IT-forumkonferansen 2014. Velferdsteknologi: Cathinka Guldberg Lovisenberg innfører digitale pasientrom. Roger Sletta

1. Prosjektpresentasjon av
Cathinka Guldberg Senter
”Digitalt Sykehjem”
Hospital IT AS
Roger Sletta

2. Bakgrunn
• Manglet elektronisk journalsystem
• Økende krav til dokumentasjon ihht. lovverk
• Sikre kvalitet i tjenesten (mange oppgaver dokumenteres ikke)
• Økt forventningsnivå/krav hos brukere/pårørende
• Behov for enkle og tilgjengelige standardiserte dokumentasjonsprosesser
• Dokumentasjon ”on time on place”
• Møte fremtidens krav med effektive systemer innenfor tilgjengelige
økonomiske rammer

3. Prosjektmandat
• Prosjektet skal innføre elektronisk journalsystem og ”digitalt sykehjem”
innenfor lovverk for lagring og behandling av helsedata
• Videre er det et mål å legge forholdene til rette for kompetanseheving for
medarbeiderne, samtidig som man skal øke servicegraden overfor
brukerne
• Der det er mulig skal endringer gjennomføres for å sikre ”Quick Wins”.
• Gi tilstrekkelig opplæring til å nyttiggjøre seg av systemene

4. Prosjektets mål
1. Prosjektet skal levere dagens tjenester innenfor tildelte rammer
med god kvalitet.
2. Det skal gjennom endringer i arbeidsmetodikk øke direkte
brukertid betraktelig.
3. Det skal levere tilrettelagte hjelpemidler for å mestre sin egen
hverdag (tilpasset målgruppen)
4. Det skal levere løsninger som øker beboerens trygghet og
sikkerhet for at hendelser kan forebygges eller fanges opp raskt
5. Det skal bli en tjeneste som bidrar til å tiltrekke seg gode
fagpersoner – og gjennom et godt arbeidsmiljø ha et lavt
sykefravær.
6. Det skal sikre effektivitet og trygghet i hverdagen for beboer og
ansatte
7. Det skal identifisere FoU-områder
8. Cathinka Guldberg senter har som mål å være ledende innenfor
fagfeltet og bidra til ”best practice”

5. Prosjektet skal levere
• Et komplett journalsystem (EPJ)
• Et komplett digitalt sykehjem
• Tilrettelagte underholdnings- og kommunikasjonsløsninger for beboere
• Mobile arbeidsflater til de ansatte
• Et komplett alarmsystem med varsling til mobile arbeidsflater
• Rutiner skal innføres for elektronisk pasientjournalsystem og arbeidsrutiner
i et digitalt sykehjem
• Identifisere behov for organisatoriske endringer og gi råd og anbefalinger til
linjeorganisasjonen
• Ansatte skal gis opplæring

6. Prosjektet skal ikke
• Prosjektet skal ikke ha ansvaret for budsjettet
• Prosjektet må forholde seg til dagens økonomiske rammer
• Eventuelle nye tiltak må finansieres innenfor vedtatte budsjettrammer
• Prosjektet skal ikke se på organisatoriske endringer utover nødvendige
endringer i for innføring
• Prosjektet skal ikke ha ansvar for gjennomføringen av organisatoriske
endringer som følge av prosjektet

7. Løsning
• Digitalt sykehjem
• Dokumentasjon inne på pasientrommet
• Arbeidsplaner (gjøres i EPJ systemet)
• Oppgaver følger pasienten
• Enkle, raske og responsive brukervennlige løsninger
• Mobile løsninger for alarmer og statusoppdateringer
• Løsninger som gjør at pasienten får en bedre hverdag

8. Elektronisk flate for
dokumentasjon,
Trygghet, sikkerhet og
tilkalling
Sensorikk leverer
informasjon og støtter
arbeidshverdagen
Sørger for distribusjon
av alarmer, tilkallinger
og innloggingsrutiner
Det digitale sykehjemmet EPJ

9. Systemet må vite
EPJ

10. Hva med personvern?
• Sporing av ansatte og pasienter?
• Kan ikke lagre helsedata – må lagre i EPJ
• Kan ikke lagre posisjoner – må i tilfelle slettes etter 2 uker med innsyn kun
i spesielle tilfeller (tyveri o.l.)
• Kan kun vise posisjoner når en hendelse har inntruffet
• Samtykke fra pasienter (vandring etc.)
• Viktig med dialog med fagforeningsrepresentanter og
ansatterepresentanter!
• Anonymisert statistikk og rapporter

