1. MAKALAH
FORMULIR KANTOR
DISUSUN OLEH:
1.
2.
3.
4.
MAHSA ANYA ANORA
PUJI CAHYANINGRUM
PUTRI SANURIA R. L
VIVI KRISTIYANI
(10)
(17)
(18)
(26)
POLITEKNIK NEGERI MALANG
Jl. Soekarno Hatta No. 9 Malang 65145
Telp : 0341-404424,404425. Fax : 0341-404420
1

2. HALAMAN PENGESAHAN
Makalah dengan judul “FORMULIR KANTOR” yang disusun oleh : Mahsa
Anya A, Puji Cahyaningrum, Putri Sanuria R.L, dan Vivi Kristiyani sebagai tugas
mata kuliah Kesekretariatan yang dibimbing oleh Ibu Diana Eka P selaku dosen mata
kuliah di Politeknik Negeri Malang.
Telah disahkan pada tanggal........
Oleh
Diana Eka P
Dosen Pembimbing
2

3. KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat, taufik
dan hidayahNYA, kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan benar serta
selesai tepat pada waktunya. Tidak lupa pula kami ucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada Ibu Diana Eka P selaku dosen pembimbing kesekretariatan
yang telah membimbing kami dalam pengerjaan tugas makalah ini. Kami juga
mengucapkan terima kasih kepada teman-teman kami yang selalu setia membantu
kami dalam hal mengumpulkan data dalam pembuatan makalah ini.
Dalam makalah ini kami menjelaskan tentang pengertian formulir, jenis
formulir, ciri-ciri formulir yang baik (syarat), cara mendesain formulir, manfaat
formulir, bagian-bagian formulir serta memberikan contoh formulir. Dan apabila
dalam pembuatan makalah ini terdapat kesalahan yang belum kami ketahui. Maka
dari itu kami mohon saran & kritik dari teman-teman maupun dosen demi tercapainya
makalah yang sempurna dan perbaikan di masa yang akan datang.
Malang, 17 Oktober 2013
Penyusun
3

4. DAFTAR ISI
Halaman Judul ……………………………………………………………….……......1
Halaman Pengesahan ………………………………............................................ 2
Kata Pengantar ………………………………………………………………………. 3
Daftar Isi ……………………………………………………………….................... 4
Bab I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang ………………………………………..…………………. 5
1.2
Rumusan Masalah ……………………………………..………………… 5
1.3
Tujuan Umum …………………………………………..……………….. 5
1.4
Manfaat …………………………………………………..……………… 5
Bab II ISI/PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Formulir............................................................................6
2.2 Jenis formulir..................................................................................................7
2.3 Ciri Formulir yang Baik .................................................................................7
2.4 Prinsip Perancangan formulir.........................................................................8
2.5 Manfaat Formulir..........................................................………......………..9
2.6 Bagian-Bagian Formulir ............................................................................10
2.7 Contoh Formulir ..........................................................................................11
Bab III PENUTUPAN ……………..…………………………………………..........12
Daftar Pustaka …………………………………………………………………...... ..13
4

5. BAB I
PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Dalam ruang lingkup pekerjaan sebagai administrasi, formulir
memiliki peranan yang penting karena mampu membantu mempermudah
pekerjaan administrasi seperti pencatatan transaksi bisnis, memperlancar
pelaksanaan
prosedur,
memberikan
data
untuk
pengawas,
serta
memperlancar pencatatan transaksi bisnis.
1.2
RUMUSAN MASALAH
Dalam kehidupan ini terdapat berbagai macam profesi yang digeluti
oleh masyarakat untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Dan salah satunya
adalah seorang administrasi. Dan untuk menjadi seorang administrasi harus
memahami hal-hal yang ada dalam dunia administratif seperti formulir.
Formulir memiliki peranan penting bagi perusahaan dan merupakan alat
untuk mempermudah pekerjaan administratif.
1.3
TUJUAN UMUM
a. Menjelaskan pengertian formulir.
b. Menjelaskan jenis formulir.
c. Menjelaskan ciri-ciri formulir yang baik.
d. Menjelaskan cara mendesain formulir.
e. Menjelaskan manfaat formulir.
f. Menjelaskan bagian-bagian formulir
g. Memberikan gambaran contoh dari formulir
1.4
MANFAAT
a. Mengetahui dan memahami secara umum pengertian formulir.
b. Mengetahui dan memahami jenis formulir.
c. Mengetahui dan memahami ciri-ciri formulir yang baik.
d. Mengetahui dan memahami cara mendesain formulir.
e. Mengetahui dan memahami manfaat formulir.
f. Mengetahui dan memahami bagian-bagian formulir
g. Mengetahui dan memahami contoh formulir
5

6. BAB II
ISI/PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering
juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian
rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga
memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb.
Contoh formulir : Faktur penjualan
Berikut di bawah ini pengertian formulir menurut beberapa tokoh :
1. Winardi : sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk
dimuat catatan-catatan, informasi atau intruksi-intruksi yang akan
diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen, atau
perusahaan-perusahaan lain.
2. Nuraida Ida : selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat
kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan
intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang
harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian
diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah
dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.
3. Danang Leo Handoko : bentuk lembaran kartu atau kertas yang terlepas
yang memiliki ukuran tertentu yang telah dicetak disertai uraian garis,
ataupun ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang
diperlukan.
Dapat disimpulkan bahwa formulir adalah selembar kertas atau lebih yang
menyediakan ruangan untuk memuat catatan, informasi atau intruksi yang
akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi lain.
6

