1. Lean Academy
Session d’info
19 juin 2014

2. Programme
• Lean Management
• Lean Academy
• Un candidat-projet Lean idéal
• Le trajet de formation
• Lean continues
• Timing
• Questions

3. Lean Management
• Opter pour l’ Excellence Opérationnelle
via la philosophie Lean,
c.à.d.: répondre aux attentes des clients
avec un minimum de moyens, sans gaspillage.
amélioration du fonctionnement et des prestations de
services
réduction des couts
• Possible grâce à:
– au potentiel d’amélioration,
– à la qualité du management,
– à la culture du fonctionnaire qui veut bien faire les choses.

4. Lean dans les processus
Rechercher les sources de gaspillage
Overprocessing
Exécuter au delà des exigences
ou des attentes,
manque de standardisation
Déplacements
Circulation des documents,
Archives illogiques, …
Surproduction
Sur-offre de
services ou d’informations
non pertinents
Transfert du travail
Travail fragmenté;
travail qui peut difficilement
être repris
Stock
Piles de dossiers, mails,
travail en cours, …
Talent inutilisé
Attitude personnelle,
manque de délégation
Refaire
À cause d’erreur
d’exécution ou
d’un manque d’information
Attentes
d’information,
d’autres intervenants
dans le processus,
De signatures, ...

5. Quels sont les challenges « Lean » pour
nos organisations ? 5

6. Objectifs Lean Academy
• Acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes
• Mettre directement les acquis en pratique dans le
cadre d’un projet d’amélioration concret au sein de
son organisation
développement des compétences
ET de l’organisation !
• Partager les connaissances et les expériences
• Créer un réseau intra et interdépartemental

7. Avantages
pour votre organisation
• La philosophie Lean est portée par l’organisation
• Augmentation du niveau de la prestation de
services
• Réduction des coûts
• Diminution des gaspillages
• Plus grande satisfaction des clients / citoyens
• Plus grande implication des collaborateurs
• Management participatif encouragé
• Plus de plaisir dans le travail

8. Caractéristiques
du trajet de formation
• Focus sur l’applicabilité pratique
• Transfert de l’acquis vers le lieu de travail
• Sur mesure : parfaitement adapté aux
prestations de services et aux processus
administratifs dans un contexte public
• Partage des connaissances et expériences entre
les participants de différentes organisations

9. Objectifs d’apprentissage
A l’issue de la formation, les participants sont capables de/d’ :
• appliquer les principes de base de LEAN aux
processus de travail de leur propre organisation;
• transmettre la philosophie LEAN à des tiers;
• utiliser les instruments nécessaires pour réaliser des
améliorations concrètes de processus ;
• estimer la résistance au changement et la gérer;
• rapporter au management de leur organisation le
déroulement et les résultats d’un projet d’amélioration
LEAN.

10. Au cœur de Lean Academy:
le projet des participants

11. Exemples des projets (F/N)
• Rationalisation des coûts des analyses
génétiques en criminalistique
• Acceuil téléphonique orienté client
• Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm
vergunningen onderhoudspersoneel
luchtvaartuigen
• Intern verloop aanwervingsproces voor
statutairen optimaliseren

12. 12
• Processus clé (= client externe)
• Processus de support (ICT, P&O, B&B, Log,
Admin, …)
Les 38 sujets des projets 2013

13. 13
Un candidat-projet Lean idéal
 Le projet se focalise sur un processus, une chaine d’activités qui mène à un
résultat concret. Pas sur un département. Pas sur un outil IT.
 On y trouve un client qui a des besoins et un élément de sortie concret,
tangible, que l’on peut compter.
 Le processus est si possible transversal ou en tous cas, il fait intervenir
différentes personnes/parties.
 Le processus concerné est améliorable. Il y a donc actuellement des
problèmes, que ce soit au niveau des délais, des couts, de la qualité par
rapport aux attentes des clients, …
 Le projet est important pour le management.
 Le management a identifié les domaines d’améliorations attendues.
 Il y a un certain volume de transactions concernées par ce processus.
 La solution n’existe pas encore.
 Le projet doit être faisable en 4 mois. Le scope est donc limité.

14. RIZIV LEANteam 14 LEAN Conference 2014
Bonne pratique
communication interne - INAMI

15. RIZIV LEANteam 15 LEAN Conference 2014
Bonne pratique
communication interne - INAMI

16. Public cible
• Fonctionnaires des SPF, SPP, parastataux,
établissements scientifiques, de la Police
fédérale, de la Défense, de l’ordre judiciaire
• Profil: candidats et propositions de projets
• Sélection par le top management (sponsor)
20 juin : Appel aux candidats et propositions
de projets

17. Profil équipe de projet
• Connaissance approfondie de son organisation
• Compréhension des processus existants
• Motivation
• Expérience en gestion de processus, de projet
et/ou du changement (souhaitable)
• Expérience en développement
de l’organisation, management
support et/ou contrôle interne (utile)

18. Candidatures
et propositions de projets
• Max. 40 projets avec 2 à 4 participants
• Pas de quota
• Prioritisation des participants et des projets par
le top management
• Pour chaque organisation au moins 1 équipe de
projet sera admise
• Fiche standard pour les candidatures et les
propositions de projets
• Centralisation par le service d’encadrement P&O
/ auprès du responsable de formation

19. Structure du trajet
• Entretien d’intake
• Lean Thinking: concepts, techniques et
instruments (2 jours)
• Axé sur la pratique
• Lean Administration Game
• Composition des groupes en fonction du rôle
linguistique (NL ou FR)

20. Structure du trajet
• Exercice pratique (1 jour + 4 x 0,5 jours)
• Focus sur des projets d’amélioration Lean concrets que
les participants doivent réaliser dans leur organisation
• Jour 1: Kick off projet et focus sur les ‘soft skills’
• Discussion des projets en groupe (max. 4 par session)
• => feed-back, coaching , intervision, apprentissage
mutuel, e-Campus : forum
• Groupes faits en fonction des projets (environ 4 équipes
de projet + intéressés) => rôles linguistiques mélangés
• 2 x 2 heures de coaching individuel par équipe
de projet

21. Lean continues…
• Pas de “One Shot”
• Développement de l’expertise Lean de
l’administration fédérale
à terme, internaliser l’expertise à terme
• Réseautage
• Gestion des connaissances
• Len Inspiration Conference
• Lean Café

23. Surtout ne pas
s’arrêter à trois
projets!
LEAN@FOD

24. Lean continues…
• SPF Economie
• Formation interne: introduction à Lean et à la
gestion des processus
• La philosophie Lean sera appliquée dans le
cadre du projet de modernisation Ecochange
• SPF Intérieur
• Explication au réseau interne P&O et motivation
nouvelle participation du SPF
• Les participants Lean Academy 1 prendront un
rôle de support dans les nouveaux projets Lean

25. Planning

26. Contact
• Yonca Braeckman (IFA)
yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be
• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)
veronique.wathieu@p-o.belgium.be
• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)
paul.vangampelaere@p-o.belgium.be