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グループウェアを活用した
事務局から都内34拠点への活動支援
特定非営利活動法人アビリティクラブたすけあい
(NPO法人ACT)
事務局 嵯峨 舞子
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NPO法人ACTについて
•生活クラブ生協が母体となり1992年に設立
•会員制(都内に6,000人の会員)
•事業内容
•家事援助・介護・子育て支援
(ACTつながるケア)
•アビリティ共済(少額短期保険事業)
•まちのコミュニティづくり
•...
ACTが描くたすけあいのまち
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グループウェア導入の目的
•サイボウズLiveとサイボウズOfficeを導入
•当初の目的:ペーパーレス化による印刷代の削減
•新しい目的: 1.円滑な会議運営
2.情報共有
3.業務の属人化の解消
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基本的な活用内容
•会議日程の共有(スケジュール機能)
•会議資料の共有(ファイル管理機能)
•掲示板機能(助成金等の情報交換)
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ファイル管理を使用した会議資料の共有
1. 会議の2営業日前に事務局が会議資料をアッ
プロードする
2. 会議出席者は資料をダウンロードし、印刷す
るかタブレット端末等で会議に持ち込む
3. 議事録や研修等の
資料もアップロード
される
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グループウェア導入の成果(経費)
•印刷代(2018年度)
8
インク代 693,360円
紙代 11,664円
削減
※2017年度と比較
グループウェア導入の成果(ACT)
•会議に関連する作業の削減
•印刷、帳合、会議欠席者への資料配布等
•属人化を解消した
•担当者以外でも問い合わせへの対応を可能と
した
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グループウェア導入の成果(会議出席者)
•会議の準備ができるようになった
•発言内容、エビデンス資料など
•欠席時のフォロー
•研修や会議音声をいつでもダウンロードできる
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研修資料
研修音声
工夫したこと
1. 難しくないこと
※リテラシーのばらつきが大きく、パソコンやスマート
フォンが苦手なユーザもいるため
2. 事務局による徹底したサポート
3. 運用ポリシーの確立
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サイボウズLive
サイボウズOffice
用語を統一した
1.難しくないこと
使用・表示する機能を絞った
1.難しくないこと
13
ログイン画面もサイボウズLiveと
同じピンクカラーを使用し、
専門用語をなるべく排除して
操作の説明をしやすいよう工夫した
2.事務局による徹底したサポート
14
•独自の手順書の作成
•電話サポート
3.運用ポリシーの確立
1. 基本的にダウンロードのみの使用
2. 個人情報のアップロードは厳禁
※やむを得ない場合は個人情報部分をマスキ
ングする
3. ログインパスワードの管理は各ユーザ
で行う
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現在の活用状況(カスタムアプリの活用)
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日報アプリをカスタムした求人支援
たすけあいワーカーズがアプリに
求人を登録し、事務局がインター
ネットで求人を公開する
ありがとうございました。
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•現在、たすけあいワーカーズ、事務局みなさん
の協力があって運用ができています。関係各所
のみなさんに感謝を伝えたいと思います。
•今後も協力して、難しくないICTの活用を勧め
ていきたいと考えています。
お問い...
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≪ファイナリスト≫ NPO法人 アビリティクラブたすけあい | 第2回 NPOによるICTサービス活用自慢大会

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NPOサポートセンター主催で、2019年4月20日に「第2回 NPOによるICTサービス活用自慢大会」最終選考(プレゼンテーション) 、および表彰式を開催しました。

最終選考5団体がICT活用を発表、大賞を競いました。受賞団体は以下のとおり。大賞「 NPO法人 チャリティーサンタ 」。

▼全ての発表資料はこちらのURLからご覧いただけます。
http://npo-sc.org/ncolle/2019/05/08/nptechjp_jiman_2019_award/

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≪ファイナリスト≫ NPO法人 アビリティクラブたすけあい | 第2回 NPOによるICTサービス活用自慢大会

  1. 1. 1
  2. 2. グループウェアを活用した 事務局から都内34拠点への活動支援 特定非営利活動法人アビリティクラブたすけあい (NPO法人ACT) 事務局 嵯峨 舞子 2
  3. 3. NPO法人ACTについて •生活クラブ生協が母体となり1992年に設立 •会員制(都内に6,000人の会員) •事業内容 •家事援助・介護・子育て支援 (ACTつながるケア) •アビリティ共済(少額短期保険事業) •まちのコミュニティづくり •人材育成、啓発事業、成年後見、国・自治体 への政策提案ほか 3
  4. 4. ACTが描くたすけあいのまち 4
  5. 5. グループウェア導入の目的 •サイボウズLiveとサイボウズOfficeを導入 •当初の目的:ペーパーレス化による印刷代の削減 •新しい目的: 1.円滑な会議運営 2.情報共有 3.業務の属人化の解消 5
  6. 6. 基本的な活用内容 •会議日程の共有(スケジュール機能) •会議資料の共有(ファイル管理機能) •掲示板機能(助成金等の情報交換) 6
  7. 7. ファイル管理を使用した会議資料の共有 1. 会議の2営業日前に事務局が会議資料をアッ プロードする 2. 会議出席者は資料をダウンロードし、印刷す るかタブレット端末等で会議に持ち込む 3. 議事録や研修等の 資料もアップロード される 7
  8. 8. グループウェア導入の成果(経費) •印刷代(2018年度) 8 インク代 693,360円 紙代 11,664円 削減 ※2017年度と比較
  9. 9. グループウェア導入の成果(ACT) •会議に関連する作業の削減 •印刷、帳合、会議欠席者への資料配布等 •属人化を解消した •担当者以外でも問い合わせへの対応を可能と した 9
  10. 10. グループウェア導入の成果(会議出席者) •会議の準備ができるようになった •発言内容、エビデンス資料など •欠席時のフォロー •研修や会議音声をいつでもダウンロードできる 10 研修資料 研修音声
  11. 11. 工夫したこと 1. 難しくないこと ※リテラシーのばらつきが大きく、パソコンやスマート フォンが苦手なユーザもいるため 2. 事務局による徹底したサポート 3. 運用ポリシーの確立 11
  12. 12. サイボウズLive サイボウズOffice 用語を統一した 1.難しくないこと 使用・表示する機能を絞った
  13. 13. 1.難しくないこと 13 ログイン画面もサイボウズLiveと 同じピンクカラーを使用し、 専門用語をなるべく排除して 操作の説明をしやすいよう工夫した
  14. 14. 2.事務局による徹底したサポート 14 •独自の手順書の作成 •電話サポート
  15. 15. 3.運用ポリシーの確立 1. 基本的にダウンロードのみの使用 2. 個人情報のアップロードは厳禁 ※やむを得ない場合は個人情報部分をマスキ ングする 3. ログインパスワードの管理は各ユーザ で行う 15
  16. 16. 現在の活用状況(カスタムアプリの活用) 16 日報アプリをカスタムした求人支援 たすけあいワーカーズがアプリに 求人を登録し、事務局がインター ネットで求人を公開する
  17. 17. ありがとうございました。 17 •現在、たすけあいワーカーズ、事務局みなさん の協力があって運用ができています。関係各所 のみなさんに感謝を伝えたいと思います。 •今後も協力して、難しくないICTの活用を勧め ていきたいと考えています。 お問い合わせ: 特定非営利活動法人アビリティクラブたすけあい (NPO法人ACT)事務局 https://npoact.org/ https://www.facebook.com/tasukeai/ 電話:03-5302-0393 メール:tokyoact@maple.ocn.ne.jp

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