1. Автоматизация бизнес-процессов,
электронного документооборота
и архивного хранения с помощью
Naumen DMS

2. Содержание
 O NAUMEN
 Цели и задачи проекта внедрения СЭД. Достижение целе
 Как выбрать СЭД
 Преимущества NAUMEN и Naumen DMS
 Описание Naumen DMS: возможности и основные модули
 Дальнейший план действий для выбора системы

3. О компании NAUMEN

4. Четыре офиса в России
300 сотрудников
200 разработчиков ПО на Java, C++, Ruby-on-Rails

5. NAUMEN – компания реальных дел
800 Проектов реализовано
за 10 лет с 2001 года
600 Заказчиков получили
решение своих задач
99% Проектов завершены
с успехом
Сдаем новый проект каждые 3 рабочих дня
Средняя длительность проекта 3 месяца

6. Клиенты NAUMEN

7. NAUMEN – консультант и интегратор
Аудит
Консалтинг
Внедрение систем
Комплексное обучение
Реализация интеграционных схем
Индивидуальная кастомизация решений
Сервисное и техническое сопровождение проектов

8. Преимущества работы с NAUMEN
• NAUMEN – крупный российский разработчик
Единая терминология общения, непосредственная близость к клиенту
• Разработчик и внедренец – два в одном
Доступ к исходным кодам и реализация индивидуальных кастомизаций
• Широкий спектр продуктов, дополняющих друг друга
Экономия на интеграциях и обучении персонала
• Готовые отраслевые решения
Опробованы в России, «микс» мировых и российских практик
• Гибкие условия лицензирования
Возможность закреплять в контрактах персональные финансовые условия
• Готовая платформа и масштабируемость
Созданная система сможет 3-5 лет расти вместе с вашей компанией
• Мульти-платформенность
Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.

9. Положение на рынке России
• Разработчик №1 в России с широкой
линейкой систем управления
бизнес-процессами
• Входим в ТОП-100 ИТ-компаний
и ТОП-20 вендоров ПО
• Самый быстрорастущий вендор ПО ‘2010
• Десятки наград: «Продукт года», «Проект
месяца», «Самый инновационный проект
года», «Социально значимый проект»

10. Naumen продукты
Naumen DMS – корпоративная система управления бизнес-
процессами и электронными документами;
Naumen Service Desk – готовое решение для автоматизации
процессов службы поддержки и управления ИТ-услугами;
Naumen Phone – центр обработки вызовов на базе VoIP,
позволяет автоматизировать обработку обращений в связке
с информационной системой;
Naumen Inventory – система учёта сервисов, логических
и физических ресурсов (Network Resource Inventory);
Naumen University – система комплексной автоматизации
бизнес-процессов ВУЗа;
Naumen GPMS – система управления закупками.

11. О проекте внедрения СЭД

12. Предпосылки проекта внедрения СЭД
ИТ-директор:
•Разнородные системы
–как их связать?
Делопроизводитель: •Сложная поддержка
•Документы теряются •Пользователей нужно
•Сложный поиск постоянно учить
•Долго готовим
документы
•Тяжело
контролировать
Сотрудники:
•Что от нас хотят?
•Мы и так перегружены!
•Как согласовать
договор с
Владивостоком?
Генеральный
директор:
•Не вижу картину в
целом
•Процессы не
оптимальны
•Много лишней работы
•Нет контроля

13. Цели проекта внедрения СЭД
ИТ-директор:
•Хочу сквозные
Генеральный процессы через все
директор: системы
•Хочу чтобы процессы •Хочу простую
проходили оптимально настройку и поддержку
•Хочу чтобы мои
поручения исполнялись
в срок!
Сотрудники:
•Мы должны знать все
свои задачи и их сроки
•Документы должны
быть «под рукой»
•На согласование
Делопроизводитель:
должны уходить часы, а
•Должны быть шаблоны
не месяцы
для подготовки
документов
•Быстрый поиск
•Готовые отчеты для
контроля

14. Как достигнуть
поставленных целей?

