1. F-MEX masterclass 2011, Girona
Onder redactie van Leo Laanen, met medewerking van Dries Krens, Jos Barnhoorn, Ian van der Pool
Duurzaamheid:
Heeft de facility manager een eigen rol als het gaat om het realiseren van duurzaamheid?
De F-MEX masterclass vond voor de zesde maal plaats. Dit jaar kwamen in mei in Girona 30 facility
managers, aanbieders van facilitaire diensten en Young Professionals bijeen om hun inzichten op het
gebied van duurzaamheid met elkaar te delen.
Deze masterclass onder de bezielende leiding van Dries Krens; Leo van de Vorst en Geerke Versteeg
van Proven Workspace maakte duidelijk dat het belang van duurzaamheid toe neemt. Het gedrag op
locaties kan beïnvloed worden door een aantal directe quick wins uit te voeren, zoals dubbelzijdig
printen, kartonnen koffiebekers, afvalscheiding en de inzet van zonnepanelen. Duurzaam beleid is
niet meer weg te denken in de hedendaagse bedrijfsvoering. Welke rol speelt de facility manager
hierin en wat zijn de uitdagingen voor de toekomst?
In Girona vindt een uitvoerige discussie plaats over de positie van facility management ten aanzien
van het onderwerp duurzaamheid. Vanuit de technische staf wordt de facility manager vaak
verweten niet betrokken te zijn bij dit onderwerp. Technisch is veel mogelijk. Er komt echter niet uit
wat er inzit, omdat de gebruiker zich onwetend of onverschillig opstelt. Kan de facility manager
hieraan wat doen?
Vanuit een helicopterview kan je stellen dat de maatschappij van organisaties verlangt dat ze
maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Vanuit de strategische top wordt in termen van
people, planet, profit geantwoord. Hierbij wordt het ondernemersbelang, in de vorm van de P van
Profit, toegevoegd.

2. Een CEO die aan zijn belofte aan de maatschappij invulling wil geven, stelt binnen de technische staf
een specialist voor duurzaamheid aan. Deze stelt doelstellingen op, gaat contracten met het primaire
proces aan, ontwikkelt meetinstrumenten en rapporteert aan de CEO hoe het met de duurzaamheid
binnen de organisatie staat.
Kijk je vanuit de ogen van het primaire proces, de ‘’business as usual’’ dan kan duurzaamheid bezien
worden als iets van boven, de normale procesgang verstorend en ontstaat er een houding van
meebewegen tegen de minst mogelijke kosten. Zoek die gebieden waar je gemakkelijk kunt scoren
ten opzichte van de nieuwe doelstellingen, zodat je met de rest gewoon verder kunt gaan.
Hoe zit facility management als ondersteunende (business support) dienst hierin? Als het facility
management wordt aangesproken - vanuit de technische staf die duurzaamheid moet realiseren- zijn
er twee gebieden die in eerste instantie in aanmerking komen: real estate (zorg dat je in een
duurzaam gebouw zit) en inkoop (zorg voor duurzame inkoop). Deze bijdrage vanuit de facility
management hoek lijkt op de wijze waarop het primaire proces op verandering reageert. Het zijn
gebieden waarbinnen op het terrein van duurzaamheid relatief gemakkelijk gescoord kan worden.
Echter, de bijdrage van facility management op het gebied van duurzaamheid, zou veel groter
kunnen zijn. Facility management ondersteunt het primair proces op zeer veel terreinen. Op al deze
terreinen zou door de bril van duurzaamheid een eigen invulling door de facility manager kunnen
worden gegeven. Dit kan op de terreinen waarop de facility manager autonoom bevoegd is, maar
kan ook in overleg met gebruikers door bestaande Service Level Agreements (SLA’s) aan te passen.
Maatschappij
P.P.P. CEO MVO
Technische staf Hulpdiensten
Specialist Duurzaamheid Real estate FM Leveranciers
Inkoop
Doelstellingen
Meet contract
Staande organisatie
Dwingend Ruimte scheppen
Plaatje 1

