Panduan membangunkan sistem paparan maklumat bagi organisasi

1. JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

3. BUKU PANDUAN
MENTRANSFORMASI SISTEM PENYAMPAIAN
MAKLUMAT DALAM ORGANISASI
Penasihat 1
Lajim bin Molah
Penasihat 2
Rosnani Binti Hj. Affandi
Ketua Editor
Nin Hayati Binti Mohd Yusoff
Penolong Editor
Aspalilla Binti Main
Editor
Rodzah Binti Hj Yahya
Penyelaras
Norzilah Binti Hussin
Azlilawati Binti Abu Bakar
Khadijah Binti Abdul Rahman
Penyusun
Nor Asiah Binti Mat Yunus
Asiah Binti Ibrahim
Rekabentuk Grafik
Noraihan Binti Isa
Maizun Binti Jamil
Hak Cipta Terpelihara
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK,
POLITEKNIK MERLIMAU, 2013
EDISI PERTAMA
Hak
cipta
terpelihara.
Tidak
dibenarkan mengeluarkan mana-mana
bahagian daripada bahan cetakan ini
atau
memindahkannya
ke
dalam
sebarang bentuk melalui sebarang
cara, sama ada secara elektronik atau
cetakan termasuk fotokopi sebelum
mendapat kebenaran bertulis dari
Jabatan
Kejuruteraan
PolitekniK Merlimau .
Dihasilkan oleh:
Elektrik,
Ekstrovert
Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Politeknik Merlimau
KB1031 , Pejabat Pos Merlimau,
77300 Merlimau
Melaka.
3

4. TUJUAN
Buku Panduan Sistem Paparan Informasi Berpusat – Mentransformasi
Sistem Penyampaian Maklumat Dalam Organisasi ini dihasilkan
bertujuan untuk memberi pendedahan dan panduan tentang sistem
penyampaian maklumat yang efisyen dan cara-cara bagaimana ia boleh
diaplikasikan oleh sesebuah organisasi supaya sistem penyampaian
maklumat lebih cepat, tepat, betul dan seragam.
Sistem penyampaian maklumat yang berkesan merupakan salah satu
kriteria dalam menentukan kejayaan dan keberkesanan pentadbiran
sesebuah organisasi.
Adalah diharapkan panduan dan saranan ini boleh membantu organisasi
lain dalam menambahbaik sistem penyampaian maklumat mereka.
4

5. ISI KANDUNGAN
1.1 Pengenalan
BAB 1
1.2 Mengapa Sistem Penyampaian Perlu Efisyen
7
9
1.3 Kepentingan Sistem Maklumat Dalam Kejadian Tsunami : Acheh
10
1.5 Prosedur Penyampaian Maklumat Sedia Ada
12
Dan Jepun
1.4 Masalah Dalam Kebanyakan Sistem Penyampaian Maklumat
Di Organisasi Pendidikan
2.1 Pelaksanaan Transformasi Sistem Penyampaian Informasi
BAB 2
Berpusat
2.2 Sistem Paparan Maklumat Berpusat
2.2.1 Tujuan
2.2.2 Prosedur Penyampaian Maklumat
2.2.3 Keperluan Perkakasan Dan Perisian
2.2.4 Anggaran Kos
2.2.5 Pegawai Bertanggungjawab
2.2.6 Lokasi Paparan
2.3 Faedah Sistem Paparan Maklumat Berpusat
11
15
16
16
17
19
20
21
22
23
5

6. ISI KANDUNGAN
3.1 Pembangunan Sistem
BAB 3
3.1.1 Cara Membangunkan Sistem Paparan Maklumat Berpusat
3.1.2 Cara Menyimpan Templete Powerpoint
3.1.3 Cara Menetapkan Masa Pertukaran Paparan
4.1 Penggunaan Sistem
BAB 4
4.1.1 Cara Memasukkan Informasi Dalam Templete
4.1.2 Cara Menambahkan Slaid Paparan
4.1.3 Cara Menyimpan (Save) Informasi Untuk Dipaparkan
4.1.4 Cara Memaparkan Informasi
5.1 Rumusan
BAB 5
25
25
27
28
31
31
32
32
33
35
6

7. JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

8. BAB 1
1.1 PENGENALAN
Kakitangan awam sentiasa diberi galakan
terhadap
inovasi
terhadap
kepada
usaha
dan
untuk memperkenalkan
membuat
perkhidmatan
pelanggan
penambahbaikan
yang
dalam
diberikan
sesebuah
organisasi. Oleh yang demikian, Kumpulan
Inovatif dan Kreatif (KIK) yang dahulunya
dikenali sebagai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) telah diperkenalkan
bagi mencari penyelesaian terhadap sesebuah masalah dalam organisasi. Ia
bertujuan untuk menggalakkan budaya inovatif dan kreatif serta memberi
peluang kepada anggota Perkhidmatan Awam untuk menggilap kebolehan dan
meningkatkan kompetensi diri.
Program KIK ini menyediakan teknik-teknik untuk
menyelesaikan
organisasi,
masalah
yang
yang
wujud
dalam
peningkatan
sistem
merangkumi
kaedah
untuk
membolehkan ahli-ahli KIK bertindak secara kreatif
dan inovatif bagi menghasilkan sesuatu yang baru
untuk
membawa
kepada
penyampaian perhidmatan kepada pelanggan
8

9. BAB 1
1.1 PENGENALAN
Akibat daripada masalah sistem penyampaian
yang tidak efisyen dalam jabatan, Kumpulan
Ekstrovet dari Jabatan Kejuruteraan Elektrik,
Politeknik Merlimau telah membuat keputusan
untuk
menghasilkan
mentransformasi
Penyampaian
kaedah
Maklumat
projek
bagi
Sistem
penyampaian
Berpusat
maklumat di jabatan dengan objektif cepat, tepat,
dalam
penyampaian
maklumat. Projek ini telah mendapat pingat
betul
dan
seragam
emas
semasa
Konvensyen
KIK
peringkat
politeknik dan mendapat sokongan pengurusan
politeknik supaya ia diaplikasikan di seluruh
jabatan lain.
9

10. BAB 1
1.2 MENGAPA SISTEM PENYAMPAIAN PERLU
EFISYEN
Sistem penyampaian maklumat merupakan salah satu agenda dan kriteria yang
penting dalam sesebuah organisasi kerajaan kerana ia melibatkan perkhidmatan
kepada orang awam. Sesuai dengan itu, kerajaan telah mewujudkan E-government
yang merupakan satu kegunaan yang dilaksanakan untuk meningkatkan sistem
penyampaian perkhidmatan kerajaan, melalui Unit Pemodenan Tadbiran Pengurusan
Malaysia (MAMPU). Kerajaan telah melancarkan pelan strategik ICT sektor awam
Malaysia sejak Ogos 2003 lagi demi meningkatkan penggunaan ICT dalam sistem
penyampaian. Ia seiring dengan kesedaran masyarakat hari ini melalui kepentingan
ICT untuk menjadikan sistem penyampaian perkhidmatan awam hari ini bertaraf
antarabangsa.
Pengajian tinggi mempunyai peranan penting untuk merealisasikan wawasan negara
seperti yang terkandung dalam Wawasan 2020 dan Teras Misi Nasional dalam RM Ke-
9. Matlamat pengajian tinggi menjelang tahun 2020 adalah untuk memastikan sistem
penyampaian pengajian tinggi dilaksanakan dengan berkesan dan cemerlang bagi
memenuhi aspirasi negara untuk menjadikan Malaysia sebagai hab kecemerlangan
pengajian tinggi antarabangsa.
FOKUS KEPADA PELAN
STRATEGIK PENDIDIKAN
TINGGI NEGARA (PSPT )
Pengukuhan sistem
penyampaian kementerian
pengajian tinggi
Dasar PSPT
10

11. BAB 1
1.3 KEPENTINGAN SISTEM MAKLUMAT DALAM
KEJADIAN TSUNAMI : ACHEH DAN JEPUN
An earthquake information management
system (EIMS) is a system that records,
collects, keeps, retrieves and analyzes
inputs and alters the reports and required
earthquakes information. It then renders it
to right people and organizations to
manage earthquake outcomes
(Seismological Bureau of Yunnan Province,
2001).
Unfortunately, information systems in
most countries are inadequate in providing
the needed management support.
Information is not an end in itself, but a
means to better decisions in policy design,
TSUNAMI DI ACHEH 2004
planning, management, monitoring, and
evaluation of programs and services,
including damage or disaster reduction
(Lippeveld et al., 2000).
11

