Trots elektroniska blanketter, moderna e-tjänster, e-utveckling och medborgarfokus sker dokumenthanteringen internt som den alltid har gjort. Dokumenthanteringen är oftast helt manuell, ibland helt utan mallar, styrning. Ingen automatisering eller integration mot Diarium, e-arkiv eller andra verksamhetssystem.

1. Från papper och gem
- till digitala system
Advania, 2014-01-21

2. Presentatör
■ Per Åke Andersson, konceptansvarig
Advania eGovernment Solutions

3. Utmaning:
■ ”Medborgarcentrering, e-tjänster och digitala flöden – men
inget har förändrats internt?”

4. Nuläge
■ e-tjänster och e-utveckling => ökad digitalisering, ökad
automatisering, minskad pappershantering
■
■
■
■
Nämndshandlingarna via läsplattan
Digital nämndsadministration
IT-stöd i kommunens kontaktcenter
Ökad mailtrafik

5. Nuläge
■ Trots det så återstår det mycket att göra i den interna
hanteringen av dokument i en kommun.
■ Fortfarande upprättas många dokument utan övergripande
styrning eller regelverk
■ Registrering av ärenden sker fortfarande
manuellt, Diarieföring är inte ”varje mans vardag”
■ En stor del av arbetstiden ägnas åt att söka efter lämpliga
mallar och/eller tidigare versioner av olika slags dokument.

6. Att upprätta dokument
■ Alla dokument i kommunens dokumenthanteringsplan enkelt
tillgängliga direkt i Ms Word

7. Att upprätta dokument

8. Att upprätta dokument
■ Varje medarbetare har ju redan en personlig profil i ADt

9. Att upprätta dokument

10. Att upprätta dokument
■ Alla dokument sparas automatiskt på rätt ställe i
Sharepoint, med rätt metadata, enligt Riksarkivets
klassificeringsschema

11. Att upprätta dokument

12. Att upprätta dokument
■ Från Ms Word kan man skapa ärenden i olika
verksamhetssystem eller arkivera dokumentet i e-arkivet

13. Att upprätta dokument

14. Att upprätthålla ärendehanteringen
■ Samtliga ärenderelaterade arbetsdokument skapas
automatiskt i Diariet (eller verksamhetssystemet) när man
skapar ett ärende av en viss ärendetyp

15. Interna e-tjänster
■ Länkar och formulär på intranätet hjälper användaren att följa
en process, ett arbetsflöde, för exempelvis
upphandlingar, rekryteringar => Ärenden med tillhörande
dokument skapas automatiskt

16. Ensad dokumenthantering
■
■
■
■
Inga dokument på H: => Dokumenten tillhör Organisationen
Versionshantering
Oberoende
….

17. Sammanfattning:
■
■
■
■
■
■
Ensad och distribuerad dokumenthantering
Automatisk ifyllnad
Kvalitetsuppfyllnad
”alla” kan diarieföra
Ingen behöver leta efter dokument
…

18. Lösning?
■ Advania CSP – Advania Citizen Service Platform

19. Kontakt?
■ per-ake.andersson@advania.se
■ 08-54670209