3. Aan welke knoppen kan de facility manager draaien als het gaat om duurzaamheid?
Voor de facility manager ligt een essentiële rol in het verduurzamen van de organisatie. Te denken
valt aan:
• sturing in houding en gedrag van medewerkers
• een vraaggerichte sturing
• de voorbeeldfunctie
• goede communicatie
• het werken aan een imago en/of identiteit
• certificering (BREEAM)
• flexibilisering
• denken in termijnen: lange en korte termijn.
Denken op korte termijn: best practice en businesscases, quickwins.
Denken op lange termijn: (her) ranking op prioriteiten
FM, ICT en HRM vormen de drie organisatie eenheden die de handen ineen moeten slaan om te
zorgen voor bewustwording binnen de organisatie. Daarbij is het van cruciaal belang op welke wijze
er sturing wordt geleverd. Leo van de Vorst (Proven Workspace) heeft hierover een eigen filosofie
ontwikkeld. Het gaat over een balans om zaken dwingend op te leggen enerzijds, anderzijds juist
ruimte te scheppen voor eigen keuzes. Toegepast in het facilitaire domein, betekent ruimte
scheppen, keuzemogelijkheden creëren waarbinnen gewerkt wordt.
Model Leo van de Vorst
Sturing Duurzaamheid Ruimte
People Accountable Zorg voor je omgeving Responsible
Rentmeester
Planet Welzijn Co2 neutraal Welvaart
Geen roofbouw
Profit Toegevoegde- Continuïteit organisatie Ondernemer-
waarde schap

4. Duurzaamheid in de praktijk
In Girona wordt gezamenlijk het volgende model ontwikkeld:.
Sturing Werkomgeving
- Welke rol FM?
- Wat kun je morgen
concreet oppakken?
-Wat kun je direct/
indirect beïnvloeden?
Ruimte
Medewerker
FM draagt vanuit het perspectief van duurzaamheid verantwoordelijkheid op een viertal terreinen
namelijk: de gebiedsontwikkeling, de locatie c.q. het gebouw, de inrichting van het gebouw en de
ondersteuning van de processen die zich daarbinnen afspelen.
Duurzaamheid nader uitgewerkt vanuit het perspectief van gebiedsontwikkeling,
Bij duurzame gebiedsontwikkeling is een balans tussen ‘’groen’’ en ‘’blauw’’ van belang.
Verschillende functies op het gebied van wonen, werken en recreëren kunnen dan in het
gebied zelf verenigd worden. Dit is gunstig voor de sociale cohesie maar ook voor de
mobiliteit. Daarbij speelt het organiseren van veiligheid een belangrijke rol.
Bij de inrichting van het gebied volgens de principes van duurzaamheid is zelfvoorziening op het
gebied van water, elektra en gas van belang. Deze zelfvoorziening gebeurt op basis van alternatieve
duurzame energiebronnen die co2 neutraal zijn. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van
aanwezige grondstoffen waarbij het cradle-to-cradle principe gehanteerd wordt.
Een centrale organisatie, gericht op alle gezamenlijke terreinvoorzieningen is 24/7 bereikbaar.
Hierdoor wordt de aantrekkelijkheid van het gebied vergroot.
Een voorwaarde voor het realiseren van zo’n gebied is het begrip “ownership”. Een vorm van
gemeenschappelijkheid moet ontstaan tussen de overheid en de bedrijven en de bedrijven
onderling. De gedachte hierbij is dat je samen sterk staat. Daardoor gemakkelijker investeringen op
het gebied van duurzaamheid kunt realiseren. Bijvoorbeeld op het gebied van milieuaspecten bij de
terreininrichting (hergebruik, afvoer afval, voorzieningen creëren om gebouw co2 neutraal te maken,
bundelen van leveranciers, transport minimaliseren, mobiliteitsscan).

