PMO - Lisarb

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Implantação de PMO
Alexandre Moura
Bira Salek
Daniel Lopes
Diogo Simões
Luiz Felipe
Andressa Magalhães
Regi Roncolato

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Samurai Consulting
Não temos fórmula
pronta para o sucesso.
Mas podemos orientar o
caminho e juntos chegarmos lá!
Focada na apresentação de soluções, a Samurai Consultings é uma empresa referência
no mercado de implantação de PMO – Project Management Office e atua diretamente
em mais de 20 países. Os 15 anos de tradição e inovação proverão o conhecimento
necessário para implantar processos de gerência de projetos para os parceiros,
garantindo a eficiência e eficácia dos resultados almejados. Sua equipe altamente
qualificada, com pensamentos inovadores, possui domínio nas diferentes técnicas e
abordagens na implantação de PMO.
Ganhadora do prémio Best Innovator A. T. Kearney por dois anos consecutivos, possui
elementos e ferramentas inovadores para implantação de gerenciamento de portfólio de
projetos de portes múltiplos.
A Samurai Consultings foi classificada como uma das melhores empresas para se
trabalhar na América Latina e foi premiada no cenário Nacional como a empresa top nos
quesitos Excelência e Qualidade.

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Parceiros
Inovar na estratégia
para alavancar resultados!
Desenvolver relacionamentos de qualidade com seus clientes é um dos maiores
diferenciais da Samurai Consultings. Veja abaixo alguns exemplos de organizações que
acreditam nesta idéia:

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Objetivos:
Nossa proposta visa apresentar um plano de Gerenciamento de Portifólio materializando
ações para implementação do Planejamento Estratégico de Lisarb.
Iremos apresentar todo o processo necessário de implantação de PMO.

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Identificação de Projetos:
Projetos Identificados que apoiarão Lisarb a materializar o Planejamento Estratégico:
ITEM OBJETIVO ESTRATEGICO PROJETOS IDENTIFICADOS
1 Aliança por um Lisarb mais justo
1.1 - Sem Corrupção
1.2 - Justiça Rápida
2 Política cidadã baseada em princípios e valores
2.1 - Cidadões Unidos
2.2 - Voz da Cidade
3 Educação para a sociedade do conhecimento
3.1 - Criança Estudando
3.2 - Universidade para Todos
3.3 - Escolas Unidas
3.4 - Livros para Todos
4 Economia para uma sociedade sustentável
4.1 - 100% Sustentabilidade
4.2 - 5R's - Uma Ídeia Sustentável
4.3 - Sem fumaça
5 Proteção social
5.1 - Saúde 10
5.2 - Drogas Não
5.3 - Ladrão na Minha Casa Não
6 Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos
6.1 - Policiais na Rua
6.2 - Segurança Já
6.3 - Ronda Amiga
7 Cultura e fortalecimento da diversidade
7.1 - Somos Diferentes
7.2 - Diversificar é Legal
7.3 - Cultura para Todos
8 Política externa para o século 21
8.1 - Lisarb para o Mundo
8.2 - Lisarb Tech
9 Combate a corrupção 9.1 - Justiceiros

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Categorização de Projetos:
Os projetos foram separados em categorias específicas a fim de alocar projetos com
objetivos, natureza ou áreas de investimento comuns. A categorização busca a explorar
a expertise de cada Ministério, provendo-os de recursos e responsabilidades para o
cumprimento dos objetivos desenhados no Planejamento Estratégico.
As Categorias são:
 Saúde: Agrupa os Projetos que abordam o Bem Estar e Saúde da população.
 Educação e Cultura: Agrega os Projetos que aprimoram a Qualidade de Ensino e
a Integração da Diversidade Cultural.
 Segurança : Reúne os Projetos que garantem a eficácia e celeridade nos
processos Judiciários, Proteção da População e incentivo de Boas Práticas de
Segurança.
 Sustentabilidade: Integra as Ações que visam incentivar a Sustentabilidade e o
Cuidado com o País, garantindo a Liberdade de Expressão e o Exercício da
Democracia.