15. Основные задачи проекта
Наиболее распространенными задачами в проектах внедрения
СЭД являются:
организация электронного автоматизация функций
архива документов контроля исполнения
организации
автоматизация процессов
обработки документов

16. Основные автоматизируемые процессы
• входящая документация
• исходящая документация
• приказы/распоряжения
• служебные записки
• заявки
• договоры и др.

17. Дополнительные задачи проекта
• обращения граждан (для Государственных органов);
• кредитные заявки (для банков);
• подготовка и проведение совещаний (для
организаций с частой практикой проведения
совещаний/комитетов/комиссий);
• управление нормативной документацией (для
организацией сертифицированных по ISO 9001);
• и др.

18. Как выбрать СЭД?

19. Рынок СЭД
• кол-во систем на рынке ~ 70
• кол-во организаций, внедряющих СЭД - на порядок больше
• функции у систем очень похожи
• в таком многообразии выбрать оптимальный вариант сложно

20. Критерии выбора
• соответствие функциональным требованиям;
• наличие готовых решений по автоматизации поставленных
задач (готовые модули);
• используемые технологии (Open-source или Microsoft, Oracle,
IBM);
• дружественность интерфейса;
• опыт внедренца и методика внедрения;
• возможности развития системы (развитие вендором и
самостоятельное развитие);
• стоимость;
• итоговое соотношение цена/качество.

21. Функциональные требования и
готовые модули
• Важно выбирать не по принципу «Больше модулей - лучше», а
по принципу «Есть нужные нам модули», это позволит не
переплачивать за избыточную функциональность;
• При выборе системы нужно составить список функциональных
требований к системе и включить туда только требуемые
функции (Пример, если вы никогда не собираетесь
шифровать данные в системе, не нужно это требование
включать «на всякий случай» - это может повысить
стоимость предложений или отбросить хорошие решения,
которые в остальном подходят);
• Ориентируйтесь на общую идеологию системы и какую
работу она предполагает (поддержка бумажного
делопроизводства или работы всех сотрудников в системе) и к
какой работе готова ваша компания.

22. Используемые технологии и архитектура
Важно определить:
• текущие принятые технологии;
• желаемые технологии;
• компетенции сотрудников;
• ограничения бюджета.
Отсюда будет ясно:
• какая СУБД должна быть (Oracle, MS SQL или бесплатная,
например, Postgre SQL);
• какая ОС должна быть на сервере (Windows, Linux или что-то
другое);
• какая ОС должна быть на компьютерах пользователей
(Windows или разные варианты);
• толстый или тонкий клиент должен быть у системы;
• с помощью каких технологий можно
настраивать/администрировать/дорабатывать систему.

23. Дружественный интерфейс
Ключевые факторы:
• эмоциональный – нравится/не нравится;
• хорошо проработано usability и все действия интуитивно
понятны или нет;
• web-ориентированный или не важно;
• современный или не важно.

24. Опыт внедренца
Ключевые вопросы:
• кто будет внедрять разработчик или партнер? (не все
партнеры обладают достаточной компетенцией);
• где территориально находится офис компании-внедренца ?
(иногда нужно постоянное присутствие на объекте)
• сколько лет/проектов опыта у внедренца;
• какая компетенция именно в проектах по СЭД? (обязательно
нужно знание специфики);
• какова методика внедрения? (классический проект или
современные гибкие технологии);
• в каких еще смежных решениях у
внедренца есть компетенции?
(ITIL, финансы, закупки и др.)

25. Возможности развития системы
• Что можно реализовывать с помощью настроек?
• Что может настраиваться/дорабатываться на этапе технической
поддержки и предоставляется ли она?
• Какие способы интеграции предусмотрены (API, web-сервисы,
скрипты)?
• Если нужно дорабатывать систему собственными силами –
может ли разработчик передать исходные коды? (мало кто
может)

26. Стоимость
• Стоимость пользовательских лицензий (важно определить
есть ли конкурентные, при наличие которых закупка обычно
выгоднее);
• Стоимость лицензий на дополнительные модули (иногда могут
лицензироваться по-пользовательски, что не очень хорошо,
так как фактически увеличивает стоимость
пользовательской лицензии);
• Дополнительные выплаты (например, может потребоваться
ежегодно платить за техническую поддержку лицензий, что
дополнительных выгод не приносит, а затрат требует);
• Стоимость настроек;
• Стоимость доработок;
• Стоимость технической поддержки;
• Есть ли безлимитная лицензия.