7. 2.2 Jenis Formulir
1.
Menurut sumbernya :
•
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
•
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan.
Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
•
Formulir yang diterima dari pihak luar.
Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
2.
Menurut tujuan penggunaannya :
•
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan.
Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
•
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat
permintaan penawaran harga, dll.
Jenis formulir ada dua macam, yaitu :
1. Formulir intern : formulir yang digunakan di dalam lingkungan sebuah
kantor antara para pengawas, pegawai, dan wakil-wakil sebuah
perkantoran.
Contoh : tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik,
permohonan bahan-bahan, data mengenai penjualan, keterangan
mengenai hasil pekerjaan pegawai.
2. Formulir ekstern : formulir yang digunakan dalam lingkungan kantor
yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para langganan.
Contoh : order pembelian, faktur, memo kredit.
2.3 Ciri-Ciri Formulir yang Baik
1. Mempunyai identitas yang jelas, terdiri dari :
a. Judul/nama yang mudah dimengerti
b. Nomor formulir
7

8. 2. Kandungan informasinya harus :
a. Bermanfaat bagi organisasi yang memakainya
b. Sesuai dengan sistem, prosedur dan metode yang digunakan
c. Tidak informasi yang diulang
3. Unsur pengisian informasi
a. Sesuai dengan metode pengisiannya, misal : manual/mesin
b. Penyediaan dan pengaturan kolom-kolom dan kotak-kotak isian
harus baik
c. Pengelompokan informasi
d. Pengaturan lay-out, baik secara vertikal maupun horisontal
e. Ukuran dari formulir
4. Pengolahan informasi
a. Memungkinkan untuk cara pengolahan yang dipergunakan
5. Dapat membantu pemakai formulir
a. Mempunyai intruksi dan cara pengisian yang jelas
b. Penggunaan garis pembantu
c. Judul kolom yang jelas
d. Metode pengisian yang mudah
e. Penggunaan carbonless paper untuk formulir berganda
6. Biaya yang murah yang meliputi :
a. Biaya pembuatan atau penggandaan
b. Biaya produksi
c. Penggunaan kertas dengan ukuran yang standart
7. Tindak lanjut yang mudah, seperti :
a. Untuk keperluan penyimpanan formulir
b. Untuk pengecekan, apakah tersedia sarananya
c. pengiriman
2.4
Perancangan Formulir
a.
Prinsip
8

9. 1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk
formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
b.
Desain
Disebabkan karena formulir bagi semua pekerjaan kantor maka formulir
perlu mempunyai desain yang efesien dan ekonomis.
Desain formulir dapat dipertimbangkan dari sudut pertimbanganpertimbangan ;
1. Fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti cara
formulir digunakan,tujuan,keterangan yang diperiksa kepadanya,
dan jumlah kopi yang diperlukan
Pentingnya pertimbangan fungsional yaitu penghematan lebih
besar melalui pertimbangan fungsional.
2. Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis
cetakan,kertas,ukuran,dan biaya cetak.
2.5 Bagian Pokok Formulir
Bagian pokok, yaitu:
1. Pengenalan (introduction)
Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul
formulir dan nomor formulir.
2. Instruksi (Instruction)
Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa
yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian.
3. Isi Utama (main body)
Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama
pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box)) yang
digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang (spasi) bagi data
yang dicatat.
9

10. 4. Kesimpulan (conclusion)
Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus
memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk menyangkut diposisi akhir dan
atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk tanda
tangan persetujuan dan tanggalnya.
2.6 Manfaat Formulir
Berikut beberapa manfaat formulir, diantaranya :
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang
memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala
Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order
pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti
telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir
adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli,
nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga,
tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit
dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu
formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order
pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh
Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh
pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang
disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan,
biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian
kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern
organisasi atau antar organisasi.
10

11. 2.7 Contoh Formulir
11

12. BAB III
12

13. PENUTUPAN
Kesimpulan
Dalam dunia administrasi formulir sangatlah penting dalam
mempermudah pekerjaan karena formulir adalah selembar kertas atau lebih
yang menyediakan ruangan untuk memuat catatan, informasi atau intruksi
yang akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi lain. Dalam
hal ini, formulir juga memiliki beberapa ketentuan dalam pembuatannya
serta memiliki banyak manfaat.
Saran
Dengan ini, diharapkan para administrasi dapat memahami dan
mempraktekkanilmu pembuatan serta info mengenai formulir yang memang
memiliki peranan yang penting dalam dunia administrasi.
DAFTAR PUSTAKA
13

14. 1.
Fotokopi modul kesekretariatan mengenai formulir kantor
2.
http://www.batan.go.id/ppin/admin/UserFiles/upload/Contoh%20Prosedur
%20Pengendalian%20Dokumen.doc
3.
http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/AKB4007fcad/document/PPT.SIA.6.p
pt
4.
http://www.bpadjogja.info/file/37871e441fffe26297e4799ed83ece02.pdf
5.
http://vikingblack.files.wordpress.com/2009/04/sia03-formulir.ppt
6.
file:///H:/FORM%20BAHAN.htm
14