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Categorização de Projetos:
SUSTENTABILIDADE EDUCAÇAO E CULTURA
2.1 - Cidadãos Unidos 3.1 - Criança Estudando
2.2 - Voz da Cidade 3.2 - Universidade para Todos
4.1 - 100% Sustentabilidade 3.3 - Escolas Unidas
4.2 - 5R's - Uma Ídeia Sustentável 3.4 - Livros para Todos
4.3 - Sem fumaça 7.1 - Somos Diferentes
8.1 - Lisarb para o Mundo 7.2 - Diversificar é Legal
8.2 - Lisarb Tech 7.3 - Cultura para Todos
SEGURANÇA SAUDE
1.1 - Sem Corrupção 5.1 - Saúde 10
1.2 - Justiça Rápida 5.2 - Drogas Não
5.3 - Ladrão na Minha Casa Não
6.1 - Policiais na Rua
6.2 - Segurança Já
6.3 - Ronda Amiga
9.1 - Justiceiros

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Avaliação de Projetos:
No intuito de criar um senso de UrgênciaImportância é estabelecida uma regra
qualitativa que avalia os projetos segundo Impacto, Complexidade, Tempo, Risco, Custo
e Integração segundo os Pesos e Critérios a seguir:
 Impacto: Proporção da População envolvidabeneficiada pelo Projeto.
 Complexidade: Capacidade de Implementação do Projeto.
 Tempo: Prazo para Finalização do Projeto.
 Risco: Riscos Associados à implementação do Projeto.
 Custo: Necessidade de Recursos para o Projeto.
 Integração: Relação de IntegraçãoComplementação entre o Projeto e os demais
identificados.
CRITÉRIOS PESOS
Impacto 25%
Complexidade 10%
Tempo 10%
Risco 20%
Custo 25%
Integração 10%

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SUSTENTABILIDADE
CRITERIOS PESOS
PROJETO 1 PROJETO 2 PROJETO 3 PROJETO 4 PROJETO 5 PROJETO 6 PROJETO 7
NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Impacto 25% 8 2 8 2 5 1,25 8 2 4 1 3 0,75 7 1,75
Complexidade 10% 5 1,25 6 1,5 5 1,25 3 0,75 2 0,5 9 2,25 4 1
Tempo 10% 3 0,75 5 1,25 4 1 6 1,5 8 2 2 0,5 4 1
Risco 20% 2 0,5 2 0,5 7 1,75 7 1,75 3 0,75 3 0,75 5 1,25
Custo 25% 1 0,25 2 0,5 3 0,75 7 1,75 6 1,5 5 1,25 1 0,25
Integração 10% 3 0,75 8 2 2 0,5 5 1,25 6 1,5 1 0,25 1 0,25
NOTA FINAL 5,5 7,75 6,5 9 7,25 5,75 5,5
RESULTADO REPROVADO APROVADO APROVADO APROVADO APROVADO REPROVADO REPROVADO
NOTA DE CORTE: 6,00
NOTA
CRITERIOS ALTA MEDIA BAIXA
Impacto 8-10 5-7 1-4
Complexidade 1-4 5-7 8-10
Tempo 1-4 5-7 8-10
Risco 1-4 5-7 8-10
Custo 8-10 5-7 1-4
Integração 8-10 5-7 1-4
SUSTENTABILIDADE
1 - Cidadãos Unidos
2 - Voz da Cidade
3 - 100% Sustentabilidade
4 - 5R's – Uma Ideia Sustentável
5 - Sem fumaça
6 - Lisarb para o Mundo
7 - Lisarb Tech

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NOTA
Impacto 8-10 5-7 1-4
Tempo 1-4 5-7 8-10
Risco 1-4 5-7 8-10
Custo 8-10 5-7 1-4
SEGURANÇA
CRITERIOS PESOS
Impacto 25% 8 2 5 1,25 5 1,25 5 1,25 4 1 3 0,75 7 1,75
Complexidade 10% 5 1,25 6 1,5 3 0,75 3 0,75 2 0,5 9 2,25 4 1
Tempo 10% 3 0,75 5 1,25 4 1 6 1,5 2 0,5 2 0,5 4 1
Risco 20% 2 0,5 1 0,25 3 0,75 7 1,75 3 0,75 3 0,75 5 1,25
Custo 25% 3 0,75 1 0,25 4 1 4 1 2 0,5 5 1,25 1 0,25
Integração 10% 5 1,25 3 0,75 2 0,5 5 1,25 6 1,5 4 1 2 0,5
NOTA FINAL 6,5 5,25 5,25 7,5 4,75 6,5 5,75
RESULTADO APROVADO REPROVADO REPROVADO APROVADO REPROVADO APROVADO REPROVADO
NOTA DE CORTE: 6,00
SEGURANÇA
1 - Sem Corrupção
2 - Justiça Rápida
3 - Ladrão na Minha Casa Não
4 - Policiais na Rua
5 - Segurança Já
6 - Ronda Amiga
7 - Justiceiros

