1. 10 moyens de fidéliser
votre clientèle par votre
communication
Comment réduire les coûts et améliorer l'expérience client
avec un retour sur investissement tangible et garanti
SIMPLIFICATION THROUGH INNOVATION®

2. 10 moyens de fidéliser
votre clientèle par
votre communication
Comment réduire les coûts et améliorer
l'expérience client avec un retour sur
investissement (ROI) tangible et garanti
2 10 moyens de fidéliser votre clientèle par votre communication
Selon Forrester, la gestion de la
communication multi-canal est maintenant
recentrée sur le service clients pour
répondre aux exigences croissantes des
consommateurs, qui demandent des
informations personnalisées sur les
canaux de leur choix.
La multiplication des canaux de
communication, le nombre croissant des
services internet, le haut débit maintenant
accessible à tous, ont eu une profonde
incidence sur le comportement des
consommateurs. L’interactivité et le
temps réel ont radicalement bouleversé
la dynamique de la communication clients.
Une communication significative et
pertinente entraînera la fidélisation de vos
clients et la conquête de nouveaux clients.
Les consommateurs utilisant indifféremment
plusieurs canaux de communication, il est
important de savoir qui ils sont, où ils se
trouvent, ce qu’ils veulent, comment ils
veulent être servis…
Forrester a remarqué que les entreprises
sont passées de systèmes de communication
axés sur la seule réduction des coûts à de
véritables services clients multi-canal,
qui délivrent les informations à forte valeur
ajoutée et qui satisfont les exigences de
personnalisation des clients. Ces nouvelles
exigences des consommateurs poussent
les entreprises à modifier leur manière
d'interagir et mettent en évidence le besoin
d’établir une relation clients pérenne au
travers de communications pertinentes.
Les frontières entre les canaux et les outils
logiciels devenant parfois floues, une
approche intégrée est indispensable :
la Gestion de la Communication Clients
(ou CCM : Customer Communications
Management) qui est définie par Gartner
comme « Les applications qui améliorent la
création, le ciblage, la diffusion, le stockage
et la restitution de messages adressés à la
clientèle ». Ces applications, au cœur de
la Gestion de la Communication Clients,
sont parfois désignées – de façon réductrice
– sous le terme de Solutions
d'Automatisation des Documents.
Ce document décrit 10 moyens de
fidéliser les clients en rationalisant
la communication de l'entreprise.

3. Avantagesconcrets
10 moyens de fidéliser votre clientèle par votre communication 3
1
De la connaissance du
client à l'action
Aujourd’hui, la grande majorité des entreprises
construisent des profils clients à partir de
données démographiques, géographiques,
comportementales, financières ou comptables.
Ces informations pourraient être exploitées plus
efficacement avec un moteur de communication
unique à l'échelle de l'entreprise.
En tirant parti de ces profils clients pour
élaborer des messages adéquats et
personnaliser leur contenu, la communication
devient plus attrayante, plus pertinente et plus
opportune – ceci tout au long du parcours clients.
Cincom a simplifié les processus documentaires
des 30 000 employés d'une des principales
banques françaises, leur offrant une expérience
clients exceptionnelle. L'entreprise garde
le contrôle sécurisé et centralisé des
communications avec les clients, tandis que
les employés – en contact direct avec la
clientèle – fournissent des services
personnalisés au travers d'un contenu sur
mesure.
2
Des messages cohérents sur
les différents canaux
Les consommateurs utilisant indifféremment les
divers canaux disponibles, passant régulièrement
d’un canal à un autre, le dialogue avec le client
doit être continu et transparent sur l’ensemble
de ces canaux. Pour l’entreprise, il existe des
opportunités de contact à tous les niveaux ;
cependant, l’information doit être correctement
formatée pour chacun des canaux.
L’utilisation d’un moteur de communication
unique permet à l’entreprise de parler d’une
« voix » unique, quel que soit le canal utilisé.
Ainsi, la communication avec le client est
continue, cohérente et homogène, qu’elle
soit portée par des mails, des SMS, fournie
sur un site web, imprimée sur un document
papier ou directement traitée avec un agent
d’un centre d’appel.
L’information est délivrée avec pertinence quels
que soient le canal et le moment choisis par le
consommateur : la communication, cohérente,
fluide, devient alors une conversation dans
laquelle le contexte (canal, format…) devient
secondaire : le « contenu » l’emporte sur le
« contenant ».
() ()