5. Het terrein zal ook moeten voldoen aan alle externe milieueisen. Beleidsuitgangspunten bij een
dergelijk milieubelastingonderzoek liggen op het gebied van:
- Bereikbaarheid in relatie tot wonen en werken
- Werkgelegenheid in relatie tot de aantrekkelijkheid van het gebied
- Financiering: hoe wordt met participatie en rendementen omgegaan
- Innovatie en educatie als leeromgeving op het gebied van duurzaamheid.
Een gebied dat voldoet aan al deze duurzaamheids criteria heeft een positief imago.
Duurzaamheid vanuit het perspectief van (kantoor)gebouwen.
De discussie in de masterclass begint met de vraag: waarom kantoren?
De gedachte is dat er niet meer bijgebouwd wordt maar dat het gebruik van oude gebouwen beter
c.q. intensiever zal zijn door ze meervoudig en flexibeler te gebruiken(HNW). Oude gebouwen
worden gerevitaliseerd met gebruik van natuurlijke elementen en materialen. Slimme bouwkundige
oplossingen dringen het energieverbruik terug. De facilitaire kosten op dit gebied zijn dan bepalend
voor bijvoorbeeld de gevelvormgeving. Parkeerfaciliteiten worden afgestemd op een
verscheidenheid aan mobiliteitsvormen.
Bij het revitaliseren van een oud gebouw, zal zeker nagedacht moeten worden over de minimale
investering. Daarbij zullen naast economische overwegingen, ook de milieubelasting bij
veranderingen meegenomen dienen te worden.
Een andere conclusie vanuit het perspectief van profit, planet, people, in relatie tot duurzaamheid, is
dat het investeren in renovatie/revitalisering te duur is om dit volgens BREEAM eisen uit te voeren
(BREEAM is een meetsysteem op het gebied van duurzaamheid voor gebouwen) en dat investeren in
een oud gebouw niet rendabel is. Vanuit het perspectief van planet zal het afbreken dan zoveel
mogelijk dienen te verlopen via het cradle-to-cradle principe. Beton wat vrijkomt, kan gebruikt
worden voor dijkophoging, glas kan worden omgesmolten voor hergebruik et cetera.
De vraag die overblijft is: is slopen van oude gebouwen per definitie de minst duurzame oplossing?
Duurzaamheid vanuit het perspectief van processen
Ten aanzien van de ondersteuning van werkprocessen vanuit het perspectief van duurzaamheid
komt vooral de term ‘’HNW’’ naar voren. Tevens wordt opgemerkt dat HET nieuwe werken niet
bestaat. Per organisatie dient dit ingevuld te worden. Het gaat bij de werkprocessen om houding en
gedrag van medewerkers. Mobiliteit vormt hierin een belangrijke factor. Als voorbeeld wordt
genomen het centrum van Girona dat het laatste decennia autovrij is gemaakt. Je ziet er dan ook veel
voetgangers, er is een groen fietsenplan met chipkaart. Autoverkeer voor bevoorrading wordt
gereguleerd.
Als de facility manager daadwerkelijk duurzaamheid binnen zijn organisatie wil realiseren, zal hij ook
daar waar mogelijk, bewustwording en draagvlak op eigen initiatief willen creëren, door nieuwe
keuzemogelijkheden binnen de bedrijfsprocessen aan te brengen (afvalscheiden, mobiliteitsbeleid).
De Producten en Diensten Catalogus zal hierbij een goed aanknopingspunt kunnen zijn, gekoppeld

6. aan duurzame inkoop. Daarnaast kan bij de consumptie van facilitaire producten en diensten ook een
persoonsgebonden footprint, CO2, kunnen worden ontwikkeld. Vermenigvuldigd met het aantal
medewerkers, ontstaat zo een organisatie footprint. Dit proces leidt tot facilitaire profielen, waarbij
in samenwerking met HRM deze functieprofielen kunnen worden gewaarborgd.
Duurzaamheid, toegepast bij de inrichting
Duurzaamheid, toegepast bij de inrichting, levert als hoofdgedachte op dat hier nadrukkelijk
samenwerking tussen FM, ICT en HRM op zijn plaats is. De hoofdvraag bij het inrichten is of werken
nog centraal staat, of dat er andere invalshoeken zijn waar vanuit ingericht wordt. Een voorbeeld is
een groene ruimte als rustpunt, of de sfeer die een kathedraal oproept: donker, stemmig: rust.
Over het algemeen wordt gekozen voor een sobere, doelmatige inrichting, vanuit het perspectief van
hergebruik. Dit zijn dan tevens randvoorwaarden bij inkoop. Rondom het werken staat functionaliteit
voorop. Dit ligt in lijn met het resultaatgericht sturen. Voorzieningen zoals een bibliotheek worden
dan ingericht vanuit het perspectief van bereikbaarheid(any time, any place, any where) . ICT
voorzieningen worden ingezet om plaatsonafhankelijk te kunnen (samen)werken. Het gedrag op
locaties kan beïnvloed worden door een aantal directe quick wins uit te voeren, zoals dubbelzijdig
printen, kartonnen koffiebekers, afvalscheiding en de inzet van zonnepanelen.
Conclusie:
Vanuit de theorie van ‘’countervailing powers’’ stuit de specialist op het gebied van duurzaamheid
tegen een muur, waarbij het lijkt: hoe meer inspanning er wordt verricht op het gebied van
duurzaamheid, hoe meer weerstand er ontstaat. Er vindt geen echte verandering plaats.
Duurzaamheid in gedrag kan niet worden afgedwongen!
Als dit gebeurt vanuit het perspectief van ruimtescheppen, zoals bijvoorbeeld het nieuwe werken
kan worden gezien, is dit een effectievere methode om gedragsveranderingen binnen het primair
proces te stimuleren. Dit betekent dat facility management een eigen beleid op het gebied van
duurzaamheid heeft, die breder is dan de doelstellingen zoals die door specialisten worden opgesteld
en bewaakt, maar wellicht effectiever als het gaat om realiseren van duurzaamheid in brede zin.
De leveranciers van diensten die hierin kunnen meedenken, (partnership) hebben nadrukkelijk een
streepje voor.
De belangrijkste boodschap in de richting van de facility manager vanuit de F-mex masterclass is:
Facility manager pak je eigen verantwoordelijkheid en ga het gewoon DOEN!!!