27. Итоговое соотношение цена/качество.
Пример выбора системы
70 систем
СУБД Oracle, архитектура
любая платформа 30
Канцелярия
+ процессы
функции 25
от 1 до 5
млн.
цена 20
современный,
только web
интерфейс 10
нужны исходные развитие 3
коды
хороший опыт опыт
внедрения 1

28. Почему NAUMEN и
Naumen DMS

29. Преимущества NAUMEN и Naumen DMS
• Большой перечень модулей по процессам СЭД (входящие,
исходящие, ОРД, служебные записки, КИД, штрих-кодирование,
ЭЦП и др.);
• Широкая линейка прочих решений от одного производителя
(например, ITIL/ITSM);
• Используемые технологии не зависят от платформы как на
стороне сервера, так и на стороне пользователя (можно без
проблем работать на ОС: Windows, Linux, MacOS, на СУБД:
Oracle, MS SQL, PostgreSQL), что позволяет разворачивать
систему с использование платной и бесплатной
инфраструктуры;
• Система постоянно развивается силами NAUMEN, при
необходимости система может передаваться вместе с
исходными кодами для самостоятельного развития
Заказчиком;
• Хорошо проработанная методика внедрения.

30. Немного подробнее о
методике внедрения

31. Работы, которые делает NAUMEN
• Мы проводим обследование бизнес-процессов заказчика;
• Дополнительно мы можем провести анализ текущих
процессов и дать рекомендации по оптимизации, в том
числе прописать регламенты процессов еще до внедрения
системы;
• Мы разрабатываем все необходимые проектные документы:
отчет об обследовании, техническое задание, технический
проект и др.;
• Мы настраиваем систему в соответствии с Вашими
требованиями;
• Если базовой настройки не достаточно, то мы можем
выполнить доработки;
• По окончании проекта обязательно проводим обучение и
совместную опытную эксплуатации;
• Завершенные проекты передам на поддержку в наш
сервисный центр.

32. Ключевые подходы в проектах
• Изначально мы определяем ключевые процессы и
предлагаем начать автоматизацию с них, тем самым обеспечив
«быстрый старт» по основным вопросам;
• В крупных проектах мы предоставляем новую
функциональность поэтапно, корректируя план проекта, при
необходимости. Такой подход позволяет быстро реагировать на
изменения требований и не ждать конца проекта, чтобы вносить
изменения;
• В каждом проекте мы проводим анализ процессов и даем
рекомендации по оптимизации.

33. Команда проекта
• Команда направления специализирована именно на
внедрение систем электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов;
• В команде есть все основным роли: руководитель проекта,
аналитик, программист, тестировщик, инженер и технический
писатель;
• На каждый проект мы назначаем выделенного руководителя
проекта, который является основным контактным и
ответственным лицом.

34. О Naumen DMS

35. Naumen DMS
Специализированное решение для организации системы электронного
документооборота и автоматизации бизнес-процессов в организациях как с
холдинговой/распределенной структурой, так и выделенных отдельно.
Решаемые задачи:
•Автоматизация типовых (канцелярия) и специфичных процессов (согласования)
•Интеграция в единое информационное пространство (LDAP, ESB, почта, …)
•«Золотая середина» между вариантами реализации проекта холдинговой СЭД
Эффект от внедрения:
•Эффективное взаимодействие предприятий с управ. компанией и между собой
•Контроль исполнения корпоративных процессов и дисциплина на местах