11. Touchskjerm på hvert rom

12. Dokumentasjon hos pasient
Digitalt pasientrom Digitale komponenter
Ultralydsensor
Brikker for pasienter (evt. ansatte)
Smarttelefon
1
2
3
2: Alarmbrikke
<<<<<
Oppholdsrom Bad
3: SmartVakt app Webservice
1: Ultralydsensor
1: Ultralydsensor
Logiske geografiske soner
Alarmtype
Eier
Lokasjon
Status
Posisjon
Distribusjon
Håndtering
Kvittering
Rapport
Alarm
Trygg sone Utrygg
sone
Fallsone

13. Mobile pleiere
Pasientfunksjoner
Kollegafunksjoner
Mulighet for lydnotat
Sykesignal
Mulighet for sensorikk
Mulighet for å ta bilder
Sykesignal med
mulighet for
telefonfunksjon
Tilkalling fra pasient
med
oppdragshåndtering
Automatisk fallalarm
med
nullstillmekanisme
Aktivitetsstrøm av
hendelser for konkret
pasient
Pasientfunksjoner:
Informasjon knyttet
til hver pasient

14. Hvordan få dette til?

15. Prosjektorganisasjon
Prosjekteier
Lovisenberg
Styringsgruppe
Representanter fra Lovisenberg,
ACOS og Hospital IT
Prosjektleder
Hospital IT
Prosjektgruppe
Lovisenbergstiftelsen, IKT, CGS, ACOS
og Hospital IT
Delprosjekt D1 Delprosjekt D2
Teknisk leveranse
(Hospital IT)
Innføringsprosjekt journal
(ACOS)
Gruppeledere
Prosjektleder
(Hospital IT
Prosjektleder
(ACOS)

16. Prosjektplan

17. Prinsipp
Normalisering av SmartVakt
drift ved avdeling (oppfølging 1
uke)
Innføring CosDoc
Oppbygging CosDoc
Oppbygging
arbeidsplaner
Faktisk
dokumentasjon
Må være operativt før dokumentasjon
på pasientrom
4 uker
Opplæring og
operasjonalisering
alarmsystem
Innføring telefoner og tagger,
innføring av rutiner og
opplæring telefon
EPJ
SmartVakt

18. Risiko
• Mye ny funksjonalitet: Pilotering i en avdeling
• Infrastruktur – WIFI: Dekningsmåling og test
• Endring av rutiner – elektronisk dokumentasjon på pasientrommene
• Endring av rutiner – mobiltelefoner og tagger
• Integrasjonsprosjekt (EPJ): Jevnlige møter og tidsplan

19. Start prosjekt!

20. EPJ-opplæring og innføring starter
• Pilotavdeling først
• 2 og 2 avdelinger siden
• Ca. en måneds prosess per avdeling
• Full journal og arbeidsplan

21. Sykehjemmet deles inn
Soner
Trygg
sone
Utrygg
sone
Fallsone
Romsone
1. Tilkalling
2. Panikkalarm
3. Fall
4. Sengealarm
5. Tilstedeværelse i et
rom pasienten ikke
skal være i
(geofence)
6. Aktivitetsmonitoreri
ng (passivitet)
Fallsone
1. Fall
Badsone
1. Tilkalling
2. Panikkalarm
3. Fall
4. Besøk alene på bad
om natten (geofence)
5. Aktivitetsmonitorerin
g (passivitet)
Gangsone
1. Tilkalling
2. Panikkalarm
3. Vandring (geofence)
4. Fall

22. Pleiere får telefoner og tagger
• Henter en brikke og en telefon
før hvert skift
• VIKTIG med gode rutiner
• HUSK å lade telefonene

23. Feil oppdages i pilotfase
• Posisjonering – treghet og regelrette feil
• Mobilapp – Innlogging ved WIFI-utfall
• Integrasjon – Brukerutveksling, tilgang, oppgaver
• Alarmsystem – Alarmdistribusjon og håndtering
• Kontinuerlig retting
• Viktig: Feilrapportering

24. Arbeidsplaner er klare for bruk
• Gjøres av avdelingsleder /sykepleier
• Gjøres i EPJ systemet på kontoret
Mål: mindre opplæringsbehov

25. Dokumentasjon starter
• Planlagte oppgaver tilgjengelig for
avdelingen
• Synlige på pasientskjerm
• Kvitteres
• Ikke planlagte unntak og andre
aktiviteter dokumenteres i
rapport på kontoret