[1] O documento discute técnicas de produtividade e controle de tarefas e projetos, incluindo o método Getting Things Done (GTD). [2] O GTD envolve anotar tudo, processar itens, organizá-los, revisá-los e executá-los, preferencialmente usando ferramentas como Todoist, Evernote e Google Calendar. [3] A integração dessas ferramentas por meio do IFTTT pode automatizar fluxos de trabalho e ajudar a manter tudo organizado e sob controle.

1. Produtividade e Controle
Tarefas e Projetos

2. CICLO CINDES JOVEM
Renzo Colnago
GTD
Abril de 2018

4. GTD
Getting Things Done
GetThingsDone
TER AS COISAS FEITAS

6. David Allen

7. Produtividade "Stress-Free"

8. O milagre da multiplicação

9. "Knowledge Worker"
Peter Druker - 1959
The term was first coined by Peter Drucker in
The Landmarks of Tomorrow (1959).
He suggested "the most valuable asset of a
21st-century institution, whether business or
non-business, will be its knowledge workers
and their productivity."

10. O trabalho...
Convenhamos…
O cabra bom é aquele que executa bem!
Tudo bem, planejamento, visão estratégica…
Executar não necessariamente o trabalho na ponta,
mas executar aquilo que é de sua responsabilidade,
com excelência, sem procrastinação.

11. Procrastinação
Procrastinação é o diferimento ou adiamento de uma ação.
Para a pessoa que está a procrastinar, isso resulta em stress,
sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação
aos outros, por não cumprir com as suas responsabilidades e
compromissos.
A procrastinação crônica pode ser um sinal de problemas
psicológicos ou fisiológicos.

12. STRESS
(A) A soma de respostas físicas e mentais causadas por
determinados estímulos externos (estressores) e que
permitem ao indivíduo (humano ou animal) superar
determinadas exigências do meio ambiente;
(B) O desgaste físico e mental causado por esse processo.

13. STRESS
Incapacidade de honrar os compromissos.
Muita coisa ao mesmo tempo.

14. Trocando em miúdos...
Não saber o que você tem a fazer…
Adiar o que você a fazer...
Não medir o que você faz…
ISSO GERA STRESS

15. GTD
2001
Um guia corporativo
Serve em qualquer lugar do mundo

16. EXECUÇÃO
2004
Ram Charan
Larry Bossidy
Como fechar a lacuna entre os
resultados prometidos e os
alcançados?

19. NA PRÁTICA

20. Worfflow GTD
na prática...
se tempo
< 2min

22. GTD na prática...
1. Anote tudo (onde você achar melhor)
2. Processe (urgente ou não)
3. Organize (projeto, contexto, custos…)
4. Reveja
5. Faça (ou controle o que delegou)

23. 1. COLLECT
2. PROCESS
3. ORGANIZE
4. REVIEW
5. DO

24. 1.) ANOTAR TUDO
● Metralhadora de anotações
● Tire tudo da sua cabeça…
● Diferentes ordens, contextos, jogue tudo no "papel"
Exemplo
● PDF sobre mercado de ações recebido do Saintive
● Ligar pra Pedro e pegar livro
● Perder 10 kg
● Compras de spmkt da semana
● Ler o livro do Ciclo

25. 2.) PROCESSAR
● Posso resolver agora?
● É lixo? Deixo para algum dia?
● Devo guardar?
Exemplo
● PDF sobre mercado de ações recebido do Saintive > Guardar p/ acervo
● Ligar pra Pedro e pegar livro > mandar whats app
● Perder 10 kg > Marcar médico, montar dieta, pagar academia
● Compras de spmkt da semana > Ir amanhã 8am > lista da dieta
● Ler o livro do Ciclo > colocar na rotina semanal de leitura

26. 3.) Organizar
● Clusters pessoais: Projetos, contextos, etc… Ex.:
Financeiro pessoal, família, empresa, ciclo…
Exemplo
● @pessoal PDF sobre mercado de ações recebido do Saintive > Guardar p/ acervo > Guardar
em pasta pessoal do Dropbox
● @pessoal Ligar pra Pedro e pegar livro > mandar whats app > delegado - follow up
● @pessoal Perder 10 kg > Marcar médico, montar dieta, pagar academia > enviar os
e-mails/ligar e fazer follow up
● @pessoal Compras de spmkt da semana > Ir amanhã 8am > lista da dieta > Colocar na
agenda
● @ciclo Ler o livro do Ciclo > colocar na rotina semanal de leitura

