1. Lean Academy
Infosessie
19 juni 2014

2. Programma
• Lean Management
• Lean Academy
• Een goed Lean verbeterproject
• Het opleidingstraject
• Lean continues
• Timing
• Vragen

3. Lean Management
• Kiezen voor ‘Operational Excellence
via de filosofie van Lean,
dit is: het voldoen aan de klantenverwachtingen
met een minimum aan middelen, zonder verspilling.
Verbetering werking & dienstverlening
Drukken van de kosten
• Wegens:
– het verbeterpotentieel,
– de managementkwaliteit,
– het vertrouwen in de cultuur van de ambtenaren om de dingen
goed te doen.

4.  4
Overprocessing
Boven de eisen/verwachtingen
uitvoeren; geen
standaardprocedures
Verplaatsen
rondzwervende documenten;
onlogische
archiefsystemen
Overproductie
overaanbod van niet
relevante diensten
en informatie
Werkoverdracht
versnipperd werk;
werk dat moeilijk kan
worden overgenomen
Werkvoorraad
stapels dossiers, mails;
onder handen zijnde werk
Onbenut talent
Immobiliteit medewerker;
niet kunnen of willen delegeren
Herwerken
door verkeerde of
incomplete informatie;
door verkeerde
uitvoering
Wachten
op informatie;
op anderen in het proces
LEAN in de processen
Zoek de bronnen van verspilling

5. Wat zijn de Lean uitdagingen in jullie
organisatie? 5

6. Doelstellingen Lean Academy
• Kennis, vaardigheden en attitudes bijbrengen
• Geleerde onmiddellijk toepassen op concreet
verbeterproject binnen de eigen organisatie
=> competentie- EN organisatieontwikkeling!
• Kennis en ervaring delen
• Netwerk creëren in en tussen de
departementen

7. Voordelen voor de organisatie
• Lean-filosofie wordt gedragen door de organisatie
• Dienstverlening op een hoger peil
• Kosten worden gedrukt
• Verspillingen worden verminderd
• Grotere tevredenheid bij klanten / burgers
• Verhoogde betrokkenheid vanwege de
medewerkers
• Initiatief en participatief management worden
aangemoedigd
• Meer werkplezier

8. Kenmerken opleidingstraject
• Focus op praktische toepasbaarheid
• Transfer van het geleerde naar de werkplek
• Op maat: volledig afgestemd op dienstverlening
en administratieve processen in een
overheidscontext
• Delen van kennis en ervaring tussen deelnemers
van verschillende organisaties

9. Leerdoelstellingen
Op het einde van de opleiding zijn de deelnemers in staat
om:
• de basisprincipes van LEAN toe te passen op de
werkprocessen van de eigen organisatie;
• de LEAN filosofie over te brengen op anderen;
• de benodigde instrumenten te gebruiken om
concrete procesverbeteringen door te voeren;
• weerstand tegen veranderingen in te schatten en
ermee om te gaan;
• aan het management van hun organisatie te
rapporteren over het verloop en de resultaten van
een LEAN-verbeterproject.

10. Centraal in Lean Academy
Het project van de deelnemers

11. Voorbeelden van projecten (F/N)
• Rationalisation des coûts des analyses
génétiques en criminalistique
• Acceuil téléphonique orienté client
• Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm
vergunningen onderhoudspersoneel
luchtvaartuigen
• Intern verloop aanwervingsproces voor
statutairen optimaliseren

12. 12
• Kernprocessen (= externe klant)
• Ondersteunende processen (ICT, P&O,
B&B, Log, Admin, …)
De 38 onderwerpen van de projecten

13. 13
Een goed Lean verbeterproject
 Het project concentreert zich op een proces, een keten van activiteiten. Niet
op een dienst. Niet op een IT-tool. Het leidt tot een concreet resultaat.
 Er is een klant met een behoefte en er is een concrete output, tastbaar en
meetbaar.
 Het betreft bij voorkeur een transversaal proces waar meerdere
personen/partijen tussenkomen.
 Het proces is voor verbetering vatbaar. Er is potentieel op gebied van de
doorlooptijd, de kosten, de kwaliteit t.o.v. klantverwachtingen, …
 Het project is belangrijk voor het management.
 Het management heeft de verwachte verbeterdomeinen aangeduid.
 Het proces behandelt een belangrijk volume aan transacties.
 De oplossing bestaat nog niet.
 Het project is te realiseren in een viertal maanden. De scope wordt hiervoor
beperkt.

14. RIZIV LEANteam 14 LEAN Conferentie 2014
Goede praktijk
Interne communicatie RIZIV

15. RIZIV LEANteam 15 LEAN Conferentie 2014
Goede praktijk
Interne communicatie RIZIV

16. Doelpubliek
• Ambtenaren van de FOD’s, POD’s, parastatalen,
wetenschappelijke instellingen, Federale
Politie, Defensie en de Rechterlijke Orde.
• Profiel: kandidaten & projectvoorstellen
• Selectie door topmanagement (sponsor)
 20 juni: oproep voor kandidaten en
projectvoorstellen

17. Profiel projectteam
• Grondige kennis eigen organisatie
• Inzicht in bestaande processen
• Gemotiveerd
• Ervaring met procesbeheer,
projectmanagement en/of
veranderingsmanagement (wenselijk)
• Ervaring met organisatieontwikkeling,
management support en interne controle (nuttig)

18. Kandidaat- en
projectvoorstellen
• Max. 40 projecten met 2 tot 4 deelnemers
• Geen quota
• Prioritisering deelnemers en projecten door
topmanagement
• Elke organisatie bekomt minstens 1 project
• Standaardfiche voor kandidaatstelling en
projectvoorstellen
• Centralisering bij stafdienst P&O / opleidings-
verantw.

19. Structuur opleidingstraject
• Intakegesprek
• Lean Thinking: concepten, technieken en
instrumenten (2 dagen)
• Praktijkgericht
• Lean Administration Game
• Samenstelling groepen op basis van taalrol
(NL of FR)

20. Structuur opleidingstraject
• Case studies (1 dag + 4 x 0,5 dagen)
• Focus op concrete lean verbeterprojecten die de
deelnemers binnen hun eigen organisatie moeten
realiseren
• Dag 1: Kick off project met nadruk op soft skills
• Klassikale bespreking projecten (max. 4 per sessie)
=> feedback, coaching opleider, intervisie, leren van elkaar
e-Campus: forum
• Groepen op basis van project: 4-tal projectteams →
gemengde taalgroepen
• 2 x 2 uur individuele coaching per
projectteam

21. Lean continues...
• Geen “One Shot”
• Uitbouw lean expertise federale overheid
→ expertise op termijn internaliseren
• Netwerking
• Kennisbeheer
• Lean Inspiration Conference
• Lean Café

23. Niet stoppen met de
drie projecten, hé !
LEAN@FOD

24. Lean continues…
• FOD Economie
• Interne opleiding: Inleiding in Lean en
procesmanagement
• Leanfilosofie zal toegepast worden op grote
moderniseringsproject Ecochange
• FOD Binnenlandse Zaken
• Toelichting intern P&O netwerk + motiveren
nieuwe deelname FOD BIZA
• In nieuwe Lean verbeterprojecten zullen vorige
deelnemers een ondersteunende rol opnemen

25. Timing

26. Contact
• Yonca Braeckman (OFO)
yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be
• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)
veronique.wathieu@p-o.belgium.be
• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)
paul.vangampelaere@p-o.belgium.be