwacht niet van ieder middel eenzelfde resultaat. Sommige middelen werken goed
voor branding, sommige voor conversie. Mijn ervaring is dat je beide resultaten nodig
hebt.

3. Voorbeeldcase Sprout Challengerday 2012
Wat is Sprout Challengerday?
Sprout Challengerday is een jaarlijks terugkerend ondernemersevent, georganiseerd door de
crossmediale titel Sprout, gericht op ondernemers met meer dan 5 werknemers. Het thema van
2012 was: “The Growth Edition”.
Doel & resultaat
Voorafgaand aan het wervingstraject is een target vastgesteld, gericht op het aantal verkochte
kaarten.
Doelstelling
 500 betaalde kaarten
Resultaat
 534 betaalde kaarten

4. Marketingmix + Online middelen
Stappenplan opzet online funnel
1. Zorg voor een duidelijke website, zodat bezoekers precies kunnen vinden
waar ze naar op zoek zijn.
• Navigatie, algemene informatie (datum, locatie), een duidelijke funnel binnen de
website naar de aanmeldpagina
2. Creëer een Marketingmatrix, zodat je voor een volgend event precies weet
welke middelen wel/niet hebben gewerkt
• Houd in een overzicht bij welke acties je per wanneer hebt uitstaan en wat de
resultaten zijn.
3. Online middelen
• Online advertenties (display)
• Content marketing
• Social media
• Sprekers, partners en bezoekers
• Externe media

5. Online display
Gedaan
Op de websites van Sprout en MT heb ik
verschillende advertorials/banners ingeboekt:
Van goed naar beter naar best
-Specifieke teksten met afbeelding spreker
- Algemene teksten met logo event
-Animated banner
Geleerd
Er is een duidelijk verschil te zien in ctr* van de
diverse uitingen. Een bekend gezicht van iemand
die je aankijkt, scoort het beste voor conversie.
Advertorials en banners met logo heb je nodig
voor je merkbranding.
*ctr: click through rate, het percentage van het
aantal clicks op een banner, gedeeld door het
aantal keren dat de banner is getoond.
Branding: relevante inhoud

6. Content marketing
Gedaan
Op Sprout.nl hebben we diverse redactionele
acties gedaan rondom het thema ‘Groei’. Deze
acties hebben we aangekleed met teasers* naar
de website van challengerday.nl. Acties:
-Artikelen over het thema, de sprekers en andere
groeiverhalen
- Creëer een buzz. Op Sprout.nl is een lijst
uitgegeven van de 50 meest uitdagende
ondernemers van Nederland. Met stem- en
share-buttons hebben we hier veel bezoek
naartoe getrokken.
Geleerd
Met redactionele aandacht rondom het thema
van je event, selecteer je automatisch de
gewenste doelgroep; namelijk die geïnteresseerd
zijn in dit thema.
Door teasers toe te voegen, genereer je de
hoogste ctr en conversie van je bezoekers.
*teasers: prikkelende verwijzingen

7. Social Media, Twitter en Facebook
Gedaan
Qua social media hebben we ons gefocust op
Twitter en Facebook, met de volgende
doeleinden:
-Virale marketing = organische groei, door het
gebruik van o.a. hashtags
- ‘Deel met je netwerk dat jij erbij bent!’, op de
bedankpagina na aanmelden
- Deelbare content = met o.a. Deel- en Winacties
- Communiceren van nieuwtjes rondom het
event
- interactie met geïnteresseerden en bezoekers
Geleerd
‘Lawaai’ over je evenement via social media zorgt
voor merkbranding, wat je terug ziet in de
organische zoekresultaten* van je website.
Toch bereik je niet altijd je primaire doelgroep,
zeker wanneer je Deel- en Winacties inzet.
Immers, er zijn een heleboel gratis-spullen-jagers
op het internet. Deze bezoekers zijn niet relevant
voor conversie.
*Organische zoekresultaten: resultaten van
mensen die via zoeken in Google op jouw
website zijn beland.

8. Maak van een betrokkene een ambassadeur
Sprekers Gedaan
We hebben op verschillende manieren gebruik
gemaakt van betrokkenen bij het event. De
dagvoorzitter was een sprekende animatie op de
website, partners gebruikten hun bereik voor e-
mails en verwijzingen en bezoekers zorgden via
social media voor een viraal effect.
Geleerd
Sprekers, (relevante) partners en bezoekers zijn
je ambassadeurs. Zij verbinden hun naam aan
Partners jouw event en vinden het dus geen probleem om
dit aan de wereld te laten weten!
Locatie
Websites Bezoekers

9. Extern
Gedaan
Omdat we dagelijks nieuwsbrieven versturen
met onze eigen media, hebben we
geëxperimenteerd met verschillende
advertorialteksten en onderwerpregels van e-
mailcampagnes. Daarnaast hebben we ook bij
externe media banners, advertorials of e-
mailmarketing ingezet.
Geleerd
Zeker als je mogelijkheden hebt via
interne/externe media, is het noodzakelijk om
continu je uitingen, campagnes en boodschap te
tweaken. Houd d.m.v. statistieken in de gaten
wat de resultaten zijn en zet met die gegevens in
je achterhoofd, meer en/of nieuwe media in.

10. 534 verkochte kaarten – de Funnel
Periode: september - 5 november
Pagina
aanmelden
4%
www.challengerday.nl/aanmelden
49%
www.challengerday.nl
Verdeling van belangrijkste verkeersbronnen
Social Google Overig/
Sprout.nl Direct
Media incl. SEO Verwijzend
24% 51%
6% 8% 11%

11. Lessons Learned
• Online display zorgt primair voor branding, tenzij de boodschap en het beeld
specifiek is. Eenmaal opgemaakte banners zijn makkelijk uit te zetten bij externe
media
• Content = KING! Met gerelateerde, relevante content bereik je direct de doelgroep
voor jouw evenement.
• Gebruik social media om een viraal effect te creëren. Nieuwtjes, content in de vorm
van beeld en interacties dragen bij aan de organische groei van interesse rondom
jouw evenement. Kies de media die het beste bij jouw doelgroep past. In sommige
gevallen is dit Facebook, maar in de meeste gevallen – zakelijk – Linkedin.
• Maak van alle betrokkenen ambassadeurs. Vergeet niet dat zij hun naam aan jouw
merk koppelen. Die stap is al gezet. Een kleine moeite om hun netwerk/klanten/etc.
hier ook van op de hoogte te brengen, toch?
• Externe media zijn altijd goed om in te zetten, maar vergeet niet te meten wat het
oplevert. Levert het niks op, verspil dan geen mediawaarde en zet je budget ergens
anders in.
• Meten = Verbeteren. Zolang je meet, kun je ook tijdig aanpassen, wijzigen of
stoppen.
• Gebruik de overkoepelende marketingmatrix om je acties en resultaten bij te
houden. Op die manier hoef je bij een volgend evenement het wiel niet nog een keer
uit te vinden.