4. Avantagesconcrets
Avantagesconcrets
3
Communiquer au bon moment
Les entreprises doivent appréhender et
comprendre la situation du client pour construire
la bonne communication en conséquence. Une
communication parfaitement adaptée au
contexte est indispensable.
Au bon moment (c'est-à-dire celui du client!),
la bonne connaissance de la situation du client
rend la communication plus pertinente. Le
message peut être personnalisé en intégrant
des informations telles que des événements
personnels récents ou encore l'historique de
ses achats.
La communication devient alors plus pertinente
à chaque étape du cycle de vie de la relation
client : acquisition (nouveau client),
développement, fidélisation et conservation.
La connaissance « temps réel » de la situation
du client permet d’adapter et d’améliorer la
communication en permanence :
« Le bon message au bon moment ».
Grâce à l'implémentation de Cincom
Eloquence® en remplacement de plusieurs
systèmes existants, Carnival UK, filiale anglaise
d’un des plus importants organisateurs de
croisière mondiaux, rationalise l’ensemble de
ses processus documentaires. Une
communication clients cohérente a été mise en
place pour l’ensemble des différents métiers
intervenant dans le parcours client : depuis la
réservation jusqu’à l'embarquement.
4
Personnalisation constante
de la communication
Une communication efficace peut réduire la
désaffection des clients et améliorer efficacement
leur fidélité. Il s’agit de mettre en œuvre des
dialogues plus personnalisés, en prenant soin
du contenu, de la langue, de la présentation
selon le canal de communication désiré.
La relation clients peut être étendue – et générer
de nouveaux revenus – par l’ajout d’informations
transpromotionnelles : insertion de messages de
promotion, très fortement personnalisés, dans les
communications, ce quel que soit le canal utilisé
(« transpromo », « cross-selling » ou « up-selling »).
Ici encore la connaissance détaillée de la situation
du client (historique des communications,
connaissance d’événements récents, etc.) permet
de construire des offres sur mesure à forte valeur
ajoutée afin de mieux répondre concrètement aux
besoins clients au moment le plus judicieux.
Avec Cincom Eloquence, une des principales
banques européennes économise plus de
2 millions d’euros par an grâce à une plate-
forme de communication centralisée et à
une gestion intégrée des flux documentaires.
A tout moment, le front-office conserve
la possibilité de personnaliser les
communications vers chacun des clients.
« Cincom Eloquence nous permet
d'envoyer des messages ponctuels
personnalisés pour chaque passager. »
() ()
4 10 moyens de fidéliser votre clientèle par votre communication

5. 10 moyens de fidéliser votre clientèle par votre communication 5
5
Davantage d'autonomie pour
les utilisateurs métier
Selon Forrester, les entreprises veulent transférer
les phases de conception et d'assemblage
des documents depuis l'informatique vers
les métiers (MOA). Elles souhaitent ainsi
dépendre moins des directions informatiques,
qui, parfois coûteuses et chronophages,
peuvent affecter la durée et le retour sur
investissement d’un projet.
Une plate-forme de communication unique
et polyvalente, mise à la disposition de la
MOA, offre aux utilisateurs métier la possibilité
de gérer leurs interactions avec la clientèle.
Mettre entre les mains de ces utilisateurs
métier le contrôle et la gestion des modèles
de documents, des composants de contenu
et des règles de la communication clients
leur permet de s'affranchir en partie du service
informatique et de réduire les cycles trop longs
de mise à jour.
Avec l'interface de Cincom Eloquence
hautement intuitive et familière pour les
utilisateurs de Microsoft Word, les MOA sont
équipées d'outils pour créer et diffuser tout
type de documents avec une intervention
minimale de l’informatique, ce qui raccourcit
considérablement les délais de mise à
disposition de nouveaux produits ou services
sur le marché. Cette nouvelle souplesse permet
de répondre quasi-instantanément aux besoins
du marché mais aussi aux réglementations en
perpétuelle évolution.
« En confiant le développement des
documents à la MOA, nous avons
réduit de moitié notre cycle de
création, de modification et de test
des modèles de documents. »
6
Qualité, exactitude et
cohérence
Dans les communications qu'ils reçoivent
de leurs partenaires, les clients exigent de la
pertinence, de l'exactitude et de la cohérence.
Selon Forrester, toute communication envoyée
à un client, sous la forme d'un imprimé ou via
un autre canal de diffusion, doit impérativement
présenter une intégrité visuelle parfaite : logos,
images et autres éléments de présentation ne
peuvent supporter la moindre erreur.
La rationalisation de la création des
communications, notamment par l’utilisation de
contenus réutilisables, par la gestion rigoureuse
des versions de ces contenus, par l’acquisition
automatique des données dans le Système
d’Information, élimine les risques d’erreur et
garantit l'exactitude des informations présentées.
Ceci permet également de faciliter le contrôle
qualité et le respect de l’identification de
l’entreprise (charte graphique, vocabulaire…).
Cincom a aidé l'une des plus grandes banques
d'Europe à préserver l'homogénéité de sa
marque sur l'ensemble de sa communication
clients grâce à la gestion centralisée des
composants des communications. En effet,
plus de 2 000 agences utilisent des
informations clients stratégiques pour diffuser,
en quelques instants, des documents clients
sur mesure et conformes à la politique de
marque tout en améliorant considérablement
la satisfaction de leurs clients.
« Grâce à Cincom Eloquence, la
génération des documents est
rapide, exacte et personnalisée. »
() ()
Avantagesconcrets

