Recomendados
Recomendados
Más contenido relacionado
La actualidad más candente
La actualidad más candente (13)
Destacado
Similar a Uef, uuden yliopiston intranet konsepti, 14022013
Similar a Uef, uuden yliopiston intranet konsepti, 14022013 (20)
Uef, uuden yliopiston intranet konsepti, 14022013
- 1. Viestintäpäällikkö Petri Hynynen Yliopistojen intranetratkaisut 14.2.2013 Uuden yliopiston intranet-konsepti Itä-Suomen yliopiston intraa suunnittelemassa
- 2. Uuden yliopiston intranet-konsepti Sisältö • Intranet 2010 • Sisällöistä palveluiksi • Intranetin kehittämisen seuraavat vaiheet • Intran kehittämisen haasteista Viestintä / PH 14.2.2013 2
- 4. Itä-Suomen yliopisto 2010 • Julkiset pääsivustot avattiin marraskuussa 2009, UEF-intra käyttöön joulukuussa 2009 • Molemmissa alustana Liferay • Toteutus: viestintä, tike, oppimiskeskus • Yhteistyökumppanit: Proactum, Hahmo Design, Ambientia. Viestintä / PH 14.2.2013 4
- 5. UEF-intra • Ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin sisäisen viestinnän kanavat, palvelut ja toiminnot, jotka olivat uuden yliopiston toiminnan kannalta välttämättömiä • Vanhat intrapalvelut poistuivat käytöstä (Joensuun ja Kuopion yliopistojen intrat sekä yliopistofuusion hankeintra). Viestintä / PH 14.2.2013 5
- 6. UEF-intra I VAIHE • Sisäinen tiedottaminen intranetissä • Tapahtumakalenteri • Viestiryhmät (”sähköinen ilmoitustaulu”) • Verkkolehti Oiva • Linkit tietojärjestelmiin • Tiedekuntien ja laitoksien intrat Viestintä / PH 14.2.2013 6
- 7. UEF-intra • Tarkoitettu yliopiston henkilöstölle ja opiskelijoille • Tärkein sisäisen viestinnän kanava • Tarjoaa tietoa ja palveluja työn tueksi • Vastaa yksikköjen sisäisen viestinnän tarpeisiin • Luo yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutteisuutta (viesti- ja keskusteluryhmät sekä blogit) • Jatkuva kehitystyö Viestintä / PH 14.2.2013 7
- 8. UEF-intra Toteutus • Viestintäyksikkö vastasi perusintran toteutuksesta ja kehittämisestä • Yksiköt perustivat omia intranetsivustoja • Viestiryhmät ja blogit vastasivat muihin viestinnän tarpeisiin • Intran kehittäminen ja työtilojen suunnittelutyö käynnistyi viestinnän, tietotekniikkakeskuksen ja oppimiskeskuksen yhteisenä projektina. Viestintä / PH 14.2.2013 8
- 9. Verkkoviestintä UEFissa • Viestintä: yliopiston verkkoviestinnän koordinointi, verkkoviestinnän sisällöt ja verkkoviestinnän kehittäminen – vastaa pääsivuista ja tukee yksikköjä verkkosivujen suunnittelussa ja toteuttamisessa • Tietotekniikkakeskus: tekninen tuki, käyttäjähallinta, palvelinympäristö • Opinto- ja opetuspalvelut: Liferay-koulutukset ja järjestelmän tukipalvelut • Tiedekunnat, yksiköt ja hankkeet vastaavat verkkosivustojensa ylläpidosta. Viestintä / PH 14.2.2013 9
- 10. UEF-intra nyt
- 11. UEF-intra Keskeiset sisällöt • Ajankohtaisviestintä (tiedotteet, tapahtumat, koulutukset, apurahat, työpaikat, verkkolehti Oiva) • Hallintokeskuksen yksikköjen intrasivustot • Tiedekuntien ja yksikköjen intrat • Strategiat, ohjelmat ja suunnitelmat • Lomakkeet ja toimintaohjeet • Pöytäkirjat ja kokousmuistiot (Dynasty) • Blogi, viesti- ja keskusteluryhmät, ilmoitustori Viestintä / PH 14.2.2013 11
- 12. UEF-intran nykytilanne • Sivustoja/yhteisöjä n. 70, sivuja noin 4 000 • Dokumentit (pdf-tiedostot) n. 10 000 • Viestiryhmissä viestejä n. 8 000 • Käyttöoikeudet (henkilöstö ja opiskelijat) n. 14 000 • Intran kävijämäärät kasvussa • Intraan kirjautumisia n. 19 000 viikossa. Viestintä / PH 14.2.2013 12
- 13. Suosituimmat sivustot • Etusivu • Henkilöstö • Opiskelijoiden viestiryhmät • Yksikköjen intrasivustot • Intran tiedotteet • Lomakkeet • UEF-tietopankki • Strategiat ja ohjelmat • Verkkolehti Oiva Viestintä / PH 14.2.2013 13
- 14. Palautteet intrasta • Tiedon löydettävyydessä ongelmia • Dokumentit, liikaa pdf-tiedostoja • Asioiden esittäminen organisaatiolähtöisesti • Vähän englanninkielistä materiaalia • Tieto löytyy liian monen klikkauksen takaa • Haku puutteellinen • Intraan pitää erikseen kirjautua Viestintä / PH 14.2.2013 14