36. Naumen DMS
Положение на рынке:
•200 инсталляций СЭД в России
•Сильный претендент на рынке BPM
•Выгодная альтернатива решениям
EMC Documentum и IBM Lotus
Отраслевая применимость:
•Государственный сектор
•Холдинговые компании
•Промышленность и ТЭК
•Банки и страховые компании

37. Интерфейс системы
В 2012 году вышла новая версия с современным и эргономичным
интерфейсом

38. Назначение и возможности Naumen DMS
Электронное хранилище документов:
• создание документов по шаблону в любом формате;
• предоставление доступа к документам и реквизитам в соответствии с правами;
• автоматическое ведение версий документов и истории работы с ними;
• доступность документов 24 часа в сутки;
• поиск документов.
Контроль исполнительской дисциплины:
• постановка задачи: сотрудники, сроки, содержание;
• автоматический контроль исполнения;
• анализ результативности выполнения задач;
Автоматизация бизнес-процессов:
• описание последовательности работ;
• предоставление сотрудникам информации в соответствии с правами в процессе;
• контроль и анализ процессов;
• реализация межсистемных процессов.

39. Назначение и возможности Naumen DMS
Прочие возможности системы:
• формирование централизованного электронного хранилища документов,
сегментированного по функциональному назначению
и принадлежности структурному подразделению предприятия;
• использования единой системы регистрации документов
и их доставки получателям;
• поиск документов с использованием средств полнотекстового поиска, автоматизированного
распознавания электронных образов документов
и морфологического разбора текста;
• хранение и использование справочной информации
в структурированном виде;
• ведение организационной структуры предприятия с возможность интеграции с каталогами
пользователей работающими по протоколу LDAP;
• гибкая система прав доступа;
• автоматизация электронного архива с соответствии с номенклатурой дел;
• интеграция со средствами сканирования.

40. Модули системы
Основной перечень модулей системы:
• Модуль «Канцелярия»
• Модуль «Архив»
• Модуль «Интеграция с LDAP-каталогами»
• Модуль «Сканирование и распознавание»
• Модуль «Штрих-кодирование»
• Модуль «ЭЦП»
• Модуль «Мобильный интерфейс»
• Модуль «АРМ руководителя»

41. Модуль «Канцелярия»
Модуль позволяет автоматизировать следующие делопроизводственные
процессы:
• обработка входящей документации;
• обработка исходящей документации;
• обработка организационно-распорядительной документации;
• обработка служебных записок.
В рамках процессов модуля доступны следующие операции по
документам:
• подготовка проекта документа;
• согласование;
• утверждение;
• вынесение резолюции;
• исполнение;
• контроль исполнения;
• завершение обработки документа.

42. Модуль «Архив»
Реализуется функциональность традиционного
«бумажного» архива в электронном виде:
•ведение номенклатуры дел организации,
•перевод документов в дела,
•регистрация в журнале согласно НД с присвоением
индекса дела,
•установление сроков хранения,
•перевод документов в архив,
•присвоение штрих-кода.

43. Модуль «Интеграция с LDAP-каталогами»
Реализуется функции:
• импорта, экспорта и синхронизации организационной
структуры из электронного каталогов пользователей
по протоколу LDAP (например Active Directory);
• прозрачной аутентификации пользователей (NTLM).

44. Модуль «Сканирование и распознавание»
Модуль интеграции с ABBYY Fine Reader позволяет отказаться
от промежуточного сохранения на жесткий диск файлов,
полученных в результате сканирования и распознавания
документов. Вместо этого делопроизводитель нажатием всего
одной кнопки на рабочем экране Fine Reader загружает
полученный файл в систему документооборота Naumen DMS и
сразу же заполняет реквизиты документа, без переключения в
рабочее место СЭД.

45. Модуль «Штрих-кодирование»
Реализуются функции:
• присвоение документу штрих-кода
• быстрый поиск документа

46. Модуль «ЭЦП»
Модуль «ЭЦП» обеспечивает:
• функции подписания документа и действий по задачам
электронной цифровой подписью
Для осуществления подписи и проверки подписи на компьютере
пользователя должен быть установлен КриптоПро CSP или
КриптоПро JCP

47. Модуль « Мобильный интерфейс»
Модуль обеспечивает:
доступность системы из любой точки через мобильную связь;
возможность выполнения функций:
• просмотр документов;
• выполнение задач;
• выдача поручений;
• контроль исполнения.