6. Avantagesconcrets
6 10 moyens de fidéliser votre clientèle par votre communication
7
Rentabilité et approche
environnementale
Au niveau opérationnel, la rentabilité de la
gestion de la communication clients demeure
l'un des plus grands défis pour les entreprises.
Avec de plus en plus d'interactions
électroniques, non seulement les délais
de réponse sont considérablement réduits,
mais des économies d’échelle appréciables
sont réalisées sur le papier et les frais
d’affranchissement. Selon McKinsey, la
distribution électronique des documents et
le traitement de transactions en ligne de plus
en plus nombreuses génèrent des économies
considérables. La souplesse des nouvelles
technologies de communication permet, à
partir du même flux d'informations, de diffuser
automatiquement du contenu aussi bien sous
la forme d'un imprimé qu'au format numérique
reformaté pour les messageries électroniques,
le web ou les applications mobiles.
A l’heure des spams, des pourriels et du
phishing, le papier demeure un support de
communication très apprécié. Plus de 95%
des consommateurs lisent les documents sur
papier tels que les factures ou des relevés.
Selon IDC, trois milliards de pages seraient
imprimées chaque jour dans la zone EMEA.
Certains secteurs utilisent plus de papier que
d'autres. Par exemple, les organismes financiers
s'appuient sur des documents pour 90% de
leur communication clients. Le simple fait de
combiner plusieurs documents en un seul
courrier électronique réduit non seulement les
frais d'envoi, mais également l’empreinte
environnementale de l’entreprise.
Un prestataire de services d'infogérance
utilisant Cincom Eloquence pour gérer des
documents d'assurance vie pour plusieurs
compagnies a remarqué une diminution
de 30% de sa consommation de papier
lorsque les logos des compagnies sont gérés
dynamiquement – au lieu d'utiliser des
papiers pré-imprimés avec la difficile gestion
des bacs d'impression qui en résulte.
8
Communication consolidée
grâce à une plate-forme
unique
Utilisant des systèmes de communication
différents, les entreprises traitent ceux-ci comme
autant de canaux de diffusion différents.
Rita Knox, analyste chez Gartner, souligne
qu’un nombre considérable d'entreprises
utilisent plusieurs applications de Gestion
de Communication Clients sans avoir la
connaissance globale de l’information déployée
à l'échelle de l'entreprise ni de son utilisation.
L'utilisation de plusieurs systèmes peut
déboucher sur une communication clients
incohérente, asynchrone, voire inexacte, avec
les conséquences que l’on imagine.
Le moteur de communication unique, centralisé
et polyvalent gère, à la demande, de gros
volumes de documents interactifs. Il réduit les
coûts d'exploitation et garantit homogénéité,
cohérence et complétude de la communication
au travers de messages parfaitement
coordonnés.
« La plate-forme de communication,
souple et facile d'utilisation, nous
permet de mieux assister nos agents
grâce à une collaboration entre les
métiers, regroupant les messages
pour les passagers et les agents aux
points clés des processus. »
– Carnival UK
() ()

7. Avantagesconcrets
9
Conformité assurée et respect
de la réglementation
Quand les modèles de documents sont
dispersés sur les PC des utilisateurs, à tous
niveaux de l'entreprise, la désynchronisation
des mises à jour et la saisie redondante
d’informations rendent tout contrôle de
la communication quasiment impossible.
En revanche, la gestion précise et rigoureuse
de la communication clients (suivi des versions
de modèles, référentiel centralisé, absence de
redondances) permet de rester en conformité
avec les évolutions réglementaires à travers
une maintenance minimale et une sécurité
maximale.
Avec l'automatisation de la gestion de la
communication, la gestion, le pilotage et
le contrôle des contenus–associés à des
fonctions avancées d'audit–garantissent
la conformité des messages sur l'ensemble
des canaux de diffusion.
10
Réduction du coût total
d’acquisition (TCO)
Les infrastructures de communication sont
souvent constituées de systèmes disparates,
difficiles à maintenir et à piloter, qui demandent
toujours plus d'efforts pour déployer les
nouvelles applications. Une solution unique
pour l'ensemble de l'entreprise, qui évolue avec
elle et qui tire le meilleur de l'infrastructure et
des applications existantes, fait gagner un
temps précieux et réserve un fort potentiel de
croissance à court terme.
Un moteur de communication unique rationalise
l’infrastructure informatique, sa souplesse
permet de produire en temps réel des messages
hautement personnalisés, sa puissance permet
de générer des communications – tout autant
personnalisées – en batch.
Le déploiement rapide dans toute l'entreprise
est assuré par une architecture ouverte orientée
services (SOA) qui optimise les investissements
d’infrastructure et facilite l’intégration.
Une importante entreprise de services
financiers a remplacé son ancien système
d'automatisation des documents par Cincom
Eloquence. Le retour sur investissement
a été très rapide et la société est rentrée
dans ses frais en 18 mois puis a dégagé
des gains annuels substantiels et récurrents.
« Notre objectif premier est de
fournir à nos clients un service de
la meilleure qualité possible et c'est
précisément ce que Cincom nous
aide à faire. »
– Barclays
10 moyens de fidéliser votre clientèle par votre communication 7
() ()