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NOTA
Impacto 8-10 5-7 1-4
Tempo 1-4 5-7 8-10
Risco 1-4 5-7 8-10
Custo 8-10 5-7 1-4
EDUCAÇAO E CULTURA
CRITERIOS PESOS
Impacto 25% 8 2 8 2 5 1,25 4 1 4 1 3 0,75 5 1,25
Complexidade 10% 1 0,25 6 1,5 5 1,25 5 1,25 2 0,5 3 0,75 4 1
Tempo 10% 3 0,75 5 1,25 2 0,5 6 1,5 8 2 2 0,5 4 1
Risco 20% 2 0,5 2 0,5 7 1,75 3 0,75 3 0,75 3 0,75 3 0,75
Custo 25% 2 0,5 2 0,5 3 0,75 3 0,75 6 1,5 2 0,5 1 0,25
Integração 10% 1 0,25 8 2 2 0,5 5 1,25 6 1,5 1 0,25 1 0,25
NOTA FINAL 4,25 7,75 6 6,5 7,25 3,5 4,5
RESULTADO REPROVADO APROVADO REPROVADO APROVADO APROVADO REPROVADO REPROVADO
NOTA DE CORTE: 6,00
EDUCAÇAO E CULTURA
1 - Criança Estudando
2 - Universidade para Todos
3 - Escolas Unidas
4 - Livros para Todos
5 - Somos Diferentes
6 - Diversificar é Legal
7 - Cultura para Todos

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NOTA
Impacto 8-10 5-7 1-4
Tempo 1-4 5-7 8-10
Risco 1-4 5-7 8-10
Custo 8-10 5-7 1-4
CULTURA
CRITÉRIOS PESOS
PROJETO 1 PROJETO 2
NOTA MEDIA NOTA MEDIA
Impacto 25% 8 2 8 2
Complexidade 10% 5 1,25 6 1,5
Tempo 10% 3 0,75 5 1,25
Risco 20% 2 0,5 3 0,75
Custo 25% 1 0,25 4 1
Integração 10% 6 1,5 6 1,5
NOTA FINAL 6,25 8
RESULTADO APROVADO APROVADO
NOTA DE CORTE: 6,00
SAÚDE
5.1 - Saúde 10
5.2 - Drogas Não

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Priorização de Projetos:
Os projetos Avaliados e Designados como Aprovados conforme os Critério
apresentados são Registrados segundo as Categorias:
 Saúde : Saúde 10 e Drogas Não.
 Educação e Cultura: Universidade para Todos, Livros para Todos e Somos
Diferentes.
 Segurança: Sem Corrupção, Policiais nas Ruas e Ronda Amiga.
 Sustentabilidade: Voz da Cidade, 100% Sustentabilidade, 5R’s – Uma Ideia
Sustentável e Sem Fumaça.

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Priorização de Projetos:
O balanceamento do Portfólio pode ser visto no gráfico abaixo:
0 anos
1 anos
2 anos
3 anos
4 anos
5 anos
6 anos
7 anos
8 anos
9 anos
10 anos
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Balanceamento do Portifólio
Voz da Cidade 100% Sustentabilidade 5R's - Uma Ideia Sustentável
5R's - Uma Ideia Sustentável Sem Fumaça Sem Corrupção
Policiais na Rua Ronda Amiga Universidade para Todos
Livro para Todos Somos Diferentes Saúde 10
Drogas Não

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Maturidade de Lisarb:
Foi elaborado um questionário para avaliar o nível de maturidade dos Administradores
de Lisarb, conforme mostrado abaixo:
Pontuação
0  Questão sem marcação (não aplicável)
1  Quase nunca (aplicável para até 10 % dos projetos)
2  Às vezes (aplicável para de 10% a 50% dos projetos)
3  50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos)
4  A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80%)
5  Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos)
ASPÉCTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO
1. Os projetos têm seus respectivos planos de gerenciamento (1) (2) (3) (4) (5)
2. São aplicadas as boas práticas de gerenciamento da tríplice
restrição de projetos (escopo, tempo, custos), bem como de
qualidade, com base no PMI
(1) (2) (3) (4) (5)
3.Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 70
horas/ano de treinamento nas práticas de GP
(1) (2) (3) (4) (5)
4. Os projetos seguem uma metodologia formal / unificada de
gerenciamento de projetos
(1) (2) (3) (4) (5)
5. O gerente de projetos participa desde a fase de “originação”
do projeto (ex.: desde a avaliação da oportunidade)
(1) (2) (3) (4) (5)