48. Модуль «АРМ руководителя»
АРМ руководителя представляет собой имитацию двух папок,
лежащих на столе у Руководителя: «На резолюцию» и «На подпись».
Обеспечивает работу Руководителя меньшим количеством операций.
Позволяет работать руководителю вместе с помощником, тем самым
облегчая работу руководителя.

49. Технологии Naumen DMS
Базируется на open-source платформе Naumen Kernel
Продукт масштабируем, независим от ОС и СУБД.
Язык: Java, Java Servlets
Сервер приложений: Tomcat
Веб-сервер: Apache
СУБД: Oracle, MS SQL, PostgreSQL
Платформа: Linux, Solaris, Windows

50. Основа в подходе управления процессами
В основе подхода в автоматизации бизнес-процессов лежит
нотация BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация
и модель бизнес-процессов) — система условных обозначений для
моделирования бизнес-процессов. Разработана Business Process
Management Initiative (BPMI) и поддерживается Object Management
Group. Позволяет аналитикам моделировать бизнес-процессы
организации и передавать их в систему автоматизации этих
процессов для выполнения.

51. Некоторые проекты
Naumen DMS

52. Правительство Курганской области
О проекте:
Количество сотрудников – 1500
Начали проект в 2007 году с
разработки регламентов,
С 2008 года поэтапное внедрение
Автоматизированные процессы: Некоторые эффекты:
Входящие/Исходящие; время согласования НПА
Согласование НПА. сократилось вдвое
Текущее развитие: В планах:
Обработка обращений граждан; Интеграция систем СЭД;
Перенос системы на Интеграция с МЭДО и
подчиненные органы власти; СМЭВ.

53. Трансгрупп холдинг
О проекте:
Количество сотрудников – 300 в АЭ,
около 2000 во всем холдинге
Начали проект в 2010 году с
эталонного внедрения
в ООО «АЭРОЭКСПРЕСС»,
в 2011 года еще на 9 предприятиях
Автоматизированные процессы: Некоторые эффекты:
Входящие/Исходящие % исполнения поручений в
Приказы/распоряжения срок увеличен в 2 раза
Служебные записки все согласование ведется
Заявки на ТМЦ только в электронном виде
В планах:
Интеграция с 1С для развития процесса обработки договоров;
Автоматизация функций сканирования.

54. Дальнейшие шаги для
выбора системы

55. С чего начать?
• Изучить более подробное описание системы на сайте
http://www.naumen.ru/products/dms
• Ознакомиться с демонстрационной версией
http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?
call_to_action=2
• Заказать презентацию у Вас или у нас в офисе в Москве или
Екатеринбурге или удаленную презентацию через Интернет
http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?
call_to_action=3

56. Для определения стоимости проекта
• Составить требования к системе и выслать их нам на
sales@naumen.ru или связаться по телефону +7 (495) 783-02-87
• Желательно предварительно заполнить анкету для оценки
стоимости проекта
Äîêóìåíò
Microsoft Office Word 97 - 2003
• Прежде всего Вам нужно определиться с:
• количеством пользователей;
• перечнем автоматизируемых процессов;
• желаемыми сроками и бюджетом проекта.

57. Дальнейшие шаги
После утверждения коммерческого предложения заключается
договор и дальше:
• базовое внедрение по основным делопроизводственным
процессам (входящие, исходящие, ОРД и служебные записки)
можно получить уже через 1-1,5 месяца;
• в проектах с доработками прорабатывается план проекта,
который разбивается на этапы, чтобы также позволить начать
работать с системой уже после первого этапа.

58. Вы получите решение
своих задач, если просто
обратитесь к нам:
+7 (495) 783-02-87
+7 (343) 378-42-87
www.naumen.ru
sales@naumen.ru