12. BAB 1
1.4 MASALAH DALAM KEBANYAKAN SISTEM PENYAMPAIAN
MAKLUMAT DI ORGANISASI PENDIDIKAN
Berikut merupakan contoh sistem penyampaian yang sering berlaku dalam organisasi.
Ini dikaitkan dengan masalah birokrasi.
Penganjur hantar maklumat
Ketua Unit berbincang
berkenaan maklumat dan
tugas yang perlu dilakukan
Jabatan terima maklumat
(Pegawai Am Pejabat (PAP)
cop terima)
Ketua Unit membuat
temujanji dengan
pegawai terlibat
Ketua Jabatan minit kepada
Ketua Unit
Ketua Unit terima
PAP buat salinan
PAP buat edaran
Pegawai menyampaikan
maklumat tugasan
kepada team members
12

13. BAB 1
1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA
Mula
Penganjur hantar maklumat
Jabatan terima maklumat
(PAP cop terima)
Ketua Jabatan minit kepada
Ketua Unit
PAP buat salinan
PAP buat edaran
Ketua Unit terima
Ketua Unit membuat temujanji dengan pegawai terlibat
9
Prosedur
Ketua Unit berbincang berkenaan maklumat dan tugas
yang perlu dilakukan
Pegawai menyampaikan maklumat tugasan kepada
team members
Tamat
13

14. BAB 1
1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA
Prosedur yang panjang dalam kebiasaan sistem penyampaian maklumat di
organisasi kerajaan menunjukkan bahawa sistem ini kurang efisyen dan boleh
menyebabkan timbulnya masalah berikut:
1.
Maklumat lambat atau tidak sampai kepada penerima
4.
Kerja akan jadi tertangguh
2.
3.
Maklumat yang disampaikan tidak tepat
Program tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna
Oleh itu, penambahbaikan kepada sistem penyampaian yang sedia ada
boleh dibuat sebagai satu usaha ke arah transformasi sistem penyampaian
maklumat yang lebih efisyen selaras dengan usaha kerajaan ke arah Wawasan
2020 dan inisiatif dalam Pelan Strategik Pendidikan Negara.
14

15. JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

16. BAB 2
2.1 PELAKSANAAN TRANSFORMASI SISTEM
PENYAMPAIAN INFORMASI BERPUSAT
Bagi menyelesaikan masalah sistem penyampaian maklumat yang kurang efisyen di
kebanyakan organisasi kerajaan, dan institusi pendidikan khasnya, Kumpulan KIK
Ekstovet dari Politeknik Merlimau, Melaka telah membangunkan satu inovasi bagi
menambahbaik sistem penyampaian maklumat. Inovasi ini dinamakan SISTEM
PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT sebagai usaha ke arah Transformasi Dalam
Penyampaian Maklumat Secara Efisyen.
Paparan tajuk kekal
Paparan hari & tarikh
Paparan maklumat akan
bertukar setiap 5 saat
Walaupun
sistem
dilaksanakan
seperti
oleh
ini
telah
kebanyakan
organisasi, Ekstrovet mengambil inisiatif
untuk menunjukkan cara bagaimana
sistem
penyampaian
ini
boleh
dibangunkan dan diaplikasikan dengan
mudah, cepat dan kos yang rendah.
16

17. BAB 2
2.2 SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT
2.2.1 TUJUAN
Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini dibina bertujuan untuk menambahbaik
sistem penyampaian maklumat kepada penerima supaya masalah birokrasi dan
“lambat sampai” tidak berlaku. Matlamatnya ialah :
1
• Maklumat disampaikan dengan
Cepat, Tepat, Betul dan Seragam
2
• Memudahkan penerima
mendapatkan maklumat aktiviti
3
• Maklumat disampaikan terus
kepada penerima
4
• Hebahan maklumat secara
berpusat
17

18. BAB 2
2.2.2 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT
Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, prosedur dalam
penyampaian maklumat disasarkan kepada hanya empat prosedur supaya
maklumat dapat disampaikan dengan cepat kepada penerima dan masalah
birokrasi dapat dikurangkan.
Mula
Penganjur hantar maklumat
Jabatan terima maklumat
(PAP cop terima)
PAP masukkan data ke dalam
sistem (Rujuk 2.1.4)
4
Prosedur
Maklumat sampai kepada
penerima
Tamat
Prosedur penyampaian yang baru ini menggunakan Powerpoint 2010 sebagai
sistem antaramuka supaya ia mudah dibangunkan oleh mana-mana individu
(RUJUK BAB 3). Secara tidak langsung, pembangunan sistem ini menyokong ke
arah Pelan Strategik ICT Sektor Awam Malaysia yang dilancarkan pada Ogos
2003.
18