27. 4.) Rever
● Com tudo anotado… Repasse tudo e acrescente coisas
novas se for o caso
Exemplo
● @pessoal PDF sobre mercado de ações recebido do Saintive > Guardar p/ acervo > Guardar
em pasta pessoal do Dropbox
● @pessoal Ligar pra Pedro e pegar livro > mandar whats app > delegado - follow up
● @pessoal Perder 10 kg > Marcar médico, montar dieta, pagar academia > enviar os
e-mails/ligar e fazer follow up
● @pessoal Compras de spmkt da semana > Ir amanhã 8am > lista da dieta > Colocar na
agenda #URGENTE
● @ciclo Ler o livro do Ciclo > colocar na rotina semanal de leitura

28. FERRAMENTAS PARA REVIEW
● Braisntoriming
● Mapa Mental
● Gráfico de Gant

32. 5.) Agir
● Sabendo o que tem que ser feito, faça.
Exemplo
● @pessoal PDF sobre mercado de ações recebido do Saintive > Guardar p/ acervo > Guardar
em pasta pessoal do Dropbox #RESOLVIDO
● @pessoal Ligar pra Pedro e pegar livro > mandar whats app > delegado - follow up (volta dia
10 de maio)
● @pessoal Perder 10 kg > Marcar médico, montar dieta, pagar academia > enviar os
e-mails/ligar e fazer follow up
● @pessoal Compras de spmkt da semana > Ir amanhã 8am > lista da dieta > Colocar na
agenda #URGENTE #RESOLVIDO
● @ciclo Ler o livro do Ciclo > colocar na rotina semanal de leitura (qui noite e sab tarde)

33. Mas…
E a tecnologia…?
e-GTD ?

34. Controle de Ações
● O que?
○ Anotado em algum lugar?
● Pra quem?
○ Delegado de alguma forma?
● Quando?
○ Agenda

35. Tarefas
TO - DO

38. Apps para Tarefas, organizadas, delegadas e com
data…
1. Basecamp
2. Asana
3. Podio
4. Redmine
5. Trac
6. Easy Project
7. GPWeb
8. MSProject
9. RedBooth
10. Wrike
11. TeamPM
12. Trello

39. Para dormir tranquilo...
Sabendo o que faltou fazer e o que será feito

40. Caso de Uso
1. Ferramentas Necessárias
a. TODOIST - todoist.com
b. EVERNOTE - evernote.com
c. CONTA GOOGLE - calendar.google.com
d. IFTTT - ifttt.com

41. 4 .) IFTTT
● Automatizador de Gatilhos
○ IF THIS THAN DO THAT
○ Se Isso Então Faça Aquilo
■ Se concluir uma tarefa me mande e-mail
■ Se adicionar tarefa nova salve no evernote
■ Se tarefa tem data e hora, adicione no calendário do Google
■ Se tirar print da tela salve em outra pasta
■ Se o site X publicar algo, me mande por e-mail
■ Se favorita o GMAIL, crie tarefa no Todoist no projeto Y

42. 1 .) TODOIST
● Gerenciador de Tarefa Multiplataforma
○ O quê?
○ Em que contexto? Projeto / Cluster
○ Pra quando? Recorrente?
○ Pra quem / Com Quem?
○ Detalhes

45. 2 .) EVERNOTE
● Anotações nas Nuvens Multiplataforma
○ Brainstorm
○ Backlog de tarefas
○ Anotações rápidas

47. Integração
● Se uma nova tarefa é criada no TODOIST
● Então
● Crie essa tarefa também no EVERNOTE
Tenha controle de tudo que você está
anotando no todoist. Reveja seu trabalho
semanalmente de forma objetiva, em lista.

48. 3 .) CONTA GOOGLE
● Plataforma Colaborativa Google
○ Calendário
○ E-mail
○ Arquivos - Drive
○ Documentos - Docs

50. Integração
● Se uma nova tarefa é criada no TODOIST
com DATA e HORA
● Então
● Crie um EVENTO no GOOGLE CALENDAR
na DATA E HORA da TAREFA
Tenha tempo reservado para as tarefas.

51. é isso!