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高效率會議溝通
- 2. 大綱
• 前言
• 什麼是會議
• 為什麼要開會
• 怎麼開好會
• 一起來開個會吧!!
• Q&A
- 4. 開完會後,你/妳會不會覺得
若只做出這般
程度的結論,
明明花了那麼 何必花那麼長
多時間開會, 時間開會?!
卻沒有結果…
開了那麼久,
都只是尐部分
人在說,真是
無聊!!
- 6. 有人統計說…
• 據統計,美國每天要
召開1100萬次各種會
議,經理們花在會議
上的時間要占工作時
間的40%-70%
• 據日本效率協會統計,
科長以上的人員僅開
會的時間就占整個工
作時間的40%以上
- 9. 什麼是會議?
• an organized gathering of people for a discussion
or other purpose.
-- Compact Oxford English Dictionary
- 10. 會議的組成要件
決
策
成
員 主 事 討
席 論
記
錄 人 ?
? 地 時
- 13. 會議成本公式
會議成本
x3 x2
每小時平
開會人數 開會時間
均工資
- 16. 開會的好處
• 集思廣益 成本
• 快速決策反應 ↓
•
•
重要訊息確實全面宣達
直接對與會者進行激勵
賺錢
↑
效率
↑
- 17. 開會低效率影響(1/2)
• 沒有目的性,大家只是閒聊、想到什麼就說什麼。
• 開會只是為了走形式,有開沒開都沒差。
• 主席會前沒準備,而且缺乏引導控制會議的能力。
• 與會者缺乏守時觀念,不準時參加。
• 與會者重複內容發言,眾多陪會者重複表態。
• 對許多問題反覆研究,卻不能形成決議。
• 報告不得要領,像流水帳。
• …….
- 19. 什麼時候/情形應該開個會
• 必須依靠集思廣益才能解決的問題
• 按常規步驟來不及決定的事情
• 需要作出決定的事
• 發生重大變革和實行新方法時
• 會議對參加者具有訓練價值和激勵作用,或容易
在會議上接受的決定
- 21. 會議運作三階段
• 確認會議目的/發送會議議程/準備會議資料
會議前 • 確認與會人員
• 順暢議事程序
會議中 • 確實做出決策
• 確認會議記錄
會議後 • 追蹤執行事項/是否達成會議目標
- 22. 會議的正向循環
瞭解開會
目的
提升快樂 做足必要
指數 準備
享受成就 會議如期
感 結束
- 30. 主席
• 仲裁者
• 協調者 4 票同意 4 票反對
• 中立者
• 關鍵影響
4 票同意 3 票反對
3 票同意 4 票反對
- 31. 記錄
•
•
提醒者
催促者
主席
• 要求者
• 確認者
記錄
- 35. 會議開始五部曲
Past Purpose Process Pay-off Proposal
(背景) (目的) (程序) (好處) (建議)
- 37. • 「會議開始了,首先,多謝大家參加這個會議。
我先交代背景資料。幾個月前,一個電腦軟件開
發商接觸我們,稱他們有一個電腦應用軟件可以
改善我們的營運效率。我們對這個產品甚有興
趣,於是參觀了對方的公司,對方亦就軟件的效
能作出講解。資訊科技部門已經做了大量的工作
去評估類似的產品,以及分析這間公司及其競爭
對手的實力。今天,我們要作出一個重要的決
定。
- 39. • 如果順利,我們年底將會設置這個系統。那時,
你們可以更加專注自己的工作,而不用再處理排
山倒海的文件。這就是今天會議所要做的工作。
我很樂意聽取大家的意見,如果你有任何建議或
回應,請隨時提出。誰有意見?(沉默)既然大
家都如此謙虛和推讓,就先請Gary講解系統要求
吧……」
Notas del editor
- 這是因為勞動產值高於平均工資,所以要乘以3,又因為參加會議中斷經常性的工作,損失要以2倍計算。如此算來,開會的成本的確很高。
- 会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中,有3种原因是会议的致命伤,需要格外警惕。这3种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作