19. BAB 2
Penganjur hantar maklumat
Jabatan terima
maklumat
(PAP cop terima)
Prosedur baru dalam penyampaian
maklumat menggunakan
SISTEM PAPARAN MAKLUIMAT BERPUSAT
PAP masukkan data ke
dalam sistem
Maklumat sampai kepada penerima
19

20. BAB 2
Bagi membangunkan Sistem Penyampaian Maklumat Berpusat ini, perkakasan
2.2.3 KEPERLUAN PERKAKASAN DAN PERISIAN
berikut diperlukan :
1. Komputer
2. Paparan (Monitor) berdasarkan bilangan paparan yang diperlukan bagi
organisasi
yang bertujuan untuk mengagihkan paparan maklumat
daripada komputer utama di mana maklumat dimasukkan dan
3. Splitter
dikemaskini
4. Kabel VGA
6. Microsoft Powerpoint 2010 ke atas
5. Monitor Bracket
Splitter
Komputer
Kabel VGA
Monitor Bracket
Microsoft Powerpoint 2010
20

21. BAB 2
Rekabentuk Rangkaian Sistem Paparan Maklumat Berpusat Dengan 5 Paparan Monitor.
2.2.4 ANGGARAN KOS
Berikut merupakan anggaran kos bagi 5 paparan monitor dengan jarak 20 meter, 30
meter dan 50 meter.
Item
Monitor
Splitter
Kabel VGA
Bracket Monitor
Perincian
BENQ 19" FULL HD LCD - RM249 x 5
1 input, 8 output
20M (RM35), 30M (RM45), 50 M x 3
(RM80)
JUMLAH
RM 150 x 5
RM
RM 1250.00
RM 30.00
RM 320
RM 750
RM 2350.00
21

22. BAB 2
2.2.5 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB
Oleh kerana sistem ini dibangunkan bertujuan supaya penyampaian maklumat
dibuat secara berpusat, seorang pegawai bertanggungjawab perlu dilantik. Bagi
organisasi kerajaan, pegawai bertanggungjawab yang dicadangkan ialah Pembantu
Am Pejabat (PAP) atau mana-mana pegawai yang sesuai menguruskan dokumen
jabatan.
Pegawai ini akan bertanggungjawab untuk :
1. Mengumpul maklumat yang perlu disampaikan oleh penganjur
2. Memasukkan maklumat ke dalam sistem (Rujuk BAB 4)
3. Mengemaskini paparan maklumat dua kali sehari iaitu pagi dan petang.
Cadangan masa bagi pengemaskinian paparan maklumat ialah pada jam 9.00
pagi dan 3.00 petang. Maklumat yang diterima oleh pihak penganjur selepas
jam 3.00 petang akan dipaparkan pada hari yang berikutnya.
Mana-mana
penganjur
yang
ingin
menghebahkan maklumat akan menghantar
maklumat berikut untuk dimasukkan oleh
PAP:
1. Tajuk maklumat
2. Tarikh dan masa
3. Tempat
4. Sasaran maklumat
5. Poster/gambar yang berkaitan (jika ada)
22

23. BAB 2
2.2.6 LOKASI PAPARAN
Paparan maklumat akan diletakkan pada
lokasi yang menjadi tumpuan dan laluan
utama
orang
dicadangkan ialah:
1.
2.
3.
ramai.
Lokasi
Ruang legar organisasi
yang
Pintu masuk utama
Kafetaria
23

24. BAB 2
2.3 FAEDAH SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT
Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, sistem penyampaian
sesebuah organisasi menjadi lebih efisyen dan mudah. Selain itu, ia mampu
meningkatkan penguasaan penggunaan teknologi ICT di sesebuah organisasi.
Menjimatkan kos
panggilan telefon
Maklumat yang
diterima pelajar
secara terus, tepat
dan efisyen
Menyokong ke arah
Go Green
Penjimatan masa
penyampaian
maklumat
FAEDAH
PROJEK
Pengurangan
birokrasi
Penjimatan masa
Penyebaran
maklumat
Mengurangkan
penggunaan tenaga
kerja pihak ke3
Mengurangkan Kos
Operasi dan
penggunaan
medium
24

25. JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

26. BAB 3
3.1 PEMBANGUNAN SISTEM
Sistem ini dibangunkan menggunakan perisian PowerPoint2010. Pemilihan perisian
ini adalah kerana pengguna sudah biasa dengan perisian Microsoft Office dimana
individu yang tidak menguasai kemahiran komputer yang tinggi boleh menggunakan
dengan mudah dan cepat
3.1.1 CARA MEMBANGUNKAN SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT
0
Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT
A – Klik panel View pada menu bar
B – Klik Slide Master
26

27. BAB 3
0
Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT
Klik pada slaid
pertama dan kedua
diruangan ini untuk
mengedit templete
Pengguna boleh
mengedit ruangan ini
untuk dijadikan
templete sendiri
0
Contoh TEMPLETE POWERPOINT yang siap direkabentuk
27

28. BAB 3
3.1.2 CARA MENYIMPAN TEMPLETE POWERPOINT
Klik Icon
Save
Klik untuk
menutup
Master View
Klik Save
28

29. BAB 3
3.1.3 CARA MENETAPKAN MASA PERTUKARAN PAPARAN
A – Klik pada menu Animation
B – Klik pada Transition Scheme
C – Pilih Transition Scheme untuk animasi pertukaran antara slaid
D – Pilih pada kotak Automatically After. Masukkan masa mengikut kesesuaian
diperlukan untuk memaparkan informasi per slaid. (Cadangan masa: 3-5 saat)
E – Klik Apply To All supaya masa paparan tetap bagi semua slaid
0
TEMPLETE POWERPOINT telah siap direkabentuk dan cara untuk
menggunakan templete tersebut boleh dirujuk dalam Bab 4
29

30. Pengguna boleh mengedit
ruangan ini untuk dijadikan
templete sendiri

31. JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

32. BAB 4
4.1 PENGGUNAAN SISTEM
Pegawai yang bertanggungjawab menggunakan sistem ini adalah PAP. Bab ini
menerangkan cara mudah untuk menggunakan sistem paparan maklumat berpusat.
4.1.1 CARA MASUKKAN INFORMASI DALAM TEMPLETE
0
Klik dua kali pada icon TEMPLETE EKSTROVET pada Desktop.
Klik untuk masukkan
tajuk informasi
Klik untuk masukkan
jadual, graf, smartArt
Graphic, Picture, Clip
Art dan Video
32

33. BAB 4
4.1.2 CARA MENAMBAHKAN SLAID PAPARAN
Klik pada tetikus
kanan kemudian klik
pada New Slide
Ulangi langkah 2
untuk memasukkan
informasi
4.1.3 CARA MENYIMPAN (SAVE) INFORMASI UNTUK DIPAPARKAN
33

34. BAB 4
4.1.4 CARA MEMAPARKAN INFORMASI
0
Klik dua kali pada icon INFORMASI HARI INI.WMV pada
Desktop.
Klik pada icon ini bagi mendapatkan
paparan penuh informasi
0
Paparan maklumat akan bertukar dalam tempoh masa yang telah ditetapkan
dan berulang-ulang selagi komputer di onnkan
34

35. JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU

36. BAB 5
5.1 RUMUSAN
Sistem Paparan Maklumat Berpusat yang diperkenalkan oleh kumpulan
EKSTROVET adalah menyokong kepada wawasan negara iaitu mengukuhkan
sistem penyampaian
menjelang 2020. EKSTROVET telah manfaatkan ICT
dengan menggalakkan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi
untuk menyokong sistem penyampaian maklumat yang berkesan. Ia
merupakan satu kaedah penyampaian maklumat yang cepat, tepat, betul dan
seragam.
Sistem penyampaian maklumat yang berkesan dengan pendekatan yang lebih
fleksibel adalah penting dalam sesebuah organisasi. Dengan ini EKSTROVET
telah menerbitkan Buku Panduan Sistem Paparan Maklumat Berpusat bagi
memberi
panduan
lengkap
kepada
organisasi
dalam
membina
dan
mengaplikasikan sistem paparan maklumat berpusat. Ini bagi memastikan
sistem tadbir urus dapat dilaksanakan dengan lebih cekap, telus dan pantas
dalam memastikan visi dan misi organisasi dapat dicapai secara berterusan.
36

37. CATATAN
37

38. 38

40. EKTROVET
Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Politeknik Merlimau
KB1031, Pejabat Pos Merlimau,
77300 Merlimau Melaka
Tel: 06-2636687