Ο κος Βασίλης Μπουγιοτόπουλος, Γενικός Γραμματέας του Δήμου Κοζάνης πραγματοποίησε στο 9ο OTS FORUM εισήγηση σχετική με τις διαδικασίες και την τυποποίησή τους στο τομέα της Δημόσιας Διοίκησης

1. “Τυποποίηση διαδικασιών & ηλεκτρονικά
εργαλεία στη Δημόσια Διοίκηση:
ένα άπιαστο όνειρο ή
μια αδυσώπητη αναγκαιότητα?”
Βασίλης Μπουγιοτόπουλος
Πολιτικός Επιστήμων
Γενικός Γραμματέας
Δήμου Κοζάνης

2. Ο άχρονος χρόνος της δημόσια διοίκησης
Ενώ οι παγκόσμιες εξελίξεις συμπυκνώνουν τον χρόνο
και οι ανάγκες της χώρας απαιτούν αυξημένα
αντανακλαστικά, η ταχύτητα της δημόσιας διοίκησης
βρίσκεται ακόμα σε κατάσταση «άχρονη».
• Η πολυνομία, η επικάλυψη αρμοδιοτήτων, η μη
διασύνδεση και μη συνεργασία μεταξύ Υπηρεσιών,
• Οι ευθυνοφοβικές αντιλήψεις, η μη επαρκής
αξιοποίηση των νέων τεχνολογιών
• Η έλλειψη σαφώς καταγεγραμμένων διαδικασιών
• Η πελατειακή λογική και «κουλτούρα» των
προηγούμενων πολλών δεκαετιών
«καταδίκασαν» την δημόσια διοίκηση στον
«άχρονο» χρόνο της ανατροφοδοτούμενης
γραφειοκρατίας

3. Η απουσία σύγχρονου τρόπου διαχείρισης του
ανθρώπινου δυναμικού
Ταυτόχρονα
• Οι εγγενείς αδυναμίες διαχείρισης του ανθρώπινου
δυναμικού και η απουσία σύγχρονων μεθόδων
διοίκησης
• Η ανορθολογική κατανομή του
• Η αναποτελεσματική και χωρίς στόχευση στο
αποτέλεσμα εκπαίδευση
• Η έως πρόσφατα παντελής έλλειψη στοιχειώδους
αξιολόγησης
• Η απουσία κουλτούρας χρονο-προγραμματισμού και
στοχοθεσίας
Συνέβαλαν στο γεγονός ότι το ετερόκλητο ανθρώπινο
δυναμικό αντιμετωπίστηκε ως δαπάνη και όχι ως
κεφάλαιο προς αξιοποίηση που μπορεί να συμβάλει στην
ραγδαία αύξηση της αποδοτικότητας.

4. Ο σχεδιασμός μας
• Η αλλαγή του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού
Συστήματος του Δήμου, με στόχευση στην αλλαγή
παγιωμένων αντιλήψεων και της κακής χρήσης των
παλιών ηλεκτρονικών εργαλείων
• Ανακατανομή του προσωπικού που είχε «παντρευτεί»
τις υφιστάμενες θέσεις, γεγονός που δημιουργούσε
αγκυλώσεις και εξαρτήσεις
• Κεντρικός έλεγχος των σεμιναρίων στα οποία δήλωνε
συμμετοχή το προσωπικό για εξασφάλιση συνάφειας
• Προσπάθεια δημιουργία οριζόντιων ομάδων εργασίας
με στόχευση στην κουλτούρα ομαδικότητας
• Στελέχωση του Γραφείου Ποιότητας για την εσωτερική
διαδικασία τυποποίησης
• Έμφαση σε ηλεκτρονικά εργαλεία που ήταν σε
αδράνεια
• Έργο τυποποίησης διαδικασιών στην δ/νση
οικονομικών

5. Πρακτική εφαρμογή: Διακίνηση εγγράφων
Η πρώτη προσπάθεια αλλαγής, από τις πρώτες
κιόλας μέρες ήταν η εφαρμογή της
ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων μέσω
εφαρμογής που υπήρχε στον Δήμο εδώ και
χρόνια.
Στην εποχή του email και του skype, του
ebanking και των διαδικτυακών συναλλαγών,
τα έγγραφα διακινούνται σε έντυπη μορφή.
Τεράστια σπατάλη χρόνου, χρήματος, υλικών.
Είναι αυτό δεδομένο?

6. Αντίσταση στην αλλαγή 1
Οι προσπάθειες που είχαν γίνει στο παρελθόν δεν είχαν ευοδωθεί. Παρ’ όλο
που υπήρχε λογισμικό ηλεκτρονικής διακίνησης. Αλλά και οι δικές μας
προσπάθειες συνάντησαν αντίδραση. Γιατί?
Αντίσταση στην αλλαγή? Απειλή - γιατί η ηλεκτρονική διαδικασία οδηγεί σε
καταγραφή του χρόνου και του ονοματεπωνύμου? Μήπως είναι απλά η ότι
“οτιδήποτε νέο προσπαθούμε να το αποφύγουμε”?

7. Αντίσταση στην αλλαγή 2
Μετά από μήνες προσπάθειας τελικά η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων, το
γνωστό ως ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, μπήκε στη ζωή του Δήμου. Ή τουλάχιστον
έτσι νομίζαμε!
Τελικά όλα τα έγγραφα καταγράφονται στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο. Στο
γραφείο του ΓΓ φτάνουν ΜΟΝΟ ηλεκτρονικά αρχεία, αλλά…
Στις υπόλοιπες υπηρεσίες στέλνονταν και σε έντυπη μορφή!

8. Τόσο ισχυρή αντίσταση σε μια τόσο μικρή αλλαγή?

