1. Projektledning
Teori VI
Konceptutvecklare e-handel
HCB Uddevalla 2012
Clas Ottne IOU Management AB
clas@ioumanagement.com
Mobil: 070-760 87 70

2. Av-
slutning Projektavslutningen

3. Varje projekt är unikt…
• Varje projekt är unikt och har sina egna
förutsättningar.
• Syftet med projektet är att utifrån de givna
förutsättningarna skapa ett så optimalt resultat som
möjligt.
• Projektledaren och projektgruppen är avgörande
för att skapa detta resultat.
• Det handlar ofta om att ha flexibilitet,
anpassnings- och improvisationsförmåga, gott
samarbete och hög motivation i projektet.

4. Kritiska punkter
• Idéfasen – ”Projektstarten” som innebär att man
kommer igång.
• Förstudien – analys av projektförutsättningarna.
• Direktiv – grunden till vad projektet skall
åstadkomma.
• Planeringen – alla aktiviteter måste planeras och
kunna hanteras.
• Genomförandet – att styra och leda projektet med en
hög motivation.
• Avslutningen – att lära av erfarenheterna och förbättra
det man har missat.

5. Projektstarten
• Man kommer inte igång, förstår inte ”problemet” som
blir för diffust och projektet därmed otydligt.
• Starten upplevs seg – ingen tändning i gruppen!
• För snabb start – man har inte tänkt till ordentligt,
problem, mål och direktiv blir oklara.
• För ivrig start – gruppen är för het och startar upp utan
att ha formerat sig och kommit överens.
• Man försummar att göra en nödvändig förstudie.

6. Förstudien
• Missar att starta och ”dimensionera” förstudien; som kan
vara allt från en förundersökning till ett regelrätt
förprojekt.
• Bristande motivation för att genomföra förstudien.
• Missar att göra en regelrätt intressentanalys.
• Får inte med de viktiga intressenterna.
• Drar inte lärdom av förstudien och ser den inte som ett
viktigt beslutsunderlag för projektet.
• Beslutsunderlaget underlättar också direktivdialogen.

7. Direktiv
• Missar i direktivdialogen – man förutsätter
att man förstår varandra.
• Parterna accepterar oklara direktiv och tror
att det ”löser” sig på vägen.
• Styrkeförhållanden mellan parterna.
• Direktivet ses inte som ett styrdokument för
projektet.

8. Planeringen
• Felkalkylering i tid; start och slutpunkt.
• Felkalkylering i resurs; pengar och bemanning.
• Projektorganisationen blir ”felbemannad”.
• Projektet får ”för mycket” pengar/resurser.
• Störningar i samverkan med linjen.
• Missar att få med alla eller de viktigaste aktiviteterna.
• Underlaget för projektets ”kritiska linje” tas inte fram.
• Missar att göra en strategi eller väljer fel strategi för
projektet.
• Riskanalys utförs inte och projektet får därmed svårigheter
att hantera oförutsedda händelser som inträffar.

9. Genomförandet
• Projektledaren förmår inte styra och leda
projektet.
• Projektet missar i information och
kommunikation till projektgruppen.
• Alla i gruppen har inte samma inställning,
kunskap och motivation för projektet.
• Konflikter uppstår i projektgruppen.
• Projektledaren eller medlemmar i projektgruppen
försvinner från projektet.

10. Exempel på missar i avslutningen
• Missar i överlämnandet till linjen.
• Projektet förmår inte att ta lärdom av sina
erfarenheter – ingen uppföljning utförs.
• Ingen utvärdering av objektet/resultatet
utförs så att felaktigheter kan rättas till och
nya lärdomar dras.
• Projektgruppen och projektledaren
”belönas” inte och tappar motivation inför
nästa uppdrag/projekt.

11. Avslut-
ningen •Resultatets färdigställande
•Resultatpresentationer
•Överlämning
•Projektuppföljning
•Slutrapport
•Avetablering
•Slutmöten
•Utvärdering

12. Projektöverlämnandet
Sker i ”gråzonen” mellan projekt och linje
• Är nödvändigt i vissa typer av projekt
• Kan vara en kritisk punkt
• Bör förberedas och planeras
• Kan vara ett delprojekt
• Omställningar och utbildningar kan vara nödvändigt
• Information till berörda – avstämning med intressenter
• Vissa projekt övergår till att bli ”ordinarie” verksamhet

13. Exempel på överlämnanden
• Ny bilmodell – En projektgrupp har tagit fram en ny
bilmodell som skall börja tillverkas av linjen.
• Nytt bostadshus – En byggentreprenör har byggt ett
bostadshus som skall ingå i beståndet hos ett
bostadsföretag.
• Ny maskin – Ett projekt har tagit fram och installerat en
ny maskin som skall användas i produktionen i en industri.
• Nytt datasystem – Ett företag har i ett projekt
köpt/utvecklat ett nytt datasystem som skall användas av
de anställda i företaget.
• Ny organisation – En intern projektgrupp har tagit fram
en ny organisation som skall ”implementeras” av den
övriga organisationen.
• Nya arbetsrutiner – Projektet har tagit fram nya
arbetsrutiner som skall användas av en avdelning.

14. Överlämnanden av
e-handelskoncept
• Ta fram en tankeskiss för hur kunden kan
förvänta sig en överlämning av ett e-
handelskoncept
• Ge exempel på vilka missar som kan uppstå
vid överlämnandet av ett e-handelskoncept
• Ge förslag på en strategi för överlämnande
av ett e-handelskoncept

15. Slutmöte
• Genomgång av resultat avseende både
erfarenhetsuppföljning och utvärdering
(i den mån den har gjorts)
• Ev. praktiska avslut (ekonomi,
rapporttillägg etc)
• Avtackning
• Avslutningsfest!!!

16. Uppföljning och utvärdering
Uppföljning görs av den
egna projektorganisationen:
- Hur har arbetet fungerat i projektet?
Utvärdering görs av
projektets resultat:
- Vad uppnådde projektet?

17. Projektuppföljningen
– steg för steg
• Idéfasen – ”Projektstarten” som innebär att man
kommer igång.
• Förstudien – analys av projektförutsättningarna.
• Direktiv – grunden till vad projektet skall
åstadkomma.
• Planeringen – alla aktiviteter måste planeras och
kunna hanteras.
• Genomförandet – att styra och leda projektet med en
hög motivation.
• Avslutningen – att lära av erfarenheterna och
förbättra det man har missat.

18. Uppföljning
• Arbetssättet (effektivitet/metod/organisation)
• Planering
• Återkoppling
• Information (internt/externt)
• Möten
• Motivation – arbetsglädje
• Samarbeten
• Ledarskap
• Bra – dåligt (bör utvecklas/onödigt)

19. Varför utvärdering?
• Har målen uppnåtts?
• Vilka effekter och konsekvenser har
projektet gett upphov till?
• Hur kan objektet/resultatet förbättras
ytterligare?
• Projektets effektivitet; resursförbrukning i
förhållande till uppnått resultat?
• Hur kan framtida satsningar bli ännu
effektivare?

20. Frågor att ställa sig –
inför en utvärdering!
• Syfte?
• Organisation och planering av
utvärderingen?
• Vilka är berörda?
• Metod för utvärderingen?
• Hur skall effekter av insatser kontrolleras?
• Användningen av utvärderingen?

21. Utvärderingsmodeller
• Måluppfyllelseutvärdering
• Bieffektsutvärdering
• Resultatutvärdering eller mållösutvärdering
• Brukarorienterad utvärdering
• Beslutsfixerad utvärdering
• Intressentutvärdering