8. Aujourd'hui et demain :
réduire les coûts, mieux
fidéliser les clients
Aujourd’hui, il est indispensable pour une
entreprise d'optimiser les interactions avec
chacun de ses clients, que ce soit par le biais
de documents imprimés, de courriels, de SMS
ou sur le web.
Une politique multi-canal de communications
hautement personnalisées peut constituer
la base d'une stratégie de croissance, axée
sur la fidélisation et la rétention des clients.
Il est essentiel que les entreprises exploitent
leurs potentiels de communication et fassent
de leur plate-forme de communication un
élément central de leur stratégie globale.
Avec Cincom, vous pourrez obtenir l’ensemble
des moyens dont vous avez besoin pour
développer et mettre en place cette stratégie –
tout en gardant un retour sur investissement
rapide. Venez discuter avec nous et découvrir
comment vous pourrez communiquer de la
manière la plus homogène et la plus coordonnée
– c’est le début d’une stratégie de croissance et
de profitabilité basée sur la fidélité de vos clients.
A propos de Cincom Eloquence
Cincom Eloquence est une solution logicielle
d'automatisation des documents hautement
intuitive qui permet d'atteindre un niveau inégalé
de personnalisation en contexte et conformité.
Avec de réelles fonctionnalités multi-canal, son
moteur de communication unique et polyvalent
permet aux entreprises de facilement concevoir,
déployer, diffuser et gérer de gros volumes de
communication interactive et à la demande.
Cincom Eloquence permet aux entreprises de
renforcer leurs relations clients, de minimiser les
risques liés à la mise en conformité et de réduire
les coûts d'exploitation par l'automatisation des
processus documentaires clés grâce à une suite
logicielle innovante facile à intégrer et à utiliser
et qui délivre un retour sur investissement rapide
et continu.
Grâce à une expérience de plus de vingt ans dans
les solutions de gestion des documents, Cincom a
aidé des centaines d'entreprises du monde entier
à acquérir, renforcer et développer leurs relations
clients, à minimiser les risques liés à la mise en
conformité avec les réglementations en vigueur,
à réduire les coûts d'exploitation et à accélérer la
diffusion de leurs communications sous forme de
documents. Pour plus d'informations sur Cincom
Eloquence, visitez le site www.editique.cincom.fr ou
envoyez un courriel à marketingfrance@cincom.com.
A propos de Cincom
Pour tirer pleinement les avantages d'une solution
d'automatisation des documents, il est important
d'avoir comme partenaire une entreprise établie
de longue date, fiable, sure, couronnée de succès
et ayant toujours fait preuve d'une solidité financière.
Cela fait plus de 44 ans que Cincom se fixe pour
objectif de fournir des solutions à haute valeur
ajoutée, à faible risque et peu coûteuses, procurant
en toute sécurité et cohérence un rapide retour sur
investissement à des milliers de clients.
Cincom fournit des solutions logicielles et des
services innovants pour les secteurs d’activités
où la simplification métier est essentielle. Ainsi,
des entreprises de renom du monde entier, telles
qu’Allianz, Aviva, Barclays, BNP Paribas, CareSource,
Carnival, Christian Children’s Fund, Church Mutual,
Crédit Agricole, Citibank, Générali, HCL Insurance,
HSBC, MTL Insurance et Stater pour n’en nommer
que quelques unes, s’en sont remis à Cincom. Pour
plus d'informations sur les produits et services de
Cincom, veuillez visiter le site www.cincom.fr.
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Email: marketingfrance@cincom.com • www.editique.cincom.fr
i
Forrester: The Forrester Wave™: “Document Output for Customer
Communications Management,” Q3 2011, Septembre 2011.
ii
Gartner: “Re-Energized Users and Vendors in the Customer Communications
Management Market,” Knox, Rita E., 30 Novembre 2009.
iii
IDC – Press Release: “Three Billion Pages Printed Every Day in EMEA,”
19 Decembre 2011.