9. Ποιο είναι το βασικό πρόβλημα?
Τελικά άρχισα να αναρωτιέμαι:
• το βασικό πρόβλημα του Δήμου είναι ότι η διακίνηση εγγράφων γίνεται σε
έντυπη μορφή?
• Τι οδηγεί τους εργαζόμενους να ανταλλάσσουν σχεδόν με μανία μεταξύ τους
Υπηρεσιακά Σημειώματα?
• Προφανώς υπάρχει η «κουλτούρα του χαρτιού»: «Ένα έντυπο, κάτι
χειροπιαστό, με σφραγίδα είναι σίγουρα πιο ασφαλές».
• Αλλά τελικά ποιο είναι το βασικό πρόβλημα?

10. Φόβος.

11. Φόβος.
• Ο φόβος σε κάθε τι νέο, μετά από χρόνια αδράνειας
• Ο φόβος στους αιρετούς που πολλές φορές δεν
λαμβάνουν υπόψη τις ανησυχίες του υπηρεσιακού
μηχανισμού
• Ο φόβος μην εκτεθούν από τους συναδέλφους
• Ο φόβος στο πολυδαίδαλο του συστήματος
• Ο φόβος της ασάφειας των νόμων που προκαλεί
στενή ερμηνεία
• Ο φόβος της ασάφειας και της αλληλοεπικάλυψης
των αρμοδιοτήτων
• Ο φόβος της ασάφειας περίπλοκων διαδικασιών
που μπορούν να τους εμπλέξουν σε περιπέτειες
• …….

12. Από τον φόβο στην σαφήνεια
• Αποσαφήνιση των διαδικασιών και τυποποίησή τους
• Χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων (ροές εργασιών) που αφήνουν
το χρονικό και ποιοτικό αποτύπωμα του καθενός
• Τροποποίηση του ΟΕΥ με στόχευση στην σαφέστερη και
πληρέστερη καταγραφή των αρμοδιοτήτων κάθε τμήματος
Με στόχευση
το προσωπικό να κατανοεί τι του ζητείται να κάνει, με ποιον τρόπο
και σε ποιον χρόνο,
και η πολιτική ηγεσία να μπορεί να υπολογίσει πως και πότε μπορεί
να υλοποιήσει το έργο της.

13. Διαγράμματα Ροής
• Τα διαγράμματα ροής
απεικονίζουν την ροή, την
σειρά, των εφαρμοζόμενων
διεργασιών.
• Μέσω αυτών των
διαγραμμάτων
συνειδητοποιούμε την
πολυπλοκότητα των
διεργασιών & την ανάγκη
κατανόησής τους.

14. Τυποποίηση διαδικασιών
Σε αυτή την φάση βρισκόμαστε σήμερα στον Δήμο Κοζάνης.
Προχωράμε σε σχεδιασμό και εγκατάσταση συστήματος τυποποίησης
διαδικασιών τύπου ISO 9001:2015 στην Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών.
Η διαδικασία αυτή προβλέπει 4 στάδια:
• Την διαγνωστική επιθεώρηση της οργανωτικής κατάστασης
• Την καταγραφή των επιτελούμενων διαδικασιών & των
ηλεκτρονικών εργαλείων με τα οποία αυτές θα επιτελούνται
• Την εκπαίδευση του προσωπικού στην εφαρμογή του συστήματος
• Την εκπαίδευση ατόμων που θα επιφορτιστούν με τον εσωτερικό
έλεγχο του κύκλου Plan-Do-Check-Act

15. Τυποποίηση διαδικασιών

16. Προσδοκόμενα αποτελέσματα
• Την αποφυγή των ερμηνειών για τον
τρόπο εκτέλεσης κάθε διαδικασίας
• Την αποσαφήνιση των βημάτων και
των αρμοδιοτήτων
• Την αύξηση βαθμού χρήσης των
ηλεκτρονικών εργαλείων
• Την προετοιμασία για την καταγραφή
 των περιγραμμάτων θέσεων
εργασίας &
 των max χρόνων απόκρισης

17. Θα τολμήσουμε?

18. Θα τολμήσουμε;
ΝΑΙ, γιατί είμαστε πεισμένοι ότι ακριβώς εκεί πάσχει η Δημόσια Διοίκηση.
ΝΑΙ, γιατί πριν αποφανθούμε αν το κράτος είναι μεγάλο ή μικρό,
οφείλουμε να απαντήσουμε στο ερώτημα:
“τι κάνουμε ως δημοκρατικά νομιμοποιημένη διοίκηση για να γίνει το
κράτος αποτελεσματικό;”
Και η απάντηση κατά την γνώμη μας είναι μονοσήμαντη:
“ασχολούμαστε και βελτιώνουμε τα θεμέλια των οργανισμών
τους οποίους καλούμαστε να διοικήσουμε.”

19. Θα τολμήσουμε!
• Έτσι μόνο θα γλιτώσουμε από τους
τόνους χαρτί που «πνίγουν» τις
υπηρεσίες με το «ηλεκτρονικό
πρωτόκολλο»,
• έτσι μόνο θα επιβραβευθούν οι άξιοι
υπάλληλοι, γιατί θα καταγράφεται η
απόδοση του καθενός μέσω των
«ροών εργασιών»,
• έτσι μόνο θα καταφέρουμε ως φορείς
της γενικής κυβέρνησης να
ανακτήσουμε τον χαμένο σεβασμό
και την εκτίμηση των πολιτών, που
προσδοκούμε ότι εκπροσωπούμε.

20. Ευχαριστώ για τον χρόνο σας!
Βασίλης Μπουγιοτόπουλος
Γενικός Γραμματέας
Δήμου Κοζάνης
bougiotopoulos@cityofkozani.gov.gr