- 15. Sisällöistä palveluiksi – intran kehittäminen 2012-13
- 16. Sisällöistä palveluiksi • Sisältö mietitty asiakaslähtöisesti, ei organisaatiolähtöisesti • Rakenne suunniteltu käyttäjän arkitilanteiden näkökulmasta • Arkityön sujuvuuden parantaminen intranetin avulla • Uusista palveluista ja muutoksista tiedottaminen Viestintä / PH 14.2.2013 16
- 17. Intran kehittäminen ja uudistaminen Hyödyt • Intra koetaan hyödylliseksi viestintävälineeksi • Intran käyttö lisääntyy, sähköpostiviestintä vähenee • Työaikaa säästyy • Myönteinen käyttäjäkokemus • Negatiivisen palautteen sijaan rakentavaa kehittämistä • Vahvistaa yhteisöllisyyttä. Viestintä / PH 14.2.2013 17
- 18. Intran kehittäminen 2012–2013 • Tiedon löydettävyyden ja käytettävyyden parantaminen • Intran sisältöjen jäsentäminen ja kokoaminen palveluiksi • Dokumenttien hallinta • Hallintokeskuksen yksikköjen sivustojen kehittäminen ja uudistaminen • Hakutoiminnon parantaminen • Liferayn versiopäivitys, uusien ominaisuuksien käyttöönotto, visuaalisen ilmeen tarkistamimen (teemat ja leiskat) • Pääsivustojen uudistaminen (etusivu, henkilöstö, opiskelijat) Viestintä / PH 14.2.2013 18
- 19. UEF-intran jäsennys • Verkkolehti Oiva • Intran uutiset • Intran tapahtumat • Tiedekunnat • Koulutukset • Yksiköt • Apurahat • Erillis- ja • UEF-mediassa palvelulaitokset Yksikköjen Sisäinen intranetit viestintä • Hankinnat • Henkilöstökoulutukset • Moodle • Matkustaminen • WebOodi • Talousasiat • SharePoint Palveluja • Terveys ja hyvinvointi Työkalut • Tilat ja kartat • Wiki työn tueksi • eLomake • Tutkimusrahoitus • Turvallisuus • Työsuhdeasiat Säännöt, Sosiaalinen ohjeet ja • Blogit • Lainsäädäntö intranet lomakkeet • Viestiryhmät • Strategia ja ohjelmat • Keskustelut • Johto- ja ohjesäännöt • Ilmoitustori • Ohjeet • Kimppakyydit • Lomakkeet • Kommentoinnit Viestintä / PH 14.2.2013 19
- 20. UEF-intran jäsennys Yksikköjen Sisäinen intranetit viestintä Kehittäminen Palveluja työn Työkalut tueksi Säännöt, Sosiaalinen ohjeet ja intranet lomakkeet Viestintä / PH 14.2.2013 20
- 21. Liferayn versiopäivitys keväällä 2013 • Uudet ominaisuudet käyttöön • Uusia sisällön- ja dokumentinhallinnan sovelluksia • Merkittäviä parannuksia muun muassa ulkoisen ja sisäisen viestinnän toteuttamiseen, sosiaalisten verkostojen rakentamiseen ja yhteistyön lisäämiseen sisäisessä viestinnän toteuttamisessa • Luo hyvän pohjan julkisten verkkosivujen ja erityisesti intranetin jatkokehittämiselle yhteisöllisemmäksi ja kiinteämmäksi osaksi yliopistolaisen päivittäistä toimintaa. • Versiopäivityksen yhteydessä sivujen visuaalisen ilmeen uudistaminen, teemat ja leiskat Viestintä / PH 14.2.2013 21
- 23. Intranetin kehittämisen seuraavat vaiheet • UEF-intra on henkilökunnan ja opiskelijoiden ensisijainen ja keskeinen tieto-, viestintä-, vuorovaikutus- ja työväline • Viestinnällistä intraa täydennetään työtiloilla, SharePoint: My Site ja Team Site Viestintä / PH 14.2.2013 23
- 24. Julkiset sivut, intra ja työtilat Uef.fi UEF-intra Työtilat Suuri yleisö, Tiedekunnat, potentiaaliset Opiskelijat ja yksiköt, opiskelijat ja henkilöstö tutkimusryhmät, työntekijät projektit, tiimit Moodle Liferay Liferay SharePoint Wiki Taustajärjestelmät, UEFin käyttämät tietojärjestelmät ja työkalut Viestintä / PH 14.2.2013 24
- 25. UEF-intra Sisäiset palvelut Ajankohtais- Ryhmätyö ja viestintä yhteisöt Käyttäjä HAKU Oma sivu Työkalut Viestintä / PH 14.2.2013 25
- 26. Työtilat, I vaiheen suunnitelma • Henkilökohtainen työtila (My Site) • Tiimityötila (TeamSite) • Haku intrasta ja muista lähteistä • Dokumenttien hallinta • SharePointin ja Liferayn yhteistoiminnallisuus Viestintä / PH 14.2.2013 26
- 28. Intran kehittämisen haasteista • Johdon sitoutuminen • Sisäisen viestinnän pelisäännöt • Intran hajautettu ylläpito • Yhteistyö intran kehittämisessä (viestintä, tike, henkilöstöhallinto) • Resurssit Viestintä / PH 14.2.2013 28
- 29. Kiitos! www.uef.fi