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ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO
6. Um plano é desenvolvido para cada projeto pelo gerente e pelo time (1) (2) (3) (4) (5)
7. Os projetos são monitorados / controlados através de revisões periódicas
de seu plano
(1) (2) (3) (4) (5)
8. Os projetos têm um patrocinador ciente de suas responsabilidades (1) (2) (3) (4) (5)
9. Os projetos têm suporte de um grupo experiente nas práticas de GP (um
PMO formalmente estabelecido ou não)
(1) (2) (3) (4) (5)
10. Os projetos são monitorados por um sistema integrado de controle (1) (2) (3) (4) (5)
11. Os projetos são suportados por uma estrutura de governança
(formalmente estabelecida ou não)
(1) (2) (3) (4) (5)
12. Os projetos têm um WBS (1) (2) (3) (4) (5)
13. A WBS é usada como base para a geração das estimativas do projeto
(tempo, custos, riscos, etc.)
(1) (2) (3) (4) (5)
14. Os projetos são formalmente aprovados através de um Project Charter ou
documento equivalente
(1) (2) (3) (4) (5)
15. Os projetos têm uma declaração de escopo, ou documento equivalente,
aprovado pelo cliente
(1) (2) (3) (4) (5)
16. Os projetos tem um controle de mudanças formalmente adotado (1) (2) (3) (4) (5)
17. Os cronogramas são gerados a partir da WBS (1) (2) (3) (4) (5)
18. Os projetos são suportados por software de planejamento e controle de
atividades e alocação de recursos (ex.: MS Project)
(1) (2) (3) (4) (5)
19. A linha de base original de tempo só é alterada em caso de mudanças
severas aprovadas pelo cliente
(1) (2) (3) (4) (5)
20. As estimativas de custos são planejadas pelo gerente do projeto e sua
equipe (e não por outro departamento ou mesmo PMO)
(1) (2) (3) (4) (5)

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ASPECTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO
21. Reservas gerenciais e de contingencia são utilizadas nas estimativas de
tempo e custos, e representadas, respectivamente, no cronograma e no
orçamento
(1) (2) (3) (4) (5)
22. Os projetos têm controle de performance de tempo e de custos baseado nas
técnicas de Earned Value
(1) (2) (3) (4) (5)
23.As alterações nas linhas de base do projeto são aprovadas por um comitê de
controle do projeto
(1) (2) (3) (4) (5)
24. Os projetos têm um plano de qualidade específico (1) (2) (3) (4) (5)
25. Os projetos são suportados por procedimentos de garantia da qualidade (1) (2) (3) (4) (5)
26. Os projetos são suportados por técnicas de controle da qualidade (1) (2) (3) (4) (5)
27. Os projetos têm uma matriz de responsabilidade (1) (2) (3) (4) (5)
28. Reuniões de revisão / acompanhamento são feitas periodicamente com o
cliente
(1) (2) (3) (4) (5)
29. As reuniões de projetos são documentadas em atas (1) (2) (3) (4) (5)
30. Os projetos têm um organograma com pontos focais de atendimento /
contato com o cliente
(1) (2) (3) (4) (5)
31. Os projetos têm procedimentos de identificação de riscos (ameaças e
oportunidade)
(1) (2) (3) (4) (5)
32. Os projetos têm procedimentos de qualificação e/ou quantificação dos riscos
(ameaças e oportunidades)
(1) (2) (3) (4) (5)
33. Os projetos têm seus riscos (ameaças e oportunidades) revisados
periodicamente.
(1) (2) (3) (4) (5)
34. Os projetos com fornecedores externos à organização responsável pelo
projeto têm um plano de contratações
(1) (2) (3) (4) (5)
35. Os fornecedores externos à organização responsável pelo projeto são
periodicamente avaliados
(1) (2) (3) (4) (5)

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Sumarizando os questionários, Lisarb foi classificada em nível 2 de maturidade
totalizando 69 pontos no questionário aplicado segundo a escala abaixo:
 Acima de 160 pontos : Nível 5
 Entre 121 e 160 pontos: Nível 4
ASPÉCTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS AVALIAÇÃO
36. Os projetos têm gerentes e equipes com pelo menos 35 horas/ano de
treinamento nas práticas de soft skills em GP (comunicação, negociação,
gestão de conflitos, técnicas de apresentação, etc.)
(1) (2) (3) (4) (5)
37. Os gerentes de projeto são periodicamente avaliados ao menos por
seus superiores hierárquicos
(1) (2) (3) (4) (5)
38. Os gerentes de projeto demonstram ter experiência suficiente para
exercer suas funções
(1) (2) (3) (4) (5)
39. Os gerentes de projeto possuem a autoridade suficiente para exercer
suas funções
(1) (2) (3) (4) (5)
40. Os projetos têm apoio de uma base de conhecimento de práticas de
gerenciamento de projetos
(1) (2) (3) (4) (5)

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O nível de maturidade diagnosticado aponta para fragilidades que podem levar Lisarb
ao insucesso de seus projetos caso não seja implantando uma estrutura de
gerenciamento de projetos centralizada e coordenada por meio de um Escritório de
Projetos no intuito de elevar a probabilidade de sucesso em sua etapa de
desenvolvimento. O Escritório provê metodologia capaz de:
 Gerar suporte metodológico de projetos;
 Integrar metodologias de gerenciamento de projetos com direcionamento,
orientação e treinamento para os gerentes de projetos.
 Garantir a Qualidade dos projetos.
 Melhorar a performance e as chances de sucesso dos projetos.

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Níveis Hierárquicos de PMO:
A implementação de PMO pode acontecer em três níveis, conforme abaixo. Observando
o questionário realizado vimos que será necessário adotar o PMO Nível 3 com o intuito
de abranger a totalidade do país:
PMO Nível 3
PMO Nível 2
PMO Nível 1
PMO visando o Presidente de Lisarb e Ministros
PMO visando o Governo Estadual
PMO visando os Prefeitos e Secretarias

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Níveis Hierárquicos de PMO:
O PMO no nível 3 permitirá uma maior disseminação dos conhecimentos e
metodologias de Gerenciamento de Projetos ao assumir funções de Gerência de
Recursos e Gerência de Técnicas com o objetivo de:
 Realizar contratação de colaboradores competentes.
 Elaborar Treinamentos.
 Desenvolver carreira dos membros da equipe de projeto.
 Realizar a avaliação de performance.
 Realizar a contratação de terceiros e parceiros.
 Atuar nos segundo os princípios do Coaching.
 Realizar auditorias periódicas.
 Oferecer suporte e novidades.
 Dispor de biblioteca de arquivos.
 Implementar ações que incrementem a competência técnica.

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Modelos de Controle:
O modelo adotado para apoiar os administradores de Lisarb é o de Torre de Controle.
Devido a baixa maturidade da equipe é necessário guiar os PMO’s inferiores com
relação aos processos e metotodoliga de Gerenciamento de Projetos. O modelo
adotado permitirá um maior apoio e controle em seu desenvolvimento, monitorando seu
desempenho afim de garantir eficiência e minimizando a incidência de riscos. A
Gerência Técnica disponibilizará ferramentas técnicas para gerenciar melhor os projetos
futuros devido a realização de treinamentos com pessoal especializado e documentação
das boas práticas do Gerenciamento de Projetos.

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Etapas de Implementação:
A metodologia de implantação adotada pode ser observada abaixo.

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Métricas de Sucesso:
As métricas de sucesso adotadas são:
 Prazo dentro da média estabelecida dos projetos.
 45% dos projetos entregues dentro do orçamento previsto.
 25% dos riscos identificados devem ter sido respondidos com sucesso.
 Diminuição de 30% dos problemas em projetos originados por falta de
comunicação.
 Garantia de 50% de qualidade nos projetos executados.

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Fatores Críticos de Sucesso:
Os fatores críticos de sucesso dos projetos adotados são:
 Comprometimento do Governo de Lisarb.
 Objetivos em conformidade com o Governo de Lisarb.
 Recursos alocados com foco nos objetivos dos projetos.
 Comunicação fluente entre os colaboradores do projeto.
 Responsabilidades e papéis dos colaboradores bem definidos.
 Foco nas metas do projeto.

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